酒店餐饮部宴会预订工作流程.doc

餐饮部宴会预订工作流程一、 餐饮部宴会预订概况餐饮部宴会预定是酒店对外开发客源市场、宣传酒店、营销酒店餐饮产品；对内协调宴会、沟通各餐厅之间预定的职能部门。是酒店与外部相互联系的枢纽，是酒店内部相互合作的桥梁。二、餐饮部宴会预订工作流程项目工作标准*电话预定 1.当电话打来时，在铃响三声内接起，用礼貌用语问候对方，并用中英文报本部门名称（您好!宴会预定部，我可以为您提供帮助吗？GOODMORNING/AFTERNOON/EVENING!CATERINGDEPT,*ISSPEAKING,MAYIHELPYOU?）2.认真听清，问明客人的要求在宴会预定登记表上做好记录1）主办单位名称（指示牌如何写），主人的姓名及身份。2）注明接洽人的姓名（在预定中至少称呼客人名字一次）、联系电话及传真号码。3）用餐日期及时间（早午晚）4）用餐人数，根据人数的多少，台型及客人的要求来安排适当的厅堂。5）被邀请客人的国籍或单位，主宾的姓名及身份。6）类别：风味菜、粤菜、西餐套餐或自助、和会议等，确认有无禁忌或特殊要求。7）酒水方面的要求。8）司机或工作人员人数及误餐费和工作餐的安排（误餐费金额、工作餐标准及地点）。9）是否需要停车位，问清数量及要求。10）是否要鲜花。11）需要何种设备设施。12）厅堂布置（横幅、背板及其它）。13）有无贵宾室及贵宾休息室，餐前有无会谈及相关要求。14）预订在零点餐厅用餐时询问安排在吸烟区或非吸烟区。15）提供相应报价并问明结账方式。16）在集会预订登记表上注明登记日期及登记人。3.重复客人要求，根据以上要求给主办单位安排集会场所，及时记录在宴会预订一览表上后告之客人所安排的场地名称。结束谈话时感谢客人。4.如客人要求看菜单，及时将菜单传给对方，并提前确认菜单。5.提前经与客人确认后做好宴会任务通知单，经部门经理签字后，发至各有关部门。6.如宴会有变化要及时通知有关部门，并在预订单上注明被通知人的姓名及时间。7.如客人当天提出取消宴会，要向客人说明饭店规定，按规定收取损失费。8.如遇大型集会、婚宴，要与主办单位签订合同书并收取定金，以示确认。9.如有重要宴会或大型集会时，预定人员应在活动前到现场与主办单位取得联系，并检查准备状况。10.对客人的特殊要求或有超过自己的职权范围的要求时，要及时请示部门经理。11.活动举办后，将相关资料输入OPERA系统中。*来客预定 1.积极、热情、主动地接待客人，表现出我们饭店的诚意，即使无法为客人安排，也不要让客人有冷落感。2.带领客人看宴会场地，并给客人合理化建议。3.其它要求同电话电话预订。*传真及电子邮件预定 1.收到客人的预定传真及电子邮件，一天之内给予客人接到预定的回复。2.具体细节要同客人联系，在集会预订登记表上做好记录。3.其它各项要求同电话预定。*迎接客人 1.提前检查宴会的准备情况。2.在大堂或宴会厅明显位置热情地迎接客人的到来。3.主动、周到的帮助客人协调宴会或会议中的各类事情。*外出销售 1.每周五做好本周的销售总结及下周的销售计划，积极走访客户。2.事先准备好饭店资料，在拜访中恰当的回答客人的问题。3.在拜访中对客人反映的情况认真记录，及时反馈与答复。收取定金：按消费标准30%，如宾客悔约，则不退定金。酒店内线电话：酒店总机前台：0中餐厅中餐收银台：7256西餐收银台：7257工程部：8765人事部/8978/8998营销部8969营销总监：89