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神州天立 系统使用及管理要求 2014 9 22修订 人事行政中心 OA系统通用操作介绍 与邮件系统介绍系统管理要求OA系统问题与解答 系统功能介绍 OA系统为OfficeAutomationSystem的简称 中文名称 办公自动化系统 OA的本质是流程与知识 门户管理 其中流程是其核心本质OA系统的的为了简化工作流程 解决异地审批 知识积累与传承等 OA系统是一个流程审批平台 不是沟通平台 系统功能介绍 快捷栏 左导航栏 内容栏 系统功能介绍 系统功能介绍 我的工作平台 所有由自己发起的流程 公文 会议 沟通 知识 贴子等可以在这里快捷查找 协同办公平台 最核心的办公平台 所有系统功能模块都集中在这里 会了这个 你就懂了整个 文档中心 包含了知识中心和规范制度 这里可以新建和查询知识文档和集团制度 集团组织架构 查询集团组织架构和下属人员企业应用平台 可以进行老 系统进行查询 下载 软件Foxmail软件 强大的左导航 八大应用模块 流程管理模块 公文管理模块 会议管理模块 工作沟通模块 新闻管理模块 任务管理 论坛管理和知识中心模块 其中流程 公文 会议 新闻是重点掌握 新 系统的主要应用功能模块 OA系统功能介绍 与邮件系统介绍系统管理要求OA系统问题与解答 OA系统通用操作介绍 系统通用操作 的申请系统登录IE设置修改密码与联系方式流程 公文 会议 新闻 创建流程审批流程查询流程授权工作沟通 系统通用操作简介 通用操作 申请 每一个新员工入司时可以在人事行政部门办理入职手续时得到两个帐号一个是 帐号 一体的 一个是邮件帐号 原则上这两个帐号都是一样 只有系统不同 注 初始帐号密码设置都是相同的 通用操作 登录系统 1 打开IE浏览器 在地址栏输入网址 2 输入用户名和密码 用户名密码从 申请流程完成后回复申请人处 姓名三个字的用户名是 姓全拼 名缩写 姓名两个字是 用全拼 密码如不指定默认为tl 身份证号后6位 首次登陆记得修改密码 确保信息安全 密码设置原则是含字母 数字 符号 大小写其中两种的7 15位密码 输入用户名 密码 通用操作 IE设置 必需 在 右上角打开工具 Internet选项 安全 可信站点 安全级别设为低 点击打开站点 将加入区域 确定 通用操作 IE设置 必需 通用操作 修改密码与通讯方式 设置OA和KK个人信息 为什么这里只设置了OA 没有设置KK系统信息 因为OA系统每过一小时会自动将OA信息同步到KK上 所以KK信息是不用设置的 设置了也会被OA信息自动覆盖 注 KK软件上要设置什么信息 只有两个 头像和性别 上传头像最佳尺寸129 129 图片尽量不要过大 保证图片在300K以下 图片过大可能出现上传头像无法显示等情况 设置KK个人头像 新建流程步骤一 在上方快捷方式新建流程 弹出流程模板窗口 现流程分为十类 集团通用类 集团流程 区域公司流程 教育集团流程 建筑公司流程 建材公司流程 农业公司流程 物业公司流程 销售公司流程 酒店公司流程 流程 通用操作 新建流程 流程优化后 每个人原则上最多使用两类流程 集团通用类 本公司所在类 新建流程步骤一 通用操作 新建流程 新建流程步骤二 举例选择集团流程人事行政类的办公用品申请流程 基本信息只需填写主题 通用操作 新建流程 新建流程步骤三 填写审批内容 已设定固定表单格式 只需填写内容即可 通用操作 新建流程 新建流程步骤四 在流程选项内可以看到即将流向的下一个节点 这里是 条件分支下一节点是系统自动判断 如果要看整个流程走向 需将更多信息勾上 选择流程图 通用操作 新建流程 自动根据总价判断断分支路径 鼠标指向该结点会显示节点处理人姓名 通用操作 新建流程 新建流程步骤五 如何修改流程内节点处理人 需将更多信息勾上 选择表格并勾选过滤分支 即可如下图样选择修改处理人 多分支的流程请先在表单上选择分支后 再勾选 过滤分支 不过滤分支显示全节点比较混乱 过滤分支后显示正确节点处理人 通用操作 新建流程 新建流程步骤六 权限可设置指定的可阅读者 为空则只有流程相关人员可阅读 设置流程内附件权限 默认所有用户可下载 权限一般无需改动 新建流程步骤七 检查所有以上六步骤 确定无误后完成提交 通用操作 新建流程 通用操作 新建公文 公文分为六个大类 分别为集团类 区域公司公文 分子公司公文 教育集团公文 招标采购信息发布公文 高层声音 注 集团类 大区类 分子公司三个大类需选择二级目录 新建一级大类目录是无效的 通用操作 新建公文 填写基本信息 填写正文信息 对公文及附件进权限设置 会议类型分为本地会议和视频会议 种 本地会议 指需占用会议室 并不需要远程视频连接的会议视频会议 需要与其它会场连网络视频的会议 召开会议之前 需提前 日申请 并明确会议类型及时间 会场地点 有高管层参会也需申请人提前告知 通用操作 新建会议 常见问题 会议时间选择 在选择召开时间时 容易出现一个小错误 如图 时钟旁有个太阳标识 点击后会按 小时制和 小时制切换 默认是 小时制 需将 小时改为 小时 方便大家进行选择 常见问题 会议纪要 如果需要写会议纪要 在申请会议时 需填写纪要录入人和纪要完成时间如不需写会议纪要 则不填 保留会议通知 直到会议结束 在会议时间结束前会议的通知一直会存在 如有会议纪要上报 在会议纪要完成之前会议通知会一直存在 待办分三类 审批类 首页显示为红色图标 点击后待办文档并不会自动消失 当您审批完该节点后 待办文档才会消失 例 提醒您当前所需要审批的文档 催办类 首页显示为绿色图标 点击后待办文档自动消失 但若催办的事情尚未完成 该待办第二天会再次出现 若用户并没有通过点击待办文档而完成了催办的事情 待办文档在第二天会自动消失 通知类 首页显示为绿色图标 用户从待办事宜中点击相应的文档 待办自动消失 例 审批完成后 通知流程相关人 1 点击进入待办事宜 2 选中待办 取消待办 有些待办待阅 我不想去处理了 怎么取消 通用操作 流程待办 如何审批流程 查看我的待办窗口 红色的代表是您需审批的事项 通用操作 审批流程 点击对应待办可开始审批 进行流程审批时 首先查看审批内容 通用操作 审批流程 如何审批流程 三步操作 完成审批 通用操作 审批流程 如何审批 1 选择处理结果 2 填理意见 3 提交 流程流向下一节点 现审批操作有四种 通过 驳回 转办 沟通 通过 驳回 当前您认为该流程符合公司相关规定 可以选择 通过 按钮 流程转入下一审批节点 当您认为流程需要修改 可以选择 驳回 按钮 流程可以退回到提交人 亦可退回到本节点前的任意节点 在提交人修正流程后继续提交审批 审批方式介绍 通用操作 我的工作平台查询 在我的工作平台中 我的审批流程 上查询参与审批过的流程 在我的工作平台中集成了多种不同的常用查询 包括了我的发起流程 审批流程 待审流程 公文新闻 会议 工作沟通 任务管理 知识文档 贴子 注 所以的功能前都加了 我的 意思是自己提交的 通用操作 搜索查询 通用操作 协同办公平台查询 协同办公平台查询可以查看所以与用户有关的信息新建的 参与审批的 传阅的 待审的都可以在相关应用模块内查到 通用操作 老OA系统查询 新OA系统是2014年2月15日正式上线 如查询之前的OA记录 请在上图位置链接老OA系统登录 帐号密码都是老OA系统的 与新OA系统无关 网址 81 通用操作 流程授权 休假了谁来帮我审批 审批节点上的处理人员在休假或出差期间可把自己的审批或阅读权限授予相关人员 由被授权人员来处理相关事宜 类型 处理或阅读 授权范围 通用操作 工作沟通 使用工作沟通 工作联系函 应遵循使用规则一 工作沟通范围适用于不相隶属的业务部门 中心 之间的工作联系 二 工作沟通对象不包括高管层 如特殊情况需向高管层汇报沟通可使用适合的工具和方法 如微信 电话 邮件 当面汇报等方式 三 工作沟通不能替代 审批流程 应以 审批流程作为最终解释和业务依据 工作沟通类似公文中的 函 可用于比较正式的沟通确认场合 通用操作 工作沟通 OA系统功能介绍 系统管理要求OA系统问题与解答 OA系统通用操作介绍 与邮件系统介绍 KK即时通讯系统 OA系统是公司协同办公平台 主要解决流程审批问题 集团协作及知识积累 不是沟通交流平台 邮件系统 KK即时通讯系统是沟通交流平台 KK包含 系统所有功能 类似于 但是功能更加全面 KK可以与 系统更结合 有了 甚至可以不用打开 网址 即可在 上完成办公 下载地址 可通过新 系统内的企业应用平台来链接下载 下载安装完成后须进行网络设置如图 查看新闻 系统小技巧 通过点击KK上方待办的小图标可以快捷的打开OA系统网页 邮件系统 如何登陆邮件系统 网页邮件系统界面 使用工具接收邮件 第一种方式采用网址登陆方式 任何可以上网的地方均可以访问 邮件系统网址访问地址 第二种方式采用FOXMAIL OUTLOOK等工具接收邮件 如何登录邮件系统 邮件界面分为导航栏 快捷栏 窗口栏三大块 网页邮件系统界面 修改邮件系统登陆密码 1 改邮件系统登陆密码 进入界面选择偏好设置里面进行密码修改 网页邮件系统界面 采用FOXMAIL OUTLOOK等工具接收邮件最方便 推荐使用 使用工具接收邮件 输入自己邮件账号在后面加 以FOXMAIL为例 介绍如何设置 OUTLOOK设置方式类似 下载安装后 在OA系统协同办公平台中有下载链接 也可通过baidu搜索下载 打开FOXMAIL客户端 1 采用FOXMAIL工具接收邮件 使用教程 注意提示 在接收服务类型选择 POP3 点创建就完成邮件工具设置 进就可以使用接收邮件 2 采用FOXMAIL工具导入集团邮件账号通讯录教程 图一 选择通讯录图标 图二 选择在点击选择导入 在选择CSV文件 csv OA系统通用操作介绍 与邮件系统介绍OA系统问题与解答 系统功能介绍 系统管理要求 流程工作时效新规1 采用新的层级审批制 重新划分审批层级 流程使用需知 流程工作时效新规 公司现有流程 不分类别 单一流程在各部门层级的处理期限统一调整为一个工作日 24小时 一个流程最多经过五个部门层级 个审批节点 即一般在五个工作日内处理完成 流程被驳回前 处理人应与起草人 或拟驳回节点人 通过OA线上沟通或者线下电话 KK 公司邮箱沟通 内容较多的复杂问题如合同等应采取公司邮箱先沟通确认 流程驳回后 应在原流程上根据驳回意见调整上报 不得另行新建流程 否则按 OA系统管理办法 4 7 6用错流程处理 流程使用需知 流程工作时效新规 处理流程延误按50元 天的标准对责任人进行处罚 不再区分岗位等级 如该部门层级有多名员工参与处理流程造成延误 则按逾期天数分别承担以上处罚标准 如 一个节点需成本中心总监 投资发中心总监 研发中心总监 计划财务总监会审 其中成本总监 投发总监按时通过 研发中心总监逾期一天 元 计划财务中心总监逾期三天 共逾期 天 罚款 元 5 流程驳回不能超过一次 每多超过一次按 元进行处罚 依次累计 如罚款责任不清晰将由人行中心人员进行判定 流程使用需知 OA及KK相关资料完善 1 OA系统需完善个人性别 手机号码 座机号码 邮箱 2 KK需要完善个人头像 未完善个人资料的 按照公司相关制度予以处罚 检查发现未按规定完善OA系统 RTX KK 中必要信息的 每次处罚50元 OA系统使用需知 OA系统通用操作介绍 与邮件系统介绍 系统功能介绍 系统管理要求 OA系统问题与解答 Q 系统点击新闻或公文时无法显示内容 A IE设置未完成 请参考 通用操作 设置 Q 系统新闻图片显示为 A 电脑未安装Flashplayer插件 Q 系统打开后内容显示不完全 只有中间一截 A 兼容性设置问题 需按如下操作进行 在 浏览器上工具选项里 将兼容性视图勾上 并在兼容性视图设置里将 系统地址添加进里面 刷新后可正常使用 强烈建议使用 浏览器 流程上传附件可支持多大 最大 员工能否申请手机 六等岗及以上管理人员都有手机 权限 七等及以下人员需通过 流程进行申请 邮件系统帐号密码与 系统是同步的吗 邮件系统帐号与 系统不同步 是属于 个系统 但是邮件系统帐号与 系统帐号一样 为什么附件上传后无法提交 一 附件过大 大小超过 二 附件文件名 带有 之类的特殊符号 无法被系统识别 注 文件的存放路径也不能带特殊符号 编辑器相关问题 新闻或流程内容编辑后提交 内容显示空白 因新系统采用两种编辑器做文字图片处理 一种RTF域 一种是word文档 两种方式功能优缺点描述WORD文档 这种控件功能不全 只能处理文字 无法处理图片 在编辑时可以插入图片 但是提交后