管理信息系统的系统分析.ppt

第六章管理信息系统的系统分析 管理信息系统 第六章管理信息系统的系统分析 第一节可行性分析与详细调查第二节管理业务调查第三节数据流程调查第四节数据字典第五节描述处理逻辑的工具第六节系统化分析第七节研究和确定管理模型第八节新系统的逻辑方案 教学目的 教学重点与难点 掌握管理管理信息系统开发中系统分析这一重要环节 包括问题识别 可行性分析 详细调查 系统化分析等步骤 最后完成新系统的逻辑方案 形成系统分析报告 可行性分析 详细调查系统分析 新系统逻辑方案系统分析报告 数据 要求 计算机能处理的信息和功能 了解用户需求和系统现存问题 确定系统目标 可行性分析 业务调查分析 系统数据和功能分析 形成文档 解决 做什么 的问题 第一节可行性分析和详细调查 一 可行性分析的任务和内容 1 任务 明确开发应用项目的必要性和可行性 2 内容 二 可行性分析报告 是可行性分析结果的表述 1 内容 2 分析结论 三 详细调查的目的 原则 1 对象 2 目的 3 原则 4 方法 5 内容 第二节管理业务调查 一 组织结构调查 建立MIS的目的在于提高管理水平 应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的改变过程 因此对现行管理业务的调查十分重要 组织结构指的是一个组织 部门 企业 车间 科室等 以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系 通常可用组织结构图来表示 二 管理功能调查 为了实现系统的目标 系统必须具有各种功能 组织结构图能反映组织内部各部门的上下级及隶属关系 却反映不出来组织内部各部门之间的联系程度 各部门的业务职能及所承担的工作 借助组织 业务关系表 可以将组织和业务联系起来 从而清楚地反映出组织内各部门的主要职能 承担的工作及相互之间的业务关系 这有助于后续的业务流程 数据流程分析 三 组织 功能关系分析 四 管理业务流程调查 1 业务流程调查的内容 调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行 内容包括 各环节的处理业务 信息来源 处理方法 计算方法 信息流经去向 提供信息的时间和形态 报告 单据 屏幕显示等 2 管理业务流程图 管理业务流程图是一种描述系统内各单位 人员之间业务关系 作业顺序和管理信息流向的图表 利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合流理向 3 业务流程图的画法 有关业务流程图的画法 目前尚不太统一 但大同小异 只是在一些具体的规定和所用的图形符号方面有些不同 而在准确明了地反映业务流程方面是非常一致的 业务流程图常用符号 案例某企业物资管理的业务流程分析 车间填写领料单到仓库领料 库长根据用料计划审批领料单 未批准的领料单退回车间 库工收到已批准的领料单后 首先查阅库存账 若有货 则通知车间前来领取所需物料 并登记用料流水账 否则将通知采购人员缺货 采购人员根据缺货通知 查阅订货合同单 若已订货 则向供货单位发出催货请求 否则就临时申请补货 供货单位发出货物后 立即向订货单位发出提货通知 采购人员收到提货通知单后 就可办理入库手续 库工验收入库 并通知车间领料 仓库库工还要依据库存账和用料流水账定期生成库存的报表 呈送有关部门 流程分析要点 1 该业务流程属于哪个部门 涉及到哪些其他部门 2 该业务流程在本部门中有哪些处理过程 3 其他部门的哪些处理过程与本部门相关 4 业务从哪里开始 哪里结束 5 该业务流程中涉及到哪些数据 3 表格分配图 这种图表可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系 第三节数据流程调查 一 数据流程调查的作用 为了用计算机进行信息管理 还必须进一步舍去物质要素 收集有关资料 绘制出原系统的数据流程图 为下一步分析做好准备 二 数据流程调查的内容 收集原系统全部输入单据 输出报表和数据存储介质的典型格式 弄清各环节上的处理方法和计算方法 在上述各种单据 报表 账本的典型样品上或用附页注明制作单位 报送单位 存放地点 发生频度 发生的高峰时间及发生量等 在上述各种单据 报表 账册的典型样品上注明各项数据的类型 长度 取值范围 四 数据流程图 数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具 它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动 处理和存储情况 1 定义 数据流程图具有抽象性 表现在它完全舍去了具体的物质 如业务流程图中的车间 人员等 只剩下数据的流动 加工处理和存储 数据流程图具有概括性 它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来 形成一个整体 2 特点 三 数据的来源 3 数据流程图的常用符号 不受系统控制 位于系统边界以外数据处理的外部来源和去处为避免交叉 可出现若干次 名称 标识 功能描述 完成者 标识 数字 编号 层次 功能描述 祈使句 动 名 逻辑描述数据存储的地方 表示流动的方向名称 名词 唯一与其他图例都有联系 名称 4 常用符号的画法 5 数据流程图的实例 6 数据流程图的画法 1 数据流程图是分层次的 绘制时采取自顶向下逐层分解的办法 2 数据流程图分多少层次应现实际情况而定 对于一个复杂的大系统 有时可分至七八层之多 为了提高规范化程度 有必要对图中各个元素加以编号 3 通常在编号之首冠以字母 用以表示不同的元素 可以用P表示处理 D表示数据流 F表示数据存储 S表示外部实体 例如 P3 1 2表示第三子系统第一层图的第二个处理 按业务流程图理出的业务流程顺序 将相应调查过程中所掌握的数据处理过程 绘制成一套完整的数据流程图 一边整理绘图 一边核对相应的数据和报表 模型等 如果有问题 则定会在这个绘图和整理过程中暴露出来 由于实际数据处理过程常常比较繁杂 故应该按照系统的观点 自顶向下地分层展开绘制 分层数据流程图 用户 P1 销售处理 订货单 发货单 展开的原则 3 与规划中的企业模型相对应 7 绘制数据流程图应遵循的原则 1 首先确定系统的外部项 2 高层流程图与中 低层流程图的分工 4 按从左到右 从上到下的原则进行 5 反复修改 仔细检查 保证其正确性 案例1某企业财务管理的数据流程分析 8 业务流程图 数据流程图的检查 1 检查DFD和TFD的一致性 2 检查DFD的一致性和完整性 课堂讨论 汽车配件公司分层数据流程图绘制 第一层数据流程图 环境图 顾客 供应商 1 处理业务 订货单 发货单 订货单 发货单 配件库存 第二层数据流程图 顾客 供应商 销售 订货单 发货单 配件库存 1 1 采购 1 2 订货单 发货单 到货通知 会计 1 3 收据 应付款通知 向供应商的订货单 第三层数据流程图 顾客 采购 编辑订货单 订货单 配件库存 1 1 1 确定顾客订货 1 1 3 产生暂存订货单 1 1 5 对照暂存订货单 1 1 6 业务员 开发货单并修改库存 1 1 4 不合格 顾客 D2 D3 可发订货 不满足的订货 登录新顾客数据 1 1 2 暂存订货单 D4 到货通知 新顾客 编制销售和库存报表 1 1 8 销售历史 D5 应收款明细账 D10 配件库存 D3 合格的订货单 检索库存 1 1 7 经理 询问库存 库存状态 顶层DFD Step1画出顶层DFD 画出储蓄所储蓄业务的DFD经调查 该储蓄所处理系统能完成储户的存 取款要求处理 如果是存款 如果是新储户 则将该储户数据记入存款帐文件 如果是老储户 则按储户编号在存款帐中查找该记录 填写存款额并修改余额 如果是取款 先检查是否超支 存 取款后应修改存款帐和储户存折 将存折交给储户 画DFD举例 DFD 1 DFD 2 DFD 2 第四节数据字典 一 数据字典的含义 是在新系统数据流程图的基础上 进一步定义和描述所有数据的工具 包括对一切动态数据 数据流 和静态数据 数据存贮 的数据结构和相互关系的说明 是数据分析和数据管理的重要工具 是系统设计阶段进行数据库 文件 设计的参考依据 二 数据字典的内容 主要是对数据流程图中的数据项 数据结构 数据流 处理逻辑 数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义 数据字典是关于数据流程图内所包含的数据元素 数据存储 数据流 数据项 的定义及说明的集合 数据字典由数据流 文件 数据存储 和数据项 数据元素 三类条目组织 数据字典要求 1 完整性2 一致性3 可用性 1 数据项的定义 数据项又称数据元素 是数据的最小单位 分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行 在数据字典中 仅定义数据的静态特性 2 数据结构的定义 数据结构描述某些数据项之间的关系 一个数据结构可以由若干个数据项组成 也可以由若干个数据结构组成 还可以由若干个数据项和数据结构组成 3 数据流的定义 数据流由一个或一组固定的数据项组成 定义数据流时 不仅要说明数据流的名称 组成等 还应指明它的来源 去向和数据流量等 4 处理逻辑的定义 处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明 5 数据存储的定义 数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构 而不涉及它的物理组织 6 外部实体的定义 外部实体定义包括 外部实体编号 名称 简述 及有关数据流的输入和输出 第五节描述处理逻辑的工具 一 判断树 这是一张用于查找产品并计算金额的判断树 以说明对不同交易额 不同信誉 不同交易时间的顾客所采取的不同优惠待遇 判断树比较直观 容易理解 但当条件多时 不容易清楚地表达出整个判别过程 二 判断表 决策表 判断表 决策表 可以清晰地表达条件 决策规则和应采取的行动之间的逻辑关系 三 结构英语表示法 是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法 它使用了由 IF THEN ELSE 等词组成的规范化语言 总结 三种工具的比较 结构化语言处理逻辑既包含了一般的顺序执行动作 又包含了判断或循环逻辑 判定树适于不太复杂的判断逻辑 判定表适于复杂的判断逻辑 条件多 组合多 相应的动作也多 一般来说判定表和判定树用于决策的业务过程 每种描述工具都有优缺点 须视实际情况灵活运用 例子 某厂人事部门职工调配的政策如下所示 1 若年龄不满18岁 文化程度是小学 脱产学习 文化程度是中学的充当电工 2 若年龄满18岁 但不40岁 若文化程度是小学或中学 若是男性 则当钳工 若是女性则当车工 3 若年满40岁及以上者 文化程度是小学或中学的 则当材料员4 凡大学毕业生 都当技术员 画出判定表和判定树 例子 判定表 1 提取条件并设置符号2 总条件组合 2 3 3 183 提取动作A1 脱产学习A2 当电工A3 当钳工A4 当车工A5 当材料员A6 当技术员4 绘制判定表 条件列表 例子 判定表续 例子 判断树表示 示例 画出判定树 某工厂制定对职工的超产奖励政策 对于生产产品X和Y的工人 凡实际生产数量超过计划指标者 均可获得奖金 对产品X 实际产量超过计划指标50件内 奖金按超产部分的每件0 10元计算 超过计划指标51件至100件 其中50件按每件0 10元计算 其余部分按每件0 12元计算 超过计划指标100件以上 其中50件按每件0 10元计算 另外50件按每件0 12元计算 其余部分按每件0 15元计算 对产品Y 实际产量超过计划指标25件内 奖金按超产部分每件0 20元计算 超过计划指标26件至50件 其中25件按每件0 20元计算 其余部分按每件0 30元计算 超过计划指标50件以上 其中25件按每件0 20元计算 另外25件按每件0 30元计算 其余部分按每件0 50元计算 示例 画出判定树 第六节系统化分析 在原系统详细调查的基础上进行系统分析是提出新系统逻辑模型的重要步骤 这一步骤通过对原有系统的调查和分析 找出原系统业务流程和数据流程的不足 提出优化和改进的方法 给出新系统所要采用的信息处理方案 一 分析系统目标 根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察 对项目的可行性和必要性进行重新考虑 并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标 使系统目标适应组织的管理需求和战略目标 二 分析业务流程 分析原有系统中存在的问题以对现有业务流程进行重组 产生新的更为合理的业务流程 业务流程分析过程包括以下内容 三 分析数据流程 与业务流程的改进和优化相对应 数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容 数据流程分析的内容 四 功能分析和划分子系统 为了实现系统目标 系统必须具备一定的功能 功能就是做某项工作的能力 目标可看作是系统 第二层的功能可看作是子系统 再下面就是各项更具体的功能 五 数据属性分析 数据用属性的名和属性的值来描述事物某方面的特征 一个事物的特征可能表现在各个方面 需要用多个属性的名和其相应的值来描述 固定值属性 固定个体变动属性 随机变动属性 六 数据存储分析 数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作 数据存储分析包括以下内容 七 数据查询要求分析 通过调查和分析 将用户需要查询的问题列出清单或给出查询方式示意图 八 数据的输入 输出分析 除明确数据查询要求外 还应对各种输出报表的目的和使用范围进行分析 弄清哪些报表是多余的 或者是不符合实际要求的 系统的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求等 分析各种数据输入的目的和适用范围 数据量的大小以及存在的问题