行政管理制度 (2).doc

行政管理制度1.目的：为适应公司业务发展的需要，使公司的办公系统更加规范化、制度化、科学化、对外树立良好的企业形象，不断扩大影响力和社会各界对公司业绩及前景的兴趣和信心；对内加强企业文化建设，不断增强员工的凝聚力和公司的向心力，特制定本管理制度以便指导工作。2.范围：适用于公司各部门。3.解释：本制度中各项规定及相关表格均由行政人力资源部制定，各部门在办理有关事项时必须严格按照规章执行并正确使用相关表格。4.行政人力资源部组织架构表 执行董事 行政人力资源部主任行 行 前 司政 政 台 机文 后 接员 勤 待5. 行政人力资源部内部管理制度5.1行政人力资源部职责范围5.1.1在公司负责人的领导下，认真做好公司的行政人力资源管理工作。5.1.2负责公司组织架构表、各部门职责范围的综合及印发。5.1.3负责公司有关文字工作，包括公司公文的起草、核稿，以及与公司有关的各类报道的收集、整理，公司各部门对外发布消息或图片资料等的文字审核工作5.1.4负责公司档案管理，包括各类文字资料、影音资料的整理、借阅。5.1.5负责公司的接待工作，如为来访客人安排食宿、陪同参观游览、预定机票车票船票等事宜。5.1.6负责大型活动的组织，包括外界要求公司参加的有关展览、演讲会等的统筹与协调，并做好礼品发放等事宜。5.1.7负责公司的宣传工作，如联系新闻传媒，进行有关公司外部形象事宜的沟通和管理、公司网站（页）的建立与编辑、公司广告的联系设计及刊登、设计制作公司宣传类有关物品等。5.1.8负责公司摄像录像工作。培养自己的摄像录像人员，并与专业摄录人员保持联系。5.1.9负责与社区及有关福利、慈善机构的联系。根据公司领导批示，受理外界要求公司赞助实物、款项等事宜。5.1.10负责公司的总务工作，如电话的接转；办公设备的采购、维护、保养；办公用品及日常生活用品的采购与发放；员工工服的订制等。5.1.11负责公司办公地点的防火、防盗、安全保卫、清洁卫生等工作。5.1.12负责公司会议室的统筹安排及日常清理。5.1.13负责公司车辆的调度、保养，保障公司领导及各部门公务用车以及上级单位领导的用车要求。5.1.14配合财务部做好固定资产的管理。5.1.15负责公司突发事件的及时处理与汇报。5.1.16认真完成领导交办的其他工作。5.2各岗位职责5.2.1行政人力资源部主任A组织领导：全面管理部门业务，负责部门工作计划的制定，督促并调动员工认真落实工作计划。B.传达指标：及时传达公司领导和上级主管部门的指示，检查督促并指导落实。C.组织活动：负责公司重大节假日（“五一”“十一”“元旦”“春节”）集体康乐活动的策划与组织。D制度管理：负责组织公司各项管理制度的制定、贯彻、检讨、学习、修订工作。E值班制度：负责国家法定节假日放假和休息办公地点的值班安排工作，并做好值班记录，保证办公地点在节假日里不发生任何事故。F公关联络：负责加强与地方公安局、交通管理部门、街道办事处、派出所、电话局的联系。G贵宾接待：负责前来公司参观、检查、指导的上级领导及重要宾客的接待工作，并拟定活动日程，安排落实。H费用管理：a.会同财务部根据公司规定，实施行政管理费用开支计划、审批、报销、登记等工作。b.办理员工调离公司时，使用的办公器材、办公用品、费用交回，做好与各部门的工作交接。I资产管理：凡人力资源部配发给各部门及某个人掌管使用的交通工具、照相器材、对讲机、录音设备、复印机及电脑等物品，必须严格履行登记手续，并保存好原始登记资料；建立增减台账，一季度统计一次。组织各部门员工，每半年做一次固定资产（500元以上）的盘点及使用状况的清查工作，配合财务部搞好固定资产的管理，并及时提出添置或报废申请。J办公秩序：负责办公地点秩序管理及制度的制订，并检查办公秩序执行情况。K领导交办：积极组织各部门员工努力完成公司领导及上级单位交办的各项工作。L.起草文件：a.负责公司综合性公文的拟稿，送审，校对及资料收集整理。（如年度工作总结、计划、领导降火高等）。b.负责公司会议和重要业务专题会会议的记录工作，并对会议的重要内容形成会议纪要。c.负责行政人力资源部文件的起草、呈签、校对、打印、发送工作。M.档案管理：负责公司档案管理工作，对各部门档案工作指导，并随时记录公司的大事记（如组织架构变更、人事任免、业务拓展、领导检查指导、公司获奖等）。每月进行一次文字图片的综合整理、编辑送稿工作。N会议服务：负责公司会议室召开会议的准备，服务工作。O领导交办：完成公司领导和部门负责人交办的其他工作。5.2.2行政助理A.电脑管理：（1）公司电脑发展应用的规划与计划管理。（2）公司电脑网络的发展应用与管理。 （3）电脑软、硬件选购与安装、调拨的统筹安排。 B.车辆管理：（1）车辆管理：负责管理公司汽车档案资料，如汽车的申请购置文件、发票单据复印件、商检手续、上牌手续、使用说明书、车底盘编号、引擎编号、行车执照、保险、驾驶证等复印件的收集、保管、登记统计工作，做到可随时提供使用负责汽车的购置咨询、商检、上牌、年审、年检、行车执照等费用的缴纳车辆投保等工作。（2）公司车辆的调度。（3）车辆用油、行车公里数、维修、保养费用统计等。（4）司机的日常管理。（5）法规学习：要经常对司机进行安全教育和交通法规学习。（6）负责与车管所、交管部门、安委会保持良好的关系。C.印章及介绍信的管理：负责公司、部门印章的刻制、登记、留模、保管工作，同时负责公司介绍信的登记填写工作。D.文件呈传：负责向公司领导呈转各部门文件，承办公司领导交办的文书工作，准确传达公司领导的书面和口头指示。E.会议通知：按照领导要求，及时通知相关人员参加会议。F.文字处理：负责有关文件资料的打印、翻译、送发。G.文档管理：负责以公司名义上报、下发的全部文件及原稿的收集整理和归档工作，对上级和本公司的重要文件、会议记录和报刊报道存档并随时提供使用。H.印发公文：负责公司文件格式的审核，编号登记。I.领导交办：完成公司领导和行政人力资源部领导交办的其他工作。5.2.3行政后勤A.购买三票：负责上级单位、本公司领导及协作单位领导出差、探亲的机票、火车票和汽车票的预定、购买工作。B.办公用品、生活用品管理：负责公司办公用品、生活用品的计划拟订、采购、立帐、保管、分发等工作。C.药箱管理：负责公司保健箱药品的购置和分发工作。D.食堂管理：负责公司食堂用具、粮油、菜品的采购、立账等工作。E.通讯管理：负责公司电话号码的申请和电话机、对讲机、手提电话的统计、计划、选购，费用缴纳及台帐的建立工作， 负责公司每月通讯设备费用支出的统计工作。F.办公楼管理：（1）负责办公楼办公秩序管理，每月检查一次并做好记录向行政人力资源部主任汇报。（2）负责办公楼办公所需桌椅、电器的询价采购、验收登记、发放等工作。G.安全保卫：负责办公楼内下班时间的安全保卫工作，加强大门管理，节假日期间，非值班人员不得进入办公楼，保证不失盗。H.应急处理：熟悉防火知识，熟练使用消防器材，牢记报警电话（火警、匪警）。一旦发生意外事故，要及时报警并报告行政人力资源部主任。I.领导交办：认真完成公司领导和行政人力资源部领导交办的其它工作。5.2.4前台接待A. 服务工作：早上提前20分钟到岗，清洁领导办公室并倒茶水。B. 接待宾客：（1）负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外。（2）热情礼貌迎接前来办公楼视察、参观指导的上级领导，并首先安排到接待室或引导到会议室。（3）对前来办公楼拜见公司领导的客人，首先安排在接待室并马上报告有关领导，客人入座后负责倒上茶水。（4）对前来办公楼联系业务人员，视情况引导到各业务部门。 C.订发信报：负责公司文件、资料、信函的传递工作；报刊订阅分发以及信件、包裹等邮寄、接收、分发工作。D.负责电话接转、收发传真、文档复印等工作。E.认真完成领导交办的其他事宜。5.2.5司机A.车辆安检：对车辆进行定期保养，随时检修，及时排除安全隐患。B.车辆清洁：每天提前上班，将车擦洗干净，检查仪表，保持车容、车貌和车内的清洁美观，车内无杂物，后背箱物品摆放整齐。检查车上应准备的必要物品与配件是否齐全等。C.服务意识：严格执行交通法规，加强安全责任感。严禁酒后开车，违章驾驶。讲究职业道德，提高驾驶技能，端正服务态度，提供一流服务；D.服从调度：司机要服从安排，听从指挥，随时做好出车准备，接到出车通知，立即出车，确保出车安全。司机接到公司领导安排的临时性出车任务，要及时知会行政人力资源部，以便重新调整安排车辆。司机实行晚班和节假日轮流值班，确保公司业务在节假日正常开展。E.节约意识：树立增收节支的观念，节约用油、用料。晚间收车时，要向行政人力资源部汇报登记当天的公里数、耗油量以及车况。F.事故处理：协助部门领导做好行车安全事故的处理工作。5.3内部行政管理规范5.3.1公文管理规范A.收文a.收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。b.收到上级机关、市政府各部门级有关单位的公文后，均有现正人力资源部按照密级、挂号文件、重要程度、文件内容、内部资料等进行分类登记标号，并填妥收文处理专用纸（附件一），有行政人力资源部呈公司领批阅或交相关部门处理。c.根据阅批范围，由行政人力资源部及时送阅处理，并负责催阅、催传。且为保证文件安全，传阅文件应及时收回，文件不得带出公司。d.各部门对公司领导批示的文件要及时处理汇报，处理完毕的文件要及时送回行政人力资源部。e.传阅文件，请阅后签名并注明阅文时间。f.公司领导及部门领导开会带回的有关公文及会议文件一律交由行政人力资源部登记、处理、存档。B.发文a.凡以兰德公司名义制作的公文，文件的起草有相关部门具体承办，填妥发文纸(附件二)，由部门领导核签。（如与其他部门业务有关的文件，应请有关部门会签）b.部门已签署的文件草稿应交行政人力资源部核稿，并确定发文编号、范围、印发分数和急缓程度，由行政人力资源部称呈送主管领导审批签发。签发后的文件由行政人力资源部负责盖章并按印发范围发文，文件底稿由行政人力资源部存档。c.发文格式：文号：四号 仿宋 左齐 标题：二号 黑体 居中正文：小三号 仿宋附件：正文之后，成文日期之前，注明顺序和名称。成文日期：四号 仿宋 右齐 （应以领导签发日期为准）印章：除去会议纪要外，应加盖印章。抄报、抄送：四号 仿宋 与正文对齐d.公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订不掉页。e.以兰德公司名义发文，其文号为：哈兰德（部门）字（年份）第（序号）。f.严肃公司行文制度，注重效用，做到少而精。h.拟发传真是，力求言简意明，字迹工整，并填写传真登记表。5.3.2印鉴管理印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，具有法定性和效用性，印章的管理是极为严肃的，应做到分散管理、相互制约。为此特做出如下规定：A.公司印章包括：公章、法人私章、合同章、财务章及各职能部门章。除财务章与各职能部门章外，其他公章应由行政人力资源部统一管理，并指派专人保管。B.基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，交由行政人力资源部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。C.因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写印章制发申请表（附件三）公司领导核准后送交行政人力资源部刻制，部门章一般为椭圆章。D.印章的使用a.公司高层领导因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司负责人审批并及时归还。b.各部门需用公司印章的文件必须是部门领导审定的正式文本，并填写印章使用申请表（附件四），注明时间、用途、份数等由行政人力资源部呈主管领导批准后方可用印。c.凡公司领导签署的文件、合约等，如需用印，经领导同意，可直接与行政人力资源部联系办理。d.非特殊情况不得携带公章外出，必要时须经公司领导批准后，经办人递交借用申请方可借章，且公章专事专用，用后及时归还。e.开具个人相关证明，需由部门负责人以上担保签批后方能使用，如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。f.凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度，认真履行登记签字手续，不得擅自扩大使用范围，印章须有专人保管，不得随意转交他人。E.印章的废止、更换a.废止或缴销的印章应由保管人员填写废止申请单（附件五），由公司领导核准后交由行政人力资源部统一废止或缴销。b.损坏、遗失印章时应由印章保管人员填写废止申请单，由公司领导核准后批示后，交由行政人力资源部按批示处理。如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明。c.更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写废止申请单，经公司领导核准后，交由行政人力资源部按批示处理，并填写印章制发申请表申请新的印章。F.公司印章只适用于公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。所有印章的使用，必须严格执行公司的印章使用规定，做好申请和使用登记。如违规使用出现问题，后果自负，给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任。5.3.3档案管理A.定义：档案是指公司在生产活动中形成的，具有查考利用价值并按有关规定保存的图文、音像材料，如文件、资料、书信、会议纪要、数据、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件资料。B.档案室公司不可或缺的资源，对公司的经营、决策、发展具有这关重要的作用，且是维护企业经营利益，保护企业合法权益的法律凭证。因此，我公司的档案管理按照集中管理的原则，由政人力资源部统一负责。C. 文件材料的收集管理a.公司指定专人负责文件材料的管理。b.文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。c.一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。D. 归档范围a.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。b.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。c.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 d.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。e.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。f.本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。E.归档要求a.档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。b.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。c.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。d.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。e.档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。f.案卷封面，应逐项按规定用书写，字迹要工整、清晰。F. 档案管理人员职责a.按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。b.按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。c.工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。G. 档案的利用a.公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单（附件六），报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门主管签字批准，受控文档的借阅要由公司领导签字批准。b.档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报负责人处理。c.必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。d.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。e.必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。f.不准转借，必须专人专用。g.用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。H.档案保管期限及分类a.确定保管期限的基本原则（1） 对公司有长远利用价值的档案应永久保存。（2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。（2） 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。b.按保存时间的长短，将档案分为短期保存、中期保存和永久保存三个保管期限。七年及以下为短期、七年以上至十五年为中期，十五年以上为永久。c.一般来说，生产、设计方面的资料、档案，以项目为主进行分类；文书、财务方面的资料、档案，以年度为主分类。档案归档范围及保管期限表序号归 档 范 围保管期限A文书类(1)公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复永久(2)公司组织简章、机构设置、启用印章之印模永久(3)营业证书、公证书、注册文件、政府批件、法人代表永久(4)人员编制、名册、干部任免、聘用合同、员工奖惩、员工培训中期(5)上级主管和有关机构颁发的业务文件中期(6)工作计划、总结、会议纪要、重要文件，上级领导的重要讲话、批示，以及本公司或部门的请示报告与批复、文电等中期(7)有关公司联谊会、工会、党组织等文件材料，有关公司产权、债权的法律文件中期(8)对外宣传的公司简介、幻灯片、录像带、重要照片等（包括底片）的原件永久B财务类：(1)上级财务规定文件、本公司财务制度中期(2)各种会计凭证（单证、记帐、汇总等）短期(3)会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐等）中期(4)会计报表（帐务指标快报、年度决算报表）永久(5)各类清册（会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等）永久C物资类(1)机械设备及材料采购供应计划及审批件中期(2)物资订购的报价单、比价单及合同文本中期(3)各种机构设备清单及保险文件及汽车牌簿等中期(4)固定资产清单、调拨、报废及出售审批表中期(5)材料调拨单短期(6)物资买卖合同文本中期(7)销售收、付发票及凭证中期(8)海关进出口报关单证中期(9)重大买卖合约审批件中期D索赔类(1)生产过程中因够买方原因或客观条件变更修改图纸、增加工作量造成的经济损失备忘录，会谈纪要、来往信函等中期(2)生产过程中遭受各种自然灾害或人为灾害时有关记录、照片，向购买方提出索赔要求的所有文字材料及原始凭据等中期(3)机械设备材料的索赔申请、通知书、报告书等短期(4)积累或整理的索赔经验或参考资料永久E地产类(1)购买土地批准文件，公证书永久(2)建造房屋的全部文件、资料永久(3)卖屋契约、价目、入伙等文件永久(4)与建筑师、律师、银行等有关的房地产业务文件、资料等中期(5)大厦公共契约永久I. 档案处理a. 档案的修改与补充（1）修改已归档的文件要有经过领导批准的文件修改、补充通知单。（2）修改内容较小时，可直接在文件上“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。（3）修改内容较多时，应另出新文件代替，原来文件作废。新文件列入原文件目录，并且注明所代替的原文件号。作废的文件应注明新文件的编号，根据需要另行保管。（4）整个保管单位内文件作废，由新文件代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号，原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。b.档案销毁(1)超过保管期限的档案，应及时提出处理意见，造册列出目录清单，并填写档案销毁登记表（附件七），经负责人审查，公司领导批准后方可销毁。（2）销毁档案必须二人以上在场方可销毁（统一送造纸厂进行纸浆处理）。销毁完毕，销毁人要在档案销毁登记表上签字确认。（3）档案销毁目录单予以永久保存。（3） 公司各部门所存档案资料的销毁，原则上定为五年一次。c.档案统计（1） 档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。（2）档案统计主要有档案基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。J.档案管理现代化a.电子文档的管理（1）电子文档要建立登记制度，所有在电脑中处理的文档，需登记其文件名称、建立日期、保存位置，以便查找；（2） 员工对公司电子文档负有安全保密的责任，重要的文件必须加密，并做备份。b.档案管理现代化是企业现代化管理的重要组成部分，应列入企业现代化管理的整体规划统筹考虑。c.档案管理现代化包括三个基本要素，即档案管理中使用现代化的技术、档案管理者掌握现代科技知识和建立起科学的管理机制。d.档案管理现代化的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。除此之外，还包括音像、缩微技术、现代化库房和保护技术运用、新型档案载体管理，以及先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。e.建立和完善档案计算机管理系统，各部门可以通过电脑网络跨地区共享和利用档案信息资源。f.整合企业内部信息资源，构建信息网络平台，实现公司信息化，提高内部档案信息资源分享的程度。K.档案处罚a.有下列行为之一的，由行政人力资源部及有关主管部门对直接负责的主要人员或者其他直接责任人员给予处罚：（1） 损毁、丢失属于公司所有的档案；（2）擅自提供、抄录、公布、销毁属于公司所有的档案；（3） 涂改、伪造档案；（4） 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给其他人；（5） 违反规定，不按规定归档或者不按期移交档案；（6）明知所保存档案面临危险而不采取措施，造成档案损失；（7）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失。b.在利用档案过程中，有前面所列的第1、2、3条行为的，由行政人力资源部给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。5.3.4会议管理A.会议类型序号会议名称会议主题/会议特点类别1例会固定时间、固定汇报程序公司例会2研讨会对某一课题、技术、事件的的商议研讨临时会议3总结会总结前阶段工作，部署下阶段工作公司例会4部门例会各部门固定回报程序部门会议5其他会议因某事而临时组织的会议临时会议B会议提拟与审批a.公司例会无须提拟和审批。b.公司临时会议、年度会议由公司领导直接提拟或由涉及业务部门负责人提拟，领导审批。C.会议的计划与统筹a.每月28日前，行政人力资源部应与各部门协调确定下月计划召开的临时会议，统一报公司负责人审批后，汇同公司例会制定会议计划，于月底前发放至各部门负责人。b.凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并申请调整会议计划，由行政人力资源部呈报公司领导审批，未经领导同意任何人不得随意打乱正常会议计划。D.会议通知：凡以列入会议计划的会议如无变动，各部门应按照会议计划按时参加，如期间另行添加其他会议，由行政人力资源部负责另行通知。E召开会议原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会，部门会议自行安排，但不能与公司会议相冲突。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。F.会议跟进：会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准G.会议纪律：a.会前行政人力资源部人员将会议室收拾整洁，茶水准备妥当，会议中及时添加茶水。b.与会人员接到会议通知后，应预先安排好工作，按会议时间、地点准时出席会议。c.根据会议内容要求，与会人员应预先做好资料、文件及发言准备。d.会议进行中，与会人员如需要处理紧急事项，应向行政人力资源部请假。e.会议进行中，一般不允许打扰，如有紧急事项，需经通知。f.参加重要会议人员，要严守秘密，会外不得谈论会议内容。g.根据会议要求，行政人力资源部指定人员做好会议记录。5.3.5接待制度A.接待工作是公司公关工作的重要组成部分。此项工作的效率和质量体现着我公司的精神风貌及公司形象，在接待时要注意“热情、礼貌、周到、节俭”。B.公司的日常接待、宴请、馈赠工作由行政人力资源部负责。C. 接待：a. 凡有关领导及系统内上级领导来公司检查指导工作或洽谈业务应由公司领导接送，行政人力资源部负责安排接待计划，即活动、宴请、馈赠和接送事务。b.国内及有关公司领导来洽谈工作、考察业务、由公司领导接送，行政人力资源部负责接待事务。c.国内及有关公司部门领导来办理公务，应由行政人力资源部负责接送，公司对口业务部门配合。d.系统及有关单位一般人员来哈公务，均由行政人力资源部负责接待。D.宴请a.上级领导及其他公司领导来，由公司领导宴请，原则上接风、送行各宴请一次。b.国内及有关公司部门领导和一般人员来，原则上不宴请，只在公司用餐，公司对口部门领导陪同。E.馈赠礼品a.因工作需要确需送礼时，公司领导可本着经济、大方、得体的原则馈赠客人礼品，其他人不得馈赠。b.馈赠礼品应由行政人力资源部采购、登记。5.3.6办公用品管理A.公司办公用品由行政人力资源部统一购买，定期下发或领取。凡部门需购买不在配发范围之内的办公用品，应事先提出购买计划，由行政人力资源部询价购买。B.采购来的办公用品，应由行政人力资源部验收登记后，方可领用。领取办公用品需在行政人力资源部登记，填写办公用品领用登记表（附件八）。行政人力资源部在发放办公用品时要注意控制。员工使用办公用品应注意节约、爱护公物，无故损坏的应予以修理或酌情赔偿。C.部门领用的共用办公用品，应指派专人保管，各部门领导负责。D.凡所购买办公用品超过500元以上的，要由公司主管领导批准。单价超过2000元的，应列入固定资产，需经公负责人批准。E. 当所领用的低值易耗品，失去使用价值时，应向行政人力资源部申请注销。凡离开本公司者，必须交回所领用的除一次性消耗品以外的一切办公用品。F.电脑管理a.电脑硬件、软件及各种消耗品的采购（1）各部门需要添置电脑硬件、软件设备时，均需先写出购置申请，部门领导签署意见交行政人力资源部，由行政人力资源部报公司主管领导审批。经公司主管领导批准后，行政人力资源部负责进行询比价，并办理采购事宜。（2）电脑软件由公司行政人力资源部统一购置并负责安装。各部门如有特殊软件安装要求，报公司行政人力资源部备案后购买相应软件，原装软盘或光盘及软件应用手册需在行政人力资源部留存管理，并指导安装。（3）为遵守软件版权，防止电脑病毒，未得到许可，各电脑使用者不得自行安装软件。绝对不许在公司的电脑中安装游戏软件；（4）电脑消耗品由行政人力资源部统一购买，行政人力资源部本着优质低价的原则购买，各部门根据需要在行政人力资源部领取并在电脑耗材登记表登记（附件九），不得自行采购电脑消耗品。b.电脑设备的维修保养、调拨、报废（1）行政人力资源部负责对公司全部电脑进行统一维修保养管理。若电脑出现故障，需尽快检查并确认问题，及时排除故障或通知电脑公司维修。（2）行政人力资源部有权根据需要调拨公司各部门的电脑设备。（3）各部门的电脑设备如需做报废处理，需经行政人力资源部检查，确认可以报废时，由行政人力资源部办理报废手续。5.3.7车辆管理A.公司车辆主要是保证公司领导及接待有关贵宾用车。B.公司车辆由行政人力资源部统一管理并安排专人负责车辆的调度及其他事项的处理。C.公司车辆一律不准外借。若遇特殊情况，需报请公司主管领导批准后，方可办理。D.车辆调度原则上按照：上级单位领导、兄弟单位领导、协作单位领导及客人、公司领导在先，其次是部门经理、一般工作人员顺序进行安排。特殊情况，还需根据工作的轻重缓急进行安排。E.部门员工因公用车应提前一天向行政人力资源部提出申请，并填写汽车行驶任务单（见附件十）。汽车行驶任务单经部门负责人签字后，交行政人力资源部根据情况安排车辆。在公司车辆少、用车地方多的现状下，部门 负责人要顾全大局，统筹安排本部门工作，计划本部门用车情况，能合用一台车的尽量合用。F.如果行政人力资源部没有安排车辆，事情又较紧急，请示本部门负责人同意后，方可乘坐出租车。报销出租车票据时，需经本部门和行政人力资源部负责人严格审查，并填写乘坐出租车登记表（附表十一），由给公司领导审批。G.每日上班前，司机必须将车擦洗干净，做好出车准备：上班后，须在指定场所待命，一旦接到出车通知，立即出车不拖延。行车中，做到文明驾驶、礼貌待客、服务周到。H.车辆使用后，司机需按指定地点(车库)将车停放整齐，并锁好车门，严防被盗或损坏。如遇特殊情况（暴雨、暴雪、公用事宜等），待行政人力资源部另行通知。I.司机应在接到行政人力资源部的汽车行驶任务单后再出车。若因公司领导直接要车，要及时知会行政人力资源部，便于车辆调度。任何司机不得擅自出车。否则，公司将视其情况予以处罚。J.公司车辆实行定车定人责任制，个别情况由行政人力资源部临时调整。未经允许，非司机不得驾驶车辆，严禁无证驾驶、酒后驾驶。公司实行晚班和节假日司机轮流值班制，保证公司领导及有关人员在节假日工作用车。K.司机不得将车辆开回家泊车过夜(特殊情况除外)。未经允许，擅自将公司车辆开回家过夜者，不但要受到批评，一旦发生车辆问题，责任将由当事人负责。夜间和公休日、节假日期间，未经公司领导或行政人力资源部经理同意，司机不得擅自出车。如有违反，将严肃追究责任。L.司机要听从指挥，服从安排，遵守交通法规和各项规章制度；要随时检修、定期保养车辆， 保证车辆技术状况良好；且保持车容车貌清洁美观，争做优秀驾驶员。M.司机要保证所配手机电量充足，以保持与行政人力资源部的联系。N.车辆的修理由行政人力资源部统一安排。司机平时要爱车如眼，惜车如命，降低不必要的车辆损耗。车辆出现故障后要及时报告行政人力资源部，填写车辆维修申报单（附表十二），经有关领导批准后，到指定修理厂修理。O.年终，对全面遵守各项规章制度、工作积极主动，安全行驶无事故，节约油耗、降低车辆维修费的优秀驾驶员，公司将予以适当奖励。5.3.8办公楼管理A.办公楼是员工办公场所，严禁大声喧哗，聚众谈笑，要创造文明、舒适、清洁的环境。B.公司员工上班时间，必须穿戴整齐，有工作装的着整套工作装，试用期员工与临时员工也应尽量做到与正式员工着装相近。C.无特殊报告事项，不得打扰公司领导开会。凡需到领导办公室，必须敲门通报，待同意后，方可进入。D.办公场所要保持桌椅整齐，文件物品摆放整齐，不得乱堆乱放，不得将公司秘密级以上文件放于桌面，注意做好个人桌面的清洁卫生工作。E.不应随便打断他人谈话，不准随便翻动他人桌上的文件。F.接听电话，要使用礼貌的小声语言，严禁电话聊天。G.不准在办公楼内吸烟、吃零食，不准随地吐痰，扔纸屑或其它污物。H.下班或加班后，员工要关闭办公区域的电器开关，注意安全。I.办公楼内的办公设备以及绿化花草，未经行政人力资源部同意，部门员工不得随意挪动。 J.工作时间内，不得看与业务无关的书刊、报纸、杂志等。下班时办公桌面文件、办公用品要摆放整齐。K.继续发扬“一张纸两面用”的企业精神，注意厉行节约。L.节假日前，由行政人力资源部牵头，组织各部门负责人进行安全、卫生工作大检查，落实值班人员，检查水、电、门、窗、气开关是否关闭,保密文件是否安全存放。办公场所是否干净整洁。6.行政人力资源部外部管理制度6.1组织大型活动宣传公司形象6.1.1一般例行每年均举办的节日活动（如五一、十一、新年等），请示公司领导后，由行政人力资源部全权策划、办理。6.1.2其他大型活动如参加展览会、举办记者招待会等，必须由提议部门的负责人知会行政人力资源部该活动详情，由行政人力资源部报呈领导审定批准后，予以执行。6.1.3活动的策划、报价、设计、节目程序、宣传印刷、资料发放等事项由公司领导审定，行政人力资源部经理负责监督执行。6.2公司对外捐款与赞助6.2.1公司原则上只考虑对文化教育、医疗、赈灾、公益、环保等方面的捐款、赞助要求。6.2.2捐款、赞助等数额在 1000元以下，须经公司领导批准；捐款、赞助等数额在5000元以上，须统一由董事会决定。6.2.3各部门在接受社会各方面要求捐款、赞助的函、电之后，应及时知会行政人力资源部，由行政人力资源部呈报公司主管领导，批准后，具体事宜由行政人力资源部负责办理或自行办理后知会行政人力资源部备案。6.2.4开幕、乔迁、新张致贺需送花篮等事宜，由各部门提出意见并由行政人力资源部统一办理。6.3新闻发布会6.3.1 新闻发布的主要方式A.公司新闻发布的主要方式由发布新闻稿、举行记者招待会、接受或约见记者采访等项工作。B.发布新闻稿a.新闻稿是公司对外宣传较为常用的方式，新闻稿发布事务由公司行政人力资源部统一办理。b.凡涉及公司的新闻消息，由公司行政人力资源部组织编写新闻稿中文版有需要时亦会翻译成英文。新闻稿的内容必须经过认真核实，并由相关业务部门的主管审核会签，再呈公司行政人力资源部报主管领导批准后发出。 c.新闻稿的发放，一般根据实际需要采用传真或邮寄不便传真或附带照片者，有时也会在记者招待会上直接派发。遇有紧急发放新闻稿的情况，须采用专人发送，并由行政人力资源部协助安排。新闻稿的发放要确保及时快捷、准确、避免延误遗漏。6.3.2举办记者招待会A.公司极为重要的事件或消息绩发布可以举办记者招待会。记者招待会的具体事务由行政人力资源部负责承办。B.新闻招待会的举办，必须由提议主办的部门主管知会行政人力资源部，由行政人力资源部呈公司领导审定通过后，才予执行。记者招待会的时间、地点、主题、内容、程序及邀请记者名单等均应按照公司领导批示办理，行政人力资源部负责监督执行。C.公司举办的记者招待会由公司最高领导出席主持，或由公司最高领导委托人代行主持。D.公司记者招待会主持人的发言材料及回答记者提问的有关资料，事先由有关业务部门准备提供，经行政人力资源部审核后呈送公司领导审阅批准。招待会上所答问题内容应与主持人发言基础保持一致，避免随意回答以防止自相矛盾。6.3.3安排记者采访A.接受记者采访或邀请记者采访，均须事先报请公司领导批准，具体采访事务由行政人力资源部安排。B.公司行政人力资源部负责与传媒记者联络，并依据采访的目的、内容、筹备有关的采访提纲或资料。C.凡未经公司行政人力资源部安排，任何人士都不能接受任何记者以任何形式进行的有关公司业务的采访，包括电话采访。D.未经安排，各部门应阻止任何记者擅自闯入公司办公楼进行采访。6.3.4新闻发布的回馈工作a.公司行政人力资源部负责传媒机构有关公司新闻报道及访问的剪辑，并以简报方式发给公司领导及有关部门。B.公司行政人力资源部应认真搜集各传媒报道公司的稿件，进行归类分析，摸索和掌握各传媒在报道时的态度和特点。C.当发现不利公司的报道时，各部门应及时向行政人力资源部反映。行政人力资源部应依据问题的性质，与有关传媒交涉妥善处理。6.3.5新闻发布应注意的问题A.在新闻发布工作中，必须坚持客观和真实的原则，既为公司负责，又向社会公众负责，不能弄虚作假，不能粉饰渲染，更不能欺骗公众舆论。B.新闻发布要求快速及时，需要保密的新闻应严格注意保密。公司对外发布的新闻，各部门均应保持统一口径，不得抢先发布或任意更改、增加内容。对于某些事进行连续，多方面的发布时，尤其应注意口径的一致性。新闻发布应严格办理报批手续。重要工程及投资项目未得到公司行政人力资源部同意，不得自行接受传媒的采访活动。C.建立良好的新闻传媒关系。行政人力资源部设专人负责与传媒的沟通、联络。行政人力资源部所存的传媒联系通讯录， 应定期调整，以资料无误。D.举办新闻发布会应本着节俭的原则，严禁各种新式的有偿新闻。6.4突发事件处理6.4.1突发事件处理原则及办法A.各部门要严格执行公司的各项管理制度和工作程序，立