大学计算机基础第5章电子表格软件Excel 2010

第 5章 电子表格软件010 当我们需要对大量数据进行记录、计算、分析时通常用到了表格，表格可以更直观的将数据信息显示出来。010就是一款专门用来处理电子表格的软件，它可以方便地进行表格操作、绘图、文档处理和数据的统计分析。本章通过对 010的介绍，使读者能够掌握 010的基本操作，并可以使用 010完成从表格的建立、修改、排版到数据计算、数据处理等一系列的完整操作。 本章的学习目标： 掌握 掌握利用公式和函数进行数据计算的方法 掌握工作表的编辑方法及格式化的方法 掌握根据数据制作图表的方法 掌握数据的排序、筛选以及分类汇总的方法 掌握 010概述 动 010 单击任务栏中的【开始】按钮 ，执行【开始】 【所有程序】 010命令，如 图所 示。 经过启动界面，系统启动 010，打开 口主要由快速访问工具栏、编辑栏、功能选项卡、功能区、工作区、工作表标签、视图栏、视图缩放比例工具等部分组成，如 图所 示。 此启动一个新的 个工作簿中默认有三张工作表，可以在 【 工作表标签 】 处看到名为“ 、“ 、“ 的三个标签，这就是工作簿中默认的工作表名称。当启动一个新工作簿后系统会默认打开“ 工作表以供用户编辑。 注释：当启动 建工作簿的方法通常有下列 3种。 (1)使用 【 快速访问工具栏 】 创建。 单击 【 快速访问工具栏 】右侧的下拉按钮 ，选择 【 新建 】 命令，添加新建按钮 到快速访问工具栏中。单击该按钮或按 快捷键，完成新建。 (2)使用功能区创建。单击 【 文件 】 功能选项卡，选择 【 新建 】命令。在右侧窗格中选择 【 空白工作簿 】 ，单击 【 创建 】 按钮。 (3)在目标位置直接创建。在 弹出的菜单中选择 【 新建 】 【 ，桌面或文件夹内上会生成一个名为“新建 作表 的文件，双击该文件则会打开这个新建立的工作簿。 输入表格内容 启动 工作区就会出现横竖线交叉而成的网格，行和列的交叉区域称为“单元格”。单击需要输入数据的单元格，在键盘中输入所需内容即可。通过“ 可以使活动单元格下移一行，或者按“ 可以使活动单元格右移一列，这样就可以输入下一个单元格的内容了。 每个单元格都有一个默认的名字，选定单元格则【名称框】中就会显示该单元格的名称，其命名规则是“列标” +“行标”。例如， 在编辑 窗口中，选定的“活动单元格”为第一列、第一行的单元格，则【名称框】中显示“ 按 图所 示表格内容，在新启动的 生成绩表”内容。 注释：鼠标在工作区会呈现十字形状 ，在单元格上单击，则该单元格就会加上黑色表框，这种操作称为“选定单元格”，被选定的单元格称为“活动单元格”。活动单元格所在的行称为“活动行”，所在列称为“活动列”。 编辑表格内容 当数据表中内容已经输入完成，再次选定该单元格想要修改内容时，新输入的内容将完全替换掉以前输入的内容。若想进行插入或部分修改，则可以双击要修改内容的单元格，这时可看到此单元格中出现文字输入光标，这时通过向光标后插入文字或修改部分内容即可。 选定需要清除数据的单元格，单击 【 开始 】 功能选项卡【 编辑 】 功能组中的 【 清除 】 按钮 ，在下拉菜单中选择“全部清除”，如 图所 示，则可以将单元格清空。也可以直接按“ 键，清除单元格中的内容。 注释：通过 【 清除 】 按钮的来拉菜单，可以看出清除功能还能够只清除单元格的格式、内容、批注、和超链接。 保存数据 单击【快速访问工具栏】中的【保存】按钮 ，或者单击【文件】 【保存】命令，打开【另存为】对话框。选择文件的保存位置，本例中使用的是系统默认位置【库】 【文档】， 如左 图所示。在【文件名】后的文本框中，将系统默认的工作簿文件名 “工作簿 改成“学生成绩表 再单击【保存】按钮。保存后指定位置会出现格式为 如右图所示。 关闭 选择【文件】 【关闭】命令或直接单击窗口功能区右侧的关闭按钮 可关闭当前工作簿。若选择【文件】 【退出】命令或单击 ，则可以退出所有工作簿及 如果当前工作簿所有的编辑工作已经保存过，系统将直接关闭工作簿；如果进行了编辑工作但没有执行保存命令，关闭时就会弹出一个警告对话框，按下【保存】按钮则保存编辑工作后关闭文件，按下【不保存】按钮将直接关闭文件，按下【取消】按钮，则返回到编辑状态。 工作表的基本操作 1. 选定工作表 启动 击相应的工作表标签即可选中此工作表。如需一次选定多个工作表，则可以使用如下方法。 要选定两个或多个相邻的工作表：先单击该组中第一个工作表标签，然后按住 单击该组中最后一个工作表标签。 要选定两个或多个非相邻的工作表：先单击第一个工作表标签，然后按住 单击其他的工作表标签。 要选定全部工作表：在工作表标签处右击，在弹出的快捷菜单中选择【选定全部工作表】命令。 要取消多个工作表的选定，在工作表标签处右击，在弹出的快捷菜单中选择【取消组合工作表】命令。 2. 工作表重命名 在创建新的工作簿时，默认情况下，工作表的名称都是以实际操作中，为了更有效地进行管理，可用以下两种方法对工作表重命名。 利用菜单命令。切换到要重命名的工作表中，单击【开始】选项卡【单元格】功能组中的【格式】按钮，并在打开的下拉列表中选择【重命名工作表】命令，在工作表标签中输入工作表名称，按回车键或用鼠标在其他位置单击一下，即可修改工作表名称。 利用快捷菜单命令。在需要重命名的工作表标签处右击，从如图 4命名】命令。 当工作表名称被选定后，输入新名字后按回车键即可。 3. 移动、复制工作表 移动：单击要移动或复制的工作表标签，拖动到需要移动的位置释放。或在需要移动的工作表标签上右击，在弹出菜单中选择【移动或复制】命令，打开【移动或复制工作表】对话框，在工作簿列表中选择需要移动的工作簿，在【下列选定工作表之前】列表中选择移动的位置，单击【确定】按钮。 复制：单击需复制的工作表标签，按 动鼠标到相应的位置即可复制此工作表。或在需要复制的工作表标签上右击，在快捷菜单中选择【移动或复制】命令，打开【移动或复制工作表】对话框，在工作簿列表中选择复制到哪个工作簿 (如果要复制到一个新的工作簿中，在工作簿的下拉菜单中选择【新工作簿】命令 )，在【下列选定工作表之前】列表中选择复制位置，选中左下角的【建立副本】复选框，单击【确定】按钮。 4. 插入工作表 在工作表标签处右击，在弹出的快捷菜单中选择 【 插入 】命令，在弹出的 【 插入 】 对话框中选择 【 工作表 】 选项，单击 【 确定 】 按钮即可在选中工作表之前插入一张新的工作表。或者选择 【 开始 】 功能选项卡 【 单元格 】 功能组中的插入，在下拉菜单中选择“插入工作表”选项，即可在当前工作表前插入一张新的工作表。 5. 删除工作表 在要删除的工作表标签处右击，在弹出的快捷菜中选择【 删除 】 命令，进一步确认要删除工作表的操作，即可删除工作表。 对行和列的基本操作 选定一行：将鼠标放在行号在位置，当鼠标变成向右的黑色小箭头时，单击鼠标。 选定一列：将鼠标放在列号在位置，当鼠标变成向下的黑色小箭头时，单击鼠标 。 除行和列 添加一行：选择 【 开始 】 功能选项卡 【 单元格 】 功能组中的 【 插入 】 按钮 ，在下拉菜单中选择“插入工作表行”选项，即可在活动行上方插入一新行。 添加一列：选择 【 开始 】 功能选项卡 【 单元格 】 功能组中的 【 插入 】 按钮 ，在下拉菜单中选择“插入工作表列”选项，即可在活动列左侧插入一新列。 删除一行：选择 【 开始 】 功能选项卡 【 单元格 】 功能组中的 【 删除 】 按钮 ，在下拉菜单中选择“删除工作表行”选项，即可删除活动行。 删除一列：选择 【 开始 】 功能选项卡 【 单元格 】 功能组中的 【 删除 】 按钮 ，在下拉菜单中选择“删除工作表列”选项，即可删除活动列。 【 例 5打开“学生成绩表”，在表格最上方添加一行，并输入表格名称；在表格的最左边添加一列，加入学生学号；删除学生“胡龙”所在行 。 （ 1）启动 击【文件】 【打开】命令，或者单击【快速访问工具栏】上的【打开】按钮 ，在出现的【打开】对话框中选定文件“学生成绩表 单击【打开】按钮或双击文件，打开文件 。 （ 2）选定表格的第一行，单击【开始】功能选项卡【单元格】功能组中选择【插入】按钮 ，在展开的下拉列表中选择“插入工作表行”选项，如 图所 示。则在表格第一行的上方插入了一行新空白行。然后新行中的第一个单元格中输入“学生成绩表”。 （ 3）选定表格第一列，单击【开始】选项卡【单元格】功能组中的【插入】按钮 ，在展开的下拉列表中选择“插入工作表列”选项，则在表格左侧出现新的一列，在该列的第一个单元格中输入“学号”。 （ 4）选定学生“胡龙”所在行，单击【开始】选项卡【单元格】功能组中的【删除】按钮 ，即可删除该行。最终效果 如图 所示。 调整行高和列宽有两种方法： 通过鼠标调整：将鼠标放在行标题或列标题中行列的分隔线上，当鼠标变成黑色双向箭头时，拖动鼠标即可。 通过键盘调整：在需要调整的行或列标题上右击，在弹出的菜单中选择“行高”或“列宽”选项，直接在弹出的对话中通过键盘输入具体行高或列宽的值。 【 例 5通过鼠标加宽“学生成绩表”第一列的列宽和第一行的行高；精确调整每一行的行高为“ 15” 。 （ 1）将鼠标放在 列行标题中间的分隔线上，当鼠标变成 形状 时向右拖动鼠标，增加该列宽度。 （ 2）将鼠标放在第 1行和第 2行行标题中间的分隔线上，当鼠标变成 形状 时向下拖动鼠标，增加该行高度。 （ 3）将鼠标移动到第一行的标题上，当鼠标变成黑色向左小箭头时，单击并拖动鼠标到“学生成绩表”的最后一行松开，选定表格所有行。然后在被选定的行标题上右击鼠标，在弹出的菜单中选择“行高”，弹出如 图所 示 【 行高 】 对话框。文本框中输入“ 15” ，单击 【 确定 】 按钮。 对单元格的基本操作 1. 单元格的选定 在 有的数据都被输入到单元格里。因此，当我们要对数据进行编辑的时候，首先要做的就是选定所要操作的单元格。 选定一个单元格：单击此单元格。 选定连续区域内的单元格：选定所选区域中左上角的单元格，拖动鼠标至所选区域右下角的单元格，然后松开鼠标即可。 选定不连续区域内的单元格：先选定其中一个区域，然后按住键盘上的“ 的同时，再选定其他的区域，则可以同时选定若干个不连续区域内的单元格。 【 例 5选定“学生成绩表”中的全部同学的英语、物理和化学成绩所在单元格。 （ 1）选定第一个英语成绩所在单元格 下拖动鼠标至 定连续的单元格区域 （ 2）按住键盘上的“ 键的同时，选定第一个物理成绩所在单元格 右下拖动鼠标至 可完成单元格的选定，如 图所 示。 鼠标拖动法 复制：选定要复制的单元格，按住 鼠标指针变为 形状时，拖动鼠标到目标位置释放。 移动：选定要移动的单元格，将鼠标指针指向选定区域的边框线上，拖动鼠标到目标位置释放。 剪贴板法 复制：选定要复制的单元格，单击【开始】选项卡【剪贴板】组中的【复制】按钮 或按 键。单击目标位置的起始单元格，再单击【剪贴板】组中的【粘贴】按钮 或按 键，完成复制。 移动：选定要移动的数据区域，单击【开始】选项卡【剪贴板】组中的【剪切】按钮 或按 键。单击目标位置的起始单元格，再单击【剪贴板】组中的【粘贴】按钮 或按 键，完成移动。 在 一个单元格都是独立的，可以设置的格式和对齐方式。选定单元格，在【开始】功能选项卡的【对齐方式】功能组中，可以设置单元格的对齐方式。单元格的对齐方式与 为垂直对齐和水平对齐两类，分别对应单元格中垂直方向和水平方向的对齐方式。垂直方向有三种对齐方式分别是顶端对齐 、垂直居中 和底端对齐 。水平方向也有三种对齐方式分别是文本左对齐 、居中 和文本右对齐 。在按下一个方向的对齐方式的基础上可以再选择另一个方向的对齐方式，因此单元格的对齐方式一共有 9种。 我们可以将多个单元格合并为一个单元格，也可以将已经合并过的单元格拆分成多个单元格。 单元格的合并：选定需要合并的多个单元格后，单击【开始】功能选项卡中【对齐方式】功能组的【合并后居中】按钮 ，或者单击【对齐方式】功能组右下角的 按钮，打开【设置单元格格式】对话框，在【对齐】标签中的文本控制下方选中【合并单元格】复选框。 单元格的拆分：选中已经合并过的单元格，在【对齐方式】功能组中打开【设置单元格格式】对话框，在【对齐】标签中的文本控制下方取消【合并单元格】复选框。 【 例 5设置 “学生成绩表”的表格标题行合并且居中；合并行标题“平均分”、“最高分”、“不及格人数”所在单元格，并设置对齐方式为垂直居中对齐、水平左对齐 。 （ 1）选定第 1行“ 区域中的所有单元格，单击【开始】选项卡【对齐方式】功能组中的【合并后居中】按钮 ，则这些单元格被合并，并且合并后的单元格水平方向居中对齐 。 （ 2）选定“平均分”需要合并的“ “ 个单元格，在【对齐方式】功能组中打开【设置单元格格式】对话框，在【对齐】标签中【文本对齐方式】下方的【水平对齐】下拉菜单中选择“靠左（缩进）”，【垂直对齐】下拉菜单中选择“居中”，右侧【缩进】选择默认值“ 0”。在【文本控制】下方选中【合并单元格】复选框。 如左 图所示，单击【确定】按钮 。 （ 3）将“最高分”、“不及格人数”需要合并的单元格按照步骤（ 2）设置完成。设置完成效果 如右 图所示。 是表格的边线在打印过程中是无法显示出来的，如果需要显示则需要给表格中的单元格加边框，如果需要突出显示某些单元格则可以给单元格增加底纹。 加边框：单击 【 开始 】 选项卡 【 字体 】 功能组中的【 框线 】 按钮 旁的下拉箭头，在展开的下拉列表中选择边框类型和样式，如需要其他高级设置，可选择“其他边框”选项，打开 【 设置单元格格式 】 对话框，进行高级设置。 加底纹：单击 【 开始 】 选项卡 【 字体 】 功能组中的【 填充颜色 】 按钮 旁的下拉箭头，在其下拉列表中选择底纹颜色，也可以选择 【 其他颜色 】 选项，打开 【 设置单元格格式 】 对话框，选择其他底纹样式。 【 例 5给“学生成绩表”添加边框和底纹效果：整个表格内部添加黑色边框线，表格外部添加“深绿”色的粗线条；标题底纹“浅绿”色，列标题“浅蓝”色底纹 。 （ 1）选定“学生成绩表”中的所有单元格“ 13” ，单击 【 开始 】 选项卡 【 字体 】 功能组中的 【 框线 】 按钮 旁的下拉箭头，在下拉列表中选择“所有框线”选项， 如左 图所示，添加所有表格的黑色默认边框。 （ 2）再次单击 【 框线 】 按钮 旁的下拉箭头，在下拉列表中选择“其他边框”选项，打开 【 设置单元格格式 】 对话框，在 【 线条 】 的 【 样式 】 中选择粗线型， 【 颜色 】 下拉列表中选择“深绿”色块，选择右侧 【 预设 】 中的 【 外边框 】 选项，如右 图所示。 （ 3）选定标题所在的合并单元格“ 单击【开始】选项卡【字体】功能组中的【填充颜色】按钮 旁的下拉箭头，在其下拉列表中选择“浅绿”色块， 如左 图所示；选定列标题所在单元格“ 打开【填充颜色】按钮 下拉列表，选择“浅蓝”色块。完成效果 如右 图所示。 将指定格式应用到符合搜索条件的选定区域中，实现基于条件更改单元格区域的外观，突出显示所关注的单元格或单元格区域，强调异常值，使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据等功能。 【例 5“学生成绩表”中不及格的成绩用“红色加粗”方式突出显示 。 （ 1）选择“学生成绩表”的成绩表区域“ ，单击 【 开始 】选项卡 【 样式 】 功能组中的 【 条件格式 】 按钮，在打开的下拉列表框中选择 【 突出显示单元格规则 】 【 小于 】 选项， 如 右 图所示 。 （ 2）在弹出的【小于】对话框中，如 右 图所 示，在【为小于以下值的单元格设置格式】下方的文本框中输入“ 60”，在【设置为】下拉列表框中选择【自定义格式】选项，打开【设置单元格格式】对话框。 （ 3）在【设置单元格格式】对话框中，选择【字形】中的“加粗”选项，【颜色】下拉列表框中选择“红色”色块，如 图所 示，单击【确定】按钮，返回【小于】对话框后再按【确定】按钮，则成绩表区域“ 所有 60分以下的成绩都会用红色标记出来。 数据的输入 如果需要输入数据，首先需要选定单元格，使其成为【活动单元格】，输入数据后，单击编辑 栏 按钮或 按回车键，完成输入。如果需要取消刚才的输入，则单击编辑栏 按钮 或按 输入不同类型数据 数值是指能用来计算的数据。可向单元格中输入整数、小数和分数或科学计数法。在 010中能用来表示数值的字符有： 09、 +、 -、 ( )、 /、 $、 %、，、 .、 E、e。默认情况下，输入到单元格中的数值将自动右对齐。 输入分数：格式为 0+空格 +分数。例如输入“ 2/3” ，则需输入“ 0 2/3” 。 输入负数：格式为负号 +数字。例如输入“ ，则需输入“ 或 (5)。 文本是指包含字母、汉字以及非数字符号的字符串。在输入数字型的字符串时，为了不与相应的数字混在一起，需要在其前面加上单引号“ ” 。如 450002 ，然后按回车键；也可以先输入一个等号，再在数字前后加上双引号，如 =450002。输入到单元格中的文本自动以左对齐方式显示。 在工作表中可以输入各种形式的日期和时间格式的数据内容。输入到单元格中的日期和时间型数据自动以右对齐方式显示。 输入日期：用斜线“ /”或连字符“ -”分隔年、月、日。例如 2015/1/12或 2015 输入时间：用“：”分隔时、分、秒，如输入 11:30:58。若使用 12小时制，则需在时间后加一空格并输入“ “ (或“ A”及“ P” )，分别表示上午和下午，如8:18 注释：如果输入或调整格式后单元格内显“ #”，则说明单元格的宽度太窄，不能够完全显示内容，这时可将列的宽度加宽。 在输入过程中有时可能因为一些特殊原因需要使用文本类型来表示数值，这时可以使用如下格式输入数字。 格式：单引号 (英文状态 )+数字。例如输入一个身份证号码“”。 注释：由于 5位，也就是如果输入一个数值超过了 15位，则系统将用 0来代替 15位以后的所有位的数值。例如身份证号码“将记录成“。因此在 此我们只能以文本格式输入。 数据类型的修改 输入完成的数据可以通过 【 开始 】 选项卡 【 数字 】 功能组中的 【 数字格式 】 下拉列表框， 如左 图所示，进行数据类型的修改。还可以通过 【 设置单元格格式 】 对话框【 数字 】 标签， 如右 图所示。进行详细的类型修改。 【例 5空白 币类型人民币 100元、美元 100元；日期 2015年 1月 1日；数值类型 100，保留 3位小数。 （ 1）在单元格中输入数字“ 100”，单击编辑 栏 按钮或按回车键，选定该单元格，然后单击【开始】选项卡【数字】功能组中的【会计数字格式】 按钮 ，可完成 100元人民币的输入 。 （ 2）在单元格中输入数字“ 100” ，单击编辑 栏 按钮或按回车键，选定该单元格，选择 【 开始 】 选项卡 【 数字 】 功能组 中 按钮，打开 【 设置单元格格式 】 对话框，在 【 分类 】 中选择“货币”，然后在右侧的 【 货币符号 】 中选择“ $” 符号，单击 【 确定 】 。 （ 3）在单元格中输入日期“ 2015，单击编辑 栏 按钮或按回车键，选定该单元格，右击鼠标，在弹出的菜单中选择 【 设置单元格格式 】 选项，打开 【 设置单元格格式 】 对话框，在 【 分类 】 中选择“日期”，在右侧 【 类型 】 中选择“ 2001年 3月 14日”选项，单击 【 确定 】 。 （ 4）在单元格中输入数值“ 100” ，单击编辑 栏 按钮或按回车键，选定该单元格，单击 【 开始 】 选项卡 【 数字 】 功能组中的 【 增加小数位数 】 按钮 三 次，设置 3位小数。 自动填充有规律的数据 利用 动填充”功能，可以向工作表若干连续的单元格中快速地输入有规律的数据，如重复的数据、等差、等比以及预先定义的数据序列等。 1. 相同数据填充 使用填充柄填充数据。 在需要输入数据的单元格内输入数据，再将鼠标指针指向该单元格区域的右下角，当鼠标指针呈“ ”形状的填充柄时，按下鼠标左键拖动鼠标至数据填充区域最后一个单元格松开。 使用键盘填充数据。 选中要填充内容的单元格区域，直接输入要填充的内容，然后按“ 即可完成整个区域相同数据的快速填充。 【例 5用填充柄将“学生成绩表”中总分一列的空白单元格填充为“未计算”；将“ 计算区域快速填充“ 0”值。 （ 1）选定总分所在列的第一个空白单元格“ ，输入“未计算”，单击编辑栏 按钮 ，然后将鼠标放在该单元的右下角，当出现填充柄时，拖动鼠标向下到“ 处松开。则所有单元格都被填充入“未计算”， 如左 图所示。 （ 2）先选定需要快速填充的区域“ ，在键盘上直接输入“ 0” ，则该区域的最左上单元格被输入“ 0” ， 如右图 所示，然后按快捷键“ ，则整个区域的单元格都会被填充入“ 0” 。 使用填充柄填充。 选定填充区域的第一个单元格并输入数据序列中的初始值，鼠标指针移动到单元格右下角，当出现填充柄时水平方向或垂直方向拖动鼠标，到填充区域末尾松开鼠标，这时该区域的右下最下方会出现【自动填充选项】 按钮，单击该按钮，在展开的列表中选择“填充序列”选项，如 图所 示。 使用菜单填充。 选定含有初始值的单元格，单击【开始】选项卡【编辑】功能组中的【填充】按钮 ，在弹出的列表框中选择【系列】选项， 如 左 图 所示，将弹出 如右图所示的【序列】对话框。在【序列产生在】栏中选择行或列，在【类型】栏中选择填充序列类型，并为填充序列指定步长值 (序列增加或减少的数量，可以输入正数或负数 )和终止值 (填充序列的最后一个值，用于限定输入数据的范围 )，单击【确定】按钮即完成填充。 【例 5“学生成绩表”的“学号”列中输入学号“ 20150101”至“ 20150108”。 方法一：选定“学号”列下方的第一个单元格“ 输入“ 20150101”，将鼠标移动到单元格右下角，出现填充柄后拖动鼠标向下，至单元格“ 方松开鼠标，单击填充柄旁的【自动填充选项】 按钮，在展开的列表中选择“填充序列”选项，完成填充。 方法二：选定“学号”列下方的第一个单元格“ 输入“ 20150101”，将鼠标移动到单元格右下角，出现填充柄后，使用鼠标右键拖动填充柄向下至“ 方松开鼠标，在弹出的菜单中选择“填充序列”选项，完成填充。 方法三：选定“学号”列下方的第一个单元格“ 输入“ 20150101”，单击【开始】选项卡【编辑】功能组中的【填充】按钮 ，在弹出的列表框中选择【系列】选项，打开【序列】对话框。在【序列产生在】栏中选择“列”，【类型】栏中选择“等差序列”，【步长】文本框中输入“ 1”，单击【确定】按钮，完成填充。 方法四：在 “学号”列下方的第一个单元格“ 输入“ 20150101”，“ 输入“ 20150102”，用鼠标选定“ 域后将鼠标放在区域右下角，出现填充柄时拖动鼠标向下，至“ 方松开鼠标，完成输入。 为了方便起见，用户将一些常用的序列定义为填充序列，以便随时调用。自定义填充序列可以基于工作表中已有的项目列表，也可以从头开始键入序列列表。 【例 5义一个组别的自定义序列，序列内容为“第一组”、“第二组” ，并在 （ 1）单击【文件】选项卡下的【选项】菜单，在弹出的 如图 所示的【 话框窗口中，选择【高级】选项，向下滑动最右侧的窗口滑动条，找到【常规】栏中的【编辑自定义列表】按钮并单击。 （ 2）打开 如图 所示的【自定义序列】对话框，单击【添加】按钮后，在输入序列下方的文本框中输入“”、“第二组”等序列，单击【确定】按钮。回到【 话框，单击【确定】按钮。 （ 3）回到 中工作表中的一个单元格，键入“第一组”，将鼠标放到单元格右下角，用填充柄向下拖动鼠标，即可输入刚定义序列内容。 注释：星期、月份、季度等内置填充序列，不能编辑或删除，但用户自定义的填充序列可以编辑或删除。 定输入数据的有效 范围 当输入的数据有范围时，可以在输入数据之前先限定输入数据的有效范围，再进行输入，这样可以防止输入的数据出现超范围的情况。 【例 5定“学生成绩表”中成绩区域“ 中内容为数字类型，并且有效范围是“ 0100” 。 （ 1）选定单元格区域“ 在【数据】选项卡【数据工具】功能组中，单击【数据有效性】按钮 ，弹出【数据有效性】对话框。 （ 2）在对话框中【设置】标签中，【运行】下拉列表框中选择“整数”，【数据】拉列表框中选择“介于”，【最小值】文本框中输入“ 0”，【最大值】文本框中输入“ 100”，如 图所 示。 （ 3）单击【确定】按钮，则在以后对该区域的输入过程中，如果数据若超出“ 0100”范围，则系统自动禁止输入。 公式和 函数 公式的使用 公式由运算数和运算符两部分组成，可以引用单元格地址对存放在其中的数据进行计算。 术运算符、引用运算符、关系运算符和文本运算符。 算术运算符：参与四则混合运算的运算符，例如加“ +”、减“ -”、乘“ *”、除“ /”、乘方“ ”和百分比“ %”等。 引用运算符：在计算过程中用来引用单元格区域或范围的符号，如“：”、“，”等。 关系运算符：用来比较数据大小的运算符，如“ =”、“ ”、“ =”、“ ”等。 文本运算符：跟文本处理有关的运算符，如“ &”。 当一个公式中出现多个运算符参与运算，则存在优先顺序的问题，即谁先算谁后算。在 术运算符最高，其次是文本运算符，最后是比较运算符，而算术运算符的优先顺序与一般四则混合运算相同，先乘方和百分比、再乘除最后加减 。 在输入一个公式时，需要先输入等号“ =”作为开头，接下来才是公式的表达式，否则 【例 5用公式计算“学生成绩表”中的总分列，并使用填充柄计算整列值。 （ 1）选定总分所在列的第一个单元格“ 输入公式 “ =3+3+如 图所 示，然后单击【编辑栏】 按钮或按回车键，则总分会出现在单元格中 。 （ 2）将鼠标移动到计算完毕的单元格“ 下角，拖动填充柄向下，至“ 开鼠标，则其他单元格“ 的总分会自动计算出来 。 2. 输入公式的注意事项 (1) 在整个输入的公式中不能含有空格。 (2) 公式中如果用到其他单元格中的数据，应尽量使用该单元格的名称。这样可以方便填充柄填充，而且当单元格中的数据改变时，根据该单元格名称所计算出的结果会自动改变。 (3) 已经计算过的单元格可以通过【公式】选项卡【公式审核】功能组中的【显示公式】按钮 ，将单元格中的公式显示出来。若取消显示的公式，再次单击该按钮。 3. 错误信息提示 当用户输入的公式有误时，计算机会显示一些错误信息，用以提醒用户。公式错误提示信息如 表所 示。 错误显示 一般出错的原因 #! 做除法时 ， 分母为零 #应当用逗号将函数的参数分开时 ， 却使用了空格 #与数字有关的错误 ， 如计算产生的结果太大或太小而无法在工作表中正确表示出来 #公式中出现了无效的单元格地址 #在公式中键入了错误的运算符 ， 对文本进行了算术运算 函数的使用 为了方便用户计算， 些函数其实就是公式的模板，可以和公式结合共同使用。 【例 5用函数计算“学生成绩表”中各门成绩的平均分和最高分，平均值保留 2位小数 。 （ 1）选定平均分右侧的第一个单元格“ 展开【公式】选项卡【函数库】功能组【自动求和】按钮 的下拉列表，选择“平均值”选项，“ 会自动出现平均值函数，以及用黑色背景显示的计算范围，同时该范围外出现闪动的虚线框，如 图， 如果范围正确，直接单击【编辑栏】 按钮或按回车键，否则用鼠标选定正确的范围后确定。 （ 2）选定“ 单击【开始】选项卡【数字】功能组中右下角的下拉箭头，打开【设置单元格格式】对话框，在右侧的【小数位数】文本框中输入“ 2”，单击确定按钮，设置小数点保留两位。拖动“ 的填充柄向右，计算其他各门成绩的平均值。 （ 3）选定最高分右侧的第一个单元格“ 单击【公式】选项卡【函数库】功能组中的【插入函数】按钮 ，弹出【插入函数】对话框， 如图 所示，在【选择函数】下方的列表中选择“ 单击【确定】按钮。 （ 4）弹出【函数参数】对话框， 如左 图所示，直接选定单元格区域“ 则【函数参数】对话框中【 本框中将自动出现该区域名称，单击【确定】按钮。拖动“ 的填充柄向右移动至“ 计算其他各门成绩的最高分。 注释：为了方便用户查找函数， 了常用函数外还包括“财务”、“日期与时间”、“数学与三角函数”、“统计”、等 10类函数。具体分类见【插入函数】对话框【或选择类别】下拉列表， 如右 图所示。在查找函数时如果不清楚具体分类还可以从“全部”选项中完整的查找。 【例 5算“学生成绩表”中所有成绩的不及格人数。 （ 1）选定不及格人数右侧的第一个单元格“ 单击【编辑栏】中【插入函数】按钮 ，在弹出【插入函数】对话框中的【或选择类别】下拉列表中选择“统计”选项，在【选择函数】下方的列表中选择“ 单击【确定】按钮。 （ 2）在打开的【函数参数】对话框中，单击“ 本框后面 按钮，用鼠标选定计算区域“ 10”， 如左 图所示，单击缩小后的【函数参数】对话框右侧的 按钮，在“ 输入“ 60”， 如右 图所示，单击【确定】按钮。 （ 3）拖动“ 充柄填充其他成绩的“不及格人数”。结果如图 注释：在【插入函数】对话框中，当选定一个函数后，【选择函数】列表窗口的下方就会显示该函数的具体格式以及函数的作用，用户可以通过该介绍选择自己需要的函数。 元格引用 在使用公式的过程中，我们使用单元格的坐标名称来代替单元格中的数据进行计算，这种操作被称为引用。引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值。 一般情况，对于单个单元格，我们使用单元格的坐标来引用单元格中的数值。例如，“ 引用列 B 和行 2 交叉处的单元格。如果需要对多个单元格进行引用的话可以 参看 下 表。 若要引用 请使用 列 0交叉处的单元格 列 0到行 20之间的单元格区域 20 在行 15和列 之间的单元格区域 15 行 5中的全部单元格 5:5 行 5到行 10之间的全部单元格 5:10 列 H:H 列 之间的全部单元格 H:J 列 和行 10到行 20之间的单元格区域 20 2. 相对引用与绝对引用 在【例 5“ 计算总分的公式为“ =3+3+而单击“ 发现公式变为“ =4+4+而“ 结果是通过“ 充得来的。这说明在填充的过程中， 元格中的公式原样复制，而是在填充过程中根据公式地相对位置自动变化，我们把这种引用称为相对引用。 相对引用 公式 中的相对单元格引用（例如“ 是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。例如，如果将单元格“ 的相对引用复制到单元格“ 将自动从“ =整到“ =。 绝对引用 单元格 中的绝对单元格引用，需要在单元格地址前加“ $”符号（例如“ $A$1”），它总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。例如，如果将单元格“ 的绝对引用复制到单元格“ 则在两个单元格中一样，都是“ $A$1” 。 【例 5“学生成绩表”的“总分”列右侧添加“名次”列，并计算学生总分名次 。 （ 1）在“总分”所在单元格右侧“ 元格中输入“名次”。 （ 2）选定“ 元格，单击【编辑栏】中【插入函数】按钮 ，在弹出【插入函数】对话框中的【或选择类别】下拉列表中选择“全部”选项，在【选择函数】下方的列表中选择“ 单击【确定】按钮。 （ 3）在打开的【函数参数】对话框中，单击“ 本框右侧 按钮 ，选择第一个排名次的总分“ 按回车键。；单击“ 本框右侧 按钮 ，选定总分范围“ 10”按回车键。填入相应内容，如 图所 示。单击【确定】按钮，则算出第一个名次。 （ 4）单击编辑栏，这时编辑栏中显示 “ =3:，在第二个“ 中间和“ 间插入一个“ $”符号，使编辑栏中显示内容变为“ =3,H$3:H$10)”，单击 按钮 或按回车键。 （ 5）拖动“ 元格的填充柄，至“ 完成其他同学的名次计算。 “ 函数是用来计算某数字在一列数字中相对其他数值的大小排位。其中“ 中输入需要拍排名次的数字，“ 中输入整列数字范围，“ 输入排名方式， 0或空白表示降序，非零值表示升序。在 【 例 5中，“ 中用绝对引用符号“ $” 限定了填充柄对“ 10” 的填充，从而保证了填充过程中名次所在范围的正确性。该列中选择的是降序排位方式。 图表 为了能够直观地反映数据的变化规律和发展趋势，便于对数据进行比较和分析。 供有柱形图、折线图、散点图、饼图等多种类型的图表，不但能够建立平面图形，还能够建立较复杂的三维立体图表。 创建图表 选定需要创建图表的单元格区域，即图表数据源，在键盘上按“ ，则系统会自动将该区域的图表以新工作表的方式插入到工作簿中。 【例 5绘制“学生成绩表”中所有学生“英语”和“数学”两门课程的成绩对比图 。 （ 1）选定学生“姓名”，“英语”和“数学”这三列中的数据区“ 10”。 （ 2）按键盘上“ 键，则系统将自动插入一个名为“ 新图表，放在中内容就是创建的图表。 选定需要创建图表的单元格区域，使用【插入】功能选项卡【图表】功能组中的图表类型，或打开【插入图表】对话框，详细查找并选定图表类型；根据所选定的图表格式指定图表项目，如图表的方向，图表的标题，是否要加入图例等；设置图表位置，可以直接嵌入到原工作表中，也可以放在新建的工作表中。 【例 5“学生成绩表”表格下方绘制学生总分对比图，类型为折线图 。 （ 1）选定“姓名”列所有单元格，按“ 再选定“总分”所在列的所有单元格，即“ 10”以及“ 10”区域。 （ 2）单击【插入】选项卡【图表】功能组中的【条形图】按钮 ，在展开的下拉列表中选择【圆柱图】组中的“簇状水平圆柱图”按钮， 如左 图所示。则图表会以图片的形式插入到“学生成绩表”所在工作表中。 如右 图所示。 注释 ：我们也可以通过【插入图表】对话框完成图表的创建，单击【插入】选项卡【图表】组右下角的对话框启动按钮 ，即可启动该对话框，如 图所 示。按若单击“设置为默认图表”按钮，可将选定的图表设置为默认图表，这样以后用“ 建的图表就是该种类型。 编辑图表 创建图表后， 010将自动打开【图表工具】操作选项，其中包含【设计】、【布局】、【格式】三个功能选项卡，如 图所 示，图表的所有编辑操作都在此处完成。 在 【 图表工具 】 操作选项中的 【 设计 】 功能选项卡中，可以对已经插入的图表进行图表类型、图表数据行列切换、图表数据编辑、图表样式选择以及图表移动等方面的编辑和更改。 【 例 5在“学生成绩表”中将例 5维簇状柱形图”，内容为各门课程平均分的对比图，并插入到工作表“ 中。 （ 1）打开“ 表，打开【图表工具】操作选项中的【设计】选项卡，单击【类型】选项组中的【更改图表类型】 按钮 ，在弹出的【更改图表类型】对话框的左侧分类中选择“柱形图”，在右侧的图表类型中选择“三维簇状柱形图”按钮，单击【确定】按钮。 （ 2）单击 【 数据 】 选项组中的 【 选择数据 】 按钮 ，切换到数据源所在表“ 中，并打开 【 选择数据源 】 对话框。在 【 图表数据区域 】