行政执法文书

1 第一章 行政执法文书概述 质监部门履行综合管理 行政执法和安全监察三大职能 办理行政案件必须做到事实清楚 证据确凿 适用法律 法规正确 符合规定的程序之外 要采用统一的行政执 法文书 第一节 行政执法文书的特点和作用 一 行政执法文书的概念 行政执法文书是行政机关按照法定的执法程序和执法内容 在行政执法过程中根据有关法律 法规 规章的 规定和实体问题所制作 发布的反映行政执法活动过程和每个环节内容并且具有法律效力或者有法律意义的规范 性文件 行政执法文书概念的内涵 主要体现在以下几个方面 主体 制作行政执法文书的主体是行政机关及其执法人员 具有很强的法定性 职权 行政执法文书是行政机关在行政执法过程中制作并使用 内容 行政执法文书必须具有明确的法律依据 行政执法文书本身的存在 文书规格以及文书内容构成的设计 都有明确的法律依据 程序 形式 由行政机关统一制定 一经形成 认真 严格地遵守 特定效力 即行政拘束力 二 行政执法文书的特点 主旨的鲜明性 文书格式都具有用途单一的特点 材料的客观性 特别注意客观性 准确性 内容的规范性 事项要求齐全 书写合乎规范 内容有统一要求 具备相应的要素 形式的程式性 结构固定化 用语规范化 解释的单一性 做到语言确切 运用文字符合单一解释的要求 制作的合法性 表现为 a 在法定的阶段 法定的时限内制作 b 必须履行一定的手续 c 不仅做到制作程序合法 更要做到内容合法 实施的强制性 具体行政行为通过文书形式表现出来 即得到政府强制力的保障 当事人必须遵守 法定的排他性 2 一个违法行为 只能按照一定的管辖原则 由一个行政机关受理并作出处理 第二节 行政执法文书的种类 一 行政执法文书的分类 根据不同的标准 可以将行政执法文书分为很多种不同的类型 根据文书制作主体名义的不同 可以分为以个人名义制作的文书和以机关名义制作的文书 所谓以个人名义制作 是指以行政执法人员个人名义制作 由制作人对文书的真实性 准确性 正确性负责 如 调查笔录 以机关名义制作 是指行政执法人员以机关的名义制作的文书 由该机关对文书的真实性 准确性和正确性承担 法律责任 如 行政处罚决定书 登记保存 封存 扣押 决定书 等 根据制作主体级别的不同 可以分为上级机关制作的文书和基层机关制作的文书 上级机关制作的文书 如 行政复议决定书 等 如 案件办理报批书 行政复议答辩书 等 根据文书内容的不同 可以分为描述事实的文书和表示意思的文书 描述事实的文书 是指制作人只对看见的 了解的 掌握的事实进行客观的记录 不掺杂任何个人意思 不做任 何主观评价的文书 如 调查笔录 现场检查笔录 等 表示意思的文书 是指制作人对事实情况 依照法律规定作出处理决定的文书 如 行政处罚决定书 登记 保存 封存 扣押 决定书 等 根据文书外在表现形式的不同 可以分为表格类文书 填空类文书和笔录类文书 表格类文书如 立案审批表 送达回证 等 填空类文书如 当场处罚决定书 等 笔录类文书如 现场检查笔录 调查笔录 等 根据文书使用范围的不同 可以分为内部使用的文书和外部使用的文书 内部使用的文书对外不具有法律效力 如 立案审批表 等 外部使用的文书 是指对制作机关以外的机关 公民 法人或者其他组织适用的文书 如 封存决定书 行 政处罚决定书 等 外部使用的文书 具有法律上的执行效力 6 根据办案需要分为必用类文书和择用类文书两大类 其中 立案的必用文书共 种 包括 行政执法案卷封面 卷内文件目录 现场检查笔录 立案审批表 调查笔录 通知书 案件审理记录 行政处罚告知书 行政处 罚决定书 送达回证 结案报告 当场处罚案件的必用文书共 种 包括 行政执法案卷封面 卷内文件目录 现场检查笔录 当场处罚决定书 结案报告 其余各种文书均为择用文书 根据实际情况选择使用 二 行政处罚用文书的种类 49 行政处罚用文书共 49 种 包括 11 类 受案 立案类 调查类 产品鉴定检验类 3 强制措施类 案件审理类 听证类文书 行政处罚类 罚没财物处理类 行政处罚执行类 立卷与归档类 其他行政执法文书 三 行政复议用文书简介 行政复议文书共 种 四 行政赔偿用文书简介 行政赔偿用文书共 种 第三节 行政执法文书的格式 一 行政执法文书格式的规范性 一 格式统一 结构固定 填空类 表格类文书必须严格按照文书格式 要求填写 对于笔录类文书 行文结构一般分首部 正文和尾部 首部包括标题 当事人基本情况 时间 地点等 正文是 文书主要内容 一般包括事实 理由 证据和结论等 尾部包括署名 日期和签字等 这样制作出来的文书眉目清楚 一目了然 便于执行 二 特定用语规范化 要求使用统一规范性用语 如在 行政处罚决定书 中 告知当事人的法律救济权利 使用的文书用语 如对本决 定不服 可于接到本决定书之日起六十日内向 质量技术监督局或 人民政府申请行政复议 也可以于三个月内向 人民法院提起行政诉讼 这几句话就是统一规定的 三 事项特定化 不能随意更改或增删 二 行政执法文书格式使用的要求 一是行政执法文书格式的规范化 二是行政执法文书所使用的语言文字的规范化 语言文字的规范化 对于行政执法文书就显得尤其重要 有时一个错别字 一个标点符号 一个歧义句都有可能 产生严重的不良后果 行政执法文书格式使用要求分为 一般要求 和 具体要求 两类 对 一般要求 归纳起来 主要有以下几类 1 文书的印刷规格 行政执法文书制作时统一使用国际标准 型纸尺寸 即长 毫米 宽 毫米 2 文书的填写要求 行政执法文书填写应当使用钢笔或者签字笔和能够长期保持字迹的墨水 要做到字迹清楚 文字规范 文面整洁 文书设立的栏目 要逐项填写 摘要填写应当简明 完整 准确 3 文书中的印章 依法不具有独立行政执法主体资格的行政机关业务部门 应当以其所属机关的名义使用行政执法文书 并应当印 制其所属机关的名称 如市纤维检验所纺织执法 如市纤维检验所纺织执法 文书中的附页 现场检查笔录 调查笔录 行政案件听证笔录 等文书首页内容不够记录时 可以附纸记录 但首页 及附页均应当按照文书所列项目要求由相关人员签名或者捺指印 4 文书中的记录内容 记录的内容应当具体详细 涉及案件关键事实和重要线索的 应当尽量记录原话 记录中应当避免使用推测性词 句或者语言 防止发生词句歧义 描述方位 状态的记录 应当依次有序 准确清楚 文书文号填写 行政执法文书文号应当按照 机关代字 办案部门简称 文书名称简称 文书制作年份 文书的顺序号 等 五个部分依次填写 当事人签名 多联式文书中当事人签名栏 由当事人填写并注明具体日期 作为送达的依据 文书复写 在使用 封存决定书 涉案物品清单 等文书时 可以采用复写形式 文书存根 在行政执法文书使用后应当集中保管 常用栏目的填写 文书中所称 工作单位 是指机关 企业 事业等单位的名称 填写时应当写全称 调查笔录内容的记录以问答的形式进行 记录时 每段应当以 问 答 为句首开始 回答的内容以第一人称 我 记录 数量 栏填写每种物品的数量 应用大写 规格 栏填写物品的品牌和型号 特征 栏填写物品的颜色 新旧 质地等特点 表格填写完剩下的空格 应当用对角线的方式划去 法律依据的填写应当写明法律 法规和规章的全称并具体到条 款 项 条 款 项的正确引用 一般来讲 一部法律由章 节 条 款 项 目组成 在适用法律时只需引用到条 款 项 目即可 无需指出该条所在的章 节 条 法律规范的 条 又称 法条 是组成法律规范的基本单位 一件 部 法律 都是由若干法条组成的 法律规范条文的适用 一个法条只有一款的 应当直接适用该法条 不应称作该条第一款 一个法条有两款或者 两款以上的 应当适用到款 款 款 是 条 的组成部分 在一般情况下 每一款都是一个独立的内容或是对其前一款内容的补充表述 款 的表现形式为条中的自然段 每个自然段为一款 款前均无数字 有数字排列的不称为款 项 一般来讲 项 是以列举的形式对前段文字的说明 含有项的法条 其前段文字中一般都有 下列 二字或相 应的文字表述 项 前冠以数字以对列举的内容进行排列 各项前都冠以 一 二 三 等数字 而且这些数字只能以中文数 字加括号的形式出现 项 的适用 对含有项的法条 适用时应当适用到项 根据立法技术的不同需要 项 可以依附于条 也可以依附于款 即条中可以有项 款中也可以有项 第四节 行政执法文书的语言与表达 一 行政执法文书的语言 行政执法文书的语言特点是以实用为基本出发点和最高准则 主要有四个方面的规范要求 一 庄重性 5 语言要严肃 慎重 不随意 做到庄严凝重 从以下几个方面入手 语言要体现行政机关的权威性 坚定性和强制性 如在一份 责令改正 更正 通知书 中有这么一段 根据 中华人民共和国产品质量法 第 条的规定 本 局责令你单位于 年 月 日前 将 月 日生产的全部火腿肠标签上的生产日期由 月 日更正为 月 日 要使用规范的书面语言 所使用的词 句应该具有确切的含义 即一个词只能表达一个概念 一个句子只能表达一个判断 要恰当使用专用语和具有行政执法文书语体风格的语言 语言简要 精练 庄重 被人们普遍接受 基本上定性化 规范化 具有特定涵义 如 责令 并处 本局 等 二 确切性 熟悉并正确使用行政执法专业术语 如 抽样取证 行政处罚决定 等这些专业术语 一方面具有确定的内涵和外延 另一方面也可以大大地增强行政 执法文书的法律性和严肃性 注意行政执法专业术语的区别 有些专业术语 一字之差 内涵和外延就完全不同 如 终止 和 中止 就属于这种情况 注意准确使用有关数字和概念 避免语义的不确定性 如 封存时间为 三个月 不能写成 90 天 向人民法院起诉期为 60 天 不能写成 两个月 行政执法文书的语言不允许出现歧义 三 专用性 专用性主要体现在两个方面 一是体现在行政执法文书内容上的合法性 二是体现在行政执法文书语言的简练 此外不能滥用简称 注意符合规范化要求 四 朴实性 它要求一是一 二是二 是非分明 不夸大 不缩小 一是选用含意确定 自己明白的词语 二是选用通俗易懂的词语 二 行政执法文书的表达方式 记叙 说理和说明是行政执法文书中常用的表达方式 一 记叙 在行政执法文书中常用记叙的方式来记写案件的事实 记叙时应注意以下几点 根据案情 选用适当的叙事方法 行政执法文书中叙事方法主要以时间为序 写明必备的要素 记叙违法事实 应当写明违法的时间 地点 行为过程 危害结果 当事人事后的态度 认定事实的证据等要素 人称要得体 行政执法文书在记叙事实时一般用第三人称 二 说理 以事实为根据 6 以法律为准绳 说理应当有针对性 用无可辩驳的事实说明理由 三 说明 说明当事人的情况 说明现场检查情况 说明有关规定 三 行政执法文书的规范用语 在文书中第一人称用 我 而不用 本人 第二人称用 你 而不用 对方 第三人称用 该 而不用 他 等 主要有以下几种情况 在调查询问结束时 调查笔录 应当交由被调查人核对 并要求其在笔录的末尾写明对笔录的意见 即 以上笔 录我看过 与我说的相符 并签名或者捺指印 被调查人没有阅读能力的 应当向其宣读 由案件承办人员代为书写 以上笔录向我宣读过 与我说的相符 由其本人签名或者捺指印 在现场检查活动结束时 现场检查笔录 应当交由被检查人核对 并要求其在笔录的末尾写明对笔录的意见 即 检查情况属实 并签名或者捺指印 在当事人提供书证复印件时 应当核对复印件与原件一致 要求其在复印件上注明 经核对与原件无误 并签名或 者捺指印 通知当事人行使听证权利时 应当告知当事人 如委托他人前来 请携带授权委托书 授权委托书应写明委托事项和委托权限 请你 单位 届时凭本通知准 时参加 若无故缺席 视为放弃听证 第二章 行政执法文书制作与使用规则 第一节 行政执法文书的制作规则 一 行政执法文书的制作原则 一 坚持实事求是的原则 要客观 是则是 非则非 二 坚持遵守法制的原则 主要包括两方面 一是要符合实体法的要求 二是要符合程序法的要求 三 坚持效率的原则 要遵循法律对办理案件提出的时限规定 如 中华人民共和国行政处罚法 第 条规定 行政机关应当在听证 的七日前 通知当事人举行听证的时间 地点 二 行政执法文书的制作要求 一 文书主旨要鲜明 文书的主旨 是文书的目的和中心意思所在 任何一份行政执法文书都有其内在的主旨 二 文书内容要规范 对行政执法文书内容进行规范 主要表现在三个方面 文书结构应当固定 文书事项应当完备 有关主体称谓应当一致 如 调查笔录 中 对当事人 不能一会儿用第一人称 我 一会儿用第三人称 他 一会儿用企业名称 一会儿又称其为 当事人 7 三 文书语言要准确 四 文书效力要稳定 对外使用的行政执法文书一经宣布 即具有法律效力 非经法定程序不得变更 撤消或随意停止执行 如 行政 处罚决定书 一经发出 即具有法定的执行效力 行政机关和当事人都必须严格执行 如果行政机关在发出行政执法 文书后 发现确有错误的 必须正式发文将原文书收回 待收回原文书后 方可制作新文书 第三章 受案 立案类文书制作和使用 第一节 立案审批表 一 概述 立案审批表 仅在行政机关内部使用 对案件当事人不具有法律意义和执行效力 二 文书内容及制作要求 立案审批表 的主要内容包括 案由 要求写明违法主体和违法事实 其规范的组成结构为 当事人名称 涉嫌 当事人违法行为名称 案 如 市刀 具厂涉嫌生产销售以假充真刀具案 案件来源 如果是在监督管理 如执法检查 中发现违法案件的情况 应当写明检查人员姓名和检查时间 地点 如果是群众举报案件 应当写明举报案件的举报人 举报时间 举报地点 举报方式 举报人陈述或者书 写举报信 等 有关部门移送 应当写明移送机关和移送时间 同级政府或者上级部门交办的 其他需要立案的 案情摘要 主要包括涉嫌违法主体 违法事实以及违法行为发生的时间 地点等情况 承办人意见 对案情作必要的分析并明确提出申请立案的理由 对如何处理提出可行性建议 明确指出此违法事实违反了什么法律 并根据案件的情况 提出办案重点 承办人员意见不是对案件定性的建议 更不能写成处罚意见 审批意见 行政机关或者办案机构负责人根据案件承办人的意见 作出是否同意立案的意见 审批意见要明确 审批意见与承办意见不一致时 应当简要说明理由 可以提出执法工作的指示意见 三 使用中的注意事项 案件来源要具体 应写清楚举报案件的举报人 举报时间 举报地点 举报方式等有关内容 而不能在案件来源栏只填写 群众举报 字样 案情摘要中有关要素要齐全 对于案件承办人员来讲 这部分内容是写作的重点 审批人撰拟审批意见时 主要就是根据案情摘要 来判断是 否同意立案 承办人签署的意见必须具体 准确 承办人应该明确签署 建议立案调查 的意见 不能模棱两可 8 应当写明立案的法律依据 不能笼统的只写 违反有关规定 处罚方式和幅度等内容不应该写出 立案审批表 的填写 案件审理期限三个月是从立案时间算起 第四章 调查类文书制作和使用 第一节 现场检查笔录 一 概述 现场检查的任务是查明违法行为发生现场的情况 发现和收集证据 现场检查笔录 对当事人和行政机关均具有法律意义 在行政复议和行政诉讼中 可以作为证据使用 行政处罚法 第 条 技术监督行政案件办理程序的规定 第 条和 特别规定 都明确规定了质量技 术监督现场检查权利 制作 现场检查笔录 的意义在于 客观 真实地记录行政执法检查对象 检查现场的情况 为以后的行政执法活动或做出行政处理决定提供客观依据 为今后可能发生的行政复议或行政诉讼提供有利证明 二 文书内容及制作要求 现场检查笔录 的主要内容包括 被检查单位 人 要求写明当事人全称 被检查单位 人 的地址 代码证书编号 法定代表人 职务 电话 被检查单位代表人 职务 证件号等 要求依次准确填写 被检查单位 人 可以是被检查物品的所有人或持有人 或者是被检查场所的隶属单位 人 也可以是实际占 用 使用单位 人 见证人 指在执法检查现场与检查人和被检查人均没有法律上的利害关系且愿为执法检查过程作出证明的人 应当记载见 证人的职业和身份证明文件等 检查时间 要求写明检查的起讫时间 具体到分钟 检查场所 要求具体地写明行政执法人员实施检查的场所 可以是生产 销售地点 也可以是行政机关接受投诉 举报的办 公地点 检查情况 这是 现场检查笔录 的主体部分 应涵盖 个方面内容 检查活动参加主体的情况 包括 行政执法人员是否出示执法证件 被检查单位 人 有关人员是否到场 是否有证人见证检查活动等 检查的缘由 指组织检查的原因或理由 如有人举报 被检查人为以假充真的产品提供制假技术等 检查的物品 指被检查的对象 可以是生产 销售的产品 也可以是包装物 生产设备原材料 产品标识 以及有关生产活动的账册资料 合同等物品 检查场地环境 指开展检查活动是在库房内 车间内或者在露天场所 物品放置情况 指物品的码放位置和码放方式 检查活动的组织形式 指行政执法检查单位 技术机构等人员在检查现场的工作分工 及具体检查工作实 施的方式 方法和步骤 抽样情况 如果决定抽样送检的 应当在现场检查笔录中写明抽样情况 包括抽样方案的制定及实施过程 9 抽样实施人 抽样器具 样品数量及封存形式 抽样单编号等信息 对有关证据予以登记保存 封存 扣押 等情况 被检查单位 人 对检查情况的意见 如对检查情况的结果没有异议的 应当写明 检查情况属实 如有不同意见的 要写明不同意见的理由 在行政执法文书中 现场检查笔录 有着重要的地位 这是由行政执法现场的特点所决定的 一是客观性 在行政执法现场 违法事实客观存在 不以人的意志为转移 证据效力高 二是可知性 现场事实取决于人的认识和技术水平 证据真实度高 三是易变性 现场具有不可再生性 会因自然因素和人为因素的变化而变化 因此 制作 现场检查笔录 有五个方面的要求 一要及时 制作笔录要和现场检查同步进行 边检查边记载 记载的顺序应和实际检查的顺序一致 避免紊乱 遗漏和重复 二要全面 制作笔录要全面记录被检查单位的基本情况 检查的组织形式和内容 检查的范围和方式以及被检查 单位的意见等与检查有关的事实 三要细致 检查时要特别重视细节问题 如被检查单位的名称和地址应以营业执照注册登记的内容为依据 而不 能使用简称或字号 四要客观 如实记录现场事实 无关的不需要记录 记录的内容要客观 准确 严密 为亲眼所见 不允许出现 分析 推断 感知以及未被证实的内容 五要合法 检查的手续完备 检查人要有两人以上并向当事人出示执法证件 向当事人的法定代表人通知检查事 项 必要时邀请见证人参加检查 告知当事人法定的义务和权利 这些都要在笔录中记载 现场检查笔录 的制作要求制作人员具有较强的法律意识和较高的写作技巧 制作时应当做到以下几个方面 一是详略得当 重点突出 现场检查笔录 制作人员首先要巡视现场 心中有数 集中重点场所 确定 现场检查记录 所记载的检查范 围 检查顺序和检查重点 笔录的体裁是记叙文 如实记载现场的情况 看到什么就记录什么 不需要分析 也不能运用修辞手法 用语科 学 不允许夸大渲染 不能使用 也许 大约 可能 旁边 等不确定的词语 笔录的文字结构要详略得当 通俗易懂 与案情有关的内容尽可能具体详细 无关的简略一点 二是笔录内容务求客观再现现场实况 要按检查的顺序客观 具体 准确 完整地记录 确保笔录的证据价值 检查人员的分析 判断 推测等主观意 见 禁止记入笔录 以确保 现场检查笔录 的特性 客观性 真实性 三是 现场检查笔录 要注意其整体性 现场检查笔录 必须与现场绘图 拍照 摄像等相一致 以互相印证 互为补充 共同反映现场实况 使之成 为一个整体 彼此间不能互相矛盾 否则就失去了证据作用 四是注重 现场检查笔录 的合法性 被检查单位在场人拒绝签字的 不影响检查笔录有效性 但要在笔录中记明情况 证明程序合法 笔录签字后不 允许更改 需要改正的应当重新制作补充笔录 三 使用中的注意事项 要注意查验和记载在场人员的身份 职务情况 在实施现场检查时 被检查单位陪同检查的人员 可能是单位负责人 质量管理人员 技术人员 财务人员等 弄清陪同检查人员的身份 职务及所负责的工作是十分必要的 如果财务人员在现场 那么获取的生产 销售情况将 更加客观 真实 如果检验人员在现场 那么他对抽样方法 检验标准 抽样基数等情况的认同 将提高证明力 现场检查是获取证据的重要来源 办案人员进行现场检查时 应当及时提取与案件有关的证据材料 以免 贻误战机 提取的物证 书证一定要由当事人签字确认 在 现场检查笔录 上也要作相应的记录 对票据 账册复 印时 要由当事人确认 经核对与原件无误 后签名并加盖公章 按照对现场检查的顺序用准确 清楚的语言客观记录 不包括办案人员对现场及案件情况的分析评判 注 意记明获取现场相关数据的途径 方式 当事人口述的 要写明据什么人介绍 现场清点的 要记明清点方式 参与 10 人 查看账册 单据的 要记明查看的什么账册或什么单据并记明编号 必要时制作复件 散装物品的计量 要记明 使用的计量器具的状态及计量过程 计件物品的数量要精确到个位数 不能估算 现场检查时 如果必须暂扣有关物品的 可以使用 封存决定书 对于检查现场发现的或收集的产品标 识 包装等 应当制作成相应的物证或书证等证据形式 使用 证据提取单 提取 附在 现场检查笔录 后 现 场检查笔录 的空白部分应记明 以下空白 现场检查时 应当拍摄现场照片 必要时可以录像 现场照片必须反映现场的原始状态和发现的各种痕迹 物证 要拍摄方位 概览 中心 细目等照片 必要时 办案人员还可以对检查现场和检查过程进行录像 以更清楚 地反映客观情况 现场照片和现场录像的情况应当在 现场检查笔录 中注明 四 常见错误 第二节 调查笔录 一 概述 调查笔录 属于记录性文书 主要记录两方面内容 一方面 记录调查的内容 另一方面 记录调查的过程 调查笔录 是对外使用的 对于当事人和行政机关均有法律意义 调查笔录 一经核实 就成为行政机关作 出行政处罚决定以及日后行政复议 行政诉讼的重要证据 具有重要的意义 调查笔录 具有如下特点 内容的记实性 调查笔录 可以作为认定事实的依据 内容的记实性直接关系到其法律的效力 必须如实记载 程序的合法性 调查笔录 作为固定案件有关事实或当事人有关意见 辩解的一种证据形式 除了内容的记实性外 在程序上 必须合法 调查的目的性 调查的目的是为了查明案件事实 固定证据 制作 调查笔录 的意义在于 可以作为认定案件事实的证据使用 但不能作为认定案件全部事实的惟一证据 可以有助于进一步发现案情 以确定下一步调查方案 有助于了解当事人心理 更好地把握行政处理决定及处理方式 可以在行政复议或者行政诉讼中 作为行政行为的证据 二 文书内容及制作要求 调查笔录 的主要内容包括 调查的时间和地点 调查的时间要求精确到分钟 要求具体确切并注意合法性 单个调查活动的时间应在八小时内 调查地点可以是执法检查现场或者当事人所在地 可以是行政机关所在地 被调查人的基本情况 应写明被调查人的姓名 性别 年龄 地址 证件号 工作单位 职业职务 电话等内容 调查人员和被调查人员的谈话内容 一般采用问答的形式 应该将被调查人提供的与案件有关的情况作为重点记载的内容 如与案件相关的时间 地 点 参加人员 行为过程与特征 产品状况 数量 价格等都是调查的重点 同时也是 调查笔录 记载的重点 被调查人意见和被调查人签名 记录完毕应当交被调查人阅读 或者向他 她 宣读 如有错记 漏记之处 当即纠正 补记 被调查人确认笔 录内容与其所讲的相符 则应由其在被调查人意见处写明 以上笔录我看过 与我说的相符 如果有不同意见 应当具 11 体写明 并由被调查人签名或押印 调查笔录 具有一定的主观性 有可能出现误差或伪证 因此对 调查笔录 的可信度要作判断 要遵循重证 据不轻信口供的原则 从而获取真实供述 并进一步发现线索 制作 调查笔录 的基本要求 客观 准确 清楚反映被调查人的实际情况 笔录内容既要全面 又要重点突出 全面 指的是关涉案件处理实质性的内容 对被调查人有利的要记 不利的也要记 所谓重点 即构成违法事实的几大要素 合法性 调查笔录 一经确认无误 手续合法 将作为证据使用 合法性主要体现在以下三方面 一是内容的合法性 充分保证被调查人的合法权利 严禁引诱 也不允许施加压力 否则所制作的笔录内容违法 无效 二是制作主体的法定性 笔录制作主体只能由案件承办人员制作 三是手续的合法性 笔录应当交被调查人核对 如有遗漏或者差错 可以补充或改正 在被调查人确认笔录没有 错误后 应当签名或者盖章 调查笔录 一律当场记录有效 不得事后追记或者补缺 三 使用中的注意事项 调查询问之前应当作好充分准备 在进行调查之前 要详细阅卷 熟悉案情 熟悉人名 地名 了解被调查人的基本情况 并应制作调查提纲 以 便在调查中有目的 有重点地进行提问和准确地制作笔录 坚持实事求是 全面 公正 准确的原则 笔录内容必须客观记载被调查人的真实意思 尽量记录被调查人的原话 调查笔录 切忌主观随意性 要求准 确地反映出被调查人有关陈述或辩解的原意 不能在笔录中随意掺杂主观成分 为了保证 调查笔录 的真实性 记 录时不应当只记录对被调查人不利的内容而不记录对被调查人有利的内容 在文字记录的同时 可以根据需要录音 录像 提问时必须注意策略 讲究艺术 要求围绕违法行为的事实过程和证人看到过的事实情况进行调查和询问 重点侧重在违法行为的时间 地点 违 法标的物的数量以及违法行为后果等方面 提问时 要突出重点 抓住关键 如对于案件中难于弄清的问题 要作为 重点 从各个不同的侧面 反复提问 以期查明情况或者找出进一步查证的线索 对矛盾点要提出反问 发现被调查 人有思想顾虑的 要进行适当的启发教育 引导 特别是 被调查人身份 涉案产品货值 生产 销售情况 产品是否售完 涉及到没收产品及违法所得的计算 产品的生产成本 厂价 市场价格 销售价格 上税情况等 切不可向被调查人泄露案情 不要表示自己对案件的看法或意见 记录要准确 详细 完整 具体 所谓准确 不得加入记录人的主观色彩 更不可 综合归纳 记录人切实做到原话原意 准确还包括标点符号的正 确使用 所谓详细 凡涉及案件的关键性情节 过程 人物 事件均要详记 允许根据具体情况有所取舍 所谓完整 对案件当事人不利的要记 有利的也要记 所谓具体 不使用模糊词 如 大概 也许 可能 等 尤其是涉及时间 数量 质量 型号 金额等 更不得 笼统表述 以免影响笔录的证据效力 其他 调查内容如果涉及到国家秘密 商业秘密以及个人隐私 办案人员应当注意保密 调查笔录 经被调查人签名或盖章 不允许更改 笔录涂改处应有被调查人或者证人的押印或者印章 多页时 要求被调查人每页签名 12 如果被调查人要求更改原来陈述的内容时 则可另行制作笔录 而不能对原笔录进行修改 用用 问问 答答 不能用 不能用 第三节 通知书 一 概述 通知书 是行政执法机关在行政案件办理过程中 对涉及当事人权利或义务的有关事项通知当事人的法律文书 通知书 属于告知性文书 通知书 是对外使用的 具有法律意义 可以在行政复议或者行政诉讼中作为证据使用 二 文书内容及制作要求 通知书 的主要内容包括 被通知单位 被通知人 通知事由 指告知当事人依法享有的具体权利或者依法应当履行的具体义务 如接受询问调查 通知有关当事人在现场检查 时到场 前者为当事人的义务 后者为当事人的权利 制作时 应当写明具体的事项内容 以便被通知人事先做好必 要的准备 应到时间 指当事人应到达的具体时间 要求写明年 月 日 时 分 如 9 年 1 月 7 日上午 时 分 应到处所 指被通知人应到达的具体地点 必要时 在应到处所栏内写明发通知人的电话号码 以便被通知人就有关问题与 通知人联系时使用 注意事项 提醒当事人应做的准备或者其他各有关事项 1 准时到达指定场所 2 如果委托他人前来接受调查 委托代理人应随带书面委托书 授权委托书应写明委托事项和委托权限 3 携带产品相关资料 如生产许可证 3c 认证证书 名牌 免检证书 产品检验报告等 4 携带企业相关资质 包括营业执照 代码证书复印件等 5 携带生产 销售产品相关资料 如月报 账册 生产 销售记录等 6 根据不同的通知事由 列出其他相应的注意事项 三 使用中的注意事项 通知事由表述要完整 准确 事先告知可能会产生不良后果的涉及到当事人的权利 义务 应到处所应该尽量具体 写明确切位置 通知书 应当附加使用 送达回证 在办案工作中 可以根据需要多次使用 但是 使用范围应当仅限于在通知程序性事由时使用 在执法中 对当事人作出实体性权利 义务的决定时 不能使用此文书 第四节 法定代表人 单位负责人 身份证明书 一 概述 法定代表人 单位负责人 身份证明书 是证明法定代表人 单位负责人 身份的法律文书 13 法定代表人是指依照法律或法人组织章程规定 代表法人行使职权的负责人 是法人的法定代表人 设有董事会 的法人 以董事长为法定代表人 没有董事长的法人 经董事会授权的负责人可作为法人的法定代表人 其他组织以 正职负责人为法定代表人 没有正职的 由主持工作的副职负责人担任法定代表人 二 使用中的注意事项 应当注意区别法人代表和法定代表人是两个不同的法律概念 法人代表一般是指根据法人的内部规定担任某一职 务或由法定代表人指派代表法人对外依法行使民事权利和义务的人 它依法定代表人的授权而产生 没有法定代表人 的授权 就不能产生法人代表 法定代表人有权在法律规定的职权范围内 直接代表法人对外行使职权 而法人代表对外行使权力都要受到法定 代表人授权的限制 他只能在法定代表人授权的职责范围内代表法人对外进行活动 三 样式 法定代表人 单位负责人 身份证明书 现任我单位 职务 为我单位法定代表人 单位负责人 特此证明 单位名称 印章 年 月 日 附 法定代表人 性别 年龄 民族 住址 电话 第五节 授权委托书 一 概述 授权委托书 是证明当事人委托他人代理而出具的法律文书 在行政执法过程中 调查法人或其他组织工作人 员时 应当有法人或其他组织的 授权委托书 委托代理是指委托人授权受委托人以委托人的名义在授权的范围内办理委托的事务 并由委托人承担由此产生的 法律责任的一种法律行为 委托人授权的行为 称为 委托 是单方法律行为 委托代理权基于委托人授权而发生 授权委托须以法定的书面方式进行 委托人与受委托人签署 授权委托书 是委托诉讼代理关系成立的标志 授权委托书 除列明双方姓名 身份外 最重要的就是列明委托事项 授权范围 授予代理人权限范围里可明确为 一般代理 或者是 特别授权 二 使用中的注意事项 根据我国有关法律规定 可以担任委托代理人的人员有下列几种 律师 已成为代理人的主体部分 当事人的近亲属 当事人单位推荐的人 这是我国代理制度的独特性 当事人单位推荐的人担任代理人 是以当事人单位的名义代理 以便反映单位的意志 委托代理人权限来源于委托人的授权 有一般授权和特别授权两种 一般授权是指委托代理人完成一般的民事行为 这些行为一般不直接涉及委托人实体利益 如提供证据 申请回 避 提出管辖权异议 代为签收法律文书等 特别授权是指代理人完成某些重要的 涉及委托人实体利益的民事行为 如代理当事人承认 放弃 变更权利请 求等 委托人作特别授权时 必须在授权书上写明具体的事项 若委托人在授权书上仅写明 全权代理 而无具体授权的 应视为一般授权 委托代理人只能在当事人授权范围内代理进行民事活动 其超越代理权限所实施的行为 除非得到被代理人的事 后追认 否则便属于无效行为 由其自行承担相应的法律后果 三 样式 见下页 授权委托书 委托单位 法定代表人 职务 受委托人 姓名 工作单位 职务 现委托上列受委托人在我单位因 一案中 作为我方代理人 代理人 的代理权限为 14 委托单位 盖章 法定代表人 签名或盖章 年 月 日 附 代理人 住址 电话 注 授权委托书须由委托人签名或盖章 并说明委托事项和权限方有效 代理权限发生变更或解除 当事人应当书面告知行政机关 第六节 当事人权利义务告知书 一 概述 当事人权利义务告知书 属于告知性文书 根据行政公开 公正的原则 行政机关办理行政案件过程中 应当 将需要当事人知晓 或需要当事人配合的事项 明确向当事人告知 当事人权利义务告知书 是对外使用的 具有 法律意义 可以在行政复议或者行政诉讼中作为证据使用 下达 当事人权利义务告知书 要求当事人履行义务体现了行政机关的权利 或者告知当事人某方面的权利也 体现了行政机关的义务 当事人权利义务告知书 在第一次询问当事人时交当事人阅读 在第一次调查笔录中记明 并要求当事人在告 知书上签注 制作 当事人权利义务告知书 的意义在于 有利于保障当事人权利的享有和义务的履行 有利于提高办案工作效率 对于一些必须履行的行政义务 可以起到证明的作用 二 范例 见下页 当事人权利义务告知书 根据 中华人民共和国行政处罚法 的规定 在质监部门对案件进行查办期间 当事人有如下权利和义务 一 对于质监部门及其执法人员侵犯其合法权益的行为 有权提出控告 二 对于执法人员 鉴定人 记录人有下列情形之一的 有权申请他们回避 一 是本案的当事人或者是当事 人的近亲属的 二 本人或者他的近亲属与本案有利害关系的 三 担任过本案的证人 鉴定人的 四 与本 案当事人有其他关系 可能影响公正处理案件的 对于驳回申请回避的决定 可以申请复议一次 三 有权申辩 在接受质监部门询问时有权为自己申辩 四 有权聘请律师提供法律帮助 五 当事人及其法定代理人 近亲属聘请的律师对于被采取强制措施的产品超过法定期限的 有权要求解除强制 措施 六 对于执法人员的提问 应当如实回答 但是对本案无关的问题 有拒绝回答的权利 七 有核对询问笔录的权利 如果当事人没有阅读能力 执法人员应当向其宣读 如果询问笔录记载有遗漏或者 差错 可以提出补充或者改正 对询问笔录 勘验 检查笔录 扣押物品 文件清单以及送达的法律文书确认无误后 应当签名或者盖章 八 有义务接受和配合质监部门对涉嫌从事违反国家质量法律 法规生产 销售活动场所实施的现场检查 九 有义务接受和配合质监部门对涉嫌从事违反国家质量法律 法规生产 销售活动的调查 询问 如实提供违 法生产 销售的情况 十 有义务如实提供有关的合同 发票 账册以及其他有关资料 十一 有义务接受产品先行登记保存 鉴定 查封或者扣押等行政措施 当事人或者有关人员 签章 15 年 月 日 第七节 送达回证 一 概述 送达回证 是行政机关或者行政复议机关将行政执法文书或者行政复议文书送达当事人时所使用的回执和凭证 送达回证 属于记录式文书 是对送达的文书及送达过程的客观记录 送达回证 可以有效地证明行政行为 是否发生 并可以在行政复议或行政诉讼中作为证据使用 制作 送达回证 的意义在于 证明行政行为符合法律规定的程序 保障当事人对行政行为的知情 权 保障当事人行使行政复议权和行政诉讼权利 可以有效地促进行政决定的执行 二 文书内容及制作要求 送达回证 的主要内容包括 受送达单位 人 送达地点 直接送达 留置送达要求写明准确的送达地点 送达文书名称 要求写明送达文书的全称和文号 送达方式 送达方式包括直接送达 留置送达 委托送达 邮寄送达 公告送达等送达方式 但不同的文书在送达方式上是 有选择次序的 一般采用直接送达的方式 受送达人拒收的 可以留置送达 直接送达有困难的 可以委托有关组织代为送达 或者邮寄送达 受送达人下落不明或者用其他方式无法送达的 可以公告送达 公告送达文书的 应当在公开发行的报刊上将文书的主要内容 如封存物品 处罚决定以及有关当事人应享有的 权利等一并登出 并将公告复印件附卷作为送达证明 邮寄送达的 应当采用挂号邮寄方式 并将挂号证明附卷 留置送达的 应当请证人在备注上签字证明 受件人 送达人签名或盖章 受件人签名或盖章是体现 送达回证 有效性的必备手续 要求写明具体的年月日 备注 一般在受送达人拒收的情况下 注明留置送达的原因及证人情况 或者注明其他应注明的情况 三 使用中的注意事项 送达回证 应写明详细的送达地点 一般情况下 应有受送达人的签名或盖章 凡涉及当事人权利 义务内容的文书 均应当以有效的方式保障当事人知晓 并应当以 送达回证 证明 当事人已知晓 凡行政机关依法应当履行的法定义务 行政机关必须依法履行 并应当以 送达回证 证明其义务已 经依法履行 直接送达 留置送达时在备注一栏写明送达地点 第八节 证据提取单 一 概述 证据提取单 是行政机关办案人员在办理行政案件过程中 收集可作为证据的物品时所制作的法律文书 证据 是行政机关作出具体行政行为的重要依据 行政执法人员办案活动和过程从某种意义上说就是收集证据的活动和过程 证据提取单 属于记录性文书 主要记录了提取证据的种类 特征 来源以及取证程序的法律文书 证据提 取单 对外使用 在行政复议或行政诉讼中可以作为证据使用 16 制作 证据提取单 的意义在于 证明证据的来源 证据与被检查人的关系 证明取证程序的合法 性 二 文书内容及制作要求 一 证据提取单 的主要内容包括 证据来源 写明证据的来源和提取方式 证据特征 包括证据的名称 数量 特征等有关内容 被取证人 取证人签名或盖章 要求由被取证物品所有人或者见证人及提取证据的有关人员签名或者盖章 二 提取的证据有以下三类 书证 书证是指以文字 符号 图画等所表达的思想内容来证明案件事实的物品 物证 凡是以自己存在的外形 重量 规格 损坏程度等标志来证明案件事实的物品及痕迹 是物证 视听资料 视听资料是利用图像 音响以及电脑等储存的数据和资料来证明案件真实情况的证据 三 提取各类证据的具体要求有以下几个方面 书证 收集书证应当收集原件 原本 正本 副本均属于书证原件 收集原件确有困难的 可以收集与原件核对无误的 复印件 影印件或者抄录件 但应当注明出处 经该部门提供人员核对无异后签名并加盖印章 物证 收集物证应当收集原物 收集原物确有困难的 可以收集与原物核对无误的复制件或者证明该物证的照片 录像 等其他证据 对照片证据制作要样式规范 含标题 标明照片序号 说明证明对象 拍摄时间 地点 拍摄人等 并 经当事人认定 对原物数量较多的种类物 可以收集其中一部分 视听资料 收集视听资料应当收集有关资料的原始载体 收集原始载体确有困难的 可以收集复制件 注明制作方法 时间 制作人 声音资料应当附有该声音内容的文字记录 三 使用中的注意事项 中华人民共和国行政诉讼法 第 条规定 证据经审查属实 才能作为定案的根据 审查证据的真实性 真实性是指作为认定案件事实的证据必须是确实发生的 存在的客观事实 审查证据的相关性 相关性 也称为关联性 证明性 作为认定案件事实的证据必须和案件某一事实有一定的联系 能够证明案件一 定的事实情况 审查证据的合法性 证据的合法性包括二个方面 一是收集 提供证据程序合法 二是证据形式合法 最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定 第 条规定 下列证据不能作为定案依据 一 严重违 反法定程序收集的证明材料 二 以偷拍 偷录 窃听等手段获取侵害他人合法权益的证据材料 三 以利诱 欺诈 胁迫 暴力等不正当手段获取的证明材料 四 范例 见下页 质量技术监督 证据提取单 17 证据持有人 保险公司 年 月 日执法人员在 保险公司基建办公室包 处查阅了 新益空调设备有限公司提 供给 保险公司的日本大新空调相关资料 年 月 日 新益空调设备有限公司与 保险公司签订的 货物买卖合同书 合同 号 一份 原件 年 月 日 新益空调设备有限公司 设备清单 一份 原件 中华人民共和国海关进口货物报关单 年 月 日编号 复印件一份 盖有 新益空调设备有限公司 红印 大新工业株式会社 产品出厂合格证 份 原件 其中产品编号与出厂编号均对应于设备 清单中每一台机组 执法人员复印了以上相关文件资料 由包 核对后签字确认 新益空调设备有限公司戴 见证了 取证过程 证据持有人 签名 包 年 月 日 见证人 签名 戴 年 月 日 取证人 签名 朱 钱 记录员 签名 孔 年 月 日 印章 年 月 日 第五章 产品检验鉴定类文书制作和使用 第一节 抽样取证单 一 概述 抽样取证 是指从可用做证据的物品中随机抽取一部分作为样品的方式获取证据 抽取样品的数量以能够认定本 品的品质特征为限 抽样取证单 属于记录性文书 主要记录了抽取样品的规格 数量 特征以及抽样程序的法律文书 抽样取证单 对外使用 在行政复议或行政诉讼中可以作为证据使用 中华人民共和国行政处罚法 第 条规定 行政机关在收集证据时 可以采取抽样取证的方法 在证据可能 灭失或者以后难以取得的情况下 经行政机关负责人批准 可以先行登记保存 并应当在七日内及时作出处理决定 在此期间 当事人或者有关人员不得销毁或者转移证据 技术监督行政案件办理程序的规定 第 条规定 技术监督行政部门收集证据时 可以采取抽样取证的方法 行政执法人员在对已经立案的质量违法案件调查取证过程中 对涉嫌假冒伪劣 需要检验的产品进行抽样取证时 可以使用 监督检查抽样单 二 文书内容及制作要求 抽样取证单 的主要内容包括 被取证单位 人 被取证物品的状况 包括物品名称 规格 数量 特征等依次逐项填写 被取证人 取证人签名或盖章 三 使用中的注意事项 抽样取证采取随机的方式抽取 以保证抽样取证的科学性 抽取样品的数量以能够认定本品的品质特征为限 既 18 然是抽样 就不是拿走大批的物品 更不是查封 扣押 办案机关对抽取的样品应当及时进行检验 经检验能够作为证据使用的 应当及时采取证据保全措施 不能作为 证据的 应当及时返还样品 有减损的 应当予以补偿 四 范例 质量技术监督 抽样取证单 质技监抽字 第 号 新益空调设备有限公司 根据 中华人民共和国行政处罚法 第 条第二款规定 从你处抽样取得下列物品 编号物品名称规 格数量特 征备注 日本大新空 调 台机号 被取证人 戴 取证人 朱 孔 公 章 年 月 日 本文书一式两份 一份交被抽样单位 一份由行政机关存档 第二节 检验 检定 鉴定 委托书 一 概述 对有关产品进行检验 检定 鉴定 进一步完善行政执法工作程序 规范行政执法行为的需要 二 文书内容及制作要求 常见的检验 检定 鉴定 有 1 判定产品质量是否符合特定性要求的产品质量鉴定 2 精确确定有关物品量值的计量鉴定 3 确定货值的价格鉴定 4 确定违法所得等的会计鉴定等 三 使用中的注意事项 受委托检验 检定 鉴定 有关产品的单位 必须是有相应资质的产品检验 检定 鉴定 机构 第三节 产品检验 检定 鉴定 结果告知书 一 概述 产品检验 检定 鉴定 结果告知书 是行政机关将行政执法检查结果 在法定的期限内通知被检查人的法 律文书 产品检验 检定 鉴定 结果告知书 属于告知性文书 主要是向被检查人告知检验结论 以及被检查人依 法享有的对上述结论的异议权 该告知书是对外使用的 具有法律意义 不依法使用该告知书 可能导致行政案件的 败诉 制作 产品检验 检定 鉴定 结果告知书 的意义在于 19 确保当事人有效地行使陈述申辩权 有利于查明案件的事实真相 是依法履行行政执法公