时间管理忙要忙的有意义PPT课件.ppt

2020 1 27 1 忙要忙的有意义 主讲夏世洪 2020 1 27 2 请闭目60秒思考这个问题 如果您的余生只剩下3天 您会做哪3件事情 XIASH 2020 1 27 3 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间 你只需回答 Yes Or No 1 你通常工作很长时间吗 2 你通常把工作带回家吗 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗 4 如果你没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 5 即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件 7 你时常在做重要工作时被打断吗 2020 1 27 4 8 你在办公室用餐吗 9 在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 10 你时常把工作拖到最后一刻 然后很努力地去做完它 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 13 当你长休了一段时间 你是否有负罪感 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍 15 你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 2020 1 27 5 总结你的时间掌控 2020 1 27 6 因为我不知道究竟什么对我最重要 所以每件事好像都很重要 因为每件事好像都很重要所以我不得不每件事都做 有些人看到我每件事都做 所以 他们期望我什么都做 每件事都做让我非常忙碌 所以我没有时间去考虑 究竟什么对我最重要 忙人的告白 2020 1 27 7 XIASH 时间管理不是什么 时间本身不是问题 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间 2020 1 27 8 XIASH 时间管理是什么 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯 以使自己更富绩效 更富效能 把事情很快地做完 叫做效率把事情很快又很对地做完 叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划 2020 1 27 9 XIASH 时间管理的误区 工作缺乏计划 组织工作不当 时间控制不够 整理整顿不足 进取意识不强 忙了就好 时间管理能有多大用 身不由己 江山易改 习惯难移 2020 1 27 10 XIASH 人 为何安于现状 为何你我都不满意现状 但又想安于现状 1 无奈 2 不确定改变之后会更好 3 因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满于现状时 表示会有新的事物发生在你的身上 但是要用对 新的思考方式 2020 1 27 11 XIASH 12点连线 笔不能离纸 折笔为一笔 只能划五笔将12个点连接起来 起笔和落笔汇合一处 思维游戏 2020 1 27 12 条件 准备一把60格长的软尺 表明你20 80岁的时间 每一格是一年 1 60 80岁20年是老年时间 剪去20格 剩下40年黄金时间 2 睡眠每天8小时 40年睡眠13年 剩下27年 3 早 中 晚三餐包括周六 日闲聊活动 每天平均2 5小时 40年用掉4年 剩下23年 剪时间 XIASH 2020 1 27 13 4 用于交通时间平均每天2小时 40年用掉3年 剩下20年 5 用于打电话 找东西每天1小时 40年用掉1年 剩下19年 6 每天看电视的时间3小时 40年用掉5年 剩下14年 剪时间游戏 XIASH 2020 1 27 14 7 每天用于娱乐 锻炼 听音乐 如果周六 日花在娱乐 购物上 平均每天3小时 40年用掉5年 剩下9年 8 每天刷牙 洗脸 个人清洁 化妆 看报用1小时 40年用掉1年 剩下8年 9 如果一年有10天休假 40年用掉1年 如果无法集中在工作上1小时 40年用掉1年 两项合计大约2年 剩下6年 XIASH 2020 1 27 15 结论 人的一生可能只有6年用于工作 合计52560小时 XIASH 2020 1 27 16 XIASH 时间价值分析 2020 1 27 17 XIASH 时间价值分析 2020 1 27 18 XIASH 时间清单分析 2020 1 27 19 XIASH 工作清单分析 2020 1 27 20 XIASH 工作紧急性分析 2020 1 27 21 XIASH 工作重要性分析 2020 1 27 22 XIASH 高效益活动分析 2020 1 27 23 XIASH 授权分析 2020 1 27 24 XIASH 会见分析 2020 1 27 25 XIASH 会议分析 2020 1 27 26 XIASH 公出分析 2020 1 27 27 时间大盗 14 缺乏个人管理 7 工作搁置 13 不会说 不 6 职责不明确 12 拖延 5 无效沟通 11 想干得事太多 4 无效授权或不授权 10 经常救火 3 条理不清 9 没有计划 2 无效会议 8 不速之客 1 电话干扰 2020 1 27 28 时间管理的演进 个人管理 以生活重心为导向 第四代时间管理 行事强调优先次序 依据轻重缓急将有限的时间与精力加以合理分配 最终实现高效 第三代时间管理 强调行事日程表 反映时间管理已开始注重规划 第二代时间管理 着重利用便条和备忘录 在忙碌中调配时间与精力 第一代时间管理 XIASH 2020 1 27 29 时间平衡模型图 时间平衡 家人朋友别人的承认和赞许 事业福利财富 身体健康 合理饮食适当休息 休闲娱乐 信仰 爱情哲学思考实现自我价值追问未来 工作 人际关系 健康 慎思 2020 1 27 30 一目标法则 什么叫目标设定 目标即为个体所追求的东西 设定目标意味着自觉地遵循某一方针 朝着某一方向行动 不愿为自己设定目标的原因1 恐惧 怕万一达不到怎么办 会有失败感觉 2 无此意愿 为何要设定目标 每天过得好好的就可以了 3 误将行动当成就 每天忙来忙去 好像很有成就感 其实行动不等于成就 有结果才算有成就 2020 1 27 31 2020 1 27 32 2020 1 27 33 目标法则 目标刺激我们奋勇向上制定目标的SMART原则具体的 Specific 可衡量的 Measurable 可达到的 Attainable 相关的 Relevant 基于时间的 Time based 2020 1 27 34 目标法则 哈佛大学的研究 2020 1 27 35 目标法则 分解目标的方法 剥洋葱法 终极目标 人生的真谛 总体目标 人生核心轴 长期目标 5 10年 中期目标 2 3年 短期目标 0 5 1年 近期目标 月 周 日等 2020 1 27 36 目标法则 个人目标的组成部分 个人目标 1 个人悼词 2 生活状况 3 未来5年的梦想 4 愿望 旅行 丰富的阅历和回忆 4a 个人愿望一览表 4b 个人收获展望 5 榜样 6 理想设计 7 生命计划 2020 1 27 37 目标倒金字塔 人生目标年目标季目标月目标周目标日目标 2020 1 27 38 P A D C 不好 好 耗用时间 花时间在计划上才是最节省时间的作法 耗用时间 2020 1 27 39 日计划的步骤 5 事后的检查 4 决定优先顺序 3 预留机动时间给意外的工作 2 估计工作需要的时间 1 列出工作任务 日计划的五个步骤 2020 1 27 40 日计划避免的倾向 第二种倾向 备忘录法 第一种倾向 流水帐法 2020 1 27 41 二帕累托法则 花最少的力气 获得最多的效益你所完成的工作里 80 的成果 来自于20 的时间 也就是说80 的努力是与成果关系不大 2020 1 27 42 帕累托法则示意图 80 时间 20 时间 80 成效 20 成效 重要的少数事物 琐碎的多数事物 2020 1 27 43 三ABC法则 不太重要 不重要数量占65 价值占15 授权 删除 重要性一般数量占20 价值占20 策略性规划 规定期限 极其重要数量占15 价值占65 自己干 不授权 2020 1 27 44 XIASH 四 要事第一 法则 A B C D 2020 1 27 45 XIASH 时间管理矩阵图 紧急不紧急 重要不重要 I I I I I I I V 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划 目标管理 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 2020 1 27 46 XIASH 正确的行事顺序 2020 1 27 47 不合理的时间配置 2020 1 27 48 明智的时间配置 1 重要的事情着重在PlanPlan着重在DoDo着重在CheckCheck着重在Action2 重要的事情要逐渐地交給信任的部属这叫 授权 2020 1 27 49 明智的时间配置 重要 不重要 紧急 不紧急 I II III IV 一般 25 30 理想 20 25 一般 15 理想 65 80 一般 50 60 理想 15 一般 2 3 理想 1 时间管理效率篇 2020 1 27 50 2020 1 27 51 制定规则 遵守纪律 1 在进行工作的时候 一定要念念不忘这个工作应于何时截止 2 即使外部没有规定截止的日期 自己也要树立一个何时完成的目标 3 由于不得已原因而不能按期完成时 一定要提前和相关部门取得联系 将影响缩小在最小范围内 2020 1 27 52 养成良好的工作习惯 这件事令人感到为难 但是它非做不可 因此我将立即做完它 以便尽早忘掉它 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务 快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份 让事情看起来像做完80 一般 2020 1 27 53 缩短会议时间的规则 10 限定发言时间 不得超时 9 不打断他人的发言 8 讨论而不争论 7 与会者对会议的成功都有不可推卸的责任 6 准时开会和结束会议 5 超过1小时会议要有书面通知 日程安排表和相关资料 4 与会者将每日或者每的工作表单提交安排人 找出合适开会时间 3 会议期间不得大声喧哗 私下聊天 当众接听手机 外出办事 2 守时 无论何时必须准时参加会议 1 事先将会议的通知 目的 内容 时间 发给与会者 2020 1 27 54 缩短会见时间办法 一 约定时间 二 约定时限 三 事先界定目标 四 设定 窗口 时间 2020 1 27 55 提高Email的处理效率 一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍 然后做分类的动作 养成习惯 一天只有三个时段看Email 除了急件以外 集中时段回信 2020 1 27 56 电话沟通省时法 事先