采购支出和存货管理.doc

第八章 采购与支出管理32 供应商审核与管理业务流程一、 业务目标l 保证企业对供应商管理的方法和程序符合国家法律、法规及企业有关规定的要求；l 保证供应商的资料数据保存完整，记录真实、准确，易于管理，便于追踪；l 合理设置供应商审核程序与审核权限，提高企业的决策效益与效率；l 维护和发展良好的、长期并稳定的供应商合作关系，开发有潜质的供应商，促进企业的长远发展战略。 二、业务风险l 供应商的审核与和管理违反了国家法律、法规及企业有关规定的要求，导致外部处罚、企业市场形象或声誉受损；l 供应商信息调查不清，供应商提供虚假资料或不真实的数据，影响产品质量追踪或信息管理的需要；l 供应商审核程序不当，权限设置不清或发生越权行为，可能导致企业的经济利益受到损失；l 供应商关系不稳定，提供产品或服务质量达不到要求，影响企业的长远发展。三、业务范围该子流程主要描述了中国建筑股份有限公司（以下简称“股份公司”）关于供应商审核与管理的相关流程，主要包括供应商审核及供应商档案管理等内容。四、业务流程描述1 供应商审核1.1 新增供应商的管理1.1.1 新增供应商的审核：对于潜在的新纳入尚未经评审的供应商，需要参与投标的，在投标前，物资管理部门供应商管理岗位人员收集并审核新增供应商的所有证书、证件等登记资料并报物资管理部门负责人审核，经物资管理部门负责人审核后准予参加投标的新增供应商，须由物资管理部门负责人做出书面批示。1.1.2 物资管理部门采购人员组织项目有关人员实地考察供应商的仓储、物流、生产能力、质量管理、资信能力等方面，填写供应商评价表，并提出是否评价为合格供应商的意见，经项目负责人审核签字后报物资管理部门负责人审批，物资管理部门负责人审核签字后列入合格供应商名录。1.1.3 合格供应商名录的更新：物资管理部门采购员将考核合格的新增供应商纳入合格供应商名录，剔除不合格的供应商，并对原有名册更新。1.2 现有供应商管理1.2.1 已有供应商的审核：每年度末，物资管理部门供应商管理岗位人员收集供应商的年检资料及更新资料，对“合格供应商名录”中的供应商的产品质量、供应服务、价格优惠程度等方面进行评价，提出是否保留供应商资格的意见并填写供应商评价表，报物资管理部门负责人审核，物资管理部门负责人审核签字确认。经评审合格的供应商转入下一年度合格供应商名录。2 不合格供应商的管理2.1 凡具有下列情况的供应商，即为不合格供应商：a) 造成质量事故；b) 连续三次或一年累计出现三次安全、环保不符合项；c) 不履行合同义务，或供货能力出现问题；d) 在合作过程中未及时按承诺提供最新资料；e) 发生行贿、串标等违规行为。2.2 凡在省市级及以上的专业媒体上登载有违规和国家各检测单位发表的产品检测结果为不合格的供应商，应即评价为不合格，取消其供应资格，一年内不得与其合作，一年后如需合作的，须重新进行评审；所供物资连续三次出现不合格或者不合格批量较大或有不良业绩时，物资管理部门采购人员对该供应商重新进行评价，评价结论分为合格、保留观察、不合格，填写供应商评价表，经物资管理部门负责人审核签字确认。评定为不合格的供应商经确认，立即从合格供应商名册中删除。2.3 被评定为不合格供应商的由物资管理部门及时从合格供应商名录中删除，并书面通知各项目经理部一年之内不得在此供应商处进行采购，重新使用时，要加大评价力度。2.4 如果供应商中标后，因供应商自身原因而中止供应物资或中止合同，供应商将被清除出合格供应商名录，一年以内不得发生业务往来。3 合格供应商名录制定3.1 与工程质量、安全及健康和环保等方面有关得物资供应商，在进入供应商名册前，填写供应商登记表，报各级公司物资管理部门。3.2 各级公司物资管理部门供应商管理岗位人员对供应商登记表审核签字，检查供货商所提供的资料并提出预审意见，报物资管理部门负责人审批。物资管理部门负责人以供货商的实力、商誉及以往服务的表现作为依据，审核并签署是否列入合格供应商名册的意见。3.3 物资管理部门供应商管理岗位人员根据经审核合格的供应商登记表等资料，建立并登记合格供应商名录。每个年度内须编印并保存最新版供应商名录以供采购人员查阅。4 合格供货商名录更新4.1 每年年初，各项目经理部物资管理人员对供应商进行评审，编写供应商评价意见，经项目经理审核签字后报公司物资管理部门。物资部门供应商管理岗位人员根据各项目部对供应商的评价意见对所有供货商就过去一年的表现进行全面的评估、复审，填写供应商评价表，经物资管理部门负责人审核签字确认。对不合格的供货商按条款2的规定进行管理。4.2 对犯有严重违反按时、按质、按量、按安全及健康和按环保要求供货的供货商，项目负责人及采购员要书面通知物资部门主管人员。物资部门供应商管理岗位人员在全面考虑实际情况后提出书面处理意见后报物资部门负责人，物资管理部门负责人对处理意见做出批示。必要时，经物资部门负责人批准可立即将供货商从合格供应商名录中除名。4.3 更新后的供货商名录由物资管理部门重新编印。5 供应商档案物资管理部门保存供应商档案。供应商档案包括供应商资质文件、供应商业绩、合格供应商档案、合格供应商名册、供应商联系方式、供应商评价表及其它相关材料。五、相关制度目录1中建总公司工程项目管理规范 2中建股份项目管理手册六、主要控制点1 供应商登记2 供应商审核3 供应商管理4 供应商名册的建立和更新5 供应商档案管理七、检查资料1 新增供应商证书、证件等资料2 供应商评价表3 合格供应商名录4 供应商登记表5 不合格供应商资料6 供应商档案资料八、业务流程图第八章 采购及支出管理33 采购管理业务流程材料采购与机械设备及周转物资租赁一、业务目标l 确保采购活动符合国家法律、法规和企业内部规章制度的要求；l 强化采购过程管理，确保采购物资的数量、质量符合企业生产需要，合理保证工程进度，促进企业实现发展战略；l 确保授权合理，与采购相关的关键岗位、职责相分离；l 保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整；l 加快资金周转，降低采购成本，防止资金占用，提高经营效率。 二、业务风险l 采购过程不合法或违反有关的规定，可能使企业遭受外部处罚、经济损失或信誉损失；l 采购物资数量、质量、交付服务不能满足规定需要，影响工程进度安排及企业发展目标；l 采购环节未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致经济损失；l 采购资料不完整或数据记录不准确，影响成本核算，可能影响企业的经济效益；l 采购工作效率不高可能导致资金占用、成本增加，影响企业的生产经营效率。三、业务范围该子流程主要描述了中国建筑股份有限公司（以下简称“股份公司”）关于物资采购管理的相关流程，主要包括采购政策管理、采购订单及合同的审核与签订、采购验收管理、采购业务评估以及机械设备、周转料具的租赁等内容，本流程所述之采购，原则上只限于公司自用的材料，若分包商以包工包料的形式供应的材料，则不在物资部门的采购工作范围之内。在执行采购业务过程中，应确保不相容职责相分离以及采购人员定期轮岗。四、业务流程描述1 采购政策管理1.1 采购工作依据采购计划进行，采购计划由项目经理部按照项目管理手册中的有关规定编制，各级公司物资管理部门对各项目经理部的采购计划进行汇总平衡，按本单位的财务预算确定总的采购计划，由物资管理部门负责人签字批准。1.2 各级公司物资管理部门负责集中进行物资采购、设备及料具租赁。1.3 在集中采购的原则下，物资管理部门根据物资的不同类型及地区经营的特点、项目个数的分布等情况，确定本单位各部门、分支结构对各类材料的采购权限及具体的处理方式。1.4 大宗材料、贵重材料集中由公司物资管理部门统一安排供应商选择、采购招标、合同签订等工作，各施工现场都严格遵从集中采购制度。1.5 零星材料采购由物资管理部门按供应商管理流程选择合格供应商。2采购订单及合同的审核与签订2.1 项目经理部物资管理人员组织编制采购计划，分别经项目商务合约经理、项目总工审核签字后报项目经理，项目经理审核签字后上报公司物资管理部门。采购计划主要内容包括材料的品种、规格及有关之技术、质量、安全及健康和环保要求，所需数量和进料时间，在工程开工初期提交物资部门等。如果根据工程的实际情况需调整原采购计划，项目经理部物资管理负责人通知上级物资管理部门，并提交新的经项目经理签字批准的采购计划。2.2 各级公司物资管理部门对各项目经理部的采购计划进行汇总平衡，按本单位的财务预算确定总的采购计划，由物资管理部门负责人签字批准。2.3 当工程合同规定企业需协助业主在货源地、收货地或工作现场进行检验时，由项目经理部在采购计划中明确，各级公司在邀请供应商报价时加以规定以满足业主检验的要求。2.3采购询价招标及评标定标2.3.1采购询价招标：各级公司物资管理部门采购人员向供应商名录中的距离项目较近的供应商询价，再根据采购计划及项目管理手册中的规定，制定物资采购招标文件，经商务合约部门审核签字后报公司总经济师，公司总经济师审核签字后，物资管理部门采购人员从提供询价信息接近市场信息价的供应商中按照价格从低到高的顺序进行排列，选择35家供应商，向他们发出招标文件。（供应商名录的编制和更新参见“供应商审核和管理业务流程”）2.3.2评标及定标：评标及定标工作由物资管理、商务合约、财务资金等部门组成的招标小组负责组织进行。各级公司物资管理部门对收到的投标资料进行报价分析整理，由采购人员制订比价资料，编制招标记录，从中选择信誉较好、报价合理、材料质量可靠、服务承诺全面的供应商作为中标预选商，经采招标小组各成员分别签字确认后报公司总经济师或分管副总经理，公司总经济师或分管副总经理审核签字后，由物资管理部门向中标的供应商发出中标通知书。2.4采购合同2.4.1各级公司物资管理部门根据招标文件及招标记录等资料起草采购合同草案（或由供应商起草采购合同草案），采购合同草案送项目经理部，经项目部物资管理人员、项目经理审核签署意见后报公司商务合约、财务资金等部门审核会签，经公司总经济师或分管副总经理审核签字后报公司经理审批签字。2.4.2采购合同包括物资申请表所列的项目、检验规格、和基本条款及条件，必要时加上特别条款及条件。签约前，供应商须认可所有与其有关的合同要求以及工作程序中与之有关的条款，并保证遵照执行。2.4.3审核后的采购合同草案经各级公司总经理签字后由商务合约部门正式签署后实施。合同副本送物资管理部门、项目经理部，以便参照执行。2.4.4 采购合同修订：当采购合同涉及的价格、数量、服务性内容等重要条款的要求发生变化时，应对合同进行修订，修订的合同草案或补充协议草案由供应商或项目经理部提出，按2.4.2和2.4.3的规定重新签署。2.4.5 采购合同存档：采购合同正本由商务合约部门资料管理人员按文件资料管理流程的相关规定负责管理存档，物资管理部门、项目经理部保存合同副本。3 机械设备及周转料具的租赁3.1 各级公司项目经理部机械设备及周转料具管理岗位编制机械设备及周转料具租赁计划，经项目部商务合约经理、项目总工分别审核签字后报项目经理，项目经理审核签字后报公司主管部门，经公司主管主管部门平衡协调后，确认对外或对内的租赁方式。3.2 各级公司物资管理部门根据机械设备及周转料具租赁计划，进行租赁招标，对供应商的选择参见本流程2.3.1。3.3 关于评标及定标过程，参见本流程2.3.2。3.4 关于租赁合同的编制、审批与签订过程，参见本流程2.4。4 采购的验收、入账及核算4.1 采购的验收参见“存货管理业务流程”中关于材料物资验收与入库管理的相关内容。4.2 采购的入账及核算参见“应付账款与付款管理业务流程”中关于应付账款与付款的记录的相关内容。5 采购业务评估5.1 各级公司物资管理部门定期（季度或半年）对采购业务进行评估，编制采购业务评估报告，经物资管理部门负责人审核签字后报公司分管副经理，公司分管副总经理审核签字后报公司总经理审批签字。5.2 采购业务评估报告经公司总经理审批签字后传达到相关采购岗位，以便有关人员参照执行。5.3 评估的内容主要包括：采购管理原则是否符合企业内控政策、采购计划的及时性、合理性、采购招标的公正性、科学性，采购价格是否达到最优惠的程度，以及采购合同的完备性、供应商的服务是否满足合同要求及现场的实际需要，采购物资的质量等相关内容。五、相关制度目录1中建总公司建筑工程项目管理规范 2中国建筑份公司项目管理手册六、主要控制点1采购计划的制订与审批2 采购询价与招标的审批3采购评标与定标的审批4采购合同的签订与审批5采购验收与入账6采购工作的评估与审批七、检查资料1采购计划2 合格供应商名册3 物资采购招标文件4 比价资料及招标记录5 中标通知书6 采购合同、租赁合同及草案7 机械设备及周转料具租赁计划8 采购业务评估报告八、业务流程图第八章 采购及支出管理33采购管理业务流程办公用品一、业务目标l 确保办公用品的采购工作符合国家法律、法规和公司内部规章制度的要求；l 提高企业办公用品采购的效率，厉行节约，在降低成本的同时采购到满意的用品。二、 业务风险l 采购业务不符合国家法律、法规及公司相关规定和程序，可能导致法律风险，造成经济损失和信誉损失；l 采购不坚持“保证使用，力行节约，货比三家，统一购买”，可能造成资源浪费，增加办公成本，影响办公效率。三、 业务范围该子流程主要描述了中国建筑股份有限公司（以下简称“股份公司”）与办公用品采购相关的流程，主要包括采购政策管理、采购订单及合同的审核与签订、采购验收管理、采购入账管理和费用控制管理等。四、 业务流程描述1 采购政策管理1.1 办公用品采购本着“保证使用，厉行节约，货比三家，统一购买”的原则。1.2 股份公司总经理办公室办公用品管理人员起草中国建筑股份有限公司总部办公用品采购及领用管理（暂行）规定，经总经理办公室主任审批通过后，以正式文件印发。2 采购订单及合同的审核与签订2.1 日常使用的办公用品，根据库存的情况，及时报请总经理办公室副主任签字批准后，由总经理办公室办公用品管理人员统一购置。2.1.1 各部门特殊需要或伍佰元至伍仟元以内（不含伍仟元）的办公用品，由各部门填写非固定资产申报表（包括物品的具体型号、价格），经部门负责人同意签字提交总经理办公室，由总经理办公室副主任签字批准后，办公用品管理人员统一购置。2.1.2 单件价值超过伍仟元以上（含伍仟元）的办公用品，做为固定资产购置（参见“固定资产的取得业务流程”）2.2 办公用品管理人员根据办公用品需求草拟采购合同，经总经理办公室副主任核签字后与供货方签订采购合同，下订单。3 采购验收管理3.1 供货方送货上门，办公用品管理人员按照订单查验办公用品的数量、品格等，验收完后及时更新办公用品库存台帐。办公用品库存台账由办公用品管理人员来保管。4 采购入账管理4.1 办公用品采购的入账管理参见应付账款与付款管理业务流程中关于应付账款与付款的记录以及现金管理业务流程中关于支付现金业务中的内容。5 费用控制管理5.1 办公用品费用按财务部核定的额度（壹佰元至壹佰伍拾元/每人/每月）使用。5.2 总经理办公室每月向财务部和各部门领用办公用品人员通报一次各部门领用办公用品费用支出情况。五、 相关制度目录1 中国建筑股份有限公司总部办公用品采购及领用管理（暂行）规定六、 主要控制点1. 采购申请的审核2. 采购订单及合同的审核与签订3. 办公用品的验收入库4. 费用控制管理七、 检查资料1. 非固定资产申报表（特殊需要或伍佰元至伍仟元以内）2. 办公用品采购合同、订单3. 办公用品库存台帐八、 业务流程图第八章 采购及支出管理34 应付账款与付款管理业务流程一、 业务目标l 正确核算应付账款，确保付款业务真实、准确、完整地得到记录并恰当地反映于财务报告，保证账实相符；l 定期与供应商对账，保证应付账款准确支付，确保账面价值与记录真实、准确和完整；l 应付账款与付款管理满足国家法律法规规定及公司内部规章制度的要求。二、 业务风险l 应付账款核算不准确、不及时，可能导致公司财务信息不真实、不完整；l 对账不及时、付款不当，可能导致公司资产流失、财务信息不真实、不完整；l 资金支付违反国家法律法规和公司内部规章制度，可能导致受到处罚，造成资产和名誉损失。三、 业务范围该子流程主要描述中国建筑股份有限公司（以下简称“股份公司”）应付账款与付款管理的业务流程，应付账款主要是指应付工程款、应付材料物资款、周转料具租赁费等，业务流程主要包括付款的审批与支付流程、与供应商对账流程、应付账款与付款记录的管理业务流程。在执行应付账款与付款管理业务流程中，应确保有恰当的授权和审批，并保证不相容职责相互分离。四、业务流程描述1 付款的审批与支付管理1.1 项目部支付工程款、材料物资款、周转料具租赁费等款项须履行付款会签手续，项目部商务人员填写资金支付审批表，主要内容包括合同额、应付款金额（已完工作量或物资设备供货金额）、已付款、实际欠款额等，项目部物资管理、工程质量、安全管理人员根据合同相关条款在资金支付审批表上签署是否同意付款的意见，项目会计核算人员审核资金支付审批表已付款、欠款额与财务账面记录是否一致后签字确认，经项目经理审核签字后报公司相关部门审批。1.2 股份公司及各级子公司商务部门商务主管人员复核资金支付审批表中已完工作量是否属实及是否达到合同约定付款条件及付款比例等，审核无误后签字确认；财务部主管会计审核资金支付审批表的已付款、应付账款余额与财务账面记录是否一致，审核签字后报财务部经理审核签字，根据公司审批职责权限，经公司总会计师、公司总经理审批签字后由财务部办理付款手续。2 与供应商的对账流程2.1 股份公司及各级子公司财务部应付账款会计岗位人员定期（一年至少一次）与供应商对账，根据重要性原则确定需对账的应付账款供应商名单，财务部总经理审核签字确认。应付账款会计岗位人员与对方核对双方应付（收）账款金额是否一致，是否有未达账项，核对一致后编制应付（收）账款对账单并经双方对账人员签字确认。2.2 股份公司及各级子公司财务部主管会计审核应付（收）账款对账单应付账款金额与账面记录是否相符，未达账款是否属实，经主管会计审核签字后交财务部会计档案管理岗位人员集中存档保管。3 应付账款与付款的记录3.1 股份公司及各级子公司财务部应付账款会计岗位人员审核采购合同、供货发票、验收单、分包商月度结算书等原始凭证，审核无误后进行账务处理，编制应付账款凭证，财务部主管会计复核记账凭证的金额与所附单据是否相符、使用会计科目是否正确，复核无误后签章确认。3.2 股份公司及各级子公司财务部会计核算岗位人员对资金支付审批表、供应商发票或收据以及支票存根或银行转账单等相关原始单据审核无误后编制付款凭证，财务部主管复核付款凭证并签章确认。五、相关制度目录1 财政部企业会计准则2 中国建筑股份有限公司会计制度3 中国建筑股份有限公司资金管理制度六、主要控制点1 付款的审批与支付管理2 与供应商的对账与复核 3 应付账款的记录与审核4 付款的记录与审核 七、检查资料1 资金支付审批表 2 供应商名单3 应付（收）账款对账单4 应付账款会计凭证5付款会计凭证6支票存根或银行转账单等银行原始单据八、业务流程图第十三章 存货管理53 存货管理业务流程-材料物资一、业务目标l 确保材料物资的管理和使用符合国家和企业内部的相关制度规定；l 完善并有效落实材料物资管理制度，避免因管理不善造成的企业资产损失；l 加强材料物资的管理，提高材料物资使用效率，促进企业生产经营的顺利进行；l 确保与材料物资相关的财务数据真实、准确、完整的记录于恰当的会计期间，满足财务报告和信息披露的要求。 二、业务风险l 材料物资管理和使用以及废旧物资的处置等违反国家相关规定，可能使企业遭受外部处罚；l 因材料物资管理制度不健全或执行不到位，可能导致材料物资遗失或非正常损毁，给企业带来经济损失；l 材料物资的管理不顺畅，影响其使用效率，无法为企业正常生产经营服务；l 材料物资的价值未能被准确的计量、评估或记录，影响财务报告数据的真实、准确、完整。三、业务范围该模块主要描述了中国建筑股份有限公司（以下简称“股份公司”）关于材料物资管理的相关流程，主要包括存货管理办法的制定、材料物资的入库与验收管理、材料物资的出库管理、材料物资的台帐管理、材料物资的盘点与评估管理、废旧物资的处置流程等。在执行材料物资管理业务过程中，严格依照存货授权批准制度，确保不相容职责相分离，防范存货业务中的差错和舞弊，保护存货的安全、完整，提高存货运营效率。存货业务不相容岗位至少包括：存货的采购、验收与付款，存货的保管与清查，存货的销售与收款，存货处置的申请与审批、审批与执行，存货业务的审批、执行与相关会计记录，各级单位不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。 四、业务流程描述1 存货管理办法的制定1.1 股份公司市场与项目管理部负责根据国家相关法律、法规结合企业存货管理业务的实际情况和需要，研究制订、更新股份公司的存货管理制度1.2 市场与项目管理部存货管理岗位人员拟订、更新的存货管理制度，以书面报告的形式，由市场与项目管理部经理、分管业务副总经理提出审核意见，上报总经理审批后，提交公司董事会审议并作出书面批复。1.3 市场与项目管理部根据批复及时制定、更新股份公司存货管理制度，并转发各业务板块及所属各单位遵照执行。1.4 为加强对企业存货的内部控制和管理，所属各单位根据国家有关法律法规和股份公司存货管理制度，细化建立适合本单位业务特点和管理要求的存货管理方面的内部控制制度，并组织实施。2 材料物资的验收与入库管理2.1 材料验收前，项目材料员熟悉合同、协议及相关材料验收标准。材料进场时，由项目部的材料员、质检员、工长根据物资采购计划表共同对物资进行验收。材料员收集物资的质量证明资料，并配合质检员对物资的外观质量进行检验，收到货物与合同数量质量相匹配，不相符的货物应拒收。验收合格后，由材料员填写收料单（同时兼验收单用），材料员、质检员、工长、供方共同在收料单上签字确认。对于钢材、水泥、沙石等需要复试的物资，由项目试验员抽样化验并出具试验报告，化验结果合格后办理收料单。2.2 验收合格后，项目材料员及时登记项目材料台账，详细登记经验收合格入库的存货的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并将收料情况口头或书面反馈到材料采购部门，采购部业务主办开具材料入库单（一式四份）并登记材料采购台账，材料员、保管员在材料入库单上签字确认。验收合格的物资，由保管员登记材料收、发、存台账。2.3 对验收过程中发现的问题，材料员与材料采购部门联系解决，并口头或书面通知项目部对其进行评审和处置。2.3.1 材料收货当时能够通过外观检查确定为不合格的，当时直接退货。2.3.2 需要试验检测后确定是否的合格的，当时不出具收料单，待试验检测合格后出具收料单，试验检测不合格的，材料采购部业务主办通知供货商,由项目材料员负责及时退货。2.3.3 材料堆放现场将合格品与不合格品分开堆放，不合格物资单独存放在“不合格区”，予以标识，并由公司采购人员填写不合格材料记录、月末采购部门负责人检查该记录并签字。2.4 未经检验试验或验证不能满足要求的材料，严禁使用，项目材料员根据合同约定条款验收确认所供材料性能，确定是否需要退换货，由项目材料员填写退换货申请报告，注明原因、单价、数量及金额，并通知采购部门。采购部门采购人员核对签字后交本部门负责人，采购部门负责人审查退换货申请理由是否充分、是否与合同约定的退换货条款相符后，在退换货申请报告上签署意见，确认退换货。采购部门通知供应商退换货，保管员配合做好退换货手续。采购部门和项目部保管好退换货手续资料，以备查验。2.5 材料入库，因资金等原因，发票不能按时到位，采购员依据当时供应商报价清单或合同约定价与保管员先办理入库验收手续。没有办理验收手续的材料禁止入库。2.6 各级公司财务部门按照国家统一的会计制度的规定，对验收合格的存货，由财务部成本会计根据材料入库单进行制单入账，正确登记入库存货的数量与金额，并由稽核会计、财务负责人在凭证上审核签字。对会计期末货物已到、发票未到的收货，应暂估入账。待发票到来时，如果出现误差，经公司总经理审核同意后，再进行账务调整。2.7 租赁物资的接收：项目技术人员和施工技术人员根据施工情况确定所需周转料具的使用数量，项目物资部根据此数量向周转料具租赁公司租赁周转料，由（分）公司同租赁公司签订物资租赁协议;租赁物资到现场后，由出租经办人、项目材料员共同根据租赁公司的发货单、物资租赁协议核对物资数量;核对无误后，由出租经办人、项目材料员在周转料具租赁公司的发货单上签字（或开具租入物资验收单据），材料员登记租赁物资收、发、存明细卡，月末由项目物资部门经理审核签字。 3 材料物资的出库管理3.1 工地施工员依据施工任务，计算材料消耗量，填写限额领料单，经项目技术部门审核领料数量是否恰当后报项目经理审核签字后签发，施工班组长或项目指定的专人依据限额领料单领料施工。3.2 保管员根据施工班组长签领的材料单或砼、砂浆票登记材料收、发、存台账。限额内的材料小组可一次或多次领取。若有超额现象，保管员应停止供应，待查明原因经项目经理口头或书面签字批准后，由施工员签限额领料单，保管员方可继续供应。3.3 材料保管员根据领料单分施工班组建立发料台账，施工班组长根据工程需要领料时，在本施工班组发料台账上签字确认。材料保管员按签领数量点数、过磅。多组施工统一搅拌砼时，应按料发票，由施工班组领用；砼、砂浆搅拌站回收票的方法。安装、装饰用料由项目负责人指定专人统一领料。3.4 月末，保管员根据领用单据按照分类编制材料收、发、存明细表，经项目材料员、项目经理审核签字。3.5 材料采购部门计价人员依据材料保管部门提供的材料收、发、存明细表、入库单、领料单和发票等相关票据，做好票据与报表相关数据的核对工作（采用信息化手段管理的企业要在内部确认的基础上进行核对），填写材料出库单或在领料单上填写金额代替材料出库单，保管员、采购部门经理签字确认后提交财务部进行账务处理。3.6 工程完工验收后，施工班组整理余料，全部退给保管员并开具退料收据，保管员按退料收据记入材料收、发、存台账。3.7 租赁物资的退还：项目技术人员和施工技术人员根据施工情况确定所需周转料具的使用数量，项目物资部将多余的周转料具退还给租赁公司，退租经办人、项目材料员核对退还的租赁物资品种、数量无误后，共同在租赁周转料具退还单上签字，材料员更新租赁物资收、发、存明细卡，月末由项目物资部门经理审核签字。4 材料物资的仓储与盘点管理4.1 各单位采购部门根据本单位生产计划、采购计划、资金筹措计划等制定仓储计划，合理确定库存存货的结构和数量，报公司经理审核签字后实施;采购、保管部门建立岗位责任制，严格限制未经授权的人员接触存货。4.2 在材料物资的日常管理中，审批人在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。4.3 各级单位建立健全存货清查盘点制度，定期或不定期地对各类存货进行实地清查和盘点，及时发现并掌握存货的灭失、损坏、变质和长期积压等情况并进行合理处置。对代管、代销、暂存、受托加工的存货，单独记录，避免与本单位存货相混淆。 4.4 各项目部对现场材料实行月末实地盘点，存货盘点的内容包括：主要材料、其他材料、周转材料、低值易耗品、机械配件、在建工程、在产品、产成品、半成品、结构件等，并由公司（或分公司）工程管理部门相关人员负责监盘。4.5 盘点人员盘点各种存货的实际库存量与账面记录核对，禁止以估算代替盘点、以账面数代替实际数。项目材料员填写材料物资、周转料具盘点表，参与盘点的人员签字确认;公司（或分公司）工程管理部门相关人员编制存货盘点报告单，并按规定报公司（或分公司）总经理审批并签署意见。存货盘点报告单作为存货清查的原始凭证，包含存货盘盈、盘亏和毁损的数量及原因说明等信息（三种毁损情况的说明及处理参见4.5.14.5.3）。4.5.1 存货属于合理范围的损耗，由材料保管人员提出报告说明原因，依次经存货保管部门负责人、公司总经理审核并签字确认后，交财务部门进行核销处理（存货损耗合理范围参见国家质量技术监督局或建筑行业有关规定）。4.5.2 保管过程中，属于不可抗力造成的存货损失，由存货保管部门提出报告，经公司总经理签字，报请税务机关确认后，由财务部门计入营业外支出。4.5.3 由于保管人员管理不善发生毁损、丢失的，依据清查盘点资料，经工程管理部清查取证，责任单位应书面说明损失原因及事实；对由于工作失职引起的损失，工程管理部和监察部门追查相关责任人的责任并提出处理意见，并给予责任人一定的经济赔偿；财务部经审核并提出财务处理意见，交公司总经理办公会议研究确定后签发执行。 4.6 法人公司每年年底由总经理签批下发材料物资盘点通知，成立清查盘点工作组，制定盘点计划，对所属单位实施清查盘点后上报的年度材料物资、周转料具盘点表、存货盘点报告单进行审核;若发现存在重要问题事项，盘点工作组负责人编写年度存货盘点报告，上报公司总经理审核签字后，交有关部门追究相关人员的责任。4.7 材料物资发生变动时，材料员及时调整项目材料台账，保管员及时更新材料收、发、存台账。月末，材料和保管部门经理审核所属部门登记的台账并签字确认。4.8 各级公司财务部门会同材料保管部门每季（年）末对库存材料物资的价值进行进行评估，成本会计填写存货价值变动表，参与评估人员签字确认，报财务部经理、总会计师审核签字后，成本会计制单入账（计提存货减值准备），并由稽核会计、财务负责人在凭证上审核签字。5 废旧物资的处置管理5.1 因工程竣工、停建、改建、搬迁等剩余的材料，项目部按存货管理制度的规定进行清查，材料员会同技术部门填写的材料物资清查表经参与清查人员签字确认后，报项目经理审核签字。5.2 凡属于未使用且质量合格的材料、成品、半成品，根据清查核实后的数量乘以现行市场购买价，再加上合理的运杂费、损耗及其它合理费用，得出存货的评估值，及时办理回收、退库手续。5.3 无法再利用的废旧材料，需要对外处理的，项目材料负责人填写废旧材料处理申请单，经项目部经理、采购部门负责人审核并签字后，上报公司总经理或其授权人员签字批准后，方可进行废材处理。（废旧材料处理申请单一式三份，内容包括废材的品种、单价、暂估数量等;对大批量的废材处理可采取公开招标的形式，具体按照“材料采购招投标的方式”确定出售价格。）5.4 项目现场保卫人员依据盖章生效后的废旧材料处理申请单放行装运废材的车辆。同时，项目材料负责人将实际过磅数和金额填入废材处理申请单内，交上级材料和财务部门存查。5.5 废旧材料的出售单价确定后，在出售前，项目材料负责人带领收购商到分公司财务部门交纳押金（押金数额应高于实际废材款），待废材处理完毕后到财务部门办理最后结算。5.6 在废旧材料的处理过程中，项目经理、项目材料负责人、项目材料保管员、项目保卫人员和项目专职财务负责人应参加验评、监督和检查，项目专职财务负责人和材料保管员必须参加监磅；如大批量处理废旧材料，分公司工程管理科长和财务人员应对出售过程进行监督。项目材料负责人收集过磅单并开具废材销售单，经参与处置人员签字后，交公司财务部门办理结算，冲减项目成本。五、相关制度目录1 企业会计制度2 企业内部控制基本规范3 企业内部控制应用指引4 中建股份公司会计制度5 存货管理制度六、主要控制点1