04采购部规范化工作指南.doc

第三部分 部门管理流程 BMLC-001 采购政策制定流程对现行的采购政策、程序和经验进行检视，判断目前的政策是否够专业化、和公司的政策是否相配合、是否符合其他部门的需求以及适用性如何。步骤6考证目前的政策、程序和经验。而这项资讯可以从个人的观察与经验得到，也可以向部门内的管理阶层与其他部门较具有经验与知识的个人请教。步骤5列出一份暂时性的政策与程序内容大纲的清单。步骤4搜集并整理公司内部相关的题材，包括备忘录、组织图、工作说明书以及现行的政策与程序。因为这些资讯可帮助采购政策和公司整体政策与其他部门政策之间建立相互合作的关系。步骤3搜集并整编相关的题材，包括政策和程序的范本。可从其他公司的同事、朋友、专业顾问以及图书等途径搜集。步骤2获得采购和高层主管的支持与认同。包括对于提供资源的承诺、跨部门之间沟通的协助。步骤1经由高层主管的协助将这项政策宣传到每一个有关的人员，让他们都能了解在新制度下各自的责任以及被期许的事情。步骤10提出正式的采购政策，并获得高层主管的认同与背书，使此采购政策成为公司正式的政策。步骤9开始针对先前获得共识的草案做整理，制定正式的制度。步骤8准备开始草拟采购政策与程序。由部门内的干部与其他部门的主要关键人物开始对政策草案进行审视，有时候也可以邀请重要的供应商一起参与政策的研拟过程。对于政策的基本架构必须反复的检视，直到各方面都获得共识，这样在推行政策上会比较顺利。步骤7采购政策制定流程BMLC-002 集中采购作业程序集中采购作业程序BMLC-003 现货采购作业程序现货采购作业程序BMLC-004 间接采购程序物料计划也就是采购计划，是根据产品需求状况、生产计划、库存容量来制定的。物料计划12根据已有物料供货信息及市场调查情况，实行比质、比价评估，选择性能价格比最佳的流通企业或中介组织做供应商。选择中间商3根据自己对物料的需求、库容情况、结算能力，签订有利于自己并得到中间商认可的合同。签约4对供货进度和过程要有一个清楚的了解和必要的监督，以防意外情况的出现，影响企业的生产，造成缺货损失。采购监控当中间商将企业所需物料按要求送达时，应做好接收、检验工作，包括起重搬运设施、检验人员、库位与库容、账本单据等方面的准备。5验收及时办理入库手续，将物料存放到指定地点，且将到货情况按管理要求反馈给有关单位和人员。入库67当品种、规格、厂家、质量、数量、价格、进度等得到确认以后，方可办理结算手续、支付中间商货款。付款8中间商提供所送物料的供应数据、检查记录和测试结果，对采购物料指标进行评估，并附带考核其供货进度、到位情况、服务水准等项目。评估间接采购程序BMLC-005 招标工作程序招标工作程序BMLC-006 网上采购程序网上采购程序BMLC-007 电子采购系统构建流程严谨地评估现有系统以分辨哪些程序、格式报告是满意的，哪些地方有所遗漏或不适当，并对每个不满意的项目提出改善意见。分析现有的系统1定义电脑化的基本问题及其目标，使之符合公司的目标及政策。建立一个由采购部经理所领导，由采购、系统设计及存货控制等人员组成的委员会或团队。而包含公司高层领导人员在内的执行委员会，应常常检查此团队的成果，并给予指正及改善。定义系统2建立专案团队及执行委员会 3为初步的系统设计取得资讯确认系统会需要哪一类的资讯，什么时候需要及其具有何特性。4设计一套可以表现出未来系统投入、参考文件、产出的流程图。发展概念性设计6说明如此设计之原由列出数量化或品质性的利益，包含整体系统的所有要素。753提出计划整个专案团队应提出一份包含系统功能、需要时间，以及预期效益的计划给执行委员会。依照步骤5所发展的概念流程图来加以扩大成完整的系统，必要时可以做成本的修正。8设计必要的系统电子采购系统构建流程BMLC-008 采购作业基本流程即于价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单或合约，均属具有法律效力的书面文件。因此对买卖双方的要求及权利义务，须予列明。订单安排步骤5即决定可能的供应商后，进行价格谈判。合宜价格的决定步骤4即就需求说明，从原有供应厂商中，选择实绩良好厂商，并通知其报价；以登报公告等方式，公开征求。选择可能的供应商步骤3即确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以明确说。，以便来源选择及价格谈判等作业，能顺利进行。需求说明步骤2即在采购之前，应先确定买哪些物料?买多少?何时买?由谁决定等?确认需求步骤1即凡经结案批示后的购案，应列入档案登记编号分类，予以保管以备参阅或事后发生问题的查考(档案都有一定保管期限的规定)。记录与档案维护步骤10即凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续。从而清查各项书面资料有无缺失。绩效好坏等，并签报高阶层管理或权责部门核阅批示。结案步骤9即凡厂商所交货品与合约规定不符而被验收为不合格品时，应依照合约规定退货。并立即办理重购，予以结案。不符与退货处理步骤8厂商交货验收合格后，随即开具发票。当要求付清货款时，对于其发票的内容是否正确，应先经采购部门核对，从而财务部门才能办理付款。核对发票步骤7即签约订货之后，为求销售厂商如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交运，并予严格验收入库。订单追踪与稽核步骤6采购作业基本流程BMLC-009 某公司采购作业流程范本某公司采购作业流程范本BMLC-010 某企业采购流程范本BMLC-011 试制认证流程试制认证流程BMLC-012 中试认证流程中试认证流程BMLC-013 批量认证流程批量认证流程BMLC-014 认证供应评估流程认证供应评估流程BMLC-015 采购验收流程开箱察看是否合格整理说明资料入库单、调拨单、资料存档入库说明收货收货收货否是查看损伤核对数量