西软酒店管理系统商务中心系统使用手册50.doc

本文由酒店it论坛 发布，转载请保留此声明,否则追究责任西软酒店管理系统商务中心系统使用手册5.0商务中心系统使用说明1第一节 帐务处理1一、单笔费用的处理1二、多笔费用的处理2（一）、在一个客人发生多笔费用时2（三）、帐务的修改5三、发送传真5四、自动计费6第二节 其它操作7一、帐务查询7二、报表的打印8商务中心系统使用说明商务中心主要的营业项目是为方便客人而提供的各种服务，如传真、打印、电话、订票等。一个功能齐全的商务中心，能为饭店吸引更多的客源，尤其对客人因参加洽谈、展览、研讨会议而下榻的酒店起到积极的作用。体现在计算机操作上的主要工作为帐务处理。第一节 帐务处理一、单笔费用的处理 选择主菜单帐务子菜单入帐处理，如图（1-1）所示：费用类别B区 双击电子邮件后出现录入框A区图1-1 商务中心的入帐处理屏幕分三栏： 左边为费用代码信息，这一般在系统安装后已设定好；右边为功能区；中间为数据输入区。双击电子邮件 5你就可以录入关于电子邮件的帐务了。它的输入方式与客房中心系统的客房帐务处理类似。具体操作步骤是：（1）在A区输入NO、地点、优惠，其中单号无法输入也不需要输入，系统会在保存后自动产生一个单号。优惠：指的是打折的百分比，如九折，就输入0.1，如有折扣，则必须输入优惠的理由，F1可获得帮助。如果没有折扣，此项不填。 （2）在B区输入物品的代号、名称、数量、价格等时，为了方便操作员的输入，操作员可以把光标停留在代码的位置，按F1，系统将会弹出菜谱代码帮助（如图1-2所示）；此时操作员单击某一项，A区将自动录入相关信息。此操作可以重复进行。 金额：指的是发生费用的金额。 服务费：加收的服务费，一般系统安装后已设定，系统会自动计算显示，也可以人工修改。对于单笔费用，在输入相应的数据之后，选择存盘，输入单位名称，按回车键打印出帐单，就完成单笔费用的处理。二、多笔费用的处理 （一）、在一个客人发生多笔费用时当第一笔费用输入完毕后，选择存盘，再选择左边的费用类别，重复刚才的操作，直至所有的费用输入完毕。选择右边功能区的结帐，如图（1-2）所示：按ctrl键同时用鼠标左键单击选中结帐的单号图1-2 商务中心结帐处理按ctrl键同时用鼠标左键单击选中结帐的单号，如图（1-2）所示，单击右边结帐，系统弹出结帐收款的提示框如图（1-3），单击右上方的收款（I），单击打单。如果要打单的，按确定即可；如果不需要打单单击取消即可。按F1弹出帮助图1-3 商务中心结帐如果在结帐之前发现帐目输入有误，可以在图（1-2）的界面上选择右边功能区的修改。系统界面跳回到如图（1-1）的帐务输入界面。其操作类似与帐务录入，值得注意的是，修改只有在存盘后才有效。 在图（1-2）上，还可以进行销单的操作。单击销单，系统弹出提示框，如图（1-4）所示。单击是（Y），销单成功。图1-4（二）、不同付款方式的处理 现付方式 ：不论单笔还是多笔费用的处理，只要在如图（1-3）的 界面上付款码（P）处，输入相应的代码就可以了。为了便于操作，把光标移到付款码（P）出，按F1，将弹出结算方式代码帮助。单击选中的代码，系统将自动录入此代码。图1-5 结算方式代码帮助 签单挂帐 ：住店客人或可挂帐客人在前台客帐允许挂帐的情况下可以进行签单挂帐，付款方式可通过F1选择或直接输入TOA，回车后如图（1-6）所示，然后填入相应的帐号，如住店客人可直接输入他的房号。图1-6 商务中心结帐例：查找0581号房显示，0581房目前共有3位客人，且他们的帐号也不一样。各主单状态说明如下R 预订 S临时挂帐 I 在住O- 本日结帐离店 D 昨日结帐离店图1-7 房间帐主单及客人一览表选择签单的客人，执行存盘，如客人已在前台结帐退房，即状态为O或D，则转帐不成功，选择了正确的客人并打单。（三）、帐务的修改有时因为各种各样的原因，你必须对帐务进行修改： 取消未结的帐： 在图（1-2）状态下，选中一笔费用，选择功能区中的销单，屏幕提示是否确认冲消，选择 是 ，将会冲消被选中的那项费用。 修改未结的帐：在图（1-2）状态下，选中一笔费用，选择功能区中的选择打开，你可对该笔费用进行调整。 已结帐的修改： 如果一笔费用已结帐，其实你不能对它进行修改，你只能再录入一笔费用，只是在数量处填入负数，然后结帐。三、发送传真 单击主菜单电话与传真子菜单商务传真，弹出如图（1-8）所示的界面：图1-8 发送传真单据输入选择新单，依次输入相应的项目。 N电话号码：发送传真的号码。 S接通：接通电话的时间。 D通话长度： 拨通电话至挂机的时间。 P传真纸单价： 默认值由系统设定，也可以手工修改。 T张数：发送传真纸的张数。 F服务费：下拉边框有二种选择，金额、费率，主要用来定义随后的输入项例 ：选择金额随后输入1.00则表示加收1元服务费；选择费率随后输入1.00则表示加收100%服务费。 选择计价，则系统出现如图（1-9）的界面。此界面中提示了地址、话费、纸张费、服务费及总费用。如选择登帐以后，你可以参考多笔费用的处理方法来处理该笔传真费用。图1-9 发送传真单据输入四、自动计费 选择主菜单电话与传真实时商务电话功能，如图（1-10）所示：图1-10 商务中心电话计费当客人拨打完电话后会自动显示如下信息：受话号码： 客人所拨的电话号码。受话地区： 客人所拨电话的国家、地区或城市。 通话时间： 客人拨通电话的时间。 通话长度： 客人拨通到客人挂机的时间。 基本费用： 根据客人的通话时间，电信局应收的金额。 总额 ： 加收了服务费等以后客人应付的金额。 如需为一电话结帐，应按ESC退出该屏幕，进入结帐处理功能选择该笔费用进行结帐。第二节 其它操作一、帐务查询 选择主菜单帐务子菜单当日细帐查询或者历史细帐查询。下面以本日结帐单查询为例，如图（2-1）所示：图（2-1）结帐单查询 它的主要内容有结帐单号为10位数组成，前6位为结帐的日期，如000120即指2000年1月20日结帐，后4位为流水号，由计算机自动产生，如有多笔费用一次性结帐，那么它只有一个结帐单号。班号1、2、3指早、中、晚三班。其它略 不同班别操作员的查询： 在”班次”、”工号”处选择输入要查询的对象，单击”检索”，即显示你所需的数据。 单一代码的查询： 系统默认的是以结帐单号顺序排列的，所以如果你想看一下现金收入一共有几笔时，选择”切换”帐务会以代码排列顺序显示。二、报表的打印 本班或本日的工作结束后，应打印一份交班报表，选择主菜单报表交班报表功能，如图（2-2）所示：图2-2交班报表单