办公楼管理办法 ZQCC61204GA.doc

有限公司 版本：1.0 办公楼管理作业办法 编号：ZQCC61204GA 1.目的为保证公司日常事务的流畅衔接，物资有效、合理利用，持良好的办公秩序，特制定本办法。2.适用范围适用于aa公司全体员工。3.名词定义无4.相关文件4.1 厂务用品管理作业办法 ZQCC61204GA4.2 车辆申请及管理作业办法 ZQCC61205GA4.3 厂区环境管理作业办法 ZECC40201GA4.4 车辆、人员进出厂区管理办法 ZQCC61211GA 4.5 奖惩作业程序 ZQCC06302PL4.6 紧急应变计划作业程序 ZQCC09305SE5.工作说明5.1 综述5.1.1 各部门所需的办公物资由各部门统筹计划，纳入各部门的成本中心核算。 5.1.2 办公物资的供应以“保证供应、方便工作、节省开支”为原则，员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。5.1.3 办公用品按厂务用品管理作业办法执行。5.1.4 公共会议室、图书室的音像器材、设备等由厂务指定专人负责管理。5.1.5 公共区域的家俱、器具、办公设备和家电设备，由厂务负责管理。5.1.6 公共区域的固定资产报废与报损由厂务负责。 5.1.7 各部室专用的打印机、传真机、复印机等办公设施、设备由各部门负责管理。各部门一级主管为办公设备的直接管理者，负连带责任。5.1.8办公尽量采用自然风、自然光，有利环保、健康。中央空调的主机由厂务负责控制，办公室的控制器由各部门负责使用管理。每年68月三个月开放冷气，104月六个月供暧，空调和供暖设施由工务统一定期维护。 5.2 门禁管理5.2.1 人员、车辆进出公司按车辆、人员进出厂区管理办法执行，进出公司门锁（含控制器）、办公楼门锁由公司统一安装，任何人不得私自更换、安装。5.2.2办公楼的备份钥匙由厂务统一保管，值班钥匙由人事保管、交接。 5.2.3 各部门办公室的钥匙由厂务发放至各部门，由各部门负责钥匙的日常管理，人员调职或离职时应将钥匙归还各部门。5.3 环境卫生5.3.1为美化办公区域，营造良好的工作环境，办公区域放置景观花木，由厂务统一布置。5.3.2 花木盆景的日常管理与维护由厂务负责协调与督管，进出人员须爱护花木。5.3.3办公楼环境按厂区环境管理作业办法执行，厂务排定卫生值日表，由厂务主管签核发布，并负责日常监督，各部门人员应维护本部门与公共区域的环境卫生。5.4 订餐 5.4.1 厂务负责全厂统一对外协议餐馆的工作餐联络和订制。 5.4.2 各部门每日应按实际人数统计计用餐人数，并于10：00前汇总至厂务部。厂务依各部门上报数进行订餐汇总，并作人员用餐记录，于次月交财务、人事，员工用餐补助、扣款由财务另行规定。 5.4.3 客人工作用餐需由会客部门申请，部门主管签核，由厂务汇同员工工作餐订制。 5.4.4 用餐完成，应由个人按统一要求回收剩菜、剩饭，放置一次性餐具。 5.4.5 涉外用餐范围及金额由财务另行规定。5.5 会议室管理5.5.1厂务进行会议室设施的配备和日常管理，做到会议室干净整洁，设施安全、排放整齐。5.5.2 会议室由公告栏处会议室使用表进行预约登记使用，预约使用部门应在会议室使用表上注明使用部门、事项、人数、时间。5.5.3 与会前，须厂务准备茶水、纸巾服务者，应提前1小时告知，会议结束后，与会部门应自行整理会议室，维持初始状态，须厂务协助时，应主动告知。5.5.4 遇紧急会议、多部门使用会议室时，由厂务进行协条处理。5.6 值班 5.6.1 厂务制定假日值班轮值表，由厂务主管批准执行。 5.6.2 当值人员因公务、返台、个人原因等无法按假日值班轮值表当值时，应自行与其它当值人员进行调换，调换需在假日值班轮值表上注明。5.6.3轮值人员为两位，总值星、值星各一位，轮值人员应于值班日下午、下午各一次进行全厂巡视，按值班表记录内容切实做好记录，值班表应于正常上班首日交于副总经理查核。5.6.4对未按值班表记录要求做好当值巡视或出现人为疏忽发生违规事件，由副总经理核定按奖惩作业程序进行处理。5.6.5 假日值班轮值表值班表记录由人事统计一存档。5.7 客人接待 5.7.1来公司洽公人员，按车辆、人员进出厂区管理办法执行。5.7.2 洽公人员至交洽谈室等候期间，由厂务提供茶水服务。5.7.3 为保障公司机密安全， 原则上客人不进入员工办公室。公共场所交谈时，应注意音量。5.8 安全管理5.8.1办公楼区域消防设施（消防栓、灭火器、应急灯、安全出口指示等）由厂务负责管理。设施异常时开具维修单请安环、保全、仪电进行维修、更换。5.8.2员工每年须参加防灾演习，具体参照工安规定，发生火灾时，按紧急应变计划作业程序处理。5.9 个人行为规范5.9.1工作时间请着工作服或职业装，上班时工作服、安全帽、器具等各部门要统一规划放置。5.9.2在上班期间做到各司其职、井然有序，禁止办公室内大声喧哗，内部宜用电话沟通，避免直接喊话。5.9.3 拔接电话或工作交流时使用普通话并礼貌用语,同事之间请以职务或姓名称呼。5.9.4 用于接待客人的茶叶、咖啡、饮料等不得私自占用。5.9.5 在休息时间不得在办公区域躺或卧。5.9.6进入上级主管或其它部门办公室应先敲门经同意后进入。 5.9.7有客户参观时,应主动给客人让道,礼貌待客。5.9.8办公人员做好办公环境的5S，各机要柜箱应锁好，下班应检查、关闭门窗。5.10 水暖、灯具、卫生器具设备管理 5.10.1饮水机、净水器的配备、日常管理与维护由厂务负责，使用人员应爱惜公司财物，不得故意损坏。5.10.2 秉承节约用水、用电观念，应做好随手关灯，关水阀之习惯。当室内光线达到办公要求时，应关闭照明灯，下班时，须关闭照明灯具及空调的开关 ，中午休息时间请随手关闭电灯。5.10.3