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第四章 Access应用技能一、实验目的 1、了解Access数据库中的基本概念； 2、掌握建立Access数据库基本过程； 3、培养综合运用Access软件处理数据库数据的能力；二、知识要点1、保存、打开数据库，创建自定义数据库；2、对要建立的数据库模型，需求进行分析，设计表以及表的字段；3、用不同的方式建立表（使用数据库向导创建表、使用表向导创建表和在设计视图中创建表正确），设置表字段的类型，给表设置或添加主关键字，需要的时候设置单字段索引； 4、正确设置表之间的关系，对表进行关联，建立基本的数据库参照完整性； 5、在不同的表中输入有关联的数据，学会输入ole，超链接等数据；6、建立查询的五种方法，完成一般查询，多表查询，参数查询，操作查询（更新，删除，修改查询）；7、建立单表窗体（自动创建窗体，向导创建窗体），自定义设计窗口布局，建立主切换窗体；8、创建基本报表（自动报表功能创建、报表向导创建、设计视图创建和将窗体转换为报表），报表的自定义编辑；三、操作技能实验项目说明：本章节由于有许多有关计算机数据库的基本知识和基本概念，没学过数据库和没使用过Access的同学应先仔细阅读前2节的基本知识，然后一步步按实验一的示例过程学习，最后完成实验二和实验三。有Access基础知识的同学可以直接完成三个实验。鉴于本教程针对于access的基本能力培训，主要讲解access的使用，在这里我们省略了宏，vba等涉及编程的内容。本教程中将不涉及access的程序设计内容。第一节 数据库系统及相关概念1数据库与数据数据库：数据库是指存储在计算机内、有组织、可共享的数据集合。它不仅包括数据本身，而且包括相关数据之间的联系。2数据模型数据库中的数据，不仅要描述客观事物，还要反映出事物之间的关系。这种关系的集合，称为数据模型。 层次模型：倒置的树型结构，描述的是一对多的结构，比如文件系统、家族族谱等网状模型：描述的是多对多的关系，比如网络节点系统、地图等关系模型：以二维表形式描述对象，这种模型适合大部分的数据，因而是应用最为广泛的模型3、ACCESS数据库（属于关系模型数据库）关系型数据库，数据放在数据表里面，操作简单、适合中小型数据应用，能够和其他Office组件共享数据，数据存储成文件 .MDB第二节 Access数据库系统基本操作1创建access数据库使用【数据库向导】仅一次操作即可为所选数据库类型创建必要的表、窗体及报表，这是开始创建数据库的最简单的方法；但是依赖自己计算机中已有的数据库实例，方便简单但不灵活。二是先创建一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表及其他对象，这是最灵活的方法，但需要分别定义每一个数据库要素。无论哪一种方法，在数据库创建之后，都可以随时修改或扩展数据库2 创建表2.1在建立Access表时，可以先创建一个空的数据表，然后向其中输入数据，也可以通过直接输入数据创建数据表。Access提供了3种创建表的方法：使用数据库向导创建表、使用表向导创建表和在设计视图中创建表。不管使用哪一种方法创建数据表，用户都可以在数据库设计视图中进一步定义数据表，如新增字段、设置默认值等。2.2 设定主键主键也称为主关键字，是表中能惟一标识一条记录的字段，可以是一个字段或多个字段的组合。建立用户自定义的主键，有如下优点。1) 可以加快查询的速度。2) 系统默认的排序次序是按主键的升序方式显示数据。3) 在一个表（设表A）中加入另一表（设表B）的主键作为该表的一个字段，此时这个字段又被称为（表A的）外键，这样可以建立两个表间的关系。定义主键时，先要指定作为主键的一个或多个字段，如果只选择一个字段，可单击字段所在行的选定按钮，若需要选择多个字段作为主键，可先按下【Ctrl】键，再依次单击这些字段所有行的选定按钮。选定字段后，可在鼠标右键快捷菜单中选择【主键】命令，或直接单击工具栏上的【主键】按钮，即可把所选字段设为表的主键。如果主键在设置后发现不适用或不正确，可以通过【主键】按钮取消原有的主键。如果没有为表设置主键，在关闭数据表时，系统出现是否设置主键的提示框。若在【尚未定义主键】中选择【是】，则会自动添加一个“自动编号”类型的字段作为表的主键。 2.3 建立索引索引实际上是一个二维列表，其中仅有两列数据：关键字值和记录的物理位置。关键字值是包含字段的排序规则表达式，记录的物理位置指向关键字值在表中所在的物理位置。在Access 中，用户可以根据一个字段建立单一字段索引，也可以根据多个字段的组合建立多字段索引。通过设置【表设计视图】中【字段属性】部分的【索引】属性，可以设置单字段索引。选择【视图】|【索引】命令可以在【索引】窗口中设置单字段索引、多字段索引。3 创建表关系打开【工具】菜单进入【关系】窗口可以对关系进行创建，修改，删除等操作创建了表关系就简单得实施了数据库的参照完整性在Access 2003，实施参照完整性之后，将按以下原则处理用户的操作。1）不能在子表的外键字段中输入不存在于父表主键中的值。2）如果在子表中存在匹配的记录，则不能从主表中删除这个记录。3）如果在子表中存在匹配的记录，则不能在主表中修改主键的值。Access中默认的关系为内连接，即只选择两个表中字段值相同的记录。 4 输入数据表结构设计好后，就可以在数据表视图中输入数据记录。在数据表视图中操作数据与Excel基本相同。1)文本、数字、货币型数据的输入如果要输入文本、数字、货币型数据，可直接在网格中输入。2)是/否型数据的输入在“性别”字段的网格中，显示了一个复选框。选中则表示输入“是（-1）”，不选中表示输入了“否（0）”。为了使含义更加明确，该字段最好显示“男”、“女”，实现这种功能需要用到“查询向导”。3)日期/时间型数据的输入输入日期/时间型数据时，只按最简捷的方式键入，不需将整个日期全部键入，Access会自动按设计表时在格式属性中定义的格式显示这类数据。4)OLE对象型数据的输入这种字段应使用插入对象的方式来插入数据。5)超链接型数据的输入超链接型数据的输入，可用【插入超链接】对话框来实现。如在输入职员表中的“EmailName”字段时，可选择【插入】|【超链接】命令，或单击工具栏中【】的按钮，则会打开【插入超链接】对话框，如图3-27所示。 6). 设置数据表格式在数据表视图中可以修改表的布局格式，使界面更加个性化。例如，利用工具栏或格式菜单中的【字体】命令，可以为表设定自己喜欢的字体；还可以选择【工具】|【选项】命令，在弹出的【选项】窗口中，改变数据表的默认设置。5 建 立 查 询双击数据库【产品订单】，选择数据库中的【查询】对象，然后单击【新建】按钮，弹出如图4-4所示的【新建查询】对话框。在此对话框中列出了Access 2002五种新建查询的方法 【设计视图】 【简单查询向导】 【交叉表查询向导】 【查找重复项查询向导】 【查找不匹配查询向导】 5.1 使用向导建立查询1）简单查询向导在Access 2002中，用户在创建查询过程中，如果仅仅需要从一个或多个表中得到自己想要的信息，而且不需使用创建查询的规则，则使用查询向导创建查询将是最快捷的方法。 2）交叉表查询向导交叉表查询以表的形式将数据库表或查询的某些字段进行分组，分别以行标题和列标题的形式显示出某一个字段的总和、计数、平均或最大值、最小值等。3）重复项查询向导重复项查询的作用是查找出具有重复字段值的记录。因此，利用查找重复项查询向导，可以帮助用户在数据表中查找具有个或多个字段内容相同的记录。 4）不匹配项查询向导不匹配查询的作用是供用户在一个表中查找出另一个表中没有相关记录的数据。查找不匹配项查询向导，是用来帮助用户在数据中查找不匹配记录的一个向导。在具有一对多关系的两个表中对于“一”方的表中的每一条记录，在“多”方表中可能有一条或多条甚至是没有记录与之对应的，使用不匹配查询就可以帮助用户查找出那些在“多”方中没有对应记录的“一”方表中的记录。5）. 使用查询设计器创建查询使用查询向导局限于设计一些简单的查询，或者设计某些特定的查询，如交叉表查询、查找重复项、不匹配项查询等。此外，Access 2002还提供了功能更加强大的查询设计器。通过查询设计器不仅可以完整地设计一个查询，而且还可以用来对一个已创建的查询进行编辑、修改加以完善。5.2 操作查询的设计在Access 2003中，除了可以对数据库进行检索外，还可以利用操作查询同时对一个或多个表执行全局数据管理操作，包括更新字段数值、添加新记录、删除记录和创建新表的操作。按照功能将操作查询分成4类：更新查询、追加查询、删除查询和生成表查询。 1)更新查询更新查询用于同时对一个或多个表的记录进行更改，用户通过添加某些特定的条件来更新一个或多个表中的记录，或筛选出要更改的记录。表4-1给出了一些更新表记录样例。 2)追加查询当用户需要将一个或多个表的记录添加到其他表时，就可以用追加查询这种操作。追加查询可以从一个数据表中读取数据记录并向另一个表添加，但是两个表之间的字段定义不相同时，追加查询只添加相互匹配的字段内容，不匹配的字段将被忽略。 3)删除查询删除查询是将符合删除条件的整条记录全部删除而不是只删除查询所使用的字段。查询所使用的字段只是用来作为查询的条件。删除操作不可恢复，所以在执行删除查询时，应该先考虑是否备份数据。删除查询可以在一个表内删除记录，也可以在多个表内利用表间关系删除相互关联的数据记录。从单个表删除记录从相关表中删除记录从相互关联的一个或多个表中删除记录可能麻烦一些。如果用户正在实施参照完整性并己选择“连锁删除相关记录”，可能更麻烦。这时，复选“级联删除相关记录”选项所造成的损害可能比复选“级联更新相关记录”选项更大。在“级联删除相关记录”被复选时，无论表是否包含在查询中，Access 2002都将自动删除全部匹配记录。在使用删除查询前，请检查用户在数据库中涉及到该查询的表之间的关系。对于关系来说，如果启动“级联删除相关记录”，“多”方的全部匹配记录就与“一”方的记录起被删除。如果这个选项没有被选择，就必须运行两次删除查询来完成这项任务。首先从“多”方的表中删除记录，然后设法获得“一”方的记录。 4)生成表查询生成表查询可以从一个或多个表或查询的记录中制作成一个新表。实际上就是将符合条件的一个或多个表或查询的记录查找出来并保存在一个新的表中。 6创建窗体在数据库应用系统中最常用的窗体按用途可分为如下两大类。 数据维护窗体，主要用于数据的输入、输出、维护及编辑。 控制用户和系统进行交互窗体，主要指切换面板窗体。6.1 使用自动创建窗体向导创建窗体使用自动创建窗体向导创建一个基于所选择的表或查询的窗体，是最简单的一种创建方自动创建窗体向导为用户创建窗体提供了3种窗体布局：纵栏式、表格式和数据表格式。下面以实例介绍使用自动创建窗体向导创建各种窗体的一般步骤。1)纵栏式窗体在纵栏式窗体布局中，窗体运行时用户每次仅能查看一项源数据表的记录。文本框及所附标签并排显示在窗体界面的两栏，标签位于文本框的左边并标识文本框中的数据。 2)表格式窗体在表格式布局里，标签显示于窗体顶端，而各字段的值则出现在标签下方的栏里，而多条记录可同时显示。3)数据表窗体7创建报表在Access中有4种方式创建报表：利用自动报表功能创建、利用报表向导创建、利用设计视图创建和将窗体转换为报表。和窗体的操作类似，可以先利用自动报表功能或报表向导创建出报表，然后在报表设计视图中对其作进一步的完善和修改，这样可以提高创建报表的速度。1) 利用自动报表功能创建报表自动报表是以纵栏式的格式把数据源中的记录逐条罗列出来，它是创建报表最简单快捷的方式。但是，从中也可以看出这种方式创建的报表太粗糙了，通常是不能满足实际需要的，但可以在设计视图中对其作进一步的修改和完善。 2) 使用自动创建报表向导创建报表利用自动报表功能创建报表虽然快捷，但格式单调。另一种常用的创建报表的快捷方法是利用自动创建报表向导创建报表。利用向导可以创建出纵栏式和表格式两种类型的报表。纵栏式报表是把每个字段单独列在一行上显示出来，由两列组成，左边一列显示字段的标题，右边一列显示字段的数据值。而表格式报表跟数据表十分相似，由行和列组成，每行显示一条记录。利用自动报表功能创建“产品”的普通报表，具体的操作是，选择【报表】对象后，单击【新建】按钮打开【新建报表】对话框，选择【自动创建报表：纵栏式】或【自动创建报表：表格式】，选择报表的数据来源或查询后，单击【确定】按钮即可。3) 利用报表向导创建报表报表中常常包含很多的数据，对于数据的布局也有各种不同的要求，利用前面的两种方法自动创建虽然快捷方便，但是格式单调；另一方面如果完全依赖手工设定每一个控件则会非常的繁琐。使用报表向导创建报表则能够避免这些不足，是创建报表最主要的方式。通过使用向导，可以快速创建各种不同类型的报表。使用【标签向导】可以创建邮件标签，使用【图表向导】可以创建图表，使用【报表向导】可以创建标准报表。使用向导创建，可以通过系统提供的对话框，输入自己的需求，再由系统自动完成报表的设计。如果生成的报表还不够理想，还可以通过设计视图做进一步的修改和完善。 在Access 2003中报表有3种视图：设计视图、打印预览视图和版面预览视图。打印预览视图按照报表打印的样式来显示报表，可用来查看报表的打印效果；版面预览视图用来查看报表的版面设置，其中只包含报表中的部分数据，所以运行速度要比打印预览快。设计视图用来创建或修改报表，通常用来弥补报表向导的不足，如要修改报表向导建立的报表，就可以进入该报表的设计视图中进行修改4) 报表的编辑报表创建之后，经过一段时间之后可能会由于需求的改变而要作适当的变化，这时候就可以对原来保存的报表进行编辑和修改。报表的编辑必须在报表的设计视图中进行，具体的包括对数据的排序与分组、添加分页符和页码、日期和时间、对报表的属性进行设置、添加线条和报表徽标等。通过编辑，可以设计出功能更强大、外观更和谐的报表。5) 排序与分组在创建报表时，往往要将相同类型的数据集中在一起，并按照一定的顺序进行排列，使得报表的信息更加清晰明了。这就要在报表中对记录进行排序与分组，只有对记录进行了排序与分组，才能对数据进行分类、汇总，而这也是报表最主要的功能之一。 6) 使用计算和汇总在信息输出的过程中，除了原始数据外，通常还需要输出汇总或各种计算的结果。在Access中就可以使用报表对数据进行计算和汇总。7) 加入分页符在报表中进行分组后，可以在一组记录后加入分页符，强制下一组记录从新的一页开始。加入分页符的操作非常简单，只需要在主体节中的格式中设置【强制分页】属性，如图6-24所示。8) 添加页码和日期时间在输出报表时，通常要包含“第几页，共几页”等页码信息，或者报表的日期时间。同样，Access也可以在报表中加入这些内容，而这些通常都是放在报表的【页面页脚】或【页面页眉】中的。 第三节 实例实践实验一 简单的学生成绩管理数据库1、实验内容对学生成绩管理进行需求分析创建数据库，命名为学生成绩信息管理，创建基本表。创建查询，窗体，报表。2、实验步骤 1、针对学生成绩信息管理，进行需求分析（自己思考，不必写出来）； 2、创建学生信息表，成绩表，课程表；设置各个表的主键，以及他们之间的关系；（重点） 3、每个表至少输入10条记录； 4、建立查询: 学生信息表中查询所有男生记录，查询成绩记录单中1班男生的大学英语成绩，查询1班大学英语在80,90的同学，查询出生日期为82年的同学，参数查询，统计各班大学英语的平均值，统计各班各科成绩平均值；（重点） 5、创建学生信息窗体，以窗体样式操作学生信息表； 6、创建学生花名册报表；3、实践操作过程（示例讲解）使用access开发一个简单的学生成绩管理，分以下过程完成：1、简单的系统需求分析2、创建数据库，按照需求分析创建相应的数据表，并设立主键。3、整理表之间的关系并正确的建立数据表之间的联系4、创建查询5、创建窗体6、创建报表1.1、系统需求分析1系统功能分析：成绩管理系统要求能录入、修改与管理学生成绩，能方便地查询到各种分析报告，如分数分布情况、最高分、最低分等，生成常常是查看的班级成绩表等。 根据以上分析，该系统应有以下几个方面的功能。（1）录入和维护各种成绩，生成数据库数据。（2）按各种方式（如按班级、个人和科目等）浏览成绩。（3）能对各科成绩进行统计分析，如统计平均分、最高分、最低分、及格率及优秀率等；能输出统计报表。2数据库需求分析：（1）成绩录入。数据信息应包括学生的学号、考试课程代码和成绩属性，对成绩有约束条件，如不得超过100分。（2）可以按班级进行成绩的分析和统计。学生的学号、姓名、性别、班级、是分析和统计数据的基本信息来源。（3）我们可以想象一名学生有几门考试成绩，学生与成绩之间是一对多的关系；补考成绩与成绩之间是一对一的关系；一门课有很多成绩，课程与成绩是一对多的关系；一个专业有多名学生。分析以后简单的来说最少要有以下三个表：学生基本信息表 （学号，姓名，性别，出生日期，民族，籍贯，班级，政治面貌，备注，等）课程信息表（课程编号，课程名称，学时，学分，教材等）成绩表（学号，课程编号，成绩）由于一个实体基本对应一个数据表，所以有了这些实体后我们就可以动手创建数据库了。1.2创建数据库及数据表打开Access，新建空数据库命名为“学生成绩信息管理”。在表对象中选择通过输入数据建立表，然后切换到设计模式依次建立学生基本信息表student，课程信息表course，成绩表score。如图1，图2：图1图2数据类型建立新字段时可以将该字段数据设置为某种类型以方便存储和处理，常见的数据类型如下：文本(Text)：不超过255的字符串，例如姓名、学号等备注(Memo)：体积不定的文本、最长为64K数字(Number)：算术数据日期/时间(Date/Time)：存储日期和时间型数据自动递增(AutoNumber)：具有自动增一的唯一性数据是/否(Yes/No)：逻辑型，包括是/否 真/假等OLE对象(OLE Object)：其他程序的数据货币(Currency)：存储学费、工资等类型数据1.3建立主关键字(主键)主键是能够唯一标识表中每个记录的一个或一组字段，其值在整个字段中是唯一的，设置了主键后，ACCESS将不允许在该字段中出现空值或者重复值。如果一个表在创建后没有设置主键，ACCESS会提示是否自动添加一个AutoNumber字段作为主键，这个字段名称通常称为“ID”或者“编号”用户也可以在设计视图在字段名上点击右键将该字段设置为主键。如果一个字段标识不出唯一关系，用户可以使用多个字段来作为主键。同时选中这些字段-右键-设置主键即可。如图3图31.4建立关系关系指在同一个数据库的不同表之间存在的某种联系，这种联系是通过匹配两表中某些字段的数据来建立的，这些字段叫做关联字段。表在建立了关系后，就可以将多个表的信息联系在一起，供查询、报表等使用。关系种类一对一(1:1)A表中一条记录仅与B中一条记录对应，B中一条记录也仅与A中一条对应。 这种关系简单但不实用。一对多(1:n)A表中一条记录能与B表中多条记录对应，但B表中一条记录仅能与A表中一条记录对应。这种关系最为常用，例如示例库中“Student”和“Score”表的关系。多对多(m:n)A表中一条记录与B表中多条对应，B表中一条记录也可以与A表中多条对应。例如”Student”和”Course”的关系。图41.5建立查询查询是数据库的最主要操作，查询可以从一个表中进行，也可以从多个表甚至多个数据库中同时进行。查询涉及到很多项目，比如从哪里查询、查询条件是什么、是否显示所有结果、查询结果是否排序、是否查询同时做统计等等，这些条件的限定在ACCESS中都可以直观的设定，从而避免了直接书写SQL的麻烦。建立查询的步骤1)切换到查询模块、打开查询设计器2)选择数据源所在的表，加入查询设计器3)将条件及要显示的结果字段拖入设计器4)对每个字段设定详细的选项5)观察检索结果6)保存此查询以备以后使用从Student表中查询所有男生记录图5实例：多表查询查询成绩记录单中601班男生的大学英语成绩图6表达式生成器查询中字段的条件区域并非只是简单的等或者大小关系，也可以为很复杂的条件，但这些条件的书写需要符合一定的规则，ACCESS为初学者准备了表达式生成器，可以简化条件的书写工作。实例：查询601班大学英语在80,90的同学图7实例：查询出生日期为82年的同学图8参数查询参数允许在查询时由用户在对话框中输入参数的值，要想使用参数查询，可以在查询设计器右键的“参数”菜单项中调出参数对话框，设定参数名称和类型，然后在条件表达式中使用 参数名称 的形式来引用。实例：参数查询图9总计查询总计查询类似于Excel中的分类汇总，只不过分类项叫做分组项(Group)，单击工具栏上的 总计 即可在每个字段中设定分组项和统计方式实例：统计各班大学英语的平均值图10实例：统计各班各科成绩平均值图113.5创建简单窗体窗体是Access显示和修改数据的另一种方式，窗体上的Windows控件可以由用户任意控制，即便用户没有编程知识，也可以方便的构造友好的数据处理界面。窗体上的数据和数据库中数据是同步的，也就是说，窗体上数据被修改了，则会立即提交到数据库。窗体的使用步骤1)打开窗体设计器2)设定整个窗体的数据源(可以来自某个表，也可以来自某个已经构造好的查询)所谓数据源即是一组记录集 (Recordset)3)将不同的字段拖动到窗体合适位置即可自动建立控件和字段的关联，也可以自己从工具箱放置控件到合适位置，然后手工设定该控件的数据源。4)运行或者观察窗体结果，保存实例：以窗体样式操作student表图123.6创建简单的报表报表用来控制数据库中数据的打印格式，类似一个模板，设计方法和窗体类似。报表中特殊的几个区域是：报表页