行政总务_实用文写作教材

实用文写作教程 第一节实用文概述一 实用文的性质是人们在日常的工作 学习和生活中 办理公务 处理私事时所使用的一种实用性文体 也叫应用文 二 实用文的特点 有特定的对象和行文目的 有较为固定的写作格式 有较强的时效性 语言朴实 简明 准确 三 实用文的种类 一 公务文书 二 事务文书 三 交际类文书 四 宣传类文书 五 经济类文书 六 司法类文书 七 会议类文书 第二节实用文的主旨一 主旨的含义主旨是文章的中心意思 是作者的意图 主张或看法在文章中的体现 二 主旨的要求正确 新鲜 明确 专一 三 主旨的确定 一 以实际工作的需要来确立 二 依据党和国家现行的方针政策 法律和法规来确立 三 从实际出发来确立 第三节实用文的材料一 材料的含义材料是作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现文章主题的事实或论据 二 材料的搜集 一 搜集材料的方法 文献调查法 填表法 问卷法 访谈法 座谈法 实地观察法 二 搜集材料应注意的问题 略 三 材料的使用 一 要尽可能把与主题有关的材料写进去 二 所选材料必须确实 有代表性 三 材料要具有典型性 四 在材料的叙述上要详略得当 第四节实用文的结构一 结构的含义结构是文章的内部构造 是为了表现主旨 增强表达效果 合理地组织和安排写作材料 使之成为一个有机的统一整体 结构包括层次 段落 开头 结尾 过渡 照应等 二 结构安排的基本原则 一 要正确反映客观事物发展的规律 二 为表达主题服务 三 要适应不同文体的特点 三 结构安排的具体方法 一 拟订提纲 二 行文时注意前后的连贯 达到完整统一 三 结构安排要服从于表达效果的需要四 结构安排的具体方式 一 层次和段落 层次 是文章的思想观点或情节的次序和地位 实用文有两种安排层次的方式 一为递进式 二为并列式 实用文安排层次的常用方式 用序数词标示层次 用文字标题标示层次 用破折号 标示层次 段落 段落和层次的关系 层次着眼于思想内容的划分 段落侧重于文字表达的需要 二 开头和结尾 开头 实用文开头有四种方式 开头揭示主旨 开头揭示全文内容 开头说明发文的背景 起因和动机 开头交代行文的依据 结尾 有总结全文式 号召希望式 呼应开头式 表决心式 提出要求式等 三 过渡和照应 过渡 实用文过渡有三种方式 过渡词语 过渡句 过渡段 照应 主要有开头与标题照应和开头与结尾照应两种 第五节实用文的语言及表达方式一 实用文语言的要求明晰 准确 简约二 实用文的表达方式 叙述 就是把人物经历与事物发展变化过程介绍 交代出来的表述手法 有顺叙和倒叙 概叙 平叙等 说明 是用简明的语言把有关事物 事理的各种属性解说清楚 介绍明白的一种表达方式 在实用文中用得最多 说明的类型有 定义说明 诠释说明 分类说明 举例说明 比较说明 数字说明 图表说明 议论 是用判断 推理的形式发表对事物 事理的看法与主张的表达方法 议论有叙议结合法 说议结合法 叙说议结合法几种类型 二 实用文表达方式的基本特征 概说性 直陈性 简明性 第六节实用文的修改一 修改的原则和方法 一 原则 先内容 后形式 先大局 后细节 言简意赅 修改初稿 二 方法 边看边改 边读边改 边抄边改 边议边改 第二章行政公文写作第一节行政公文基础知识一 行政公文的概念 狭义 行政公文是行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 二 行政公文的特点1 法定性 2 权威性 3 现实性 4 规范性 三 行政公文的作用1 颁布法规 指挥调控2 反映情况 请示工作3 商洽业务 知照联系4 宣传政策 指导教育5 办事依据 记录凭证四 行政公文的种类 一 行政机关公文处理办法 规定 行政公文有命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要共13种 二 行政公文的分类1 按行文方向 上行文 下行文 平行文2 按缓急程度 紧急公文 普通公文3 按有无保密要求 普通文件 保密文件4 按具体职能 法规性公文 指挥性公文 报请性公文 联系性公文 实录性公文 五 行政公文的基本格式 一 公文的构成要素1 眉首部分 包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人六个要素 2 主体部分 通常由公文标题 主送机关 公文正文 附件说明 成文日期 公文生效标识 附注等项目构成 3 版记部分 包括主题词 抄送机关 印制机关和印发日期等 六 公文行文的基本规则 一 明确行文关系包括上下级关系 平级关系 隶属关系 非隶属关系等 不同关系的行文 要求和规定都不同 二 明确行文方向 把握行文权限1 要明确隶属关系和职权范围 2 要严格遵守限制条件 3 要按照划定的范围行文 三 严格行文要求 规范行文体式 第二节命令一 命令的定义是级别较高的国家领导机关发布的有强制性 领导性 指挥性的下行公文 二 特点1 法定的权威性2 执行的强制性三 命令的类型1 发布令 2 行政令 3 嘉奖令 第二节决定一 决定概述 一 定义 是领导机关发出的 带有制约 规范和指导作用的下行文 二 特点 决策性 指挥性 制约性 三 作用 党政机关 社会团体 企事业单位都可以使用的一种公文 四 类型1 决策性决定 2 奖惩性决定 3 变更或撤销性决定 二 决定的写作 模板 标题 发文机关 关于 的决定正文 主送机关 作出决定的缘由及目的决定的事项对有关单位 人员的要求或号召发文机关成文时间 第四节公告一 公告的定义公告是由级别较高的行政机关向国内外发布重要事项或者法定事项的公文 二 公告的特点1 发文权力的限制性2 发布范围的广泛性3 题材的重大性4 内容和传播方式的新闻性 第五节通告一 通告概述 一 定义 通告是行政公文的主要文种之一 适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项 二 特点 法规性 周知性 行业性 发布形式灵活 三 类型 包括法规性通告和知照性通告两种 二 通告的写作 1 标题 有多种写法 第一种 完全式标题 是发文机关 事由和文种几个要素俱全的标题 第二种 省去事由 是由发文机关和文种名称两个要素构成的标题 第三种 省略发文机关 由事由和文种两个要素构成的标题 第四种 只写公文名称 也就是只有 通告 二字的标题 2 正文 一般包括发布通告的目的或根据 通告事项及结语三个方面的内容 三 通告与公告的区别通告与公告都属于晓谕性和公布性公文 但二者有较大的区别 1 内容的重要程度不同2 对发文机关的限制性不同3 发布范围不同4 发布的方式不同 第六节通知一 通知概述 一 定义通知适用于批转下级机关公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免或聘用干部 二 特点 1 使用范围广泛 2 具有指导性 3 受文对象专指 4 有明显的时效性 三 类型 1 指示性通知 2 批示性 颁发 批转 转发 通知 3 告知性通知 4 任免通知 二 通知的写作通知一般由标题 主送机关 正文 落款和日期构成 1 标题 通知标题一般由发文机关 事由和文种三部分组成 具体形式与 通告 相同 2 主送机关 在标题下 正文前顶格写受文的单位或个人 3 正文 通知正文包括通知的缘由 通知事项 通知要求三部分 但是 批示性通知的写法有所不同 三 批示性通知及其写法 以转发通知为代表 批示性通知有三种 一为 颁发 型通知 二为 批转 型通知 三为 转发 型通知 颁发 型通知是指政府制定的重要法规或规章 发给下级机关执的通知 批转 型通知是指上级机关对下级机关的来文加以批示 再转发给下属各单位执行的通知 转发 型通知是指把上机机关 同级机关和不相隶属机关的来文再转发给自己下属机关的通知 一 标题 通知的标题由发文机关 事由 文种构成 转发类通知的标题 一般由 发文机关 转发 原文标题 文种 组成 二 正文 通常有以下二种写法 一是照转照发 不提具体要求的写法 通常先引述所转发公文的标题及发文字号 然后表明态度 提出转发原则要求 一般篇幅较简短 二是在转发同时提出具体要求和希望的写法 一般开头先引述所转发公文的标题及发文字号 然后直说转发事项 即将某某文件转发给你们 再对如何贯彻执行提出具体要求或希望 第七节通报一 定义是指有关单位进行表扬 批评 传达重要精神或情况时所用的公文 二 特点1 周知性 2 针对性 3 典型性 4 时效性 三 类型1 表彰性通报 2 批评性通报 3 情况通报 四 表彰 批评性 通报的写法 一 标题 可以三要素齐全 也可以省略发文机关 也可以只用 通报 二字 二 正文1 概括应表扬或批评的主要事实 2 分析事实性质 并进行简要评价 3 宣布表彰或批评决定 4 提出希望或要求 5 落款 五 通报写作技巧 一 捕捉典型 有的放矢 二 认真核对材料的真实性 三 评述有据 用语恰当 四 把握时机 迅速行文 第八节议案一 定义议案是各级人民政府用于提请审议事项的公文 适用于各级人民政府按照法律程序向全国人民代表大会或常委会提请审议事项 二 特点1 制作主体的法定性 2 内容的特定性 3 适时性 4 必要性和可行性 三 类型1 立法性议案 2 决策性议案 3 任免性议案 第九节报告一 报告概述 一 定义 报告是向上级机关汇报工作 反映情况的公文 二 特点 1 单向性 2 陈述性 3 事后性 三 类型 1 工作报告 分为综合工作报告和专题工作报告2 情况报告 二 报告的写作 一 标题 有完整式标题和省略发文机关的标题两种 二 主送机关 只送一个机关 三 正文 情况报告 1 简要说明发文事由2 具体反映情况和问题 3 提出工作打算或安排 第十节请示一 请示概述 一 定义 是下级机关向上级机关请求决断 指示 批示或批准相关事项所使用的公文 二 特点 1 呈请性 2 期复性 3 超前性 4 单一性 三 类型 1 请求批准的请示 2 请求指示的请示 二 请示的写作1 标题 发文机关 关于 的请示2 主送机关 只能一个 被请示的上级单位名称 3 背景 原因说明 比较详细 4 主体 请示所要达到目的的事项 清楚明白 5 结束语 如 妥否 请批示 请指示 以上请示妥否 请批示 等字样 6 请示单位名称 时间 三 请示的写作技巧1 要遵循 一文一事 的原则 2 标题要规范 3 材料要真实 理由要充分 请示事项要明确 具体 4 语言要平实 恳切 5 主送机关只能有一个 6 不越级请示 7 不抄送下级 四 报告与请示的区别 教材65页 第十一节批复批复的定义及用途批复是和请示两相对应配合使用的一组文种 上级机关在接到下级机关的请示后 经过研究 有了明确的意见 并以局面形式答复下级机关 就是批复 批复用于上级机关答复下级机关的请示事项 第十二节意见一 概述定义 意见是指对重要问题提出看法和做法时所写的公文 主要用于对重要问题提出见解和处理办法 特点 1 使用的广泛性 2 行文的多向性 3 作用的多用性 类型 1 指导性意见 2 实施意见 3 建议性意见 4 评估性意见 二 意见的写法 要会分析结构 一 标题有完整性标题和省略发文机关的标题两种 二 主送机关 一般有 三 正文1 开头 发布意见的背景 根据 目的 意义等 2 主体 把对重要问题的见解或处理办法一一写明 一般用分条列项式写法 3 结语 不同类型的意见有不同的结语 四 落款 第十三节函一 函的概述 一 定义 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 二 特点 1 用途广泛 2 是纯平行文种 3 制作简便 篇幅短小 三 函的分类按内容的不同划分 经常使用的函有四种 即商洽性函 询问性函 答复性函和请示性函 按行文方向的不同划分 可将函分为去函和复函 去函 是指本机关为询问事项或请求批准而主动制的函 复函 是指为答复受文机关所提出的问题或回复批准事项而被动制发的函 二 函的写法 1 标题函的标题一般由发文机关 事由和文种三部分组成 发文机关视具体情况一般可省略 商洽性函一般有 关于商洽 的字样 询问性函一般有 关于询问 的字样 请求性函一般有 关于申请 的字样 答复性质的函 文种均须标明 复函 2 主送机关顶格写机关全称或规范化简称 后标冒号 复函的主送机关即来函单位 3 正文开头 发函的开头应简述发函的缘由或目的 复函的开头应引述来函的日期 文号或标题等 主体 发函要写清商洽 询问 告知 请准的主要事项 复函则要针对来函内容 作出具体的 明确的答复 不论去函还是复函主体的内容都要求明确 集中 单一 做到一函一事 尾语 发函一般用 专此函告 敬请函复 等作结 复函多用 此复 特此函复 等为结尾 尾语应根据内容 要求来拟写 落款 正文右下方署名署时并盖公章 3 写作函的注意事项第一 文种的选用要正确 第二 内容要简洁 第三 措辞要得体 作业 东莞市物价局转来一份署名 小敏 的学生来信 信上说 我在办毕业证的时候 学校要我交40