Word高效办公应_5.doc

图4.33 设置艺术字的“填充”颜色和“线条”颜色7下面就可以对设置好的艺术字进行复制了，通常根据艺术字大小决定在一页中排放的数量。在本例中，再复制两个相同的艺术字，然后对它们进行位置调整，使其在当前页面中均匀分布即可，设置完成后如图4.34所示。图4.34 复制“文字型”水印并调整位置8“文字型”水印在“奇数页页眉”中设置完成后，添加的“艺术字”在正文所有的“奇数页”中都会出现。下面来设置“偶数页”的“图片型”水印，将光标定在正文“偶数页页眉”之中。9单击窗口下方【绘图】工具栏中的【插入图片】按钮 （或选择【插入】菜单【图片】命令【来自文件】命令），会打开【插入图片】对话框，选择需要插入的图片，单击【确定】按钮后，将图片插入到“偶数页页眉”之中，如图4.35所示。图4.35 向正文“偶数页页眉”中插入图片10同样，利用【图片】工具栏中的【文字环绕】按钮 将图片设置为“浮于文字上方”，然后调整图片的大小、位置以及旋转角度。由于图片是彩色的，把它当成水印后颜色是否合适无法通过“打印预览”获知，所以可以通过【图片】工具栏中的【颜色】按钮 将图片设置成“灰度”，设置成“灰度”的图片就相当于对图片的“打印预览”了，设置完成后如图4.36所示。图4.36 调整图片为“灰度”效果提示：若图片的颜色偏深或偏浅，可以利用【图片】工具栏对图片进行“亮度”或“对比度”调整。对于图片而言，往往由于颜色过深而要调浅，图片颜色调浅呈水印效果的方法是：增加图片亮度并降低图片对比度。11调整好颜色后，下面就可以对图片进行复制了，在本例中，复制出6个相同的图片水印，并调整它们的位置，使图片平均分布在“偶数页”之中，设置完成后，效果如图4.37所示。图4.37复制“图片型”水印并调整位置12单击【页眉和页脚】工具栏中的【关闭】按钮返回【页面视图】，可以看到所有的正文“奇数页”都设置了“文字型”的水印，所有“偶数页”都设置了“图片型”水印，效果如图4.38所示。图4.38 将“奇数页”和“偶数页”的水印设置完成后效果至此，对整篇文档的设置操作全部完成，我们已经通过“分节”、“分页”、设置奇偶不同的“页眉和页脚”、为文档的标题添加“样式”以及设置不同形式的“水印”等一系列操作，将一篇刚输入完文字的文档设置成了一篇具有专业水准的标准商务文档。这篇设置完成的商务文档带有文档封面，带有能超链接操作的文档目录，带有奇偶不同的页眉和页脚内容及水印，可以说是处处都体现出了人性化设计。一个好的商务文档绝不是将文档制作的花哨夸张，而是在文档内容足够吸引人的前提下将文档制作得美观和专业，不仅要让浏览者便于观看，而且要让浏览者乐于观看才是我们追求的目标。4.3 答疑与技巧4.3.1 分页与分节问：插入“分页符”时，非要使用插入【分隔符】对话框吗，因为经常要使用“分页符”，请问有没有什么快捷键？答：有，可以直接使用键盘的快捷键【Ctrl】键 + 【Enter】键 来插入“分页符”。问：插入的“分页符”或“分节符”能显示出来吗？答：有两个方法可以看到这些编辑标记。方法1：通常在【页面视图】下，单击【常用】工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】命令 按钮，可以直接在页面中显示出插入的“分页符”或“分节符”，图4.39显示了在文字“目录”后面插入的“分页符”符号效果。图4.39 利用【显示/隐藏编辑标记】按钮显示“分页符”或“分节符”提示：“目录”两个字之间的“点”是空格后的编辑标记符，一个“点”表示一个空格。“目录”中间有两个点，说明这两字之间有两个空格。方法2：有时由于文字很多，插入了“分节符”后在【页面视图】中有可能看不到插入的“分节符”，那么可以采用下面介绍的第2种方法来查看插入的符号标记。通过【视图】菜单或Word左下角的视图切换按钮将当前视图切换到【普通视图】，由于【普通视图】不能显示Word纸张大小及图形对象，也就没有所谓的“页边距”效果，所以就可以清楚地看到插入到文档之中的“分页符”和“分节符”了，如图4.40所示。图7.40 在【普通视图】下查看插入的“分页符”和“分节符”问：插入了“分页符”或“分节符”后，如何将插入的分页或分节删除？答：这就很容易了，在上一个问题中向大家介绍了通过多种方法查看插入的“分页符”和“分节符”，能查看到就能将其选中，能选中就能很容易地删除了。其实插入的“分页符”和“分节符”也是Word中的编辑符号之一，同“空格”符、“回车”符（“Enter”符）一样，可以利用【Backspace】键或【Delete】键将其删除。问：本章介绍的实例在制作文档封面时，采用了插入“分节符”的操作，是不是通常插入文档封面都要插入“分节符”？答：不一定，要看制作什么样的文档，说的清楚一些就是要看插入文档封面后还要不要有目录页等其他的效果。若就是一篇简短的工作总结、报告文档或是工作计划，那就没要设置分节，只要插入分页即可。提示：分节的目的是为了设置更复杂的页眉和页脚效果，而且为某一页单独分节后，还可以为这页纸单独设置纸张大小、纸张方向等。问：在插入分节符时，【分隔符】对话框中有4种不同的“分节”类型，它们的作用是什么？什么时候使用哪种分节符？答：在【分隔符】对话框中有4种与分节有关的“分节符类型”，分别是“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。它们的作用虽然都是分节，但是差异还是很大的。$ “下一页”分节的作用是在光标处先分页，然后再插入分节符，所以应用后会出现分页效果，并且从下一页顶端开始算下一节（本章的实例就用的这种设置）。$ “连续”分节的作用是在光标处只插入分节符并不对文档进行分页设置。所以将光标定在某个自然分页的页首进行分节，无论使用“下一节”还是“连续”的分节类型，效果是相同的。$ “偶数页”分节的作用是在光标处插入分节符，在下一偶数页开始下一节。如果分节符在偶数页，则 Word 将下一奇数页留为空白页。$ “奇数页”分节的作用是在光标处插入分节符，在下一奇数页开始下一节。如果分节符在奇数页，则 Word 将下一偶数页留为空白页。提示：“偶数页”分节或“奇数页”分节的作用主要是当Word文档进行双面打印时，为一部分的结尾留出空白纸，便于装订和显示。4.3.2 页眉和页脚视图问：原来设置过“页眉和页脚”信息，现在将文档上方的“页眉”内容删除，可是在“页眉”中还留有一条黑线，怎么将它删除呢？答：“页眉”中的那条黑线是Word自动设置的一条段落边框线，想要将其去掉或是更改成“双线”、“曲线”的效果，可以采用下面的方法：首先进入到【页眉页脚】视图，虽然页眉中没有文字，但是会有一个“段落标记”（回车符），将其选中。然后选择【段落】菜单【边框和底纹】命令，打开【边框和底纹】对话框后，选择对话框中的“边框”类型为“无”即可，如图4.41所示。图4.41 去掉“页眉”区中的段落边框线提示：也可应用此法，根据需要选择其它的线型作为“页眉”中的横线。问：【页眉和页脚】工具栏中的“插入自动图文集”按钮的作用是什么？【页眉和页脚】工具栏中的“插入自动图文集”下拉选项中有很多Word内置的信息，这些内置信息都是较长在“页眉和页脚”中使用的内容，包括“-页码-”格式、“创建日期”、“第X页 共Y页”、“文件名”等。只要选择了这些“自动图文集”中的某个内容，就可以快速地将信息插入到页眉或页脚之中。问：做了封面和目录页后，利用【页眉和页脚】工具栏插入总“页数”后，插入的数是包含封面和目录的，与正文的实际总页数不相符怎么处理？答：利用【页眉和页脚】工具栏中的“页数”按钮 可以插入Word文档的总页数，是制作“当前页码/总页码”类型页码时常用的按钮。但是这个按钮也不是十分完善，因为它每次会固化地计算出Word文档的总页数，包含了“封面页”和所有“目录页”，所以往往会出现总页数大于实际显示的最大页码的情况。如果在这种情况下真的需要在页码中显示总页数的话，那么就不要使用这个按钮，而应该在文档全部修改完成后（不再对文档进行文字的增减了），利用键盘手动输入正文最后一页的页码数当作总页数。提示：这种方法也只是临时的方法，因为只要文档的内容进行了增减，总页数就必须要手动更新。4.3.3 文档中的样式问：在定义“样式”的快捷键时，能否使用键盘【F1】做为快捷键？答：不可以，不仅定义样式时不能使用【F1】做为快捷键，在定义“符号”快捷键时也不可以使用它，因为键盘【F1】键已经被系统占有为打开“帮助”信息的快捷键了。所以在自定义键盘快捷键时，只能使用【F2】键至【F12】键。问：我想在Word中自定义几个自己的样式，自定义样式的方法是什么，定义时需要注意什么问题？答：自定义样式的应用十分广泛，只要你觉得Word自带的样式不够用时，随时都可以自定义自己的样式。方法是：1首先选择【格式】菜单【样式和格式】命令，在Word窗口右侧打开【样式和格式】窗格。2然后单击窗格上方的【新样式】按钮，打开【新建样式】对话框，如图4.42所示。图4.42 打开【新建样式】对话框3在“名称”中输入自定义的样式名；再分别设置“样式类型”、“样式基于”和“后续段落样式”等选项，然后在中部的“格式”区中设置自定义“样式”的格式效果，若定义的段落样式需要级别，那么就要单击左下方的【格式】按钮，选择其中的“段落”命令，如图4.43所示。图4.43 设置完成自定义样式后，选择“段落”提示：“样式类型”中有两种，一种是给文字快速设定格式用的“字符”样式，还有一种就是默认的为段落文字设定的“段落”样式；“样式基于”是指新建的“样式”与哪一个现有的“样式”最为接近，选择了后可以加快对新建样式的设置的速度；“后续段落样式”选项的意思是在文档中应用了这个样式后，用键盘的【Enter】键新建下一段时，新的一段文字应用哪一个样式。4打开【段落】对话框后，最重要的就是设定当前样式的“大纲级别”，默认的大纲级别是“正文文本”，也就是没有级别，根据需要选定自定义样式的“大纲级别”，如图4.44所示。图4.44 选定自定义样式的“大纲级别”提示：建立了样式的“大纲级别”后，就可以通过应用了这个样式的标题自动生成文档目录，否则就算应用了样式，也会因为没有大纲级别而生成不了正确的目录。5定义好“大纲级别”后，单击【确定】按钮返回【新建样式】对话框，此时在对话框下方的样式说明中会显示出这个样式的所有格式以及大纲级别，如图4.45所示。图4.45 显示新建样式的所有格式及大纲视图提示：为了应用方便，自定义样式也可以通过【格式】按钮下的【快捷键】命令定义应用的快捷键。6最后，单击【确定】按钮后会返回到Word窗口，此时在【样式和格式】窗格中就多出了一个自定义的样式，这个样式和“标题1”、“标题2”等Word自带的样式一样可以随时定义到文档之中，如图4.46所示。图4.46 自定义的样式出现在【样式和格式】窗格之中问：自定义会修改样式时，对话框中右下方“自动更新”选项的作用是什么？答：在【新建样式】或【修改样式】对话框中，有一个选项是“自动更新”，如图4.47所示。若把它选中，那么今后只要在文档中修改了段落样式的格式，就能将所有应用了这个样式的段落格式一起更改。图4.47 新建或修改样式对话框中的“自动更新”选项下面举个例子说明一下：有一篇文档，有“一”至“四”4个标题，现将这4个标题应用了自定义的“知识点”样式，如图4.48所示。图4.48 应用“知识点”样式后的文档“知识点”样式已经设置了“自动更新”的功能。现在我们来做个试验，随意选择一个“知识点”样式的标题，如：“二、序列号”，然后将其字体设置成“华文琥珀”字体，将“字体颜色”设置成“红色”。我们会发现其他的几个应用了“知识点”样式的标题也能够自动进行改变，使几个“标题”格式保持一致，如图4.49所示。图4.49 所有“知识点”样式的段落格式保持一致提示：样式的“自动更新”功能极大地提升样式在Word文档中的作用，可以试想，只要文档中应用了带有“自动更新”的样式，那么今后再对这些段落进行格式美化或格式修改时，将是一件多么轻松愉快的事情。只要更改一段文字的格式，应用了相同样式的段落格式就自动进行了更改。问：自定义会修改样式时，对话框中左下方“添加到模板”选项的作用是什么？答：这个选项如果不选中，那么在这篇文档中创建的新样式或修改的样式只能在这篇文档中应用，今后新建的文档不会有原来新建的样式或修改的样式效果。如：在一篇文档中对“标题2”进行了修改，但是不选中“添加到模板”选项，那么今后新建文档的“标题2”还只会和Word默认的效果一样。“添加到模板”的意思是指，将修改或新建的样式效果添加到生成这篇文档时的模板之中，供今后长期使用。若这篇文档当初是从新建“空白文档”而来，那么只要为样式设置了“添加到模板”选项后，今后在新建“空白文档”时，便可看到修改过后的或自定义的样式了。提示：样式中若定义了快捷键，那么“添加到模板”后，今后新建的文档还可以用快捷键定义样式，可以说是一劳永逸。问：我制作了一个商务文档，感觉效果不错，希望今后的标准文档都这样进行设定，有没有什么好的方法比我现在每次都“另存为”成其它的文档好呢？答：好的方法就是将你现在制作的标准文档保存为文档“模板”，这样在新建文档时，不要用“空白文档”模板，而是基于这个自定义的模板。方法如下：1打开你做好的那篇商务文档。2先删除标题页的文档标题内容，但要留着标题页；再删除目录页的目录，同样要留着目录页；然后将正文内容删除，但要保留一个空奇数页和一个空的偶数页。也就是说现在文档中就剩下一个空的框架了，如图4.50所示。图4.50 将文字内容删除，但保留结构3然后单击【文件】菜单【另存为】命令，打开【另存为】对话框，在对话框的下方选择“文档类型”为“文档模板 （*.dot）”后，Word会自动将文件保存地点选择为“Templates”，不用更改这个选项，下面要做的就是为文档模板起一个名字，如：“商务”。如图4.51所示。图4.51 保存文档模板4单击【保存】按钮结束设置，关闭Word窗口。今后若希望使用这个文档模板了，那么只要单击Word【文件】菜单【新建】命令，会打开【新建文档】窗格，选择中间的“本机上的模板”命令就会立即打开【模板】对话框，我们自定义的“商务模板”就会显示在当前的“常规”选项卡之中（如图4.52）。只要双击它，就可以立即打开一个4页的文档，新的文档会包括：“封面页”、“目录页”、“奇数页”和“偶数页”。图4.52 选择保存的自定义模板提示：模板中会记录很多原文档中的设置，包括：定义的样式、设置的页眉和页脚信息、自定义键盘（快捷键）信息以及在第3章介绍过的自动更正信息等，所以“模板”也是一种“复制”，它可以高效地帮我们在Word文档中添加文字，还可以高效地帮我们进行格式美化。4.4 拓展与提高商务文档有很多种，格式没有一定之规，但是无论什么样的格式和版式都应做到专业和美观。下面再向大家介绍几个不同风格和效果的商务文档。4.4.1 企业员工手册“员工手册”是员工工作守则以及履行企业责任和义务的规范文本，每个企业在员工入职时最先培训的内容文档。所以员工手册也是标准的商务文档之一，它的制作应该非常正规和规范，因为它代表了企业的形象和企业文化。在这个实例中，“员工手册”文档有一个标题页，然后就是正文部分，如图4.53所示。图4.53 “员工手册”文档这个案例几乎与本章介绍的实例在制作上基本是一致的，但由于没有“目录页”，所以在“页眉和页脚”中的设置有些变化，本实例大致的制作方法如下：1由于没有目录页，所以设定“标题页”时可以只采用分页，而不用分节的方法。2为文档中的每个标题根据实际情况设定带有级别的标题样式，为随时插入目录和使用“文档结构图”做准备。3最重要的一点是，由于文档中有“标题页”，在标题页中没有页码，所以通常会在“页眉和页脚”中设定“首页不同”的效果。但是在【页面设置】对话框中设置了“首页不同”的选项后，一旦在第2页正文中插入页码，正文第1页就会显示出页码“2”，非常地不专业。解决的方法也非常简单，只要在【页眉和页脚】视图中，单击【页眉和页脚】工具栏中的【设置页码格式】 按钮，打开【页码格式】对话框，将下