原材采购作业管理l流程.docx

佛山市阿里顺林家具有限公司原材料采购作业管理流程公司采购部版本： A0编写： 娄宗军审核：生效日期：目的： 规范公司采购作业流程，明确材料采购各环节实施作业方案方法，确保材料采购作业有序，查询有据。 材料采购目标，寻求供应资源，开发质量保障，价格优势，交期准时，产能稳定，配合良好，售后服务，结算方式均能符合公司发展需求的优质供应链，以满足产品开发，生产供应需求。 整合供应资源，集中采购优势，降低采购成本为原则。目录： 一：材料供应商开发流程 二：物料价格审批核准流程 三：采购流程 四：材料供应商信息推送成品工厂流程 五：异常对接处理流程 六：材料供应商考核评估一；材料供应商开发流程1：现有原材供应商无法满足新品开发时开发部1.1开发部在开发新产品而现有供应商无法满足需求时，开发部提出新物料 申请开发需求。1.2开发部必须明确新物料的规格，材质质量标准及特性要求。1.3开发部提报所开发产品月销量预估报表。1.4开发部出具新开发产品物料用量采购计划。1.5开发没有明确详细的物料申请单质量标准月销售预估表采购 部将不受理开发部提出的物料采购供应及开发需求。采购部1.6材料采购部，供应商开发专员按照开发部产品需求，执行新供应商寻找， 做到货比三家，3天内确定目标供应商。1.7材料供应商开发专员按照开发部申请需求物料的材质 质量标准特性要 求对接供应商价格询盘，打样，提供样品交付品质实施检测5天内完成。品质部1.8样品送检品质部1个工作日内品质部出具质量检测报告，（物理检测或送 第三方检测除外）合格方可进入下一环节，供应商开发专员跟进完成。1.9确认签订标准样，材料采购文员1个工作日内跟踪完成。1.10品质部建立SOP质量检验标准，材料采购文员2个工作日内跟踪完成。采购部1.11采购部材料供应商开发专员根据样品质量检测合格报告，知会材料供应 商实施物料报价，按照货比三家原则，评估供应商价格优势，质量保障， 供货能力。1.12按照价格审核批准制度实施价格审批流程，审核通过，当供应商开发专 员提交物料采购单价核准表材料采购文员2个工作日内跟踪完成。1.13当物料采购单价核准表审批完成，材料供应商专员2个工作日内 签订采购合作合同协议完成。1.14材料价格数维护专员，收到审核批准的物料采购单价核准表，双方 签订采购合作合同协议， 4小时内将供应商基础资料录入系统。1.15材料采购员根据系统资料信息，建立采购订单下推相应供应商，进行采 购订单的交期确认。1.16材料采购文员整理存档所有文件信息资料，例：材料供应商营业执照 税务登记证，组织机构代码证，双方签订的采购合作合同协议， 物料检测合格报告，质量标准说明书，经多方确认签名确定样， 审批核准物料采购单价核准表1.17根据产品委外加工生产需求，材料采购文员将委外产品所需材料的供应 商信息，材料供应商营业执照税务登记证，组织机构代码证， 双方签订的采购合同合作协议，物料检测合格报告，质量标准说 明书，经多方确认签名确定样，审批核准物料物料采购单价核准表 移交外协部门，推送致成品生产工厂。作业流程：开发部新产品开发原材料供应商需求开发部出具需求物料质量标准开发部出具月销售预估报告开发部出具物料申请采购计划新需求采购物料新供应商开发新物料价格询盘新物样品提供样品检测样品检测报告SOP质量标准说明书供应商报价单采购价格审批核准合作协议签订输入K3系统建立基础资料批量采购订单推送推送致成品生产供应商二：现有原材供应商无法满足公司发展及生产需求时采购部2.1原有材料供应商当价格，质量，产能，交期，结算方式或其它款项均无 法满足公司需求时。2.2材料供应商开发专员按照公司发展需求实施目标新供应商开发。2.3引进，价格，质量，产能，交期，结算方式可以符合公司发展需求的目 标新供应商，3天内确定目标供应商。2.4材料供应商开发专员将产品材料质量标准要求信息传递给新材料供应商。2.5新材料供应商按照质量标准要求进行打样，样品提供，5天内完成。品质部2.6样品送检品质部1个工作日内品质部出具质量检测报告，（物理检测或送 第三方检测除外）合格方可进入下一环节，供应商开发专员跟进完成。2.7样品检验合格，进行样品确认签名封样，材料采购文员1个工作日内跟 踪完成。2.8品质部建立SOP质量检验标准，材料采购文员2个工作日内跟踪完成。采购部2.9采购部根据样品质量检测合格报告知会供应商实施物料报价，依据货比 三家，评估供应商价格优势，质量保障，供货能力。2.10按照价格审核批准制度实施价格审批流程，审核通过，当供应商开发专 员提交物料采购单价核准表材料采购文员2个工作日内跟踪完成。2.11当物料采购单价核准表审批完成，材料供应商专员2个工作日内 签订采购合作合同协议完成。2.12材料价格数维护专员，根据审核批准的价格，双方签订的合作协议，将 供应商基础资料录入系统。2.13材料价格数据维护专员，收到审核批准的物料采购单价核准表，双方 签订采购合作合同协议，当日4小时内将供应商基础资料录入系统。2.14材料采购文员整理存档所有文件信息资料，例：材料供应商营业执照 税务登记证，组织机构代码证，双方签订的采购合作合同协议， 物料检测合格报告，质量标准说明书，经多方确认签名确定样， 审批核准物料采购单价核准表作业流程：现有原材料供应商无法满足公司需求根据产品材料质量标准要求根据产品销售实际需求用量新供应商开发 物料价格询盘样品检测样品检测报告SOP质量标准说明书供应商报价单采购价格审批核准合作协议签订输入K3系统建立基础资料批量采购订单推送推送致成品生产供应商二：原材物料价格审批核准流程3.1采购部原材供应商开发专员，根据公司业务需求实施新开发引进的材料 供应商，对采购物料进行初期价格沟通洽谈，并进行货比三家的比价原 则，分析出优势劣势的特性，填写物料采购单价核准表逐级提报给 采购经理审查，采购总监核准，总经理批准，方可生效。3.2材料供应商物料报价审批流程均按此实施执行，如没有经过审核批准完 成的物料报价一律无效。3.3材料供应商物料报价，材料供应商开发专员需在材料供应商物料报价失 效期限前15天，根据市场跌幅波动实际情况进行重新议价，依然按照， 原材物料价格审批核准流程1.1审核批准流程实施，未经审核批准，价格 调整均视为无效。经过审核批准按照生效日期，方可按照调整后的价格实 施采购结算。3.4材料价格数据维护专员，根据材料供应商双方签订的采购合同合作协 议，物料检测合格报告，经审核批准的物料采购单价核准表物料 报价单当日4小时内将供应商基础资料，物料名称，物料编码，价格 等信息录入系统，保障系统物料采购信息的准确有效性及准确性。3.5材料价格数据维护专员，根据物料报价失效期限，根据市场跌幅波动实 际情况的重新议价，经过审核批准物料调价单按照生效日期维护系 统调整后的价格，保障系统物料采购信息的准确有效及准确性。三：采购流程4.1采购员根据物料需求部门的申请计划，建立采购订单根据系统对应 的原材料供应信息匹配供应商，下推采购订单与供应商确认回货交期， 经双方确认同意达成一致，将正式采购单打印经采购经理签字盖章后传 真致供应商签字回传方可生效，采购员2个工作日内跟进完成。4.2采购员无法从系统正常推送物料采购订单时，必须向供应商开发专员提 出供应商开发需求，如因特殊情况交期紧急才可以采取走零星采购模式。4.3采购员时刻关注回货交期，确保按质，按量，按时回货。4.4常规采购材料3-5工作日内完成，非 常规材料7-10内完成或按照供应 商回货日期按时完成。4.5采购员必须将物料采购环节情况回货时间及时的回复需求部门。4.6采购员协助IQ材料来料检验，检验合格方可收货入仓，检验不合格协助 IQ退货处理。四：材料供应商信息推送成品工厂流程5.1财务核算部门根据，材料的采购信息价格，核算出商品BOM成本，推 送致成品生产工厂，成品供应商按照BOM成本，对应商品材料供应商 进行自主对接。5.2材料采购文员，根据产品委外加工生产需求，材料采购文员将委外产品 所需材料的供应商信息，材料供应商营业执照税务登记证，组织 机构代码证，双方签订的合作协议，物料检测合格报告，质量 标准说明书， 经多方确认签名确定实物样，审批核准物料报价表 移交外协部门，推送致成品生产供应商工厂。五：异常对接处理流程6.1当材料供应商与成品供应商出现分歧争议时，材料异常专员必须配合协 调双方的争议问题。6.2当材料供应商反馈成品供应商有争议问题双方无法有效达成一致时，材 料供应商必须以书面申请函协助处理，当材料异常处理专员接到申请函 在72小时内协调处理终结异常。6.3 当成品供应商反馈材料供应商有争议问题双方无法有效达成一致时，成 品供应商必须以书面申请函协助处理，当材料异常处理专员接到申请函 在72小时内协调处理终结异常。6.4材料采购文员负责对接材料，成品供应商的异常申请处理来往商函，并 及时有效2小时内回复需求方，安排协调处理时间，准确无误整理保存 双方的来往商函，登记追踪材料异常处理的完结时效依据，确保材料异 常处理专员的绩效考核提供数据。六：材料供应商考核评估7.1材料采购部对所有材料供应商进行月度，季度，年度考核，综合材料供 应商的价格优势，质量保障，交期准时，供应稳定，服务进行考量评估 实施打分，总分100， A类供应商综合分值90分以上为优秀合格供应商，公司纳入深度合作对 象，在物料采购配额上，订单采购将优先选择优秀材料供应商。 B类供应商综合分值8090分为一般可合作供应商。 C类供应商综合分值（6080）为可有可无合作供应商。 D类供应商综合分值低于60的实属需要淘汰的劣质合作供应商，被淘汰 退出的供应商基本纳入后续永不录7.2考核数据来源： 材料异常问题发生频率 采购员对