办公软件高级应用 第一章.ppt

第一章办公自动化基础 1 2 办公自动化将人 计算机和信息三者结合为一个办公体系 构成一个服务于办公业务的人 机信息处理系统 1 1办公自动化概述 办公自动化是一个不断发展的概念 像电子商务 电子政务 企业信息化 教育信息化 数字家庭等都可以看成是它的延伸 1 3 一 办公活动办公 为了实现一个具体的工作目标 所从事的处理人群集体事物或信息的活动 影响办公方式的因素 办公设备 1 1办公自动化概述 1 4 二 办公自动化定义 利用先进的科学技术 不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中 并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人 机信息处理系统 1 1办公自动化概述 20世纪70年代 美国麻省理工学院M C Zisman教授将办公自动化定义为 将计算机技术 通信技术 系统科学及行为科学应用于传统数据难以处理的 数量庞大且结构不明确的 包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术 1 5 三 办公自动化的特点 集成化 软硬件及网络集成 人与系统集成智能化 如汉字识别 辅助决策等多媒体化 包括文字 声音 图形 视频等运用电子数据交换 EDI 通过网络 在计算机之间进行交换和自动化处理 1 1办公自动化概述 办公自动化的目的 尽可能充分利用信息资源 提高生产率 工作效率和质量 辅助决策 取得更好的经济效益 以达到既定的目标 1 6 四 办公自动化的发展过程 1 1办公自动化概述 公元前3200年埃及人发明了墨水 公元105年后中国人发明了纸 砚和毛笔 几千年来文房四宝成了中国及亚洲地区的传统办公工具 1 7 美国办公自动化的发展过程 1 1办公自动化概述 1 8 1 1办公自动化概述 中国办公自动化的发展过程 1 9 办公自动化的发展趋势 1 1办公自动化概述 办公环境网络化办公操作无纸化办公服务无人化办公业务集成化办公设备移动化办公思想协同化办公信息多样化 多媒体化 办公管理知识化办公系统智能化 1 10 1 2办公自动化系统 一 基本概念办公自动化系统 面向特定单位 支持其综合办公业务的集成化信息系统 办公自动化系统的运作 信息采集信息加工 信息传输 信息保存 1 11 二 组成要素 1 2办公自动化系统 办公人员 最终用户 包括领导决策人员 专业管理人员 辅助工作人员 办公机构 直接影响系统的总体机构和办公效率 办公制度 保障办公活动正常进行的各种规章制度 办公信息 即工作对象 包括数据 文字 声音 图形和图像等 办公设备 支持各类办公人员进行办公活动的工具 设施和技术手段 办公环境 包括物质的和抽象的 内部和外部环境 1 12 三 系统功能 1 2办公自动化系统 文字处理 文字录入 版式编排 表格制作 智能检查数据管理 数据库 表格处理 生成图表 数据统计等语音处理 声音输入 语音合成 语音识别等图形与图像处理 输入 存储 编辑 传送 输出以及图像识别 通信功能 即时提醒 远程通信 远程监控 视频会议文件处理 收发文件管理 文件存储 电子邮件处理等电子日程管理 部门日程管理 职员日程管理 工作进程管理 工作周报 工作月报等 电子行文办理 行文无纸流转 实现会议计划和通知等 1 13 四 层次模型事务型OA系统 基层 支持属于日常例行性办公事务处理的OA系统 它包括基本办公事务处理系统和机关行政事务处理系统 管理型OA系统 中层 除了具有事务型OA系统的全部功能外 主要增加了完成本部门工作所需的信息管理系统 MIS 系统 决策型OA系统 高层 除了具有前两种模式的功能外 还应具有复杂决策的功能 1 2办公自动化系统 1 14 1 2办公自动化系统 1 15 一 操作系统办公自动化环境使用最多的系统平台是微软发布的视窗操作系统 Windows 1 3办公自动化环境 其他常用办公软件 图像处理工具 Photoshop ACDSee压缩与解压缩工具 WinRAR病毒防护工具 瑞星 江民 360安全卫士光盘刻录工具 NeroBurningROM计算机系统维护工具 Windows优化大师 二 办公软件MicrosoftOffice办公软件 1 16 三 办公设备办公设备是实现办公自动化的硬件基础常用办公设备 计算机 打印机 扫描仪 复印机 传真机 交换机 投影仪 速印机 照相机和摄像机等 1 3办公自动化环境 四 网络办公环境局域网 计算机互访可以协同工作Internet 可以实现资料搜索 上传 下载以及电子邮件收发 达到资源共享 1 17 一 扫描仪1984 扫描仪问世常用输入设备 键盘 鼠标 扫描仪1 什么是扫描仪扫描仪是机 光 电一体化的数字化输入设备 它可以将图片或文稿等转换成计算机能识别和处理的数字图像文件 优点 保留原稿风貌 蒙娜丽莎 达芬奇 1 4常用办公设备 1 18 2 扫描仪的工作原理扫描仪是由光源 聚焦透镜 电荷耦合器件 CCD 阵列 A D转换器等组成 工作过程 照到原稿上光线 经反射光分光镜等得到彩色光带 照射到各自的CCD上并转换成电信号 经A D转换成数字图像 1 4常用办公设备 1 19 3 扫描仪的分类 平板式扫描仪平板式扫描仪是由步进电机带动扫描头对图片进行自动扫描 特点 扫描精度较高 成像稳定适用场合 图稿幅面不大精度要求较高文字识别OCR 1 4常用办公设备 1 20 手持式扫描仪手持式扫描仪是以手动的方式推动扫描仪对图片进行扫描 特点 体积小 携带方便 价格便宜缺点 图像失真 手推进速度不均匀 适用场合 图稿幅面小精度要求不高 1 4常用办公设备 1 21 滚筒式扫描仪滚筒式扫描仪是采用扫描头固定 滚动式走纸机构移动图纸而自动完成扫描 特点 幅面大适用场合 大型工程图纸 如A0 A1 透明胶片扫描仪 1 4常用办公设备 1 22 4 扫描仪的性能指标 分辨率光学分辨率 表示扫描仪对图像细节表现的能力 它直接取决于CCD元件数 表示为 300 1200dpi600 CCD解析度 1200 步进电机步长 插值分辨率 通过数学算法在原有图像的两点中间插入点 以达到超过光学分辨率19200dpi 某台扫描仪标注最大分辨率 1 4常用办公设备 1 23 色彩位数用来表示彩色扫描仪所能识别的最大色彩数目 24位 30位 36位等 色彩位数越高 图像颜色表现力越丰富 扫描速度指扫描仪在扫描图稿时所需的时间 主要影响因素 步进电机的速度分辨率的设置接口类型 1 4常用办公设备 1 24 5 文字识别软件OCR OpticalCharacterRecognition 光学字符识别系统主要用于文字信息输入及各种印刷文字的自动录入 1 4常用办公设备 扫描仪捆绑软件 扫描仪驱动程序 图像扫描处理软件 紫光扫描大师 文字识别软件 OCR软件 专业图像处理软件 1 25 二 复印机复印技术是将纸和其他媒介上的文字或图像内容转印到其他媒介上的一种技术 采用复印设备可以很好地产生与图文原稿非常相似的复制品 以便保留和分发 1 4常用办公设备 1 26 复印机的种类 模拟复印机工作原理 通过曝光 扫描方式将原稿的光学模拟图像投射到已被充电的感光鼓上产生静电潜像 再经过显影 转印 定影 完成整个复印过程 四大组成系统 曝光系统 成像系统 输纸系统 控制系统 1 4常用办公设备 1 27 数字复印机工作原理 通过电荷耦合器件CCD传感器对曝光 扫描产生的原稿光学模拟图像信号进行光电转换 然后经数字技术处理的图像信号输入到激光调制器 调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描 在感光鼓上产生由点组成的潜像 再经过显影 转影 定影等 完成复印过程 数字复印机 扫描仪 激光打印机 1 4常用办公设备 1 28 三 传真机传真机是现代图像通信设备的重要组成部分 是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一技术手段 1 4常用办公设备 传真通信 把记录在纸上的文字 图表 相片等静止的图像变换成电信号 通过电话网络经传输线路传递到远处 在接收方获得与发送原稿相似的记录图像的通信方式 1 29 传真机的工作原理 由发送 接收以及通信线路三部分组成 将传真图像经发送方进行图像扫描 数字化处理 编码及调制成模拟信号 由传输线路传送给接收方 接收方收到后 经过解调 译码 记录转换以及接收扫描 最后还原出与发送图像一致的图像信息 五个环节 发送扫描 光电变换 传真信号的调制解调 记录变换 接收扫描 1 4常用办公设备 1 30 四 多功能一体机定义 同时具备打印 扫描 复印 传真当中三种以上功能的办公设备 1 4常用办公设备 特点 节约空间 功能多样 操作简便 价格便宜 安全保证 1 31 分类 打印主导型一体机以打印机和扫描仪为基础 打印质量高输出速度快 复印主导型一体机在数字复印机上增加附件构成 具有出色的扫描和打印速度 连续复印 缩放尽寸调整 纸张板式设定的功能 能脱离电脑 在一体机的控制面板上独立操作 1 4常用办公设备 1 32 传真主导型一体机主要用于传真的一体机具有完善的控制面板 不和电脑连接仍能工作 照片主导型一体机配有多功能读卡器 可进行数码照片的直接打印及照片处理功能等 全功能一体机功能配置齐全 打印 复印 传真和扫描缺一不可 1 4常用办公设备 1 33 一 微软公司的OfficeOffice是微软公司开发的办公自动化软件 它是办公软件和工具软件的集合 1 5办公集成软件 文字处理软件 Word电子表格处理软件 Excel演示文稿制作软件 PowerPoint数据库管理软件 Access网页制作软件 FrontPage电子邮件管理软件 Outlook针对企业高级用户的应用程序 1 34 二 金山公司的WPSWPS是英文WordProcessingSystem 文字处理系统 的缩写 WPS是金山软件公司的一种办公软件 最初出现于1989年 在Windows出现以前 DOS盛行的年代 WPS曾是中国最流行的文字处理软件 1 5办公集成软件 WPSOffice2010版包括WPS文字 WPS表格 WPS演示三大功能软件 是一款跨平台的办公软件 Windows Linux 1 35 三 IBM Lotus