对货代公司单证操作的调研---以深圳中正国际货运代理有.doc

浙江工商职业技术学院物流管理专业毕业论文对货代公司单证操作的调研-以深圳中正国际货运代理有限公司宁波分公司为例物流0911 顾秋英摘要：本文仔细介绍了作为货代公司的操作与单证的主要任务与操作流程，由于随着世界各国经济贸易往来的日益频繁，跨国经济活动的增加，世界经济一体化进程的加快，国际货运代理行业在世界范围内迅速发展，国际货运代理人队伍不断壮大，并已成为促进经济贸易发展，繁荣运输经济，满足货物运输关系人服务需求的一支重要力量。而且高效的货运代理服务会降低运输成本，降低风险，带来便利，资金融通，沟通协调。因而本文主要通过介绍深圳市中正国际货运代理有限公司的操作与单证来阐述作为货代公司的操作与单证所要担任的任务与如何进行日常操作的。关键词：货代操作流程、货代单证流程、问题与方案一、 公司简介中正国际货运代理有限公司是经中华人民共和国外经贸部批准成立的综合性国际物流企业。公司经过多年的不断发展，获得交通部批准的无船承运人及国家一级货代资格公司，在国际上已是多年货运协会成员(FAPAA，FIATA)。公司是以深圳中正公司为总公司的物流集团，始创于1997年，是经过国家交通部批准成立的NVOCC，主要经营范围为海空运出口至墨西哥、中南美洲，非洲，中东印巴地区，并为您提供在物流管理方面的单证，车队，清关代理，仓储和货物分拨及三角贸易，多角贸易等全方面服务 。 随着世界各国的迅速发展，中国也成为世界进出口领域中发展最快的国家之一。在物流方面多年的实践经验积累使得中正公司有强大的实力与其它相关企业成为在中国的合作伙伴， 目前港捷在中国大陆的深圳、广州、厦门、福州、宁波、上海、青岛均设有分公司，并在全球各地建立了非常健全和强大的代理网络，可以保证客户的货物得到安全，及时，快速的处理。中正国际货运代理有限公司主要跟MSK、CSAV、MSC、HANJING、HAMBURG SUD、CMA、EVERGREEN、APL、CHINA SHIPPING、ZIM、PIL、RCL、HAMBURG SUD、MARUBA、OOCL、COSCO、KLINE等船公司建立了长期合作关系，在墨西哥、中美、加勒比海、巴拿马、南美、东南亚、澳洲、中东、印巴、地中海、欧洲、英国、意大利、北美均拥有自己的服务网络。公司本着“诚信为本，客户至上，高效优质”的宗旨，不断深化改革，调整机制，深得广大国内外客户的信任。以下就具体介绍一下宁波分公司。中正国际国际货运代理有限公司宁波分公司，专注中南美航线，与国际国内知名船公司都有签约，如：马士基（MAERSK）、地中海航运（MSC）、赫伯罗特（HAPAG-LLOYD）、达飞轮船（CMA）、智利南美轮船（CSAV）、HANJIN、HAMBURG SUD、COSCO、CSCL等,提供专业便利的各项操作服务。 经过多年运作，中正国际货运代理有限公司宁波分公司以其专业化的航线优势，与中国海运网强强联手，为当今货运电子商务市场注入一股强劲的新生力量。主要经营国际贸易货物的海洋运输、航空运输和公路运输，公司秉办集装箱多事联运、货物集散、保税仓储、报关报检、货物保险、货运咨询、货物转关运输，提供各种运输形式的货运专业服务。公司自创立以来，一直用心为客户提供多元化的货运服务，尤为精益求精及亲切殷勤的个性化服务，满足不同客户的需求。（一）公司业绩：深圳市中正国际货运代理有限公司宁波分公司每年的业绩是非常之客观的，2011年的销售业绩与2010年相比增长了12%，每年都成上涨的趋势。2011年没有的平均总票数可达200多票，较深圳总公司而言不是很多，只是他们的四分之一而已，但与宁波一些货代同行而言这个业绩是非常之客观的。公司今年还要有个大大的调整，公司的内部人员也要大大增加，从4个业务员增加到8个，从5个操作增加到10个， 今年的业绩目标是平均每月要达到300多票，再创新高。（二）专业化服务项目:1、中南美航线强大的价格体系和专业化信息服务; 2、第三方贸易或转口贸易;3、进出口全面的清关服务.4、中正国际货运代理有限公司宁波分公司为广大中南美客户, 提供中南美航线高端品牌服务-马士基.（三）服务优势：1、完善的信息体系服务：想知道起运港相关费用明细? 想知道目的港堆存费和柜租计算方式?想快捷掌握国内内陆城市出口的运输成本? 想知道货物运输的时间和货物运输实时跟踪? 想订舱后3个小时内放舱?想船开后3个工作日内取提单? 想咨询问题在1小时内得到满意答复? 只要是客户能想到的问题，中正的克服都能进行一一的解答，直到客户满意为止。2、全面的价格体系服务：覆盖整个中南美洲各大港口和内陆城市, 多方式海铁海卡联运让您用最优势的成本运输最多的货物.华北区域服务包括青岛/大连/连云港/等等。3、全面的运输服务方式：冷冻柜/框架柜/开顶柜/45柜.只要您需要的, 基本都可以全部得到实现。4、快捷的海上运输服务和快捷的码头装卸服务。5、与赫伯罗特携手,为客户提供可能是最全面的墨西哥快航服务：（1）直航墨西哥西部三大港口ENSENADA(16天)/MANZANILLO(17天)/LAZARO CARDENAS(20天)。 （2）最全面的墨西哥内陆运输方式:铁路/卡车/铁卡.几乎达到墨西哥内陆任意一个角落,例如刚刚结束的世界气候大会举办地CANCUN。 （3）最全面的内陆运输能力:普通柜/开顶柜/框架柜/危险品/冷冻柜等不同种类的墨西哥内陆运输。二、货代操作流程（一）货代企业操作员简介作为货代操作员在货代公司里担任着举足轻重的任务，对于一个货代公司来说每一票担子的完成都要依仗着操作员，业务员只是寻找客户开发客户，而具体进行操作的还是货代公司的操作员。所以一个好的货代操作员不仅可以降低客户的物流成本，增加公司的利润，带来便利，还可以留住老客户开发新客户。所以操作员对货代企业来讲是非常之重要的。以深圳市中正国际货运代理有限公司宁波分公司的操作为例，主要负责公司托单的订舱、安排拖车、报关、客户的询价、做账单等一系列工作，详细的操作流程请见下文。（二）货代操作流程：1、接单接到客人托单后，与客户确认所要定的船公司，船期等内容。2、输单输单时要按照客人的托单内容仔细输入，特别注意以下几项：船期、目的港、运费条款、箱型、箱量、毛重、体积、品名等。3、订舱从系统导出一张托单，核对内容，确认无误后，在托单上写上要订的船公司，船期等，同时致一代相关操作，传真过去后，电话确认对方是否有收到托单，叮嘱对方操作员尽早订舱，订舱有问题要他们尽早通知我们。4、开箱单，并安排车队拉箱进港箱单由设备交接单和装装箱单组成，设备交接单用于车队去堆场港区提箱用，由船公司开，装箱单由一代自己打，车队进港时用。但是有些船公司只要一代开装箱单就可以去提箱，不需要设备交接单，比如MSC，MISC，YML，因为他们都是网上放舱，直接通知堆场放箱，所以不需要设备交接单，箱单拿来时要看设备交接单上是否有敲船公司的放箱章，如没有，则不能提箱。在上个航次的船开后去问代理要下个航次的箱单（比如你定的是下周1/3开的船，就可以在本周三的时候去询问代理下个航次的箱单是否开出），如有特殊情况需要提前开箱单的（比如客人要作熏蒸，植检的），则要提前去船公司申请提早开箱单。其中要注意船公司规定的提箱时间，太早或太晚去提箱都不可以，太早进港也不可以，会产生提前进港费。在拿到箱单后和客人确定装箱时间，装箱地点，然后提前一天通知车队去工厂装箱，大箱和HQ无所谓，其中要注意小箱，最晚要在前一天的中午之前和车队确认，因为小箱车队都要去拼，如果晚通知车队，导致没有拼到一车2个小箱，那小箱只能做单放，就是一辆车装一个小箱，价格则要按大箱算。5、报关一份完整的报关资料由报关单，PACKING LIST，INVOICE，合同，核销单，委托书和三联单组成，如果客人报关的某个品名需要做商检的话，就要问客户要通关单或者换证屏条，没有通关单不能报关，问一代要三联单，一般是在拿箱单的时候一起拿回来，如果客人要分票报关的，要提早通知一代，分几票报关就拉几张三联单，核销单和委托书一般是客人先提供，如果客人在宁波，要在报关前一天或几天去拿核销单和委托书，如果客人在外地，要通知客人提早寄出。客户装完箱，会做报关资料出来，核对报关单上的数据是否和装箱单上的数据一致，把报关资料依次按报关单，装箱单，发票，合同，委托书，三联单，核销单的顺序订在一起，然后在报关的前一天晚上在上查询箱子是否进港，然后在/delive/premft.html里查预配舱单，分票报关的按照分票提单号查。当这些信息都有的时候，就可以去正常报关，缺一都不可报关。报关员报完关，会在当天或者第二天传海关预录单给操作，由操作传给客人核对，客人要作留底使用，同时操作也要留底。6、发舱单数据报关当天，操作要发送舱单给一代，舱单数据上应该有以下信息：船名航次，提单号，箱封号，件数，毛重，体积（注意：数据一定要按照报关资料上的件数毛重体积来做，不可按照托单上数据来做）数据一定要提单，舱单，报关单三单一致，如不一致，将导致舱单做错，不能退税。做好仓单后也要仔细核对一遍。如果客户订的是COSCO的船，那么则要在COSCO的官方网站上及时核对仓单，因为COSCO是在网上核对仓单的。以上就是作为深圳市中正货运代理有限公司宁波分公司的操作所进行的日常操作流程，也是作为一名货代企业的操作所要进行操作的具体流程。三、货代单证流程（一）货代企业单证员简介货代企业单证员是指负责公司每票单子的提单的人员，所以单证员也称为文件员或操作助理，因为公司的所有有关单证与文件相关的工作都是由单证员处理的。由此看来单证员也和操作员是一样重要的，只要文件这里出了点错误，那么整个的流程就会都断了，不仅会影响操作也会影响业务和商务，所以对于单证的要求就是要小心再小心，仔细再仔细。以下就以深圳市中正国际货运代理有限公司宁波分公司的单证为例，来仔细介绍作为货代公司的单证员要如何进行操作。（二）货代单证流程1、做提单格式件确认作为单证，在每票单子的实际截单日的前一天就要向客户要提单的OK件，因为现在船公司都很严格，所以在截单前一天就应该先和自己的客人确认好提单上详细的资料，即便是不想显示的也要先确认，以防当天来不及问客人要而产生不必要的费用。与客户确认好提单OK件后，就要将此提单OK件发给船公司，同时让船公司尽快拉出提单格式件给我方。接到船公司的提单格式件后，马上发给客户进行核对并回传，因为现在核对格式件的时候如果要进行更改的可以改不用出改单费，（但CSAV除外，这个船公司是没有格式件核对的，OK件过去就直接出正本提单）。客户回传格式件后，马上将核对OK的格式件回传船公司，通知船公司尽快签出提单正本。如果客户对格式件有更改的也要马上通知船公司，进行更改，船公司改好后还是会给格式件核对，直到核对OK为止。2、核对费用船开2天后要向船公司要费用单进行核对，因为在签出提单后要尽快开发票给客户进行付款。所以船开2天后就要先向船公司要费用单，然后再将费用单给业务员，让业务员将应收部分的费用填好，接着就将单子上的应收与应付部分的费用录进系统同时将应收部分的费用单从系统中拉出来发给客户让客户进行核对，直到客户回传OK为止。3、签单一般船公司在开船3天后就可以签单，所以提单格式件核对OK后，就要先查一下这票单子的柜子的进港日、进的港口、开船日，在船开后的第三个工作日向船公司签提单，但HPL是要在与船公司核对费用单OK后才可以签单的，所以HPL的单子要注意是先在船开后马上向船公司催费用单，不然提单是不可以签的。签出提单后仔细和OK键核对一下，保留好提单复印件留底，并将提单扫描件发给客户。4、做账开票拿到提单以后，将之前与客户核对好的费用拉出来，并注明开票抬头，将写好抬头的费用单给财务，让财务开发票给客户和做账，让客户进行付款。客户付款后就可以通知其来拿提单了。5、归档以上的工作都做好后，就要进行最后一步归档了，每票单子操作完以后都要进行归档，以便以后进行资料的翻查。归档是要将每票单子的一些主要的信息录入系统，如：客户名称、提单号、船名航次、船公司、品名、发货人、收货人、箱封号、毛重、体积等等一些重要的数据 作为货代公司的单证员，除了以上的工作，其他还有一些工作，如：客户要将提单进行电放、异地放单、改单，那么就要让客户将盖有发货人章的保函和已经签出来的提单寄过来，然后再由单证员安排人到船公司进行电放、异地放单或者改单。四、单证与操作存在的问题与解决方案（一）存在的问题（1）客户的托单过来不知道是谁的，有时会重复接单或漏接单。（2）单证与操作之间的协接不当，有时操作给单证单子的时间较晚，以致单证截单的时间较赶。（3）单证与操作一些工作有重复性，有时客户问过单证的问题再回去问操作，或者有些是单证的问题客户会找操作去询问。就如费用，如果客户问了单证和操作后两者的回答不一致，那麻烦就大了。（二）解决方案（1）让客户托单过来的时候注明是给谁的托单，或者公司的操作按航线或船公司来分，因为客户过来的托单上都会有船公司和目的港的。（2）单证每天都要问相应的单证今天有没有要截的单子，操作也要与单证有一定的沟通。（3）公司要明确分配好单证与操作的工作，两者之间也要有充分的沟通与协调，当客