建筑机械生产施工有限公司A项目需求分析说明书.doc

LOGO 广州市建筑机械施工有限公司广州市建筑机械施工有限公司 OAOA 项目需求分析说明书项目需求分析说明书 文档编号文档编号 TEMCO OA GZJZ 006 状状 态态正式 日日 期期 2003 9 27 版版 本本 号号 2 0 广州市天工远科信息技术有限公司广州市天工远科信息技术有限公司 商密商密 目目 录录 1 1 引言引言 3 3 1 1 编写目的 3 1 2 背景 3 1 3 定义 3 1 4 参考资料 4 2 2 任务概述任务概述 5 5 2 1 系统目标 5 2 2 用户的特点 5 2 3 应用范围 5 2 4 假定和约束 5 2 5 系统平台及应用软件开发总体需求 5 3 3 需求规定需求规定 6 6 3 1 应用软件总体构成 6 3 2 对功能的规定 8 3 2 1 电子邮件 8 3 2 2 信息发布 9 3 2 2 1 电子公告 9 3 2 2 2 电子论坛 9 3 2 2 3 电子期刊 10 3 2 3 公文流程 11 3 2 3 1 收文管理 11 3 2 3 2 发文管理 14 3 2 3 3 呈批件管理 16 3 2 3 3 呈批件管理 17 3 2 3 4 函件管理 20 3 2 3 5 传真电报管理 23 3 2 4 会议管理 26 3 2 5 业务办公 27 3 2 5 业务办公 28 3 2 5 1 车辆管理 28 3 2 5 2 报表传递 31 3 2 5 3 合同管理 34 3 2 5 4 会议室资源管理 36 3 2 5 5 业务文件审批管理 38 3 2 6 档案管理系统 39 3 2 6 档案管理系统 40 3 2 6 1 文书档案管理 40 3 2 6 2 归档文件管理 40 3 2 7 待办事宜 41 3 2 8 个人办公服务 42 3 2 8 1 用户认证 42 3 2 8 2 密码修改 42 3 2 8 3 个性设置 42 3 2 8 4 外出设置 42 3 2 8 5 常用意见 42 3 2 8 6 日程安排 42 3 2 8 7 个人通讯录 42 3 2 8 8 任务指派 43 3 2 9 系统界面 44 3 2 9 1 系统登录界面 44 3 2 9 2 系统功能界面 44 3 2 9 3 常用界面元素与图片 44 3 2 10 系统维护 45 3 2 10 1 人员与组织 45 3 2 10 2 工作岗位 45 3 2 10 3 组织机构 45 3 2 10 4 流程配置 45 3 2 10 5 检索配置 45 3 2 10 6 流程日志 45 3 3 对性能的规定 46 3 4 输人输出要求 46 3 5 数据管理能力要求 46 4 4 运行环境规定运行环境规定 4747 4 1 设备 47 4 2 支持软件 47 1 1 引言引言 1 11 1 编写目的编写目的 本文档是对广州市建筑机械施工有限公司办公自动化系统推广的需求进行详尽地分析 和说明 是系统详细设计的基础 是甲乙双方对开发任务的界定 以及签定合同的依据 1 21 2 背景背景 在计算机应用于管理领域的 30 多年里 发生了惊人的变化 信息系统开发与应用方 面的进展相当神速 从单一文件处理到信息管理系统 办公自动化系统 企业资源计划系 统的开发 乃至当今 信息高速公路 信息港 的建设 一浪高过一浪 信息系统建设 的三大支柱 管理科学 信息技术 系统理论 的新成果不断涌现 尤其是信息技术 包 括信息理论 计算机科学 网络通信技术 的发展更是日新月异 我们正处在从 工业社 会 向 信息社会 过渡的伟大时代 随着我国国民经济的飞速发展 信息技术的不断进步 信息资源的开发和利用已成为 企业发展和参与激烈市场竞争的重要战略因素 广州市建筑机械施工有限公司是位列全国 中国的脊梁 国有企业 500 强 广州地区企 业 集团 综合实力 120 强第二名的广州市建筑集团有限公司的全资子公司 是广州市大 型国有建筑机械施工企业 履行 优质 快速 履约 服务好 的经营宗旨 以优良的服务 和优质的质量深受用户的信赖和赞誉 为广州城市建设作出了巨大贡献 获得多项荣誉称号 为强化企业内部管理 提高企业办公效率 公司领导高瞻远瞩 审时度势 在集团公司的 统一协调下 决定在全公司推广办公自动化 广州市建筑集团有限公司为了保证办公自动化系统的成功实施 派出了由主管 OA 的技 术人员和广州市天工远科信息技术有限公司项目组成员组成的调研组赴广州市建筑机械施 工有限公司进行 OA 系统需求调研 取得了许多宝贵资料 为办公自动化系统的实施奠定了 基础 1 31 3 定义定义 为了便于阅读理解本文 在此解释一些在本文中用到的简写和专业术语 广州市建筑 机械施工有限公司 以下简称机施公司或公司 广州市天工远科信息技术有限公司 以下 简称天工公司 办公自动化系统 以下简称 OA 系统 现在正在集团公司使用的办公自动化 系统 以下简称旧 OA 系统或旧系统 1 41 4 参考资料参考资料 本文挡的编写所依据的参考资料如下 1 集团本部旧系统 2 旧系统详细设计说明书 3 天工公司需求分析说明书编写规范 2 2 任务概述任务概述 2 12 1 系统目标系统目标 广州市建筑机械施工有限公司将以现有网络平台为基础 结合集团公司旧 OA 系统的特 性与机施公司办公业务的实际情况 全面考虑办公自动化的功能 性能 可操作性和可视 性 使得设计的新系统能够克服旧系统中的不足 增强旧系统的功能 为公司决策层提供 辅助决策的办公平台 为各职能部门办公人员实现无纸化和移动办公 在设计实施的过程 中尽量要做到吸收和继承旧系统的优点 保留旧系统好的操作习惯 新系统还应具有良好 的扩展性 易用性 安装 实施 管理简便 运行维护费用低的特点 通过办公自动化系 统的建设和应用 逐步实现广州市建筑机械施工有限公司办公无纸化 信息电子化 办公 事务处理并行化 以提高办公效率和办公质量为最高目标 2 22 2 用户的特点用户的特点 广州市建筑机械施工有限公司有局域网和服务器 集团公司有 Internet 固定 IP 机 施公司是拨号上网 集团公司和机施公司之间暂时是以拨号的方式相互连接 2 32 3 应用范围应用范围 本期系统的应用范围为 广州市建筑机械施工有限公司 2 42 4 假定和约束假定和约束 1 机施公司至少有一台 OA 专用服务器 要求内存至少 1G 硬盘至少有 30G 空闲空间 2 机施公司和集团公司之间网络必须保证通 TCP IP 协议 至少要求有 1M 带宽 3 集团公司和机施公司必须有完备的局域网 4 在硬件和网络能及时保障的情况下 机施公司办公自动化系统建设必须在 2003 年底基 本完成 2 52 5 系统平台及应用软件开发总体需求系统平台及应用软件开发总体需求 1 网络服务器 本期工程机施公司采用 PC 服务器作为系统的应用服务器 2 操作系统与系统软件平台 网络操作系统 Windows 2000 Server 群件数据库 采用 Lotus Domino 5 011 企业版 客户端安置 支持 Window 2000 Window XP Windows 98 浏览器 采用 IE 6 0 3 应用软件系统总体开发说明 1 新的 OA 系统将采用 B S 模式 实现公文流程和业务流程处理的自动化 对办公流程可 进行环节定义 路径设置以及路径规则的描叙 从而实现办公流程依照规则可灵活配 置 如流程回退 流程的跳跃 流程路径的增加等 同时还可对办公流程进行流程监 控 2 通过电子邮件系统实现公司内部员工与外部用户自由通信和交流 3 系统通过对使用者的注册和验证 来确保系统一级的安全性 防止非法用户进入系统 系统通过对权限的定义和分配 防止用户对系统越权操作 4 对个人到来的邮件 公务通知提供了声音或视觉提醒 方便用户即时处理邮件和公文 5 由系统管理员对用户操作导致的流程死节点进行疏通 保证公文流程和业务流程的畅 通 提高系统运行的容错性和可靠性 当主文档发生错误时 由系统管理员对出错的 文档进行修正 并保证主文档修正后 其相关的传阅 会签的文档的正确 有效的防 止错误文档的扩散 6 可进行网上公告信息的发布 网上电子讨论 7 新系统将增强文档编辑功能 拟采用 word 作为超文本的编辑器 提高 OA 的文字的处 理功能 如插入图表 文字 的排版 增加红头文件加盖电子印章等 8 新系统将增强文件的查询功能 提供多种文件分类和多条件的组合查询 支持跨库查 询 实现对公司和部门各种资料 文档 档案的分类保存和方便快捷的查找 达到信 息的完全共享 9 增加系统的稳定性 防止出现坏文档和死文档 强化文件的并行处理能力 有效解决 文件的加锁和解锁问题 10 对数据量大的系统分时间段建库 以提高系统的处理速度 11 对公文流程处理和业务流程处理环节设置处理时限 对超时的处理进行提醒和督促 从而提高办公效率 12 对公文流程处理和业务流程处理可进行授权 使得外出时 工作可交他人代理 13 新系统提供个性化的服务 如 个人操作界面 个人常用意见等 14 打破部门间的藩篱 实现公文流程和业务流程在部门间的协作和交流 15 实现集团公司与机施公司之间的文件收发回执功能 以避免文件收发有遗漏 16 对附件文档修改后可以直接保存 而不必拆离 3 3 需求规定需求规定 3 13 1 应用软件总体构成应用软件总体构成 电子邮件 收件箱 发件箱 草稿 废纸篓 信息发布 电子公告 公司公告 常用信息 人员外出 电子论坛 技术交流 员工天地 企业文化论坛 焦点话题 电子期刊 企业文化 领导讲话 精彩回放 公文流程 收文管理 公司收文 部门收文 发文管理 公司发文 部门发文 会议纪要 呈批件管理 公司请示 部门请示 公司报告 部门报告 函件管理 公司函 部门函 传真电报管理 公司传真电报 部门传真电报 会议管理 计划内会议 计划外会议 业务办公 车辆管理 报表传递 合同管理 业务文件审批 会议室资源管理 档案管理 文书档案管理 归档文件管理 待办事宜 待办文件 待阅文件 已办工作 个人办公服务 用户认证 修改密码 个性设置 外出设置 常用意见 日程安排 个人通讯录 任务指派 系统界面 系统登录界面 系统功能界面 模块界面元素与图片 系统维护 人员与组织 工作岗位 组织机构 流程配置 检索配置 流程日志 3 23 2 对功能的规定对功能的规定 3 2 13 2 1 电子邮件电子邮件 在公司的 OA 网上 用户可在全公司和各子公司范围内相互收发电子邮件 邮件系统内 具有收件箱 发件箱 草稿 废纸篓功能 在系统内可对邮件进行转发 删除 保存 回 执等多种操作 此外还需达到如下要求 1 当有新邮件到达时 系统以声觉和视觉的形式对收件人进行提醒 2 OA 邮件可通过 Internet 发出 也可接收 Internet 上的邮件 3 可以将邮件归到设定的文件夹内 也可将邮件归到本地 OutLook 保存 4 可对邮件按时间 人员排序查寻 5 可对邮箱大小进行限制 6 可在邮件系统内进行个人的工作计划或任务的日程安排 并可自动提醒 7 外出时 可对别人发来的邮件进行自动应答 9 发送邮件时 可通过地址本选定发送人和群组 也可通过按部门和科室选定发送人和 群组 查询群组成员可通过查询基础数据 3 2 23 2 2 信息发布信息发布 3 2 2 13 2 2 1 电子公告电子公告 公司公告公司公告 在 OA 系统中 对公司级和部门级的一些告示 通知等公告信息进行管理 为企业提供 公告信息的编辑 审批 播发 清除等功能 其设计要求如下 1 由系统管理员设定公告信息管理员群组 公告信息管理员群组成员可维护 2 只有公告信息管理员群组中的成员才能编辑 播发 清除公告信息 3 公告信息管理员群组中的成员编辑的公告信息必须经过领导审批才能进行发布 4 系统可将超过播发期限的公告信息做自动清除 5 公告信息可在屏幕上循环滚动播发 同时滚动播发的速度可设定 人员外出人员外出 在 OA 系统中 为员工提供其他员工外出授权信息的查询 当公司某些员工由于特殊原 因不能及时登陆 OA 系统处理日常公务时 在其外出前能在 OA 系统中设置一个或多个员工 代理其处理日常公务 在其外出设置完成后 其他员工可以查阅到外出员工的信息 常用信息常用信息 在 OA 系统中 为员工提供常用信息 旅游信息 酒店信息 火车时刻信息等 地编辑 发布 查询功能 由系统管理员设定常用信息发布群组 只有常用信息发布群组中的成员 才能编辑和发布公司常用信息 同时可以及时修改相关信息 一般员工只能查阅信息 3 2 2 23 2 2 2 电子论坛电子论坛 在 OA 网内部 为员工提供讨论 交流的园地 其设计要求如下 1 员工可在电子论坛上发表意见或针对别人的意见与之讨论 2 讨论主题由设定的管理员定期删除 3 讨论的空间分四种 技术交流 员工天地 企业文化 焦点话题 4 为增强电子论坛的严肃性 在论坛上参与讨论的员工全部签署真实姓名 技术交流技术交流 员工对公司内部相关技术方面的问题在技术交流中建立相关主题 方便其他员工实时 参与讨论和交流 及时解决相关技术方面的难点或疑点 员工天地员工天地 员工将自己对工作 学习 生活等方面感兴趣的问题在员工天地中建立相关主题 方 便其他员工实时参与讨论和交流 以便增进员工间的相互了解 企业文化论坛企业文化论坛 员工对公司企业文化建设方面的问题提出相关主题 方便其他员工实时参与讨论和交 流 让公司每个员工对公司企业文化建设出谋划策 以便提高公司整体竞争力 焦点话题焦点话题 员工对当今社会比较关注的话题在焦点话题中建立相关主题 方便其他员工实时参与 讨论和交流 3 2 2 33 2 2 3 电子期刊电子期刊 为公司和部门提供需要对所有员工发布的规章制度 企业文化 技术资料等在 OA 网上 发布的空间 方便员工及时学习和了解公司规章制度 企业文化 技术资料 系统管理员 可以设定电子期刊管理员群组 只有电子期刊管理员群组中的成员才能编辑 修改期刊信 息 一般员工只能查询相关信息 企业文化企业文化 电子期刊管理员定期将公司企业文化建设方面的信息发布到企业文化专栏 方便员工 及时了解公司的企业文化 领导讲话领导讲话 电子期刊管理员定期将公司领导在一些大型会议上的讲话发布到领导讲话专栏 让员 工随时有机会领会公司会议精神 精彩回放精彩回放 电子期刊管理员定期将公司一些大型活动中记录的文字 图片 视频等资料在精彩回 放专栏中发布 供员工浏览查询 以便提供公司集体荣誉感和员工凝聚力 3 2 33 2 3 公文流程公文流程 3 2 3 13 2 3 1 收文管理收文管理 对公司和部门收到上下级公司 或其它单位的来文后所进行的一系列处理过程进行计 算机管理 收文管理分为公司收文和部门收文两种 公司收文基本处理环节包括登记 拟 办 批示 分发 部门签收 部门批示 部门办理和传阅等处理环节 部门收文基本处理 环节包括登记 部门批示 部门办理和传阅等处理环节 其设计要求如下 1 收文管理为分公司收文和部门收文两种 收文环节和路径可由管理员自行设定 默认 可设为登记 拟办 批示 分发 部门签收 部门批示 部门办理 传阅 督办 归 档等 其默认工作流程如图 公司收文业务流程图 和 部门收文业务流程图 所示 2 收文原件支持多种形式的文档格式 对纸质文件可直接扫描引入 3 可自动形成收文登记流水号 对文件分类 来文单位等有一定规律的栏目 应做到选 择和输入方式相结合 4 对涉密文件 系统可以只填写收文登记表 而不引入原件 5 可按收文处理状态 文件类型 文件字号 来文单位等进行查询 并提供全文检索 6 文件在办理的过程中 要求承办者与协办者相互之间可动态查阅 办理完毕后督办人 可查看承办与协办意见和结果 并可视办理情况可打回承办者和协办者重新办理 或 送交归档 7 文件传阅者传阅完毕应可签传阅意见和签名 传阅文件的分发者应可感知文件传阅人 的传阅意见和签名 8 文件在归档状态后应在设定的时间内保留 超过时间后系统自动清除 9 当流程进行中遇到死结点时 收文系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进 行疏通 以保证流程的通畅 10 系统可进行监控督办文件的办理情况 对到期和逾期未办的文件 系统能自动催 办 广州市建筑机械施工有限公司 部门 收文处理单广州市建筑机械施工有限公司 部门 收文处理单 收文日期收文序号 来文单位文件字号 来文标题 收文主题词 文件类型紧急程度份 数 性质密 级收文流水号 承办部门拟办 意见协办部门 拟办意见 批示意见 办理情况 公司收文业务流程图公司收文业务流程图 函件数据收集库 A 登记 B 拟办 C 协办 K 承办拟办 F协办拟办 J 承办 G 督办 H 分发 E 批示 D 传 阅 L 归档 I A 从函件数据收集库中文件转入收 文系统 如果是纸制文件 则扫描文 件 B 办公室收发员将文件登记编号 C 办公室领导或秘书拟办来文 提 出流转意见 D 公司领导对来文进行批示 E 办公室收发员将文件发放给相关 部门 发放形式有三中 承办 协办 传阅 根据文件性质具体发放形式由 领导和收发员决定 F 承办部门领导对文件提出处理意见 指定人员办理 G 承办人员办理具体事宜 H 办公室相关人员对文件进行督办 I 办公室相关人员将文件送入档案室 J 协办部门领导拟办文件 K 协办人员办理具体事宜 L 传阅部门和人员传阅文件 部门收文业务流程图部门收文业务流程图 A 从函件数据收集库中文件转入部 门收文系统 如果是纸制文件 则扫 描文件 B 部门收发员将文件进行登记 C 部门领导拟办来文 提出流转意 见 D 部门收发员将文件发放给相关人 员 发放形式有三中 承办 协办 传阅 根据文件性质具体发放形式由 部门领导和收发员决定 E 传阅人员传阅文件 F 部门收发员对文件进行督办 G 承办人员办理具体事宜 H 协办人员办理具体事宜 I 部门收发员将文件送入档案 函件数据收集库 A 登记 B 拟办 C 协办 H承办 G 督办 F 分发 D 传 阅 E 归档 I 3 2 3 23 2 3 2 发文管理发文管理 对公司名义发出和部门名义发出的红头文件的处理过程进行计算机管理 发文管理分 为公司发文和部门发文两种 公司发文基本处理环节包括拟稿 部门审核 会签 办公室 核稿 签发 成文 发布 归档等处理环节 部门发文基本处理环节包括拟稿 办公室核 稿 部门领导签发 成文 发布 归档等处理环节 其默认工作流向如图 公司发文业务 流程图 和 部门发文业务流程图 所示 设计要求如下 1 公司发文和部门发文流程环节和路径可自行设定 默认可设为拟稿 部门审核 会签 办公室核稿 签发 成文 发布 归档等处理环节 2 支持加盖与日期合成的电子公章 3 在公文处理中 增加文件的密级程度和紧急程度 并分别标示 4 发文文件字 文件号 部门应三者对应 在年末时还应考虑文件号的跨年度问题 5 发文流水号可自动生成 也可指定流水号 如果指定的流水号比最大流水号值 系统 维护中的 小 则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值 系统维护中的 如 果指定的流水号比最大流水号值 系统维护中的 大 则系统维护中的流水号为当前 指定的最大流水号值 6 发文会签有串行和并行二种供用户选择 二者都要求可进入流程配置 会签人可自己 会签 也可转交他人会签 会签人不修改正文 只填写会签意见和签名 7 当流程进行中遇到死结点时 发文系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进 行疏通 以保证流程的通畅 8 文件头中的发文单位中的主送单位 抄送单位 抄报单位应与正文中的主送单位 抄 送单位 抄报单位一致 并始终用顿号分隔 9 可按发文处理状态 红头标题 文件类型 文件字号 发文部门等进行查询 并提供 全文检索 10 单位内发文所发到各部门的文件作为发文类型处理 如有部门漏发的情况则可再 次补发 11 起草人对自己起草的未发送文件有删除权限 12 发文正文修改痕迹和处理意见都可保留 广州市建筑机械施工有限公司 部门 发文拟稿纸广州市建筑机械施工有限公司 部门 发文拟稿纸 标题 集团内接受部门 单位 发文单位 分发 发文性质 抄报 使用特殊红头 抄送 特殊红头选择 文件分隔线 是否需要文号 是否联合发文 公司发文业务流程图公司发文业务流程图 拟稿 A 归档 F 成文 分发 E 核稿 C 会签 G 签发 D 审核 B A 起草人起草公司发文 B 部门领导审核起草人起草的文件 如果不符合要求 可以退回起草人重拟 C 办公室对通过审核的文件进行文字 审核 如果不符合要求 可以退回起草 人 D 公司领导对文件签发 领导也可以 终止发文过程 E 办公室对领导签发通过的文件进行 成文 编号 发放等一系列处理 F 办公室对发放过的文件送入档案室 G 如果文件需要会签 部门领导可以 决定将文件送到相关部门领导征求意见 部门发文业务流程图部门发文业务流程图 拟稿 A 归档 E 成文 分发 D 核稿 B 签发 C A 起草人起草部门发文 B 办公室文件进行文字审核 如果不 符合要求 可以退回起草人 C 部门领导对文件签发 领导也可以 终止发文过程 D 办公室对签发通过的文件进行成文 编号 发放等一系列处理 E 办公室对发放过的文件送入档案室 3 2 3 33 2 3 3 呈批件呈批件管理管理 对公司员工向公司领导或部门领导请示 汇报工作情况所进行的一系列处理过程进行 计算机管理 呈批件分为公司请示 部门请示 公司报告 部门报告四种 公司请示和公 司报告基本处理环节包括拟稿 部门审核 公司审核 返回申请部门 归档等处理环节 部门请示和部门报告基本处理环节包括拟稿 部门审核 返回申请人 归档等处理环节 其设计要求如下 1 各级呈批件流程环节和路径可自行设定 其默认工作流向如图 公司呈批件业务流程 图 部门呈批件业务流程图 所示 2 呈批件流水号可自动生成 也可指定流水号 如果指定的流水号比最大流水号值 系 统维护中的 小 则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值 系统维护中的 如果指定的流水号比最大流水号值 系统维护中的 大 则系统维护中的流水号为当 前指定的最大流水号值 3 呈批件会签有串行和并行二种供用户选择 二者都要求可进入流程配置 会签人可自 己会签 也可转交他人会签 会签人不修改正文 只填写会签意见和签名 4 当呈批件流程进行中遇到死结点时 呈批件系统管理员应可通过意外事件处理系统对 死结点进行疏通 以保证流程的畅通 5 文件在办理的过程中 要求承办部门和承办者与协办部门和协办者相互之间可动态查 阅 办理完毕后督办人可查看承办与协办意见和结果 并可视呈批件办理情况打回承 办者和协办者重新办理 或送交归档 6 系统可进行监控督办文件的办理情况 对到期和逾期未办的文件 系统能自动催办 7 可按呈批件处理状态 类型 部门等进行查询 并提供全文检索 广州市建筑机械施工有限公司广州市建筑机械施工有限公司 部门部门 内部请示 报告处理单内部请示 报告处理单 自编文号 发文单位或发文人发文日期 主送领导或部门抄送领导或部门 领导或部门 批复 指令 事由 公司呈批件业务流程图公司呈批件业务流程图 拟稿 A 审核 B 财务总监审核 D 财务部审核 C 归档 G A 请示或报告人起草请示或报告的 文件内容 B 部门领导审核请示或报告的文件 内容 如果需要使用资金 则需进行 财务审核 如果不使用资金 则直接 送公司领导审核 C 财务部领导对请示或报告的文件 进行审核 D 财务总监对请示或报告的文件进 行审核 E 公司领导对请示或报告的文件进 行审核 公司领导包括分管领导或总 经理 F 将审核结果返回请示或报告人 K 将文件送档案作资料保存 回复拟稿人 F 公司领导审核 E 部门呈批件业务流程图部门呈批件业务流程图 A 请示或报告人起草请示或报告的 文件内容 B 部门领导对请示或报告的文件内 容进行审核 C 部门领导将审核结果回复起草人 D 将文件送入档案作资料保存 拟稿 A 审核 B 回复 C 归档 D 3 2 3 43 2 3 4 函件管理函件管理 对以公司名义或部门名义所发出的函件的形成过程进行计算机管理 函件管理分公司 函件和部门函件两种类型 公司函件流程基本包括拟稿 部门审核 会签 综合部核稿 签发 成文 发布 归档等处理环节 部门函件基本流程包括拟稿 部门签发 成文 发 布 归档等处理环节 其设计要求如下 1 函件管理流程环节和路径可由系统管理员自行设定 各级便函流程节点名称可自行设 定 其默认工作流如图 公司函件业务流程图 部门函件业务流程图 所示 2 函件文件字 文件 部门应三者对应 在年末时还应考虑文件号的跨年度问题 3 函件流水号可自动生成 也可指定流水号 如果指定的流水号比最大流水号值 系统 维护中的 小 则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值 系统维护中的 如 果指定的流水号比最大流水号值 系统维护中的 大 则系统维护中的流水号为当前 指定的最大流水号值 4 函件会签有串行和并行二种供用户选择 二者都要求可进入流程配置 会签人可自己 会签 也可转交他人会签 会签人不修改正文 只填写会签意见和签名 5 当流程进行中遇到死结点时 函件系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进 行疏通 以保证流程的畅通 6 以公司名义发到各部门的函件 在各部门内应作为部门的收文流程处理 7 可按函件处理状态 类型 部门等进行查询 并提供全文检索 8 抄送单位 部门或人员之间一律始终用顿号 分开 广州市建筑机械施工有限公司 部门 函件拟稿纸广州市建筑机械施工有限公司 部门 函件拟稿纸 事 由 正 文 发文单位 领导签发 拟稿人 发文 字 号总页数 分 发 抄 报 抄 送 发出时间 广州市建筑机械施工有限公司 公司函件业务流程图公司函件业务流程图 拟稿 A 归档 F 成文 分发 E 核稿 C 会签 G 签发 D 审核 B A 起草人起草公司函 B 部门领导审核起草人起草的文件 如果不符合要求 可以退回起草人重拟 C 办公室对通过审核的文件进行文字 审核 如果不符合要求 可以退回起草 人 D 公司领导对文件签发 领导也可以 终止发文过程 E 办公室对领导签发通过的文件进行 成文 编号 发放等一系列处理 F 办公室对发放过的文件送入档案室 G 如果文件需要会签 部门领导可以 决定将文件送到相关部门领导征求意见 部门函件业务流程图部门函件业务流程图 拟稿 A 归档 E 成文 分发 D 核稿 B 签发 C A 起草人起草部门函 B 办公室文件进行文字审核 如果不 符合要求 可以退回起草人 C 部门领导对文件签发 领导也可以 终止发文过程 D 办公室对签发通过的文件进行成文 编号 发放等一系列处理 E 办公室对发放过的文件送入档案室 3 2 3 53 2 3 5 传真电报传真电报管理管理 对以公司名义或部门名义所发出的传真电报的形成过程进行计算机管理 传真电报管 理分公司传真电报和部门传真电报两种类型 公司传真电报基本包括拟稿 部门审核 会 签 综合办核稿 签发 成文 发布 归档等处理环节 部门传真电报基本包括拟稿 部 门签发 成文 发布 归档等处理环节 其设计要求如下 1 传真电报流程环节和路径可由管理员自行设定 其默认工作流向如图 公司传真电报 业务流程图 部门传真电报业务流程图 所示 2 传真电报文件字 文件号 部门应三者对应 在年末时还应考虑文件号的跨年度问题 3 传真电报流水号可自动生成 也可指定流水号 如果指定的流水号比最大流水号值 系统维护中的 小 则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值 系 统维护中的 如果指定的流水号比最大流水号值 系统维护中的 大 则 系统维护中的流水号为当前指定的最大流水号值 4 传真电报会签有串行和并行二种供选择 二者都要求可进入流程配置 会签人可自己 会签 也可转交他人会签 会签人不修改正文 只填写会签意见和签名 5 当流程进行中遇到死结点时 传真电报系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结 点进行疏通 以保证流程的畅通 6 以公司名义发到各部门的传真电报 在各部门内应作为部门的收文流程处理 7 可按传真电报处理状态 类型 部门 文件字号等进行查询 并提供全文检索 8 抄送单位 部门或人员之间一律始终用顿号 分开 广州市建筑机械施工有限公司公司广州市建筑机械施工有限公司公司 部门部门 传真电报拟稿纸传真电报拟稿纸 事 由 正 文 发文单位 领导签发 拟稿人 发文 字 号总页数 分 发 抄 报 抄 送 发出时间 广州市建筑机械施工有限公司 公司传真电报业务流程图 拟稿 A 归档 F 成文 分发 E 核稿 C 会签 G 签发 D 审核 B A 起草人起草公司传真电报 B 部门领导审核起草人起草的文件 如果不符合要求 可以退回起草人重拟 C 办公室对通过审核的文件进行文字 审核 如果不符合要求 可以退回起草 人 D 公司领导对文件签发 领导也可以 终止发文过程 E 办公室对领导签发通过的文件进行 成文 编号 发放等一系列处理 F 办公室对发放过的文件送入档案室 G 如果文件需要会签 部门领导可以 决定将文件送到相关部门领导征求意见 部门传真电报业务流程图部门传真电报业务流程图 拟稿 A 归档 E 成文 分发 D 核稿 B 签发 C A 起草人起草部门传真电报 B 办公室文件进行文字审核 如果不 符合要求 可以退回起草人 C 部门领导对文件签发 领导也可以 终止发文过程 D 办公室对签发通过的文件进行成文 编号 发放等一系列处理 E 办公室对发放过的文件送入档案室 3 2 43 2 4 会议管理会议管理 对计划会议和日常的会议审批过程进行计算机管理 同时可以发会议通知 会议审批 流程为起草 部门审核 办公室审核 领导审核 预定会议室 发会议通知 归档等处理 环节 会议审批流程如 会议审批业务流程图 其设计要求如下 1 会议管理审批流程环节和路径可自行设定 默认可设为起草 部门审核 办公室审核 领导审核 预定会议室 发会议通知 归档等处理环节 2 能够以图形化的方式查看会议室的使用和预定情况 以便能够了解会议室的空闲便于 预定会议室 3 可对会议的内容 会议名称 召开部门 日期 会期 地点 参加范围 费用预算等 进行一系列审批 4 可发邀请函到部门或个人参加会议 并可接收邀请回执 5 会议管理会签有串行和并行二种供用户选择 二者都要求可进入流程配置 会签人可 自己会签 也可转交他人会签 会签人不修改正文 只填写会签意见和签名 6 当流程进行中遇到死结点时 会议计划管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进 行疏通 以保证流程的通畅 7 可按会议计划处理状态 类型 部门等进行查询 并提供全文检索 8 可对会议的召开过程和决议进行记录 如基本情况 人员出席 议题讨论 会议发言 并可整理形成会议纪要 广州市建筑机械施工有限公司会议审批表单广州市建筑机械施工有限公司会议审批表单 拟稿人员 拟稿部门 会议时间 会议地点 会议参与人数 会议紧急程度 召开会议主题 会议详细描述 会议审批业务流程图会议审批业务流程图 开始 部门审核 B 办公室审核 C 领导审核 D 预定会议室 E 发会议通知 F 归档处理 G 拟稿 A A 会议申请人针对会议情况起草 会议申请表 详细填写会议相关 信息 B 会议申请人的部门领导审核会 议申请 C 办公室负责领导审核会议申请 D 公司领导审核会议申请 E 会议起草人为会议预定会议室 并准备会议资料 F 会议起草人对参加的部门和人员 发放会议通知 G 处理完毕的流程后台归档处理 H 红线表示可以退回的环节 3 2 53 2 5 业务业务办公办公 3 2 5 13 2 5 1 车辆管理车辆管理 主要对公司车辆使用申请 司机基本情况 及车辆使用情况进行计算机管理 车辆申 请的基本处理环节包括 申请人填写申请单 部门领导审批 办公室派车 申请单反馈等 其设计要求如下 1 车辆基本信息管理 内容包括详细记录车辆的型号 车号 驾驶员等信息 形成车辆 台帐 2 车辆调度管理 管理各部门的用车调度情况 包括用车申请 审批及派车单样式记录 派车单样式包括车辆 部门 用车人 目的地 里程情况 用油情况等记录并可根据 部门 车辆等条件进行分类统计 3 车辆管理模块需具备必要的统计功能 完成指定车辆在指定时间段中 用油 年检 行驶里程 驾驶员综合评价分数 路桥费用等相关的统计报表 4 在用户申请用车时 在用户指定时间段内 无法使用的车辆应该不在选择的范围内 5 车辆申请人员在用车结束后应可以对用车情况 服务质量 司机态度等方面给予评价 给定的相关评价将成为相关指标的依据 6 车辆申请单在指定时应成为日后生成 统计 查询相关报表的数据来源 7 系统应具备相关的提醒功能 例如车辆的年检日期前指定天数以邮件或短信息方式给 车辆管理员提示信息 8 车辆使用完毕后 对应的车辆应该由系统设置为可用车辆 9 领导使用的车辆应该不在一般用户用车申请的范围内 10 对使用超时的车辆 应由管理员人为处理延时使用 或取消其出车安排 11 所有的派车申请单需要良好的查询功能 以方便历史数据的查找 同时需要按用 户的需要以多种视图展示 广州市建筑机械施工有限公司车辆登记单广州市建筑机械施工有限公司车辆登记单 车辆牌照 车辆型号 车辆上次年检日期 车辆下次年检日期 车辆发动机号 车辆归属 车辆详细说明 广州市建筑机械施工有限公司司机情况单广州市建筑机械施工有限公司司机情况单 司机姓名 年龄 性别 牌照类型 驾驶证号 身份证号 目前指定驾驶车辆 归属单位 司机详细说明 广州市建筑机械施工有限公司车辆管理申请派单广州市建筑机械施工有限公司车辆管理申请派单 申请信息 申请部门 申请人名 随行人员数目 抵达地点 用车开始时间 用车结束时间 预计里程 申请用途 派车信息 车辆牌照 车辆型号 车辆驾驶人员 本次实际油量 车辆实际里程 本次行驶里程 本次实际路桥费用 用户评价 司机服务评分 车辆情况 评价备注 车辆申请业务流程图车辆申请业务流程图 开始 部门领导审核 B 派车 C 申请反馈 D 办结 E 派车申请 A A 各部门具体经办人填写申请 姓名 陪同人员 前往地点 路经地点 派 车具体事由 出发具体时间 归回时 间等 B 所在部门主要业务负责人审批 单 位意见 C 车辆管理部门派车 车辆编号 驾 驶员 约行驶路程 调度人 调度时 间等 D 申请反馈 将派车结果反馈给申请 人 E 办结 做处理完毕标记 过期删除 3 2 5 23 2 5 2 报表传递报表传递 报表传递主要是对公司内部和上报集团公司需要填报的业务报表进行审批和上报的过 程进行计算机管理 业务报表在报表传递模块中已附件的形式附加到审批文件中 对报表 数据的统计和分析有操作员人工完成 其设计要求如下 1 报表模板管理 由于用户的报表模板不是一成不变的 因此要求数据库需要在管理员 的干涉下完成报表模板的新增 修改 删除 并能实时的提供给用户填写和上报 模 板提供给用户使用挑选时 应以管理员指定的分类形式呈现 2 由于报表上报将跨服务器实现 因此整个上报过程将以函件数据库为中转 以接收和 发送的形式完成 3 报表传递审批流程环节和路径可自行设定 默认可设为起草 部门审核 办公室审核 领导审核 上报 归档等处理环节 4 报表传递拟稿前 提供可供选择的报表模板让用户挑选 并将用户挑选的模板以附件 的形式在指定的分类表单中生成 生成的附件需要支持在线编辑功能 痕迹保留功能 5 处理完成的报表可按指定的分类提供用户浏览查询 归档文件的处理需要提供查询和 全文检索功能 6 函件收集数据库应以后台代理的方式处理相关报表的上传 代理执行的时间间隔以用 户规定的时间为准 7 系统可进行监控报表的办理情况 对到期和逾期未办的报表 系统能自动催办 8 报表传阅者传阅完毕应可签传阅意见和签名 含签名日期和时间 传阅报表的分发者 应可感知报表传阅人的传阅意见和签名 含签名日期和时间 9 报表起草人对自己起草的未发送报表有删除权限 10 需要传递和审批的报表基本包括 市基建施工公司机械设备大修报告表市基建施工公司机械设备大修报告表 机机 械设备租赁信息表械设备租赁信息表 设备 钢周转材料 租赁计划表设备 钢周转材料 租赁计划表 机械设备租赁报价表机械设备租赁报价表 主要施工机械完好 利用统计表主要施工机械完好 利用统计表 主要机械设备实用 完好 利用情况表主要机械设备实用 完好 利用情况表 市市 建机械施工有限公司固定资产 低值机械 盘点表建机械施工有限公司固定资产 低值机械 盘点表 固定资产盘点分类表固定资产盘点分类表 预拌预拌 混凝土供应计划混凝土供应计划 等 报表传递上报审批流程报表传递上报审批流程 开始 部门审核 B 办公室审核 C 领导审核 D 管理员处理 E 上报集团公司 F 归档处理 G 拟稿 A A 报表传递拟稿人针对指定报表填写或者修 改指定的附件信息和正文 若拟稿为部门主管 将直接送文档到办公室审核环节 若办公室主 管拟稿将直接送领导审核环节 若办公室人员 拟稿将跳过部门审核环节 B 报表传递拟稿人部门领导审核报表 C 办公室负责领导审核报表 D 公司领导审核报表 E 报表传递管理员收到领导签发的报表后 对报表做适当的文书处理 F 报表传递管理员将该报表分发到函件收集 数据库 由函件收集库转到集团公司报表传递 收文数据库 形成新的流程文档并在集团公司 报表文档管理员的个人工作台形成待办文件 G 处理完毕的流程后台归档处理 H 红线表示可以退回的环节 报表传递接收审批流程报表传递接收审批流程 开始 部门审核 C 领导阅文 E 归档处理 F 集团收文 A 是否需领导 审核阅文 D 报表收集人审核 B A 集团报表传递收文环节由指定的 文档管理员将函件收集数据库发送 的报表整理后送交报表收集部门指 定人员处理 B 报表收集人员收集的报表经过必 要的处理后提交部门领导审核 C 部门领导审核报表 D 由部门领导决定该报表是否需公 司领导审批或者阅文 E 公司领导审核查阅报表 F 报表收集工作完成后 文档将回 到报表收集人员环节进行归档处理 3 2 5 33 2 5 3 合同管理合同管理 合同管理主要是对合同文本审批的处理过程进行计算机管理 其审批过程基本包括 合同起草 部门审核 财务审查 审计审查 法规审查 领导审核 法定代表审批 归档 等环节 合同审批默认的流程如下 合同审批业务流程图 其设计要求如下 1 合同文本基本信息 内容包括详细记录合同审批申请文本正文 合同附件 合同要求 签署日期 合同信息目录 合同分类等 2 合同审批的流程一定要经过财务审查 审计审查 法规审查环节 3 生成的文档以用户指定的视图方式呈现 4 合同审批申请文档的查询需具备良好的 可定义的查阅权限控制 5 合同审批申请人员对自己起草的未发送文档有删除权限 6 合同审批申请文档正文修改痕迹和处理意见都可保留 7 系统可进行监控文档的办理情况 对到期和逾期未办的文档 系统能自动催办 广州市建筑机械施工有限公司合同审批表广州市建筑机械施工有限公司合同审批表 经济合同名称经办人 主办单位送批时间 主办单位意见 日期 计财部门意见 审查人 日期 审计部门意见 审查人 日期 法规部门意见 审查人 日期 主管领导意见 签定时间 法定代表人意见 签定时间 合同审批业务流程图合同审批业务流程图 归档 H 合同拟稿 A 部门领导审核 B 财务审查 C 审计审查 D 法规审查 E 法定代表审批 G H 领导审核 F A 部门主管业务人员负责拟稿合同 协议 负责人可直接转送财务审查节 点 B 主管部门负责人负责核对 审批 C 财务部门领导签署审查意见 D 审计部门领导签署审查意见 E 法规部门领导签署审查意见 F 主管业务领导签署审核意见 G 法定代表人签署审批意见 H 档案室负责文件资料的归类 查询 3 2 5 43 2 5 4 会议室资源管理会议室资源管理 主要对公司会议室及其相关资源使用的申请过程 及会议室和相关资源使用情况进行 计算机管理 会议室申请过程基本包括 申请起草 部门审核 办公室审核 会议室安排 会议室和相关资源使用情况必须能查询到会议室和资源的使用和空闲状态 其设计要求如 下 1 会议室基本信息管理 内容包括详细记录会议室的最大使用人数 会议室地点 适应 范围 是否有投影仪 是否有幻灯片 是否有麦克风等相关资源配置 2 会议室调度管理 管理各部门的会议室使用情况 包括会议室申请 审批及会议室申 请样式记录 会议室使用人员部门需详细填写会议室资源要求 会议用途 会议参加 人员 会议室使用时间 会议完成时间 会议主持人员 会议召集部门 是否有投影 仪 是否有使用空调 是否有水果 花篮摆放 是否可以使用宣传条幅 是否使用专 人服务 是否使用茶水等等相关信息 3 会议室管理模块需具备必要的统计功能 完成指定会议室在指定时间段中使用次数 与会人员数目 使用人员评价分数等 4 在用户申请用会议室时 在用户指定时间段内 无法使用的会议室应该不在选择的范 围内 5 会议室申请人员在会议室使用结束后应可以对会议室卫生情况 管理人员服务质量 态度等方面给予评价 给定的相关评价将成为相关指标的依据 6 会议室申请单在指定时应成为日后生成 统计 查询相关报表的数据来源 7 系统应具备相关的提醒功能 在会议室使用前的某段时间以短信 邮件的方式提醒会 议室管理员做好接待准备 8 会议室使用完毕后 对应的会议室应该由系统设置为可用会议室 9 对使用超时的会议室 应由管理员人为处理延时使用 或取消其会议室安排 10 所有的会议室申请单需要良好的归档查询功能 以方便历史数据的查找 同时需 要按用户的需要以多种视图展示 广州市建筑机械施工有限公司会议室申请单广州市建筑机械施工有限公司会议室申请单 主办单位 会议名称 会议时间起始时间 结束时间 申请日期 申请人 分管领导 签名 其他 会议室审批业务流程图会议室审批业务流程图 开始 部门审核 B 办公室审核 C 会议室管理员处理 D 归档处理 E 申请起草 A A 会议室申请人员根据会议的需要 填写会议 室申请单 若拟稿为部门主管 将直接送文档 到办公室审核环节 若办公室主管拟稿将直接 送会议室管理员处理环节 若办公室一般人员 拟稿将跳过部门审核环节 B 会议室申请人员部门领导审核会会议室申请 C 办公室领导审核会议室申请 D 会议室管理员收到办公室主管领导签核的会 议室申请的信息后 进行会议室申请的相关处 理并且按要求将会议室安排完毕的通知给拟稿 人员 待阅文件 同时按需要打印文件 归档 E 处理完毕的流程后台归档处理 F 红线表示可以退回的环节 3 2 5 53 2 5 5 业务文件审批管理业务文件审批管理 主要是对各业务部门和科室需要处理的业务文件进行审批的过程进行计算机管理 业 务文件审批的各类文件都以附件的方式附加到审批文件中 业务文件审批的基本环节包括 审批文件起草 部门领导审核 相关部门会签 公司领导审核 返回文件起草部门等环节 其设计要求如下 1 业务文件审批流程的环节和路径可自行设定 默认可设为审批文件起草 部门领导审 核 相关部门会签 公司领导审核 返回文件起草部门等环节 2 处理完成的业务文件可按指定的分类提供用户浏览查询 归档文件的处理需要提供查 询和全文检索功能 3 系统可进行监控业务审