会议管理_会议管理培训教材1

第一章会议管理 一 会议的涵义 会议是 由有关组织召开的听取情况 讨论问题和布置工作的集会 二 办会的涵义办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项 是秘书工作的基本职责之一 具体包括起草并分发会议文件 会场布置 会务接待 会议议题与议题磋商 生活安排 会议记录 掌握会议进展和会后贯彻工作等等 三 会议的作用 会议的作用表现在 1 交流信息 集思广益 2 发扬民主 科学决策 3 传达指示 布置工作 4 沟通情报 决定对策 5 统一认识 协调行动 会议过程是有组织 有目标 有规则 有秩序 有领导的社会活动 四 会议六要素 会议构成要素可分为基本要素 会议目的 召开时间 会议地点 主持者 与会者 主题 议题 日程 和选择要素 会议名称 服务机构 秘书机构 经费 文件材料 专用设备工具 各种消耗材料等 四 会议六要素 组织者 会议的召集者 引导者 对会议正常开展和预期效果起引导保证作用 议题 会议需要讨论的问题 反映会议的目的和任务与会者 参加会议的正式人员 要精炼 讲求效益 会议名称 会议的恰当正式的名称 显示会议的内容 性质 范围 届次 时间等 会议时间 1 会议召开的时间 2 会议所需要的时间 3 每次会议的时间限度会议地点 传统会议必须在同一个时间到达同一个地点才能组织会议 在现代技术高度发达的今天 信息收发终端所在的场所 应视为会议场所 五 会议的主要种类 教材P2 六 公司常见会议的种类与作用 教材P3 举行会议前应思考的问题 1 此会议有没有举行的必要 2 举行会议的目的明确 当你不知道何去何从时 你的眼前就会满是路 案例 时装秀 方案 某服装集团为了开拓夏季服装市场 拟召开一个服装展示会 推出一批夏季新款时装 秘书小李拟了一个方案 内容如下 1 会议名称 2002XX服装集团夏季时装秀 2 参加会议人员 上级主管部门领导2人 行业协会代表3人 全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人 主办方领导及工作人员20名 另请模特公司服装表演队若干人 3 会议主持人 XX集团公司负责销售工作的副总经理 4 会议时间 2002年5月18日上午9点30至11点 5 会议程序 来宾签到 发调查表 展示会开幕 上级领导讲话 时装表演 展示活动闭幕 收调查表 发纪念品 6 会议文件 会议通知 邀请函 请柬 签到表 产品意见调查表 服装集团产品介绍资料 订货意向书 购销合同7 会址 服装集团小礼堂 8 会场布置 蓝色背景帷幕 中心挂服装品牌标识 上方挂展示会标题横幅 搭设T型服装表演台 安排来宾围绕就座 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅 9 会议用品 纸 笔等文具 饮料 照明灯 音响设备 背景音乐资料 足够的椅子 纪念品 每人发XX服装集团生产的T恤衫1件 10 会务工作 安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到 住宿 安排交通车接送来宾 展示会后安排工作午餐 分析 还有什么地方值得修改 1 会议名称不能使用口语 应该用正规的书面语 时装秀 应改为 时装展示会 2 展示会的目的是打响品牌 开拓市场 应请新闻媒体记者到会报道 以扩大影响 3 会议地点不应设在xx服装集团内部 这既不方便来宾 也起不到扩大影响的效果 应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅 4 会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品 课堂讨论 一天下午 天地公司要与外地某企业举行会谈 会上欲就双方技术合作事项达成协议 初萌作为该公司的秘书事前做了大量准备工作 但就在这天临近中午时 初萌发现有关质量监督管理方面的资料没有准备 她急忙通过各种方式查找这类资料 资料终于找到了 可会谈也开始了 初萌只好提心吊胆地等待会谈结果 会谈开始后 双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论 最后 外地某企业代表提出了质量监督管理方面的问题 因为这对于合作项目的成功有着重大的意义 然而 由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料 无法给对方以满意的答复 会议没有做出任何决定 只得暂时休会 为什么会谈没有取得结果 秘书能否采取一些应急措施 技能训练 训练按照不同的标准 可以将会议分为不同的种类 请课下通过多种途径收集会议种类的相关资料 了解会议种类的常识 第一节会前筹备 一 制发会议通知 引例 教材P6问题 1 前台秘书初萌的工作失职表现在哪儿 2 如何拟写会议通知 3 何时发放会议通知 4 如何发放通知 一 会议通知 1 含义会议通知是上级对下级 组织对成员或平行单位之间部署工作 传达事情或召开会议等所使用的应用文 2 会议通知的种类与方式 1 按通知的形式分为口头通知和书面通知 2 按通知的性质可分为预备性通知和正式通知 3 按通知的名称分为会议通知 邀请信 函 书 请柬 海报 公告等 二 会议通知的内容 会议通知的拟写格式一般包括以下四大部分1 标题2 通知对象3 正文 1 会议的目的 名称和主题 2 会议的时间 3 会议的地点 4 参加对象 5 其他事项4 落款与日期注意 有的会议通知需附上回执或报名表 标题 1 主办机关名称 会议名称 通知 用于正式的 重要的会议中共 市委办公厅关于召开 会议的通知 2 只写 会议通知 或 通知 一般用于事务性或例行性会议 通知对象 可以是特称 某某公司也可以是统称 各直属院校个人 通常直接写与会者姓名注意 通知对象未必是参加会议的对象 正文 1 会议的目的 名称和主题 2 会议的时间 开始时间 报到时间 结束时间 3 会议的地点 4 参加对象 5 其他事项 如参加会议的费用 报名的方式和截止日期 入场凭证 联络信息等 落款与日期 主办单位的全称注明发出通知的日期 天地公司总经理张伟要求秘书高山拟写一条关于公司人员编制和工作绩效评估的会议通知 并向公司各部门主管发送 高山拟写的会议通知如下 会议通知致 各部门经理发自 总经理秘书高山定于10月17日 星期四 下午1 30在公司会议室召开会议 讨论公司人员编制和工作绩效评估问题 此次会议内容重要 请有关人员务必准时出席 您能否参加 请于10月15日 星期二 之前打电话告知助理秘书陈红 电话号码是 68976080 三 发送会议通知 技能要求 能准确地发送会议通知 一 会议通知的发送 1 发送形式 1 正式通知除了非正式会议和每日例会之外的所有会议 均应正式打印会议通知 再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员 2 非正式通知先发传真或打电话 随后再寄备忘录或信函 先发电子邮件 再通过电话或电子邮件确认 一 会议通知的发送 2 发送内容 1 预备日程 材料等随会议通知寄发 2 需回复的会议通知或预备通知夹入明信片 3 将会中使用的有关票证 入场券 代表证 汽车通行证 座次号 编组名单等 与会议通知一起寄发 4 如某些与会者对地址不熟悉 附加一份说明或回执单 5 附一份代理委托书 二 会议通知和委托书的样式 1 会议通知的内容被通知部门 被通知人员的姓名及职务 通知事由 会议时间 会议召开地点 会议出席对象或范围 会议程序 议事内容 注意事项 公司全称 通知部门 通知者姓名和职务 日期2 会议通知格式便函式 卡片式 例1 便函式 例2 卡片式 二 会议通知和委托书的样式 3 会议委托书和回执部分会议需与通知一起寄出会议委托书和回执 例3 会议委托书 例4 会议回执 三 相关知识 1 与会者 1 正式成员 2 列席成员 3 工作人员 三 相关知识 2 会议的主要种类 四 注意事项 1 明确会议通知发送对象2 落实发送的回复确认环节3 对书面会议通知的地址 邮编要填写准确4 对经常参加某类会议的部分人员 可打印出标签或准备多套邮寄标签5 对保存的地址要注意随情况变化不断更新 四 注意事项 1 会议通知的确认 1 确认会议通知发送对象 2 确认发送的回复环节 3 确认会议通知内容是否准确2 处理回执 2 处理回执 1 一定要注明寄回的截止时间 2 回执要明确会议组织者所需了解的重要信息 3 回执收回后要认真统计 及时确认 五 技能训练 公司准备在2006年1月10日至11日在 省 市 酒店召开2006年订货会议 于2005年12月20日发出会议通知 会期为2天 1月9日报到 报到地点在 酒店1506房 请各地重要经销商参与 食宿费用自理 请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知 二 制发会议证件 一 引例 人大会议证件知多少 活跃在 两会 现场的除了人大代表和政协委员外 还有列席人员 旁听人员 各媒体的文字和摄影记者 除此之外还有大量的工作人员 包括秘书组 会务组 宣传组 议案组 信访组 安全组 警卫组等人员 按照大会规定 所有参会人员必须持证进出各类会场和代表团驻地 一 引例 召开会议为什么需要制作证件 是不是所有的会议都需要制作证件 会议证件一般包括哪些类型 如何制作证件 会议指示标识的类型 1 标识牌2 区域图 二 制作会议证件和指示标识 任务背景 中山市技师学院将在10月份在北校区举行2010届毕业生就业洽谈会 需要提前制作好相关会议证件和会议标识 任务1 制作会议代表证 来宾证 工作证 会议台签 任务2 制作会议签到处 接待室 饮水处的标识牌 任务3 简述制作会议证件的程序及注意事项 一 工作程序 1 制作会议证件的程序 设计内容 设计颜色 控制印制数量 发放中的特殊要求 照片 盖章确认 设计内容 设计颜色 控制印制数量 发放中的特殊要求 照片 盖章确认 注意 召开重要的大中型会议应视必要制发姓名卡片和会议证件 通常小型会议不必制发证件 会议名称 2010届毕业生就业洽谈会单位名称 中山市技师学院个人信息 姓名 身份证件类型 会议代表证 来宾证 工作证 会议台签 设计内容 参照样本 二 制作会议证件和指示标识 2 制作会议证件的注意事项P14 1 证件和姓名卡片要正规 包含 会议名称与会者姓名称呼 先生 小姐 职务 身份 职务 公司名称 姓名 身份 重要大中型会议 二 制作会议证件和指示标识 2 制作会议证件的注意事项 2 重要保密会议要在证件上贴上本人照片并加盖大会公章 3 证件的形式应反映出会议的内容 设计要尽量经济实用 美观大方 姓名 身份 二 制作会议证件和指示标识 2 制作会议证件的注意事项 4 区分正式代表 列席代表 新闻媒体 工作人员 服务人员等身份 如用不同颜色来区分 红 正式代表蓝 列席代表白 新闻媒体黄 工作人员 会议证件 系带式的卡片 会议证件 夹子式的卡片 区分不同身份 二 制作会议证件和指示标识 2 制作会议证件的注意事项 5 在接待区发放姓名卡片 并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片 6 根据公司不同的理念来设计 二 制作会议证件和指示标识 2 制作会议指示标识的方法 1 会议主办者自己制作一些不太重要会议的指示标识可以由内部用计算机制作或手工制作 2 专业性会议承办机构制作一些重要会议的指示标识需要制作规范和正式 要用专业性的设计和制作 因此 需要请专门性的公司来完成此项工作 二 制作会议证件和指示标识 二 注意事项1 会议证件的样式粘性标签式系带式有夹子式台签式 二 制作会议证件和指示标识 二 注意事项2 会议标识的样式主席台背景签到处报到处 二 制作会议证件和指示标识 四 相关链接会见 会见 拜见 拜会会谈 商务谈判与业务会商会议 会见 会谈三者区别P17 判断以下情景属于哪一情形 二 制作会议证件和指示标识 四 相关链接会展的概念会展是经济行为的会议和展览 是既有市场性又有展示性的经济流通形式 英文 MICE M meetingI incentivetravelprogramC conventionE exhibition 二 制作会议证件和指示标识 四 相关链接会展的类别贸易性 洽谈贸易 推广技术 交流信息如 广州高交会消费性 消费性展览 直接销售如 黄圃镇食洽会 作业 1 简述制作会议证件的程序2 简述制作会议证件的注意事项 背诵 3 简述会议证件的样式4 简述会见 会谈的含义5 简述会议 会见 会谈的区别6 简述会展的概念与类别 背诵 三 预订会议室 案例 XX公司在XX市会议中心举行年度总结会 会前有关领导反复强调加强会前检查 不要出现任何问题 但会议筹备机构的有关人员未能引起足够的重视 只是听了会议筹备方的简单汇报 没有到现场进行必要的检查 结果会议的效果很是不好 座位安排领导很不满意 主席台布置不够大方整洁 因而还给企业带来了不必要的损失 问题 1 筹备方在准备时出现了什么错误 2 如果你是筹备方 你怎么办 某公司举行大型服装新产品展销会 与会者是来自各大公司的老总或经理 本次活动得到媒体的广泛关注 当地政府也对此产生了浓厚厄兴趣 该公司也向当地政府发出了邀请 由副市长代表参加 市长由于有另外一个活动 不能确定 展销会即将开始时 市长却来了 各嘉宾已在台上就坐 但却发现没有市长的名台和座位 会议主办方十分尴尬 请回答 1 如何安排会场座位 2 结合案例 谈谈如何做好会场的相关物品准备 会场布置的意义 会场布置是否合理 对于会议的成功与否具有很大的影响 会场的地点和大小是否合适 设施是否齐全 会场的布局是否合理 会场营造的气氛是否与会议主题内容一致 对会议效果会产生直接的影响 所以 组织会议的秘书人员必须重视会场的布置 一 会议地点 1 会议地点的选择 1 一般情况下 会议内容本身没有特别要求时 会议组织内部的会议室最好 这样参会者很方便 经济上也很节约 2 如果会议内容涉及到几方的利益 可能引起冲突 那么就应该避开可能出现的干扰 最好选择中立的地点或者由组织者来指定地点 避免任何一方得到优势 以保证会议的顺利进行 1 会议地点的选择 3 特别重要的会议或者时间较长的会议 最好选择在远离与会者办公室的地方召开 4 除非是大型的表彰性质的会议或者有特殊要求的会议 一般不考虑把酒店等地方作为会议召开的地方 甚至也不把外地作为开会的地点 以避免因此产生的的急剧增长的会议成本 2 会议场馆的具体要求 1 会议大小是否适中 2 交通是否方便 3 环境是否适宜 4 会场是否安全 5 会场规格是否适当 6 会场设备是否齐全 踩点 3 会议室的选择 1 会议室必须有空档而且能够被使用 2 会议室的大小必须能够容纳本次会议的全体参与人员 3 会议室必须拥有足够的桌椅等家具以及会议需要的必须的视听设备 4 会议室必须能够调节照明 室温和空气 保证充分的照明和良好的室内空气质量 5 会议室必须排除外界的干扰除此而外 也要满足会议室的保密性 成本低廉 参会者感到方便和满意 就可以成为最佳选择 4 会议室的分类 外部会议室内部会议室 1 需方便前往 交通便利2 会场大小适中3 设备齐全4 避开闹市区 隔音良好5 会场整洁明亮6 费用适中 1 方便快捷 手续简单2 节省租场费用3 易受干扰 二示例分析 请分析以下会议选址有什么问题 某公司把自己的年终总结会会址定在了一个展会中心旁边的宾馆召开 为的是休息时可以兼顾观看展览 会议进行中 展会中心正在进行的某旅游项目推介的音乐与喧闹声不时传入会场 与会者有的向外张望 有的合着外边音乐节拍轻轻敲击桌面 更有甚者从后面的门偷偷溜出去观看 会议主持者一脸无奈与沮丧 三工作程序 1 预定会议室的程序 背诵 确定时间与人数 会议室类型 申请使用会议室 确认预留 明确使用时间 预先调试会议设备 5 提前到达会场分发资料和用品 并负责签到 三工作程序 2 内部会议室的管理 1 布置文具和笔记簿足够的椅子存放其他物品 2 设备激光笔能伸缩的指示棒白板 活动画架及书写笔 彩笔 磁钉 按钉 观察这张图片 看看进行了哪些会议布置 认识会议用品 活动画架 四 会场布置的内容 1 会场布置的形式 相对式 全围式 半围式 分散式2 安排会议座次 横排法 竖排法 左右排列法3 布置环境 色调 灯光 花卉 旗帜 标语 气味等 4 布置主席台 主席台座位 讲台 话筒 休息室 主席台背景 会标 会徽等 五 会场布置的形式 1 相对式 礼堂型和教室型 主席台和代表席采取上下面对面的形式 从而突出了主席台的地位 整个会场气氛显得比较严肃和庄重 2 全围式 圆桌型 会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起 这种布置形式容易形成融洽与合作的气氛 体现平等和相互尊重的精神 3 半围式 u字型 在主席台的正面和两侧安排代表席 形成半围的形状 既突出了主席台的地位 又增加了融洽的气氛 4 分散式将会场分成若干个中心 每个中心设一桌席 这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用 同时 又给与会者提供了多个谈话 交流的中心 使会议气氛更为轻松 和谐5 长方型强调上下级关系 突出权威 1 横排法 把每个代表团 小组 单位的座席从前向后排成纵向一列 按组别顺序以代表座席的朝向为准 从左至右横向依次排列座次 2 竖排法 按照既定的次序把对参会的每个代表团 小组 单位的座席排成横向的一行 再按团顺序从前向后依次纵向排列 3 左右排列法 这种排列方法的要领是 把每个参会的代表团 小组 单位的座席安排成纵向的列 再以会场的中心为基点 将顺序在前的排在中间位置 然后先左后右 一左一右向两侧横向交错扩展排列座次 六 会议座位安排技巧 七 环境布置 基本要求 1 突出会议主题 2 勤俭节约1 主席台的装饰2 会场背景的装饰3 色调的选择4 花卉的布置 新鲜 干净卫生 美观大方 花卉的颜色和摆放注意技巧 5 会场的气味效应 注意通风和照明的调整 八 主席台布置技巧 1 主席台座次的排列2 讲台3 揭幕架4 会标 醒目 和谐 全面 5 会微 与会议主题相符合 6 天幕 台布与花卉 本节综合练习 1 广州天华有限公司规定 每周三下午4 00 6 00召开公司部门经理例会 会议由总经理主持 部门经理 副经理共计30人参加会议 总经理秘书做会议记录 如果你是办公室秘书 你应该做哪些准备工作 2 天津润迅有限公司将于2006年1月10日 在公司大礼堂举行2005年度表彰大会 受表彰部门有10个 受表彰个人有15人 请问秘书应该做哪些准备工作 3 华海集团总公司将于2006年5月20日在北京总部 召开全国分公司经理会议 如果你是集团公司办公室主任 你将如何安排这次会议的筹备工作 四 预定和确认会议住宿 学习目标 1 能够预订 确认会议食宿 能够确认最终参会人员2 会议接待工作的内容与基本程序 情景引入 会议接待准备工作 1 做好接站工作 2 做好报到工作 对与会者热烈欢迎 将准备好的会议文件 用品发给与会者 引导客人到住宿房间 告知第一次活动的时间 地点 3 事先安排好食宿 报到时按计划进行 一 相关知识 1 会议接待工作的内容会议接送工作会议食宿工作会议娱乐活动 一 相关知识 2 会议接待工作的基本程序迎接签到和引导安排合影引领嘉宾进入会场或登上主席台会议结束后送别 预定和确认会议住宿 二 工作程序1 预定会议住宿的程序通过会议回执 掌握到会人员的数量和订房规格 会议预定单 会议住宿预定单 发送会议通知时 同时附上 会议住宿预定单 给与会者填写 预定和确认会议住宿 2 向宾馆 酒店预订会议用房 1 住宿人数较少时 2 与会者自己订房 订房卡 预定和确认会议住宿 3 人数较多 主办单位统一订房谈判 打折扣 签订合约通过网站预订酒店 如携程网 艺龙网baidu搜索 四 预定和确认会议住宿 3 确认会议住宿的程序 1 与会者确认酒店寄发确认函给与会者 2 与饭店或者酒店确认预订由会议组织者来确认沟通 预定和确认会议住宿 四 注意事项1 选址基本设施齐全安全价格合理地点方便环境安静 整洁 预定和确认会议住宿 2 房间安排综合考虑职务 年龄 健康状况 性别 房间条件P23 预定和确认会议住宿 五 相关链接1 常见的商务旅行洽谈业务 参观访问 出席会议 签订合同 实地考察2 选择交通方式的因素P24公路 铁路 船舶 飞机 预定和确认会议住宿 3 宾馆类型 1 国内或国际连锁宾馆 2 本地宾馆 3 会议场所客房 4 旅行住宿或汽车旅馆 第二节会中服务 做好会议的接站和报到工作 案例分析 天一公司定于2003年2月15日在广州召开为期两天的新产品推广会 邀请了国内外十几家合作公司的管理人员 技术人员近百人参加 秘书李萌负责安排接站报到工作 但因春节后客流较大 她又缺乏一定的经验 致使部分与会者没能找到接站处 费了很大周折才找到报到地点 因而损害了企业的良好形象 第二节会中服务 知识要点1 设立接待站 1 在与会者集中抵达的几天里 可以在机场 车站安排专人等候 设立接待站 接站牌 制作醒目的牌子或横幅 上面标明 XX会议接待处 接待站两人一班 一个人引导与会者上车 另一位接待站继续等候其他客人 设计接待处的横幅和接站牌 材料 天地公司在9月28日召开全国业务洽谈会 与会者将在9月28上午集中到来 公司在广州花都机场 广州火车站各设立接待站 请为这两个接待站设计一个横幅和接站牌 横幅 天地公司业务洽谈会接待处 天地公司业务洽谈会热烈欢迎您 客人 XXX先生 XXX小姐 车次 K113时间 2010年9月28日发站 北京 接站牌 第二节会中服务 知识要点2 接站的车辆安排 1 备有足够的车辆和接站人员公司内部车辆 专业汽车出租公司提供 2 事先对接站司机进行简单的培训或提出相应的要求提前到达 注意交通安全 文明礼貌 前后车辆衔接 第二节会中服务 技能要点1 接站的程序搜集回执 编制表格 代表名单 抵达时间 安排接站 车辆 人员 培训接站人员接站统一指挥调度事先通过传真或者电话告知到会者的详细路线 自备交通工具与会者 第二节会中服务 技能要点2 接站工作的要求要掌握代表的名单及抵离的准确时间要备有足够的车辆要有良好的指挥调度 人车要值班 指挥调度有一份代表抵离时间表所有车辆和人员要按时间 路线接送 第二节会中服务 报到工作的内容报到处周围设立引导牌 注明报到位置 第二节会中服务 二 完成会议签到和引导工作 二 完成会议签到和引导工作 知识要点1 签到的工作内容 迎宾 登记 签到 领取会议资料和各种票证 二 完成会议签到和引导工作 知识要点1 签到的工作内容 1 签到工作通常包括 迎宾签到登记交费 某些会议 与会者食宿费自理 领取会议资料和各种票证 嘉宾签到后领取胸卡 参会人员入场 嘉宾领取会议资料 凭门票领取会议资料 进入会场 二 完成会议签到和引导工作 知识要点1 签到的工作内容 2 签到工作的目的 及时了解到会人数 对于各类有选举 表决内容的法定性会议尤为重要 关系到是否达到法定人数 选举 表决结果是否有效的问题 二 完成会议签到和引导工作 知识要点2 会议签到的方式 小型会议 采用签到簿签到 会务秘书代签 逐一进行签到 来一人 划一人 电子签到卡 手工签到卡 二 完成会议签到和引导工作 知识要点2 会议签到的方式 1 小型会议 签到簿 2 小型会议 例会 会务秘书代为签到 3 大型会议 电子签到卡 电子签到系统 4 手工签到卡 二 完成会议签到和引导工作 技能要点1 签到工作的程序 1 签到人员的选择 2 准备签到用品与设备 3 签到人员提前到达 4 迎接 5 介绍签到内容 6 发放会议资料与票证 由于公司产品滞销 销售业绩大幅度滑坡 公司决定12月13日 15日在南京钟山宾馆召开销售人员会议 总经理交代秘书张洁 要做好会议签到 以便改善销售现状 1 任务 模拟一个会议签到 2 要求 提前到场 准备充分 清点反馈 3 评价标准 提前到场项满分30分 负责签到的秘书会议开始后到场扣30分 没有提前15分钟左右到场扣20分 准备充分项满分30分 应到会代表名册 签到单 签到笔等 缺一项扣10分 扣完30分为止 清点反馈项满分40分 没有清点扣40分 清点但是没有反馈扣30分 不及时反馈扣20分 4 评价办法 百分制 5 实训组织 全班分组演练 学生比照评价标准 相互评分 6 时间安排 1学时 实训1 会议签到 二 完成会议签到和引导工作 技能要点2 引导与会人员就座的方法 1 陪伴重要来宾入场 2 为上司和来宾作介绍 3 帮助来宾领取姓名卡片并引领入座 4 回答来宾的询问要耐心热情 实训2 座位引导与茶水服务 某公司为回馈顾客 12月13日下午2 30分在南京钟山宾馆召开客户联谊会 公司办公室主任交代秘书张洁 要做好会议座位引导和茶水服务工作 1 任务 分组模拟 演练座位引导和茶水服务工作 2 要求 引导与会者及时就坐 态度热情 茶水添加方法正确 及时 3 评价标准 引导与会者就坐项满分50分 态度热情 熟悉座次各25分 茶水服务项满分50分 添加及时 方法正确各25分 4 评价办法 百分制 5 实训组织 全班分组演练 学生比照评价标准 相互评分 6 时间安排 1学时 二 完成会议签到和引导工作 技能要点3 会议签到的要求 1 会议签到用具方便 好用 充足 2 负责会议签到工作人员提前到岗 3 签到处位置要易找 并标示清楚 4 签到工作耐心细致 热情周到 二 完成会议签到和引导工作 对会议引导人员的要求见教材P29 参考案例 茶水添加工作中的学问天地公司在冬季召开一个大型会议 秘书小李负责茶水添加 也许是第一次参加如此规模的会议 小李很着急 他拿着一个暖水瓶在主席台前为参加会议的领导逐一添加满满一杯 会后 办公室郑主任告诉小李秘书 添加茶水应当使用专用的器皿 添加茶水应在会议代表的右后方添加 天气寒冷 应当增加茶水添加的频率 减少每次添加的量 第三节会后落实 主要内容1 重点和难点能够安排车辆人员送别会议代表 能够清理会场 结清相关费用 2 知识点送别会议代表会场的善后工作整理会议文件 当会议结束后 秘书需要做好与会人员返程的相关工作 主要要求如下 1 提早登记与会人员返程所需车 船 飞机票 并及时分发给与会人员 2 需要时建议和协助召开一定范围内的欢送会或送别宴会 对于重要宾客和不经常见面的远道客人 秘书应建议和协助组织召开一定范围内的欢送会或送别宴会 3 分批送站 调配车辆 在会议即将结束时 秘书应编制与会人员离开的时间表 安排好送行车辆 派人将外埠与会人员送到车站 港口或机场 待他们乘坐的交通工具起程后再返回 如有必要 还应安排有关领导为与会人员送行 送站人员应保持热情的态度 礼貌的语言 周到细心 笑脸相送 4 清理结算与会人员的相关费用支出等 安全 完整归还代为保管的物品 帮助与会人员及时与会务组结算并办理付费事宜 开好收据发票 要坚持财务管理制度 对于不符合开支规定的可以拒付 要及时 安全 完整地归还代为保管的物品 5 妥善安排暂留人员 对于尚未离会 还需短时间留住的与会人员的食宿也应给与妥善安排 二 示例分析 某公司承办的学术研讨会已接近尾声 秘书初萌开始落实与会人员的返程工作 初萌将会务服务人员分成几个小组 每组负责不同省份的与会人员 最后将各组的情况进行汇总后 初萌又将登记表认真加以核对 与会人员有的在会议结束的当天就返回原地 有的由于种种原因还想在此地逗留几日 初萌克服一切困难尽量满足他们的不同要求 初萌细心周到的工作 得到了与会人员的连连称赞 点评 会议的组织与服务工作切忌虎头蛇尾 尽早落实与会人员的返程工作 来时接 走时送 有始有终 这会给与会人员留下良好的印象 返程车 船 机票的预定一般情况下要按先远后近的次序安排 秘书要预先登记与会人员返回的日期和乘坐的交通工具 代购所需返程票 使他们在会议一结束就能及时踏上归程 对于个别需要暂住者 应妥为安置好他们的食宿 所以 做好送别与会人员的工作是会后工作的一项重要内容 送别会议代表的工作程序 送别会议代表的工作程序为 征询与会人员返程要求并进行登记 预订车 船 机票 分发返程票 结清会议经费 安排车辆送站一安排暂留人员 1 对于会期较长的会议 秘书在开会通知回执中应要求与会人员填写返程交通工具 待与会人员到达后再进一步落实并提前预订车 船 机票 以确保参会人员按期返程 2 对于跨地区的会议 与会人员离会时 要及时同与会人员清理 结算账目 3 提醒与会人员归还物品 4 把订购的车 船 机票交到与会人员的手中 并做好送站工作 5 对于由于各种原因需要暂住者 一定要妥善安排 一 返程工作的服务要求 1 送别会议代表的主要工作有 结清包括餐费 住宿费 交通费等会务费用 分发回程票 如火车票 机票 船票等 安排车辆送站 如小面包车 普通中巴 大巴 旅游客车等 安排领导 专人送客 握手告别 送至大门外 电梯口或车门口 一 返程工作的服务要求 2 合理安排与会人员返程的工作可以按照以下程序进行 1 要事先了解外地与会人员对时间安排 交通工具的要求 根据会期长短 外地与会人数多少等实际情况 及早安排好外地不会人员的回程事宜 2 一般情况下要按先远后近的次序安排返程机票 车票的预定事宜 要掌握交通工具的航班 车次等情况 尽早与民航 铁路 公路 港口等部门沟通联系 提前预定好飞机 火车 汽车 轮船票 一 返程工作的服务要求 3 应编制与会者离开的时间表 安排好送行车辆 派人将外地与会人员送到机场 车站 港口 待他们乘坐的交通工具启程后再返回 如有必要 还应安排有关领导同志为与会人员送行 4 为了安排好与会者的离场 会议组织者必须对当地的交通状况有充分的了解 这需要会议组织者在会前就作出细致周到的安排 会中根据会议进程以及与会者的要求做好随时调整的准备 一 返程工作的服务要求 3 安排细节安排与会人员返回还必须注意以下细节 1 如果开会人员要赶往下一个目的地 会务人员要提前准备好机票 车票 并尽量安排专人专车送往机场或车站 2 无论是自有车辆 还是租赁车辆 会议组织者都有责任保证其安全性 包括每辆车合法承载量的确认 各种安全检查以及司机的安全教育等 一 返程工作的服务要求 3 会议组织者在安排交通工具时 应该考虑当地气候 旅途长短等因素 尽量使与会者感到舒适 满意 比如若当地气候潮湿闷热 就应该安排有空调装备的车 如果旅途较长 则可以安排配备了移劢电视的车等 一 返程工作的服务要求 4 送客礼仪 1 握手告别 送客出门 2 提醒不会者携带好个人的物品 3 送客真诚 送离视线 案例分析 祥瑞公司承办了营销协会的年会 会务组的李秘书负责代表们的返程工作 由于这次会议会期较长 李秘书在会议通知的回执中就已要求与会人员填写代表们的返程时间所乘交通工具的种类等内容 鉴于会议期间 有的代表可能在返程时间和工具上有所变化 所以在会期进行到一半时 李秘书又逐个找代表进行核对 落实最后的返程日期 乘坐工具 以及车次 班次 航班 有的代表还不清楚车次 班次及航班的出发和到达时间 不知道乘坐什么交通工具比较方便 一时难以确定 李秘书就掏出随身携带的铁路 民航 公路和港口时刻表 与代末一起讨论 争取作出最佳选择 全部代表确定完毕后 李秘书抓紧时间预订车 船 机票 尽量满足代表的要求 实在不能做到的 及时跟代表沟通 重新选择 再行预定 会议已接近尾声 李秘书开始忙碌起来 穿梭于代表之间送票 同时 统计需要过站的代表的名单 把他们出发的时间分成几个集中的时间段 以便派专车送站 与会代表离会那天 李秘书提醒代表与会务组结清费用 归还所借物品 拿好自己的物品和票据 准备返程 跟代表们说完再见 看着他们登上送站的专机离开会场 李秘书终于松了口气 还有会议结束暂时不返回需要暂住的代表 李秘书都给予妥善的安置 尽量满足他们的需要 在与会代表填写的会议评估表上 李秘书的返程工作得到了大家的一致好评 问题 在会议代表返程的工作中 李秘书都做了哪些安排 秘书有责任帮助与会人员提前做好返程准备事宜 1 提醒与会人员及时归还向组织方或会议驻地单位借用的各种物品 2 提醒与会人员及时与会务组结算并办理付费事宜 开好发票 3 帮助与会人员检查 清退房间 避免遗忘各种物品 4 准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品 以备急需 5 帮助部分与会人员托运大件物品 12月15日 2007年广州市高校体育论文报告会 在华侨大学报告厅隆重举行 会议闭幕后 承办方华侨大学体育教学中心与院长办公室有关人员共同协作 分头做好安排与会人员离场的各项工作 完成送别会议代表的最后一项任务 主要包括以下具体工作 1 体育教学中心教师小王和小黄负责同与会人员结清会务费用 开具相关发票 2 院长办公室秘书小胡负责安排车辆将与会人员送至广州火车东站 3 学院分管体育的副校长 院长办公室主任 体育教研室主任在与会人员上车离校前与他们握手告别 礼貌送别 分析 会议结束了 会务人员的工作没有结束 会务人员要做好开发票 路线与车辆安排 送别等工作 五 相关链接 我国国内航班的购票须知 1 定座乘客只有在定妥座位以后 才能凭该定妥座位的客票乘机 乘客可根据航空公司的有关规定向航空售票处或航空代理人售票处预定座位 已定妥座位的旅客 应在航空公司规定的购票时限内购票 如未在购票时限内购票 所定座位即被自动取消 2 购票中国旅客购票须出示本人居民身份证或其他有效身份证 并填写 旅客定座单 外国旅客 华侨 港澳台胞购票 须出示有效护照 回乡证 台胞证 居留证 旅行证或公安机关出具的其他有效身份证 并填写 旅客定座单 3 座位再证实旅客持有定妥座位的联程或来回程客票 如在该联程或回程地点停留72小时以上 须在该联程或回程航班离站前两天中午12点以前 办理座位再证实手续 否则 原定座位不予保留 4 客票客票只限客票上所列姓名的旅客本人使用 不得转让和涂改 否则 客票无效 票款不退 5 客票有效期正常标价的客票有效期为一年 定期客票自旅行开始之日起计算 一年内运输有效 不定期客票自填开之次日零时起计算 6 客票价客票价指旅客由出发地机场至目的地机场的航空运输价格 不包括机场与市区之间的地面运输费用 7 变更购票后 如果要求改变航班 日期 舱位等级 请尽早通知航空公司 使其根据实际可能积极办理 课堂练习示例 大学语文教材建设与教学研讨会送别会议代表 技能训练 训练1如果你参与某次会议的服务工作 让你负责与会代表的返程票务事宜 你将怎样做好这项工作 请列出一个可操作性强的方案 训练2你知道现在预订车票 机票的方式有那些 请课下收集相关资料 训练3如果你参与某次会议的服务工作 让你负责与会代表的送站事宜 你将怎样做好这项工作 请列出一个可操作性强的方案 二 清退会议文件资料 学习目标掌握会议文件的清退办法 掌握文件资料清退的基本程序 二 清退会议文件资料 1 什么是清退会议文件资料 与会人员在会议结束后 根据规定将会上发的文件资料清理并退回会议秘书处 目的 2 开完会后 为什么要进行会议文件清退工作呢 P33示例分析1 为了避免文件丢失2 为了保密会议内容 3 会议文件清退的方法 1 型内部会议 由会议主持人在宣布会议结束的同时 请与会者将文件放在桌上 有秘书人员统一收集 由秘书人员在会议室门口收集 由秘书人员单独向个别已领取文件而未到会的人员收集 3 会议文件清退的方法 2 大中型会议文件的收集方法 提前发出文件清退目录 先由与会者个人清理 再统一交给大会秘书处 对会议工作人员 采取下发收集目录 限时交退 4 会议文件资料清退的程序 1 向会议主席团或主持人汇报发文情况 提出清退文件资料建议 2 待会议主席团或会议主持人批准后 下发收退文件资料目录 并做必要的解释工作 3 会议结束后进行清退 清退要逐份清点 登记 发现丢失的应查清原因 及时向领导报告 4 会议文件清退的基本程序 确定清退文件资料的范围列示清退目录按期收集整理 捆扎清退的文件资料填写 文件清退登记表 核点文件资料查找短缺 丢失的文件资料如实向领导报告 确定清退文件资料的范围P35页文件的机密程度 公开 国内 内部 秘密 机密 绝密6个级别 清退对象 秘密 机密 绝密文件简报资料 列示清退目录 文件清退登记单 表 5 会议文件清退的注意事项 在清退会议文件资料时 秘书需要注意 1 统一印制清退文件资料的目录 2 分清清退文件资料和不清退文件资料的范围 3 避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会 4 清退文件 需要填写 文件清退登记表 交接双方清点无误并签字后留存 5 文件清退 归档后 剩余的文件资料 经鉴别没有保存价值的进行登记 经分管领导批准后 由两人以上送到指定地点销毁 技能训练 请讨论分析怎样进行小型内部会议文件资料的清退 示例分析 会议结束5天后 会议秘书处问秘书初萌 询问前几天借阅的一份年终人事调整的文件为什么没按时归还 初萌放下电话 翻查了所有的文件 却无论如何找不到这份文件档案 再打开自己的文件清退登记簿 也是只有借阅记录而没有归还记录 初萌回忆了一下当时的情景 那几天自己事情较多 印象里是将所有的该归还的文件都交回了 这份人事调整文件到底是怎么回事却无论如何想不起来了 点评 为避免发生类似文件丢失的情况 秘书对于清退的会议文件资料一定要在会议结束时及时清退 召开会议时所需的文件资料需要收回的 首先要确定收集的范围 注意清退的程序和方法 需要统一制发清退文件资料的目录 规定清退时限 必要时对有关人员作一些解释 避免只要求部分与会人员退回文件资料而引发不愉快 在市场竞争激烈的情况下 更要时刻注意文件资料的清退工作 秘书要有保密意识 在各个环节上毫不松懈 三 整理会场 会议室的注意事项 案例 秘书小迟清理会场2005年12月18日 上海三峰公司与中国台湾益明公司在华尔关大酒店会议厅举行合作签约仪式 会议厅主席台的背景墙上布置着 上海三峰公司与中国台湾益明公司合作签约仪式 的会标 主席台上有话筒 手提电脑 公司双方领导层人员名字席卡 鲜花等 台下的会议桌上放着出席仪式的双方公司职员代表的名字席卡和介绍双方公司情况的资料 酒店大厅及过道里摆放着本次会议的通知牌及方向标志 签约仪式结束后 会议主办方上海三峰公司 总经理秘书小迟与酒店服务人员一起整理会场 小迟先将手提电脑装进电脑包 随后再将席卡及会议资料收集归类 分别装进纸箱及资料袋 准备带回公司 服务人员则协助将会标 话筒 鲜花 通知牌 方向标志等撤走 话筒与鲜花归还至酒店会议用物品存放间保存 而会标 通知牌 方向标志等则予以销毁 会场整理完毕后 酒店服务人员切断了电源 关闭了会议厅 接着秘书小迟与酒店结清了租借会议厅的开支费用 带着电脑 席卡 资料等开车返回了公司 回公司后 小迟将会议记录整理打印交总经理过目后复制 分发至双方公司领导层人员 自己作了分发记录的备份 问题 1 会场的善后工作主要有哪些 2 会场应该如何清理 3 会议用物品哪些需要保存 哪些应该销毁 技能训练 试为某次会议列出一份清理会场的清单 小复习 1 初萌 会议已经结束了 我要按照下面