采购材料管理办法.doc

会议纪要关于封丘人防工程的相关事宜，有办公室组织，世纪花园项目部、财务部、财务部、成本部、招采部共同参与，进行了一次专题会议，形成的会议内容如下：1、 材料申购，报销及催账流程：1.1材料价款在5万元以下的申购流程首先由项目工程部及其施工队伍根据施工进度提出材料采购申请单，申购单续表明需标明材料名称，采购规格型号与紧急程度，特别是紧急程度作为重点采购或首先安排采购的依据，及首先财务拨款的依据。其次由成本部对申购单标明材料的规格与数量进行真实性，合理性，正确性进行审核，最终由领导审批完成后，(项目部提交申请单到达招采部的第二天开始计，5个工作日内审批完毕)。由项目的采购部根据审核完毕申购单到财务领取材料采购备用金，对材料进行采购。采购部应严格按照申购单进行采购，不能超出申购单上注明的各项材料表明的各项内容。如有超出，仓库拒绝入库，财务拒绝报销。购买零星材料时，应要求供应商提供发票；若提供发票需要在材料价格基础上加钱时，可以不要发票。1.2材料价款在5万元以下报销及催账流程货物到场后办理材料的入库手续，仓库管理员应填写入库单，对材料进行验收，入库单有采购员、仓库管理员、项目经理三人签字确认；入库单一式三联，红联给采购员，作为其账务报销的依据，以后留财务一份，财务作为月末与仓库对账的依据。成本部留黄联，作为材料成本核算用，白联仓库留底，作为材料账务记账的依据，与财务稽核材料和库存盘点用。材料入库后，材料有仓库管理员保管，并对入库材料安全和数量负责。施工队伍领料时，凭手续完善的出库单领取材料，出库单须由仓库管理员、施工队负责人、项目部经理签字确认，材料方可出库；出库单一式三联，一联由仓库管理员留底，作为材料账务的记账依据，一联由成本部留份作为成本核算的依据，一联由施工队保存，并作为施工队合同结算的依据。之后采购员凭入库单购货清单或者发票到封丘财务进行账务报销，报销时财务部对其进行核查，超出合理价格空间，有权拒绝报销。支付给材料供应商。采购员需提供入库单复印件一份给招采部存档。2.2材料价款在5万元以上及一次性完成采购价值在5万元的申购流程，首先由项目工程部及其施工队伍根据施工进度合理安排材料采购进度，提供比较详尽的申购单，申购单续表明需标明材料名称，采购规格型号与紧急程度，特别是紧急程度作为重点采购或首先安排采购的依据，及首先财务拨款的依据。其次由成本部对申购单标明材料的规格与数量进行真实性，合理性，正确性进行审核，最终由领导完成最后审批工作，(项目部提交申请单到达招采部的第二天开始计，5个工作日内审批完毕)，审批完成后由富美招采部根据采购单进行询问市场，并有招采部组织项目部和成本部，财务部参与考察厂家与合同谈判；合同签订时，各部门各负其责，完成签订后合同一式四份，由财务部、成本部、招采部和项目部各一份；项目部根据合同和现场施工进度向供货商催要材料。2.3材料价款在5万元以上及一次性完成采购价值在5万元的申报销及催账流程货物到场后办理材料的入库手续，仓库管理员应填写入库单，对材料进行验收，入库单有采购员、仓库管理员、项目经理三人签字确认；入库单一式三联，红联给采购员，作为其账务报销的依据，以后留财务一份，财务作为月末与仓库对账的依据。成本部留黄联，作为材料成本核算用，白联仓库留底，作为材料账务记账的依据，与财务稽核材料和库存盘点用。材料入库后，材料有仓库管理员保管，并对入库材料安全和数量负责。施工队伍领料时，凭手续完善的出库单领取材料，出库单须由仓库管理员、施工队负责人、项目部经理签字确认，材料方可出库；出库单一式三联，一联由仓库管理员留底，作为材料账务的记账依据，一联由成本部留份作为成本核算的依据，一联由施工队保存，并作为施工队合同结算的依据。到付款节点时，有项目部核对供货量并出具签字确认的付款申请单，公司相关部门及领导签字确认后，付款申请单递交到富美财务部，富美财务部凭付款申请单，对方收据或者发票给材料供应商进行付款。手续完善后，富美财务部向河南华星财务部提出付款申请，华星财务部对其进行拨款，完成最终付款工作。3.其他事项3.1购买零星材料时，应要求供应商提供发票；若提供发票需要在材料价格基础上加钱时，可以不要发票。大宗材料签订合同时也遵循以上的精神。3.2项目部需提前上报下个月的需要资金的详细计划。3.3需要支付工程施工或材料进度款时，项目部需提前3个工作日向财务部提交书面的用资文件，以便财务部筹备该批资金。3.4采购员和仓库管理员分开，不能是同一个人，采购员归招采部管理，仓库管理人员归财务部管理。采购员负责按照申购单把材料采购到工地；仓库管理人员负责入库出库和材料的仓库管理，并对周转材料的回收负责。备注：1