公司例会管理制度.doc

公司例会管理制度第一章 总则第一条 为进一步加强公司各部门及员工之间的沟通与合作，便于公司及时掌握各部门的工作动态，发现当前存在的问题，提高各项工作的周密性与计划性，保障公司工作有序、高效的进行，特制定本例会制度。第二条 本制度适用于总公司及各分属公司。第二章 会议形式第三条 公司月例会一、公司月例会为公司所有管理层每月召开的工作会议，于每月第三个工作日上午召开。二、会议地点为总公司会议室，或根据情况和条件实行电话会议、视频会议等。三、公司月例会由公司总经理主持，总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持。四、公司月例会的主要内容是：（一）会议主持人通报重要事项；（二）各分属公司及部门负责人汇报本团队上月工作进展，对照上月工作计划，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，并汇报本月工作计划和安排；（三）相关部门做财务分析、业务分析；（四）会议主持人安排和部署本月公司整体工作计划并宣布议定事项。（五）公司领导成员了解和跟进各分属公司及部门工作汇报后，对各分属公司及部门负责人工作进行考核打分，考核结果作为负责人考核依据。五、会议纪要：公司月例会由综合办负责组织和记录，会议记录及议定事项形成公司月例会纪要，由综合办起草，经综合办主任审核后，由总经理或主持会议的其他公司领导签发，综合办存档。第四条 周例会一、公司周例会为分属公司或团队对每周工作总结及计划召开的工作会议，于每周一上午召开。二、公司周例会会议地点为各分属公司会议室。三、公司周例会参会人员为各分属公司全体成员；会议由分属公司总经理主持，总经理因故不能出席时，授权分属公司其他领导成员主持。四、公司周例会的主要内容是：（一）会议主持人传达公司会议精神，通报公司重要事项；（二）分属公司各部门负责人汇报本部门上周工作情况，对照上周会议计划和安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，并汇报本周工作计划和安排；（三）各部门职员报告上周工作情况，对照上周工作计划和安排逐项检查落实完成情况，汇报本周工作安排计划；（四）与会人员讨论有关事项；（五）分属公司总经理或会议主持人安排和部署本周公司整体工作并宣布议定事项；（六）分属公司领导成员了解和跟进各部门及职员工作进展或完成情况后，对各部门工作进行考核打分，考核结果作为部门负责人考核依据。五、会议纪要：总公司周例会由综合办负责组织和记录，议定事项形成公司周例会纪要，由综合办起草，经综合办主任审核后，报总经理审核后签发或存档；各分属公司周例会由其办公室负责组织和记录，议定事项形成公司周例会纪要，由分属公司办公室起草，经分属公司负责人审核后，报总经理审阅，综合办存档。第五条 晨会一、晨会为各部门内部每日工作管理实行的例会，于每天上午8:30-9:00（或根据本部门情况自行安排，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突） 二、晨会会议地点为各部门办公室，会议由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。三、晨会的主要内容是：（一）部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作计划和安排；（二）部门员工汇报每日工作完成情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议，对当日的工作安排布署；（三）部门负责人跟进员工工作进度及落实情况，主持讨论及解决问题，提出部门当日工作要点，安排当日具体工作和有关要求。第六条 临时会议，公司其它临时性会议，另行安排。第三章 会议要求第七条 会议指导原则一、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。二、会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。三、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻、落实，力求取得具体成果。 四、严格会议纪律。综合办及分属公司办公室应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向相关领导及会议主持人请假，同时指定专人代为参会。第八条 会议记录和会议纪要的管理一、公司月例会、周例会均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录、整理、归档；公司月例会由综合办指定专人负责，分属公司由其办公室指定专人负责。二、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档（一）公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由综合办存档备查；（二）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。（三）综合办及各分属公司办公室应做好会议原始记录的日常归档、定期封存及保管工作。第九条 管理权责和处罚一、综合办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督；会议主持人有权对违反本制度的行为提出处罚；公司成员及各部门领导应严格执行，自觉遵守例会制度，确保例会的正常进行。二、实行例会严格请假制度，参会人员除出差或者特殊情况外，均不得无故缺席会议；上级不在时，会议由下一级主持召开。三、例会实行签到制，参会人员应准时到会，在会议签到表上签到，并报会议主持人核准后提交给考勤人员，将作为当事人考核依据；四、参会人员应遵守会议纪律，会议期间应将手机调到静音或振动，原则上不允许接听电话；如遇紧急事情须接听，请离开会场；五、迟到、早退、缺席及相应处罚（一）参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退；无正当理由迟到、早退每次处以10元的罚款； （二）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席；无正当理由缺席每次处以50元的罚款；（三）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。六、部门晨会纪律及处罚由部门负责人确定，并报主管领导审批后执行。第四章 会议跟进及考核一、会议主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等向与会人员明确；对未议决事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；二、综合办负责会议议定事项的督办和催办（公司领导或会议主持人另有指定的，从主持人指定），定期检查会议决议、纪要及会议记录的落实情况，将督办和催办情况报告公司领导或会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；三、部门晨会的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排，并作为考核依据。四、考核（一）月例会：分属公司及部门负责人填写公司/部门月工作计划表，对本月工作进行计划和安排；周例会：部门负责人整理填写部门周工作计划表，对本周工作进行计划和安排；计划表经主管领导审核签字后报综合办备案；（二）月例会前分属公司及部门负责人整理填写公司/部门月工作计划总结表，对公司上月公司运营情况及部门工作情况进行总结，对各项工作事项进度及完成情况实时汇总；公司领导成员对分属公司及各部门月工作进行评价打分，本评价结果作为分属公司领导及各部门负责人考核的主要依据。（三）部门负责人在周例会前整理填写部门周工作计划总结表，对本部门上周工作计划的完成情况进行总结，对上周各项具体工作完成情况或进度实时汇总；分属公司领导成员对部门上周工作进行评价打分，本评价结果作为部门月工作评价的参考依据。第五章 公司级会议的保密一、与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露；二、会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况；三、故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。本制度经公司审核通过后，自颁布之日起执行，解释权归综合办。2015年5月20日附件：会议签到表 会议记录表 会议纪要附件一会议签到表会议名称： 年 月 日 序号姓 名签 名签到时间备 注12345678910111213141516171819202122232425注明：1 会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理；2 本考勤表会议结束后交综合办留存，并作为绩效考核和处罚的依据；3 缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。附件二会议记录表会议名称会议时间年 月 日 时 至 时会议地点主 持 人记录人出席人员列席人员缺席人员主要议题会议议程与发言内容备注XXXXXX总公司会议纪要【2015】第 期时 间：地 点： 主 持： 参会人员：记录人员： 会议内容领导复核： 呈报： 呈送： 分公司 年 月 日印发 11公司/部门月/周工作计划总结表填表时间： 年 月 日所属公