集装箱运输代理分公司操作作业指导书.doc

1.目的为确保集装箱代运合同及时正确履行，规范集装箱操作流程,加强操作标准化，持续改进服务质量,提高顾客满意度和工作效率，编制本作业指导书。2.范围适用于集装箱运输代理分公司操作人员参与合同评审、客户维护、单据审核、单证缮制、费用录入、办理提货或订舱手续、整理业务记录等方面的工作。3.职责3.1 操作人员分为单证操作人员（以下简称“单证人员”）和外勤操作人员（以下简称“外勤人员”）。3.2单证人员负责与销售人员共同或独自做好客户的维护工作。3.3单证人员参与一般合同与特殊合同的评审。3.4在操作各环节如需对外采购，由分公司授权的单证人员按采购控制程序要求在合格供方名单中选择供方进行对外采购。如需在合格供方名单外进行采购，相关责任人填写采购审批表，经分公司领导审核，报公司主管领导批准。3.5单证人员负责审核客户委托书及其它随附单据，做到单证齐全，单单相符。3.6单证人员负责缮制相关业务单据，办理提货和订舱手续，整理归档单票业务资料。3.7单证人员负责按照公司的海运系统要求,及时做好费用的录入工作。3.8外勤人员负责办理集装箱进出码头、箱站或堆场的手续。3.9外勤人员负责办理危险品的申报手续。3.10外勤人员负责集装箱集疏港的各环节衔接。4.操作程序4.1出口操作程序4.1.1单证人员收到销售人员或客户交付的下列单证后，应认真检验单证是否齐全，单单是否相符，确保业务所需单据完整、有效、正确,并将接单检验情况记录在集装箱出口货物作业单中。发现不符合要求的单证及时向销售人员或客户提出，商讨解决措施并在作业单中做好记录。4.1.1.1基本单证出口委托书/出口明细单/集装箱货物托运单1份(套)报关委托书1份商业发票1份装箱单1份出口合同1份出口收汇核销单1份4.1.1.2对法定检验检疫的货物或客户委托检验检疫的商品，需要向检验检疫部门交验的单证：报检委托书1份厂检单（或/和）验货确认书1份检验检疫换证凭单1份检验检疫部门需要的其它单证4.1.1.3对三来一补产品或特定产品、特定出口地区的产品，需要向海关交验的单证：加工手册1份出口许可证一式2份配额证明一式2份海关需要的其它单证4.1.1.4对危险品，需要向海事局交验的单证：出境货物运输包装性能检验结果单1份出境危险货物运输包装使用鉴定结果单1份注：前述（4.1.1.2/3）所需单证根据不同货物要求有所取舍。4.1.2订舱单证人员根据上述单据，缮制集装箱货物托运单（一套8联），凭此及时向船公司办理订舱手续，取回提箱单、设备交接单、铅封、一联留底和5-8联。定舱完成后，在箱站装箱的及时提供入货通知给客户。4.1.3装箱集港4.1.3.1对需在码头提空箱的，外勤人员凭提箱单到码头办理提空箱作业手续。4.1.3.2如在箱站提空食品箱，需由外勤人员检验合格后，办理提箱手续。4.1.3.3对箱站装箱的，单证人员应提前将预配单、提箱单、铅封和设备交接单下达到箱站，客户凭入货通知送货到指定箱站装箱。对工厂装箱的单证人员应提前将工厂装箱联系单、放箱令或码头提空箱单、铅封和设备交接单下达公司车队调度签收。4.1.3.4单证人员向调度催要箱号和铅封号，并在装箱单打印及报文处理系统中准确录入信息数据，生成报文后在“电子装箱单预录入系统”中上传报文并下载回执，查收确认报文发送成功。打印出两联装箱单交调度。4.1.4报检报关4.1.4.1单证人员根据客户委托书的要求、发票、装箱单及其他相关单据缮制报检草单，随附报检委托书、合同、商业发票、装箱单和其他相关单据，交报关公司签收。通关单由报关公司内部直接转交报关员。4.1.4.2单证人员根据客户委托书的要求、发票、装箱单及其他相关单据缮制报关草单，随附下列单据交报关公司签收：集装箱货物托运单五至八联（标明集装箱号和铅封号，第五联上应有船公司和分公司订舱章、报关委托书、商业发票、装箱单、核销单、许可证或配额证及客户自理报检通关单。放行单由报关公司直接送达码头外轮理货公司。4.1.4.3如海关对货物进行查验，单证人员应与报关员保持联系，及时掌握查验的进展情况和放行结果。4.1.5递交船方单证4.1.5.1单证人员负责根据客户的出口委托、发票、装箱单及其他相关单据，缮制提单和装箱单，经客户或部门经理审核无误后，按船公司规定时间将副本提单和装箱单送交船公司或其代理。4.1.6危险品货物操作4.1.6.1单证人员取得船方同意装载危险品的订舱确认,并在集装箱货物托运单上标明危险品类别、联合国危规编号4.1.6.2危险品货物包装上无危险品标志时，危险品报检员应将危标交给装箱人，要求将大危标贴在集装箱四侧，小危标贴在货物外包装上。4.1.6.3危险品报检员负责现场监装并填写集装箱装运危险货物装箱证明书.4.1.6.4危险品报检员负责向海事局申报并提供下列单证：危险货物安全适运申报单（一式三份）；集装箱装运危险货物装箱证明书（一式二份）；出境危险货物运输包装使用鉴定结果单（一份）；出境货物运输包装性能检验结果单（一份）4.1.6.5外勤人员负责将海事局签章的包装危险货物安全适运申报单和集装箱装运危险货物装箱证明书各一份交船公司或其代理。4.1.6.6外勤人员凭包装危险货物安全适运申报单（一份）办理危险品货物进港手续。4.1.7冷藏保鲜货操作4.1.7.1单证人员应预先得到船公司接受冷藏箱的订舱确认,并在集装箱货物托运单和装箱单上注明设定温度和箱型。4.1.7.2装船前，单证人员对未达到设定温度的冷藏箱，应要求客户出具装船保函。4.1.8签单出证4.1.8.1单证人员办理向船公司签发提单的财务手续，从船公司取得签好的提单后，应仔细审核提单的内容和签章是否齐全、正确、清晰。4.1.8.2在口岸出具检验检疫证书的，单证人员负责从报关公司取回检验检疫证书。4.1.9寄交单据4.1.9.1单证人员根据销售人员指示,负责将正本提单、检验检疫证书和收款发票等寄交顾客或交由销售人员寄交顾客，并做好签收记录。4.1.9.2单证人员负责从报关公司取回核销单、退税单和手册等，根据销售人员指示直接或通过销售人员寄交顾客并做好签收记录。4.2进口操作流程4.2.1根据货物预计抵港时间，销售人员或单证人员提请顾客及时邮送下列单证。单证人员收到销售人员流转的或客户交付的下列单证后，应认真检验单证是否齐全，单单是否相符,确保业务所需单据完整、有效、正确,并将接单检验情况记录在集装箱进口货物作业单中。发现单证不符或不符合规定要求的及时向销售人员或客户提出，商讨解决措施并在作业单中做好记录。4.2.1.1基本单证提单正本(或)银行保函正本(或)电放通知副本1份报关(报检)委托书1份进口合同1份商业发票1份装箱单1份4.2.1.2特定产品/转关需要的单证：进口许可证一式二份注：单证根据不同货物要求有所取舍机电产品进口登记表1份三来一补手册1份减免税证明1份环保证1份风险评估表1份无木质包装证明1份国外熏蒸证明或植检证书 1份产地证1份4.2.1.3 危险品货物4.2.1.3.1单证人员根据客户提供的单证资料填写危险货物安全适运申报单（一式三份），并在船舶到港前两日内向海事局申报，海事局审批签章后，将一份交船代，另一份办理码头提箱手续。4.2.2换单4.2.2.1单证人员持正本提单或副本提单+电放通知或银行保函或船公司可接受的其它担保向船公司换取提货单，申领提箱单和设备交接单。4.2.2.2对无正本提单要求换单的，原则上应要求收货人提供信誉良好银行的担保函。4.2.2.3我司不得自行提供无单提货担保。需我司提供无单提货担保的,应按中国外运陆桥运输有限公司担保管理实施办法办理。4.2.3报检报关4.2.3.1对法检货物，单证人员根据客户委托，缮制报检草单，随附报验委托书、进口合同、商业发票、装箱单、提单复印件各1份，交报关公司签收。 4.2.3.2如需进行卫生处理，由外勤人员向检验检疫部门申报并负责办理移箱查验等相关手续。如海关对货物进行查验，单证人员应与报关员保持联系，及时掌握查验的进展情况和放行结果。4.2.3.3单证人员根据客户委托，缮制报关草单，随附报关委托书、提货单、进口合同、商业发票、装箱单和海关需要的其他文件交报关公司签收. 除非由于客户的原因,单证人员应确保在货物进境十四天内向海关申报。4.2.3.4对于转关货物，单证人员应缮制转关运输货物海关施验封记录和转关货物核放单，交报关公司向海关申请。海关批准后，外勤人员应立即前往海关码头办事处办理购买海关铅封手续并将全套单据送回报关行。对于进口矿货物转关，可向海关申请提前提箱，在外理监管下提箱完毕后，凭理货证明到海关报关。4.2.3.5海关放行后，单证人员立即取回加盖海关放行章的提货单或提箱单。4.2.4交货结算4.2.4.1单证人员凭客户付款证明安排疏港交货。 4.2.4.2对凭付款保函提货的客户，应由销售人员在付款保函签署意见并经分公司领导或其授权的人员审批,单证人员凭此办理疏港手续。4.2.4.3外勤人员凭提货单和提箱单办理联办手续，然后到集装箱码头办理提货手续，最后凭提货单的交货记录联到堆场提取重箱或到货运站提取拼箱货物。4.2.4.4对在工厂拆箱的，单证人员认真填写工厂拆箱联系单，与提箱单及设备交接单一起下达公司车队调度签收。货物交付后单证人员应从车队取得客户签收记录。4.2.4.5对在箱站拆箱的，单证人员应提前将拆箱委托单、提箱单和设备交接单下达箱站，如有货物短少残损现象发生，需取得箱站拆箱记录并及时向客户反馈，商讨处理办法。4.2.4.6对于矿类货物，在箱站拆箱的过程中要及时联系商检人员进行抽样和放射性检测，并争取在箱体免费使用期内完成货物放行和拆箱。如由于货主原因造成箱体超期，要做好记录。4.2.4.7货物放行拆箱返箱完毕之后，应及时向船公司核实产生的超期费用并收回押箱支票。4.2.4.8严格按照货主指令及时准确的跟场站沟通并发送货物。4.2.4.9单证人员应及时从报关公司取回海关核退的报关单、进口手册、机电产品登记证明等文件，根据销售人员的指示，直接或通过销售人员寄交客户并签收。4.3与客户沟通与服务改进4.3.1操作人员在操作过程中，应将可能或已出现的问题及时通知客户或销售人员，以使客户掌握货物出运动态并提出相应指示。4.3.2操作人员在与客户联系的过程中，应根据客户合理、合法的要求，及时改进操作，并做好记录。4.3.3操作人员对客户提出的较大意见或建议，应及时向销售人员和分公司领导反映，以便公司有针对性的改进服务。4.4费用录入4.4.1单证人员应按销售人员的费用指示全面、及时、准确地录入相关费用，收支必须严格匹配。在公司货代软件规定的时间内打印出费用预估单，经本部门经理或销售经理检验合格并签字后方可提交给结算人员。4.4.2具体的流程出口业务，单证人员需要在船开后3天内进行费用录入、提交，打印预估单交销售人员确认后，由核算人员进行审核。审核无误后，交财务开具发票或者对外付款。出口业务的费用必须全面预估到费用系统中，无法预估的特殊费用应填写更改单，进行解锁更改。进口业务，单证人员应在服务完成3天内（进口所有货物交收货人）进行费用录入，并提交。费用提交审核前，如需对外开具发票和支付费用，采取费用锁定的方式操作。注：1、费用锁定是指对录入的费用行进行锁定，锁定的费用可以在不审核的情况下进行收支操作。2、费用解锁是指对已经审核的单票费用进行解锁，一般指多条费用的费用行，包括应收和应付。4.5归档整理4.5.1单证人员应按照单证资料归档要求，及时整理业务相关资料和记录。4.5.2操作部门责任人督促并收集各单证人员整理的单证资料和记录，将单票业务完结三个月的档案资料交综合部统一转交公司文档室保存。5.支持性文件5.1顾客需求的识别与评审控制程序5.2采购控制程序5.3不合格品控制程序5.4质量记录控制程序5.5中国外运陆桥运输有限公司合同管理条例5.6中国外运陆桥运输有限公司担保管理实施办法6.质量记录6.1集装箱出口货物作业单6.2集装箱进口货物作业单6.3工厂装箱联系单6.4入货通知书6.5预配单6.6工厂拆箱联系单6.7拆箱委托单附：业务流程图注：1、流程图中虚线箭头表示信息流，实线箭头表示实物流。 2、菱形代表检验过程，以“YES”与“NO”代表“是”与“否” 的判断。3、方形代表具体操作