如何开好会议ppt课件.ppt

1 如何使会议高效2015 09 08 2 会议高效包括高效率开会和会后高效力执行 3 会议是企业管理的核心工具和方法 可以通过会议提高工作效率 对未发生的事情进行预测 对正在进行的工作实行监控 对已经完成的工作进行总结和评估 4 会议本身是没有效益的 而且是需要成本的 因此 我们要尽量控制好开会的时间长度和开会频率 5 会议管理是企业管理中最为重要的手段之一会议管理能力是评估企业高层综合能力的重要指标开会的能力被哈佛作为管理的核心技能之一 6 公司会议常见的问题 会荒常年不开会 对会议的作用不够了解 对会议形成偏见 不知会议是沟通信息 集思广益 解决问题 促进工作落实的非常重要而有效的工具和手段 开会不是万能的 但不开会却是万万不能的 7 会海开会过多 过滥 彼得 德鲁克曾指出 一个企业的经理如果用超过25 的时间开会 就是一种 病态组织的表现 8 拖沓会议拖拉严重 效率低下 陪绑有的为了 相互尊重 或 显示分量 与会人数众多 无多大关系的人也来参会 9 议题繁多议题过多 讨论不深 遇事蜻蜓点水 碰到大点或难点的问题就推到 下次专题讨论 会前 会下不沟通 会议从零开始 与会人员一头雾水 会议开始时要么花很多时间讲明背景 概念或者干脆就是鸡同鸭讲 没有共同言语 10 真正高效的会议都在会前 会下已经沟通 基本达成共识了 开会只是统一意志形成决议 11 据观察现在自动化这边有50 的会议基本属于临时通知 相关人员没有做充分的准备 或者重要人员出差在外无法参加会议 这样的会议自然不会有好的效果 12 会而不议会议成为了领导 一言堂 失去了会议的意义 13 议而不决 决而不议会议只是讨论不形成决议 会前准备不充分 全是到位再凭嘴巴 凭记忆 凭感觉说 不准备主题相关的事实数据 没有养成以事实和数据决策的习惯 14 决而不行有会议决议 但不落实到责任人 不落实执行 15 行而不果即使执行 也没有跟踪 根本没有结果或效果 执行得好与不好都一个样 没有奖惩 久而久之 积极性被消磨殆尽 16 通过观察一个公司的会议制度 具体会议的准备 进行过程和会议决议的执行结果可以基本判断其管理水平 17 会议须遵守的原则 会议要规划会议要有召开的合理时间和频率 例会根据不同阶段的管理水平和目标 调整召开的频率和时间长度 除了固定的例会外 还应有一些重大事项的专题会议 如果平时例会开得好 问题得到切实解决落实 例外的会议比例则会大幅下降 18 准备要充分重大事项必须提前足够的时间思考和准备 并在会前广泛征求意见 有些不便于在会上公开发表的意见或担忧也在会前提前沟通和解决掉 总之要提前充分做好准备 最好能基本达成共识 这样才可能在会议上快速作出决策 提高会议效率 19 主题要集中一次会议 最好只有一个主题 因为只有这样才能更好地集中相关人员 高效解决问题 综合性会议 主题最好也不要超过三个 议题越多 参加人员越多 陪绑 的人越多 效率越低下 20 人员要相关仅让与会议议题直接关联的部门参加 协办的部门不用派人陪绑 具体的议题让主要负责人员直接汇报 领导不要代为汇报 更不要不了解实际情况而想当然地决策 与会人员一定要有决策权 主管领导有事委派人参加 也要赋予相应的权利 否则就会造成议而不决 21 流程要合理尽量不要由领导主持会议 而应该是会议议题发起单位或办公室主持 领导应该最后讲话 否则一开始基调一定 很多人就不敢发表自己的看法重复观点少谈 且少发表主观意见和观点 而应以事实和数据支撑 出现跑题或刹不住车时要及时拉回来 22 有些问题简要介绍即可 重大问题讨论要充分 让相关尤其是一线部门充分发表意见 不能仓促决策 重大决策最好刻意安排反面意见 以便讨论更充分 防止意见一边倒 该议的时候要议 该决的时候要决 该举手的时候要举手 该签字的时候要签字 尽可能在会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论 23 时间要紧凑要事先规定会议时间 一般的会议不要超过一小时 较长的会议要分阶段进行 每阶段发言人的时间要规划和控制好 主持人要把握好会议节奏 对较长的会议要安排中场休息 否则开会时间开长了 与会者注意力也不容易集中 24 决议要及时会议的记录一定要规范 完整 从会议主题 与会人员 缺席人员 发言 讨论记录到会议决议 表决情况等都要进行详细记录 做到规范 准确 可查 避免事后不认账 会议结束后 应尽快下发会议决议 会议决议不同于会议简单的流水账记录 需要做一定的整理 调整和提升 因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏 25 会议决议正式签发之前最好安排几个人交叉检查 决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认 26 手段要先进 可靠建议应用PPT 简明扼要 重点突出 逻辑清晰 图表结合 会议决议发放 宣导 提醒 跟踪和落实用电话 视频 邮件 OA QQ 微信等工具和手段往往由于个人的表达水平 理解水平 工作习惯和生活习惯等不同易产生失真 误解 失误 遗漏 借口等等 所以 会议信息的传递应该用纸质签字的形式 27 执行要检查会议决策情况的跟踪检查 尤其是关键节点的把握 最好能培养主动 及时汇报的职场习惯 最好能有配套的培训来进一步强化执行力 28 结果要奖惩大多数人不会做你期望的事 只会做你检查和奖惩的事 如果做与不做一个样 做好与做坏一个样 就会出现混日子 多一事不如少一事 多做多错少做少错 不求有功但求无过的局面和氛围 29 对不能及时 较好完成任务的予以帮扶 培训 批评 仍不行的须调岗或淘汰 对主动 积极 按时 高质量完成任务的则予以表扬 奖励或晋升等 让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩 从而改变行为习惯 30 开会程序 计划 准备 组织 主持 商讨 决策 执行 跟踪 评估 考核 31 成功召开会议的五个前提 确定开会的频率 坚持原则 设计好会议的结构 正确的记录 检查约定执行的情况 32 周例会 过去一周的工作进展和取得的成果总结制定下一周的计划 下周工作的主要目标 任务 要优先解决的问题是什么 让每位与会者就目标 任务提出问题 还有哪些不明白 还缺哪些条件等进行讨论 哪些建议有利于更好完成任务 最后确定目标和计划 33 会议主持与记录 过去不应说得太多让所有人参与发言 防止相互攻击保持冷静和对全局得掌控按时结束会议调节