办公室管理办法.doc

办公室管理办法第一章、总则第一条 为加强项目管理，控制非生产性支出，根据公司有关文件规定及四分部实际情况，经研究决定，特制定以下办法，希遵照执行。第二章、食堂管理第二条 为增强企业凝聚力，落实好“三工建设”，办好职工食堂。让职工能吃上味美价廉、营养均衡的饭菜，使食堂管理各项工作落实到实处，特制定如下办法：1、健全组织为了抓好项目队食堂的管理工作，充分发挥民主管理职工食堂的作用。项目队成立“伙委会”：伙委会主任：侯其龙副主任：王鹏委员：王雪燕、杨军、闻冬梅、冯俭华、李红博、晏昆。每月召开12次伙委会，分析伙食成本情况、研究改善生活和改进管理措施。2、卫生管理食堂要严格把好卫生关，炊事人员应取得身体检查合格证后方可上岗。坚持卫生“五四”制，防止病从口入。做到不采购腐烂变质食品，不出售腐烂变质食品。食堂物品堆放要整齐、整洁、卫生。炊事人员要勤洗澡、勤剪指甲、勤换衣服，上班时间要穿工作服、戴工作帽。3、采购管理食堂食物采购要坚持点收制度。应由食堂一人采购，另人点收，办公室人员负责审校。点收人员要对事物的质量、数量进行验收。对质量有问题的坚决拒收，以防食物中毒，对数量不足的要及时追回。4、经营（1）从2009年6月1日起食堂开伙之日起，项目分部食堂实行饭菜票制，采取项目分部补贴50%的原则执行。（2）项目分部对食堂内的炊事用品以及燃料、水、电费等直接进入行政成本。（3）招待用餐：属上级机关、建设单位来经理部检查工作就餐，按公司规定工作餐标准（公司领导20元/餐，科级15元/餐，一般人员10元/餐），由接待部门到办公室办理“外来人员就餐通知单”手续，经分管领导批准后，食堂按标准安排就餐；其他外来人员一律购餐卷，凭票就餐，桌饭标准为每桌250元标准，不含酒水。5、核算办法食堂内部要坚持日核算，做到日清日结。食堂帐目每月由食堂和办公室共同核算，报伙委会审核无误后向职工公布。6、食堂是增强企业凝聚力的重要窗口之一，全体炊事人员一定要努力工作，办好食堂。对待职工要热情服务，周到，根据职工需要做病号饭，生日饭等，对主副食品种要尽量多并且不断的变换、更新，让就餐者有新鲜感，增加食欲，还要想方设法降低伙食成本，减轻职工负担。总之要尽量让每一位职工满意。第三章、生活、办公卫生管理（一）成立生活办公卫生评比小组组长：侯其龙组员：闻冬梅、李宏博、冯俭华、晏昆、周祖厉、李健梅、杨军（二）评比内容1、室内外卫生须坚持每天一小扫，每周一大扫。检查项目：地面、桌面、门窗及院落。2、宿舍卫生（1）须经常清扫地面，勤洗床单、被罩和枕巾。 （2）床上被褥叠放整齐；床下鞋子等物品摆放整齐；箱子、衣柜、脸盆、饭盆摆放整齐；毛巾、晾晒衣物搭成一线。（三）奖罚生活、办公卫生评比领导小组每月对生活、办公卫生检查1次，对卫生、防火、防盗达不到要求的提出批评，并监督、检查进行整改，直到达到要求。对整改仍不能达到要求的部室人均罚款50元。第四章、生活、办公用品管理1、办公用品（一次性消耗品）申购实行费用包干制度。（1）技术人员、部门负责人办公费用标准核定为5元/人/月，其他人员办公费用标准核定为3元/人/月。各部室本着实事求是，节约经营成本的原则，编制本部门每月办公用品清单，由办公室统一购买发放（一月一购、“零库存”管理）。（2）办公用品（一次性消耗品）费用实行增人增费、减人减费，各部门的费用由办公室根据人员变动情况进行调整。（3）一次性消耗品：签字笔、铅笔、笔心、橡皮、笔记本、信笺、记号笔、订书针、回形针、大头针、修正液、软面抄、印油。2、低值易耗品采购保管。（1）低值易耗品采购，由部室负责人提出书面采购计划交办公室审核、汇总，经分部经理审批后采购、发放，并按低耗品管理规定做好点收、建帐、建卡工作，做到帐物相符。低耗品丢失、损坏或不能使用，须分清责任、落实到人，并由相关责任人照价赔偿。（2）低值易耗品由办公室建立个人台帐，如遇员工调动，须先办理交接，否则，不予办理工资关系。（3）生活、办公用品设备购置后，各部门须将其说明书、保修卡等交办公室统一保存、建档。（4）各部门负责人负责保管配置的设备。（5）低值易耗品：订书机、三角尺、装订机、插座、计算器、裁纸刀、剪刀、文件框、文件夹及单件价格50元以上的生活、办公用品。3、2000元以内的生活办公设施，费用进成本；单位解体时，由队长、书记、办公室人员、财务室主任研究处理。2000元以上物品，由本单位向司办提交报告，注明名称、购置时间、数量、实价、已提折旧及设备状况。单位及财务盖章后，由司办组织相关人员进行评估，并提交正式评估报告一式四份（原单位一份、新单位一份、财务部一分、司办一份），由相关部室进行账务处理。4、 复印、打印、纸张及其他办公用品的管理（1）打印机、电脑由所在部门的负责人负责，并指派专人具体管理。出现机械故障等要及时向办公室汇报，由办公室请专业人员维修，以保证办公设备的正常使用。（2）打印机硒鼓（墨盒）、纸张及其他办公用品的消耗实行部室承包制。各部门需要时派专人到办公室申领，办公室建立硒鼓、墨盒、纸张及其他办公用品发放台帐，核算、控制各部门每月（季）消耗费用。本定额为整个工程各部门办公用品费用（单位元）工程部试验室物机部安质部财务部工经部办公室10000800015001500150020002000（3）各部室负责人要树立节约意识，严格按照核定指标制定本部室的每月（季）消耗计划，费用超支将由各部室承担。（4）复印机由办公室保管，各部门需要复印时，到办公室登记并经相关领导批准后方可复印。5、项目分部员工要爱护办公设备，故意损坏办公设备造成的经济损失，由当事人负责承担。6、项目分部所有电脑均不允许玩游戏。7、除加班外，下班后各种办公设备应关闭电源。发现设备夜间未关闭电源按次罚款责任人30元，部门负责人20元。第五章、通讯费管理1、手机费（1）项目队人员均由办公室每月底统一交费,凭发票报队长审批后报销。凡话费报销的手机使用人员必须保证全天候正常通话,不得影响工作,因话费不足及关机影响工作一次以上的下月将停止该机话费报销并将视情节给予一定处罚，各队应严格控制手机费发放范围。（2）手机话费标准序号职 务手机话费标准（元/月）1经理、书记、5002总工、副经理、安全总监4003经理助理3004物设室主任3005安质室主任2006综合办公室主任2007财务室主任、试验分室主任2008技术主管1509领工员10010材料员、调度10011干事、司机502、座 机项目分部的座机由办公室统一申请购置、安装、拆除和消号,电话开通后由办公室按规定保管使用。办公室、调度室座机话费标准控制在400元/月。需使用长话或长话传真时,由办公室做好记录签认,非工作电话禁止打拨，做到长话短说。凡使用手机话费报销的人员不得使用办公室电话。3、凡调入本项目分部的领导及有关人员,手机话费计算标准以个人报到月为起用时间:当月十五日前报到的按全月标准计算,十五日之后报到的按半月标准计算。调离原岗位的人员从离岗的次月起停止交费及报销费用。特殊情况使用的手机话费必须经项分部经理同意后,由办公室统一办理话费报销。第六章、业务招待费管理1、业务招待费使用原则、范围（1）业务招待费使用应本着“内外有别、解决问题”和总额控制的原则。（2）使用范围是指在本项目分部从事对外业务往来的人员，招待范围为与项目分部有业务往来的单位或个人。2、业务招待费使用程序（1）对外招待,尽量安排在项目分部食堂解决，需在外面饭店进行的，必须事先请示经理同意，标准超过500元的，应同时征得经理、书记的认可。招待后三天内必须报销，做到一事一报，严禁积压，否则不予报销。（2）严格日常对外联系工作招待烟的控制，对外招待需填写“招待烟申请单”并注明所办事宜，经经理或书记批示后，办公室才能发放。（3）凡能在内部食堂就餐的，一律在内部食堂办理，由经办人员填写“外来人员就餐批准单”报分管领导批准后，交办公室安排工作餐，办公室每月汇总送经理审批，到财务报销，进入食堂成本，并有炊事员和经办人员签字。工作餐的标准原则每人每餐10元。3、项目分部经理、书记用烟控制在400元/月以内，副职用烟，每人每月标准控制在300元以内。第七章、生产指挥车管理1、生产指挥车由办公室统一调度使用，司机必须严格按照办公室主任指令按时出车，严禁私自出车。2、加强小车使用的计划管理，各部门或个人需用小车外出办事，除特殊情况外，一律在前一日下班前或晚间向办公室管车人员提出用车计划，以便合理调配。3、外出使用小车，要本着勤俭节约的原则，能同一方向共用一辆时必须同时乘车分头办事。除接送业主、监理、设计等工作，原则上不派车辆进入市内。能够乘公共汽车的，一律不派车。4、小车发生的过桥费、过路费、停车费、加油费、临时修理费，在返回项目分部后，及时经办公室审核登记后、分部经理审批后报销，小车在合肥地区修理时，必须到公司车管所指定的修理厂修理，由公司车管所代付修理费。洗车费不予报销。5、司机行车奖惩办法（1）安全行车计奖标准：每月2000公里内安全奖300元；超过2000公里的，超出部分按0.1元/公里计奖。（2）计奖办法：安全行车奖实行按月计奖，以汽车当月里程表所反映的数字为依据，每月底由办公室抄表记录，再填写安全行车请奖单，报分部经理批准后，交财务部支付。（3）司机发生事故（含行车事故、机械事故）的，除按公司文件处罚外，对一般事故及以下者，扣发当月安全行车奖，对重大事故及以上者，扣发3个月的安全行车奖。发生交通安全责任事故，按公司相关规定处理。违章罚款一律不予报销。（4）对抄表不符或出现事故隐瞒不报的，一经发现，处以司机100元的罚款。（5）未经许可私自出车，每次罚款100元。如发生事故，司机承担由此发生的一切费用及损失。第八章、请、休假管理1、项目分部员工请假一律按事假办理，往返路费、住宿费不予报销。除婚、丧、产、病假外。2、有薪假管理：（1）只承担员工在本项目队工作期间的假期（2）每年年终清算一次（工程结束或职工调转随时清算）。（3）有薪假的范围：包括探亲假、路程假、年休假、季度假，其它假如：婚假、护理假、丧假等按有薪假标准据实核定。（4）已婚职工在工作期间内可享受4年一次探亲父母假，按每年5天折算，但不享受路程假。（5）员工应享受有薪假天数按在项目队工期时间计算，工作时间按下令报到第一天算起、到下令调出最后一天结束，非在项目队工作期间的有薪假不予计算；如调出，当年累计工作时间不足3个月的不予计算有薪假。（6）员工在项目分部内部下岗期间不予计算有薪假（计算有薪假工天从总工天中减去）。（7）员工家属来单位反探亲，单位一律不予报销路费和房租费，员工的探亲假也不核销，但不得影响工作、学习，否则按规定处罚。（8）员工请休事假在当年如超过4个月，不予计算全部有薪假。3、办公室待工程完工后，统计汇总每人应休有薪假、路程天数及探亲路费，财务部按公司有关规定以现金进行支付。4、员工请休假，必须在规定时间内返回。休假期间，因工作需要需提前返回的，必须及时返回。5、休假审批权限：项目分部党政正职5天（含）以内的休假，由经理与书记相互审批；5天以上的休假，经请示公司主要领导同意后，再由经理与书记相互审批。项目分部党政副职15天（含）以内的休假，由经理或书记审批；15天以上的休假，经请示公司分管或主要领导同意后，再由经理或书记审批。项目分部部门负责人休假，由分管领导签署意见后，再由经理或书记审批。项目分部其他员工7天(含)以内的休假，须经部室负责人同意，项目分部分管领导审批；7天以上的休假，分管领导同意后，须由经理或书记审批。6、员工请休假，须如实填写请假条。7、休假执行销假制度。休假员工在返回单位当天到考勤人员及办公室办理销假手续，否则按继续休假处理8、病假管理（1）员工因病或非因工负伤，需休息治疗7天以内的，持医疗机构休假证明，经部门负责人签字，分管领导批准后休息治疗；病假超过7天的，须经经理审批。（2）休病假超过6月的，按公司有关劳保管理规定办理。休病假期间不得私自外出或干私活，否则，按旷工处理。（3）住院治疗的病（伤）人员回单位后，必须出具医疗机构开据、经主治医生签字、医疗机构盖章的病假条，否则，按事假处理。9、事假管理无充分理由，员工不能无故缺勤或请事假，特殊原因需请事假的，必须以书面形式提出，按规定经部门负责人和分管领导同意后，报分部经理批准，否则，按旷工处理。第九章、公文管理1、普通文件管理（1）办公室是公文处理的管理部门，主管本单位公文处理工作。（2）办公室负责公文处理，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序。需传阅的公文，不得在部门、个人之间横传，除项目分部文件由办公室负责收递外，传阅到各部室的文件，须及时将文件送回办公室，不得丢失、拖延；传阅夹在任何人手中传阅时间不能超过4小时，过时未阅者由办公室在公文处理结果中注明，造成的后果自负，给企业带来影响的，经经理办公会研究给予处罚。传阅完成后及时归卷，并且在卷内目录中填写编号、文件名称清单。（3）各部室须统一文件盒上的标签尺寸。文件字体一律用仿宋体，字号用四号字排版，并注上页码，并尽量缩小行间距空间，减少纸张页数占用。（4）借阅文件须先填写借阅文件审批表，由分管领导审批后借阅，借阅时间不能超过半天，防止文件丢失。如有丢失，给予借阅人100元的处罚。（5）各部室发文应由办公室统一编号，底稿留存办公室。2、受控文件管理办法（1）办公室是“文件和资料控制程序”的主控部门，负责质量管理体系相关文件的综合管理。（2）质量管理体系文件。包括质量手册、程序文件；质量管理体系辅助性文件，包括施工组织，项目质量计划，作业指导书；技术性文件，包括国家和行业标准、规范、规则，外来标准图纸图样等；涉及质量管理的其他管理性文件、部门颁发的有关质量管理专用文件；国家公布的涉及质量管理内容方面的法律、法规。（3）办公室有专兼职人员管理，相关部门也应有专兼职人员管理受控文件，建立受控文件台帐，分门别类标识清楚的建立受控文件档案盒，盒内有文件清单，发往其他部门应有发文清单。（4）相关部门应将质量体系辅助性文件，技术性文件，涉及质量管理的其他管理性文件名称列出清单，交办公室留存一份。（5）项目解体时，受控文件，资料应按目录清单上缴主管部门。办理交接手续。第十章、人事管理1、人员管理项目分部员工行为准则：以项目分部利益为重，个人服从集体；忠于职守、努力工作，不得泄露工作及商业机密；同事之间礼貌相待，互相尊重、合作谅解，严于律已、宽以待人；对一切公物，皆爱惜珍用；严禁以权谋私、假公济私，损害项目队利益；遵守劳动纪律，不串岗、不离岗，上班时间须戴“岗位证”，有事外出须汇报、请假。2、劳动纪律（1） 须坚持8小时工作制。上班时间未完成的工作，应利用休息时间加班处理。上班时间无故外出者每次罚20元，当天按事假处理。（2）上班时擅自离岗、消极怠工、玩游戏、不能按质按量完成任务者，每次罚款50元，当天按事假处理。一月累计三次以上者，停工待岗进公司人才劳务中心。在此期间按事假处理。 （3）擅自离开单位者按旷工处理，累计15天及以上者解除劳动合同。 （4）抢险、防洪等重大突击活动无故不参加者，视情节严重给予严格处理，当天按事假处理。 （5）严禁打架、斗殴，不准在公共场所起哄闹事。禁止酗酒闹事，违者员工之间闹事各罚200元，同外人闹事罚员工500元，情节严重者按治安处罚条例处理。酗酒后不能上班，影响工作者记旷工并罚款50元。 （6）禁止赌博。凡参加赌博者每次罚款200元，提供赌具者每次罚款200元，提供场所者每次罚款100元，管理人员违者加倍罚款。第二次赌博罚款加倍，三次以上交人才劳务中心。（7）嫖娼者交人劳中心，并按有关规定处理。（8）员工应廉洁自律，不准同外协队伍吃喝，对参加人员各罚1000元，并扣发当月奖金。（9）员工必须遵守劳动纪律，不允许夜不归宿。出现一次罚款100元。3、考勤（1）实行每天早晨7：20集合点名制度，由办公室人员负责点名。每迟到1次罚款10元，每未到1次罚款20元，办公室出具一式二份早点名迟到、未到罚款单（一份交财务、一份由办公室留存），罚款当日由本人交至财务室，财务室出具收款手续。（2）考勤人员须实事求是，不得弄虚作假。项目分部所有人员由办公室负责考勤，汇总后报领导审批。发现考勤人员多记工者，按多记天数每天20元罚考勤人，多记工天按旷工处理。（3）员工因工作需要加班，双休日及法定节日按公司有关规定执行。4、出差管理凡需公司内部出差、学习的，均实行出差（学习）派遣制度。出差前到办公室领取出差（学习）派遣单，经批准后，方可离岗。工作、学习结束，应由对方签字、盖章，注明结束时间。延期归队者，按事假处理。家住合肥者，回合肥出差不予报销住宿费（统一安排除外）。第十一章、学习培训1、经单位选派学习的人员，如不认真学习，成绩不合格者，学习期间按事假处理，不予报销培训费和出差费。2、项目分部安排学习无故不参加者，以后不安排任何培训学习。3、项目分部、局指组织学习，无故不参加者，每次罚款50元。4、公司计划内学历培训按公司文件规定执行。第十二章、工作移交1、业务人员因出差、学习、探亲等原因离岗时，必须进行工作移交，移交资料经部门负责人签认。因移交人没有交清楚，出现工作失误，罚移交人100元、接交人50元。造成经济损失的，移交人赔偿60%。接交人赔偿30%，部门负责人赔偿10%。因接交人失误造成工作失误，由接交人全部负责。2、员工调离本单位时需办理调转签认手续，签认单经有关部门负责人签认无遗留事项后，财务室方可办理工资关系转移手续。第十三章、公章管理1、公章由办公室管理，建立“公章使用登记簿”，各种用章须经分部经理签字。公章保管人员一律不准私自用印章。2、项目分部因机构变动或解体时，应将停用的印章密封，派专人缴回公司司办封存或销毁。3、严禁私自使用公章，发现一次罚保管人员100元，并承担由此引起的一切责任及损失。第十四章、计划生育管理1、成立计划生育领导小组组长：侯其龙副