中山医学大学 经费核销作业须知.ppt

中山醫學大學經費核銷作業須知 內容大綱 重要會計政策之彙總說明各類費用之憑證種類發票之種類取得憑證時常發生問題目前費用核銷種類各項費用動支之規定及期限注意事項 重要會計政策之彙總說明 本校之會計處理 係依照一般公認會計原則 教育部頒佈之私立學校會計制度之一致規定及政府相關法令與本校各項規定辦理 會計基礎採應計基礎 權責發生制 教育部委派會計師依照一般公認會計原則及營利事業所得稅查核準則 相關稅法執行查核 並依此查核資料簽證財務報告 外來憑證 壹 發票的種類根據 統一發票使用辦法第七條 規定 1 三聯式統一發票 專供營業人銷售貨物或勞務與營業人時使用 2 二聯式統一發票 專供營業人銷售貨物或勞務與非營業人時使用 3 收銀機統一發票 專供符合營業人使用 收銀機辦法第三條 規定之營業人於銷售貨物或勞務時使用 售予營業人時需加印其統一編號 售予非營業人時則不需加印統一編號 營業人使用收銀機辦法第六條第一項 4 電子計算機統一發票 專供符合 統一發票使用辦法第二十五條 規定之營業人於銷售貨物或勞務時使用 售予營業人時需加印其統一編號 售予非營業人時則不需加印統一編號 營業人使用收銀機辦法第六條第一項 貳 發票之使用情形 貳 發票之使用情形 續 參 其他收據使用情形 例如小規模營業人 計程車業 醫療院所等符合 統一發票使用辦法第四條 規定得免用或免開統一發票之其他組織團體 以普通收據或其他憑證證明 但此法規定係 得免用或免開統一發票 故若有符合上述條件之其他組織團體可依各自需要向各所轄國稅局申請使用統一發票 收據應載明內容 依 查核準則第六十六條規定 費用及損失之原始憑證除統一發票應依 統一發票使用辦法第九條 規定填記外 其為收據 證明者 應載有損費性質 金額 日期 受據人之姓名或名稱 地址及統一編號 出據人或出證明人姓名或名稱 地址及統一編號暨其他必要記載之事項 小規模營利事業出具之普通收據與一般收據之分野 1 小規模營利事業係指 規模狹小 交易零星 每月銷售額未達使用發票標準20萬元 由財政部公佈 零售業 經稅捐稽徵機關核准免用統一發票之營利事業 一般為行號組織 等 2 一般收據係指 依法免用統一發票 且營業稅採自動報繳之營利事業及公益 慈善 教育 文化機關或團體出具之收據 個人或執行業務所得者出具之收據 三聯式統一發票 注意事項 買受人 務必請廠商填上 中山醫學大學 不須加上私立或單位名稱 本校統一編號 52000403 地址 台中市建國北路一段110號 日期 貨品交易日 品名 數量 單價 金額 總計及大寫金額請廠商填寫清楚 品名若以代號或外文填寫 請註記中文品名 若有塗改請加蓋廠商之負責人章 大寫金額不得塗改 否則視同無效 請注意廠商是否蓋上統一發票專用章 報帳時須附上第二聯扣抵聯及第三聯收執聯 以免日後造成重複報帳核銷情形發生 三聯式統一發票樣張 扣抵聯 收執聯 二聯式統一發票 注意事項 買受人 務必請廠商填上 中山醫學大學 不須加上私立或單位名稱 地址 台中市建國北路一段110號 日期 貨品交易日 品名 數量 單價 金額 總計及大寫金額請廠商填寫清楚 品名若以代號或外文填寫 請註記中文品名 若有塗改請加蓋廠商之負責人章 大寫金額不得塗改 否則視同無效 請注意廠商是否蓋上統一發票專用章 不接受蓋與正本相符的憑證影本 二聯式統一發票樣張 收銀機及電子計算機統一發票 注意事項 請廠商打上本校統一編號 52000403 若有開錯 請廠商重開發票 若未打入 請廠商蓋上統一發票專用章並註記統一編號 不可為店章 日期 貨品交易日 品名 數量 單價 金額 總計及大寫金額請廠商填寫清楚 品名若以代號或外文填寫 請註記中文品名 若有塗改請加蓋廠商之負責人章 品名若以代號或外文填寫 請註記中文品名 若有塗改請加蓋廠商之負責人章 不接受蓋與正本相符的憑證影本 收銀機統一發票樣張 其他收據 注意事項 日期 貨品交易日 買受人 務必請廠商填上 中山醫學大學 不須加上私立或單位名稱 地址 台中市建國北路一段110號 品名 數量 單價 金額 總計及大寫金額請廠商填寫清楚 品名若以代號或外文填寫 請註記中文品名 若有塗改請加蓋廠商之負責人章 大寫金額不得塗改 否則視同無效 請注意廠商是否蓋上免用統一發票專用章 若廠商之免用統一發票專用章無統一編號者 請於右上角之統一編號空格處填上廠商之統一編號 若免用統一發票專用章無負責人姓名者 請在銀貨兩訖下方加蓋負責人私章 不接受蓋與正本相符的憑證影本 其他收據樣張 此處為廠商統編 不是學校統編 取得外來憑證應於三個月內核銷 加值型及非加值型營業稅法第35條 營業稅之申報方法 營業人除本法另有規定外 不論有無銷售額 應以每二月為一期 於次期開始十五日內 填具規定格式之申報書 檢附退抵稅款及其他有關文件 向主管稽徵機關申報銷售額 應納或溢付營業稅額 其有應納營業稅額者 應先向公庫繳納後 檢同繳納收據一併申報 營業人銷售貨物或勞務 依第七條規定適用零稅率者 得申請以每月為一期 於次月十五日前依前項規定向主管稽徵機關申報銷售額 應納或溢付營業稅額 加值型及非加值型營業稅法施行細則第29條 本法第四章第一節規定計算稅額之營業人 其進項稅額憑證 未於當期申報者 得延至次期申報扣抵 國內出差旅費核銷 1 出差旅費報告單 請上差旅費系統申請 需檢附學校公文或事由之簽呈 出差請示單及檢附出席的相關證件 2 交通費包括行程中必須搭乘之飛機 汽車 高鐵 捷運 火車 輪船等費用依票價支給 交通不便地區以公民營汽車客運按實報支 3 自行開車者其交通費按自強號火車票價報支 4 未能檢據者按二分之一列支請遵照國科會 國衛院等出差相關辦法 5 國內出差結束後十五日內核銷6 校內出差費用之核銷相關規定 依本校 中山醫學大學教職員工 學生出差旅費報支辦法 辦理 國內出差旅費核銷檢附文件 出差請示單出差旅費報告單 差旅費系統申請 學校公文或事由之簽呈交通工具票根檢附出席的相關證件搭乘外國籍航空公司班機申請書 搭乘飛機非本國籍 國外出差旅費核銷 1 出差旅費報告單 請上差旅費系統申請 請註明往返地點 檢附學校公文或事由之簽呈 出差請示單及出席的相關證件 2 回國後應檢附機票票根或電子機票3 國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據4 登機證存根5 中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表6 出國前一天的匯率表 台灣銀行美元賣出即期匯率資料 7 國外出差結束後一個月內核銷8 若由學校經費補助出席國際者 請檢附研究發展處 企劃組 研究發展委員會議紀錄9 學校經費之核銷相關規定 依本校 中山醫學大學教職員工 學生出差旅費報支辦法 辦理 所得稅扣繳制度簡介 扣 扣繳單位給付所得時 將所得人應繳之所得稅款 依規定扣繳率預先 扣 下 繳 寫好繳款書在規定時間向國庫 繳 納 填 加總統計全年給付資料 並依規定 填 寫扣 免 繳憑單 報 在時限內 將各項扣繳書表 向稽徵機關辦理申 報 後 將扣 免 繳憑單填發交所得人辦理結算申報 以上 扣 繳 填 報 之程序 構成所得稅扣繳之整體制度 扣繳時點 扣繳義務人於 給付 納稅義務人扣繳類目所得之當時 扣取所得稅款 因此 扣繳所得稅款的時點即係於給付時 給付時的定義 實際給付 以現金 財物等直接交付所得人 轉帳給付 將所得轉入所得者名下 所得者即已可支配該項所得 如銀行於結息日將利息轉入存款人帳戶 匯撥給付 以匯兌或郵政劃撥方式交付者 視同給付 收付實現制課徵綜合所得稅之例外規定 細82 扣繳類目所得 執行業務所得薪資所得利息所得租賃所得權利金所得競技競賽機會中獎退職所得其他所得國際運輸 國外影片事業等 扣報繳及列單申報 中華民國來源所得 免稅所得 扣繳類別所得 居住者或非居住者 判定起扣點金額 外國人 含大陸人士 之各類所得 由於所得稅法第92條明訂 非中華民國居住之個人有薪資等各類所得時 扣繳義務人應於代扣稅款之十日內將所扣稅款向國庫繳清 並開具扣繳憑單 向該管稽徵機關申報核驗 各單位給付所得並代扣20 之所得稅款 請三日內 以收據簽收日起算 至出納組繳交 並檢附所得人收據 護照或居留證及入境記錄等影本 簽收之收據至會計室辦理核銷 俾便出納組於10日內向公庫繳清代扣之所得稅款 並隨即開立扣繳憑單向該稽徵機關申報核驗 避免逾期繳納稅款及遲開扣繳憑單而衍生罰鍰 儘速上網請購以利會計室作帳 外國人扣繳憑單填寫注意事項 人事費用之所得收據樣張 研究計畫之分類 係依經費來源歸類政府機關 如國科會 教育部 衛生署 經濟部 農委會 縣市政府機關 民間機構廠商 報支經費時應依各委託或補助單位之要求辦理核銷 惟各機關要求不一 故 計畫得報支之經費項目 計畫不見得可以比照辦理 研究計劃之核銷方式 一 一般原則 二 人力費 三 耗材 物品及雜項費用 四 研究設備費 五 國外差旅費 六 管理費 七 結案應檢附資料以上第二項至第六項皆為一式二份之憑證 正本於計畫結束時就地審查 副本於會計財務室入帳留存 一 一般原則 於研究計劃經費補助款開立領據後方可動支經費 動支原則依補助機關規定辦理 未有規定者 依本校採購辦法及相關規定辦理 經費之使用不可超出計畫所核定金額 但因計畫需要 補助機關明文規定有流用之允許百分比內 仍可辦理經費流入流出後支用 經費使用及取具之憑證應與研究計畫執行期間符合 辦理延期者應向補助機關辨理延期申請 申請通過後 依所核定延長期限為核銷期限 二 人力費 專任助理應先至人事室辦理聘任報到程序 計畫主持人及專 兼任助理薪資每月併入薪資撥付 另需每人逐月上線申請 非固定薪資系統 黏貼單需簽章完畢交由人事室審核 該計畫項下相關人員不得支領出席費 稿費或鐘點費 臨時工資 需工作完成才能上線申請 需載明工作時間 內容及計酬標準 例如國科會每日最高650元 及簽章完畢交由人事室審核 專 兼 任助理需有電子聘用簽呈及學歷證明 畢業證書或學生證 並註明聘用時間及薪資給付金額臨時工資需有電子聘用簽呈 二 人力費 續 年終獎金 目前依行政院所屬機關規定凡於該年 仍在職且在核定清單或計畫書中有此預算之專任助理方可支領 其所屬單位之計畫隨當月薪津一起撥付 其他計畫則依委託或補助單位規定詳填單據黏貼單 另於用途說明處 書明計算方式 健勞保 由人事室出具僱主負擔健勞保支出分攤明細表黏貼於單據黏貼單並校內流程用印 三 耗材 物品及雜項費用 報支影印費 印刷費 註明用途及附樣張 購買之品項應為補助機關核定項目 國際長途電話費 與計畫相關者得報支 並檢附清單註明通話事由國內電話費 除計畫書明文規定方可報銷 檢附電話通話清單 報支郵資註明寄件人 收件人 用途及金額或檢附郵資使用明細表 三 耗材 物品及雜項費用 續 在同一時日向同一家廠商購買之物品 耗材 請勿分開填寫辦理 若超過1萬元需附三家廠商估價單 問卷訪視費 請檢附所得人收據 並於用途詳述說明 電腦處理費 資料處理及鍵入費 請取得發票收據等 若為個人無法取得發票應填寫所得人收據備註計酬標準及相關明細資料 三 耗材 物品及雜項費用 續 依現行規定機關人員及應邀機關指派出席代表 雖出席會議 不得支給出席費 應檢附開會通知單 教育部補助計畫 不得支領出席費 稿費 審查費 工作費 主持費 引言人費 諮詢費等 什麼是電腦耗材 碳粉匣 磁片 空白光碟片 墨水匣等 與研究計畫直接有關者為限 按實際需要核實列支 三 耗材 物品及雜項費用 續 調查訪問費核銷時請於單據上註明計酬方式 檢附之單據 應註明受訪日期 訪談主題及受訪時數 計畫預算項目 若有明列開會餐點 誤餐費 點心等 始可報支 核定清單中所列餐點 係指邀請校外人士參加會議 逾用餐時間所提供之便當 點心等 並不補助主持人執行研究計畫之逾時誤餐費 報銷時請註明開會日期 會議名稱暨會議簽到單 出席費 鐘點費 問卷調訪費等 詳填所得人收據 如鄰 里常會漏填 四 研究設備及圖書費 僅限核定清單上可購買之設備 須經請款單位保管組辨理驗收簽章 1萬 含 以上之設備仍須依本校採購辨法辨理請購驗收程序 檢附三家估價單及議比價記錄單等為列管項目 但屬校內自籌之設備須列管列帳 金額達30萬以上應經董事會核定 購置補助單位所核定得購買圖書博物者 除上述程序 另依圖書館相關作業辦理 並檢附圖書書目明細表須經請款單位 保管組辨理驗收簽章 設備費餘額可否流用其他項目 依補助機關規定而異 四 研究設備及圖書費 續 注意事項A 國科會規定 購買與核定清單不符之項目 單價未達新台幣三十萬元者循執行機構行政程序簽報核准 新台幣三十萬元以上者 由執行機構於計畫執行期間送本會申請 經國科會同意後始得變更及採購之 設備購置請勿在接近計畫執行期限時才購置 國內 外 出差旅費 國內出差旅費報支數額表單位 元 註1 臨時工出差需校內簽呈詳細載明事由原因 方可支領出差旅費國外出差旅費報支數額表 參照國外出差核銷須知 六 管理費 本項經費由學校統籌支用 除計畫中明訂應提供支出分攤明細表外 可以開立收據方式出具管理費收據 其所需檢附之憑證由會計財務室提供 七 經費結案 結案通知單收支報告表請依各委託 補助 單位合約內容辦理國科會計畫結案 需檢附計畫申請書 計畫執行同意書 依據國科會補助合約書第二條規定 計畫執行期滿三個月內 乙方應將各研究計畫原始憑證分類整理裝定成冊 並附計畫申請書及經費核定清單 連同收支報告表函送甲方核銷 變更申請書影本 有辨理變更者 延期核准公文 有辨理延期申請者 人事費聘用簽呈 助理學經歷證明及聘用簽呈 臨時工資聘用簽呈 國科會登錄系統 經費變更及流用或辦理延期 因研究計畫執行需要 欲變更原計畫預算項目及各項經費流入流出數額者 須填寫變更申請單洽原補助單位辦理變更申請 延長執行期限者 填寫變更申請單外 並備函原補助單位申請 並將核准延期公文影印一份至會計財務室備檔 科目流用與經費變更 補助經費不得用作下列各項開支 不合計畫預算 與計畫無關或非執行期限內之開支 與本研究計畫補助經費無關之任何墊撥款項 購買土地或執行機構本身庫存之物資及現有之設備 交際應酬費用 罰款 贈款 捐款及各種私人用款 執行機構之管理及總務費用 任何形式之車馬費 及維持辦公室之行政事務費用 購買或租賃車輛 辦公設備及宿舍 房屋傢俱之修理維護等 但事前報經補助機關同意者 不在此限 注意事項 核銷憑證粘存單 正本須函送各補助單位 會計財務室留存副本乙份 若計畫單位合約中有另行註明多份數 請依規定送審 校內經費支出無需作副本 核銷副本之發票影印本 請加深墨色 以明確顯示與正本無異的數字 文字 若品名為英文或無品名者 請書寫中文名稱 並加蓋主持人 經辦人 私章 採購列管列帳項目的財產 需附三家廠商估價單 議比價記錄單 驗收證明單及財產增加單 採購耗材類 採購耗材金額超過一萬元 含 需有三家廠商估價單 例 一 發票日期95 12 25單張發票金額超過一萬元 例 二 同一家廠商發票日期95 12 25有數張 發票金額總合計超過一萬元 注意事項 續 外幣 一 請折合新台幣及註明匯率 並將當日匯率資料影印附上 二 台灣銀行美元賣出即期匯率資料 郵資購票證明單 請註明寄給何人 地址及用途 更改 支出憑證粘存單有修改處加蓋經手人印章 文具 耗材 檢附詳細明細 數量及單價 印章 檢附印章式樣 支出憑證粘存單 一 經辦人與驗收人請確實簽章 二 經辦人