会议准备作业指导书.doc

会议准备作业指导书1、 目的明晰会议准备工作的注意事项，帮助会议组织者成功进行会议准备。2、 范围集团发展管理部、总部各职能部、各地区公司3、 职责集团发展管理部负责制定本指导书，各职能部和地区公司遵照执行。4、 会议准备工作程序对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了，可见会议准备工作的重要程度。4.1、确定是否真的有必要开会 一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，使那些没有必要开的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。4.1.1、无需开会的“五个如果” 如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无需举行会议，例如写纸条、打电话或发邮件等，这些方式简洁有效，对于一些问题的解决具有经济实用的优势。 如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议。首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集团讨论，结果又全盘推翻他人的意见，这种做法既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。 如果会议成本过高。会议成本是一个不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。 如果已经按惯例每周聚会。 如果没什么特别的事情需要讨论。4.1.2、必须开会的“五个如果” “听取部门汇报工作”最好采用会议的形式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式，容易使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气，使公司内部缺乏沟通，问题和建议无法畅顺流通。因此，每月一定要召开正式的会议，听取部门汇报工作，使各种信息在公司内部高效流通。 采用会议的形式表扬或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警醒员工，避免类似事情再度发生。 当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，最好用会议的形式，而不宜采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。 必须把信息同时传达给很多人。 要让别人参与决策以集思广益。4.2、计算会议成本 会议成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种，会议成本是非常可观的一笔数目，不能等闲视之。在每次决定开会前，把以下三种成本考虑一下，并大致算一下，也许会令你改变主意。4.2.1、会议的时间成本 会议的时间成本 = 参加会议的人数（与会者的准备时间与会者的旅行时间）会议组织者准备时间 如果时间成本不太直观，可以将其转换成金钱成本，即开会的时间成本参会者平均时薪。4.2.2、直接的会议成本 直接的会议成本 = 会议设施租用费与会者的差旅食宿费文件准备费4.2.3、效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下三种情况： 因不能及时接听重要客户的电话而损失一笔生意； 不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户； 不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产。4.3、确定会议的各项准备工作就绪根据会议准备核对单检查是否有遗漏的事项；根据高效会议预防性管理措施进行核对会议准备情况。详见作业表单会议准备工作核对单。4.4、会议议题、议程、文件报告的准备4.4.1、议题准备环节会议的议题准备是非常重要的环节，会议效率不高和会议流于形式基本上都有会议议题准备不充分相关。会议召集人必须对会议的议题准备负责，拟定总议题、分议题，并根据重要程度安排各个议题的讨论时间。4.4.2、议程安排确定各个分议题的讨论时间、安排顺序、主持人，即会议的议程，会议议程以打印会电子文档形式分发到每个参会人手中。4.4.3、确定会议记录人根据会议的规格和具体要求，比如说议题范围、专业程度、保密级别选定条件合适的会议记录人。4.4.4、会议文件准备通知各项文件资料准备的负责人，让其清楚需准备资料内容、篇幅、质量、以及完成时间通知和汇集人，并有专人进行跟踪资料准备情况，保证在会议召开前保质保量完成所有所需文件资料的准备工作。大型会议可成立会议筹备组，由筹备组来跟踪和督办会议文件的准备。需在会前讨论的文件和资料，应另行书面通知文件讨论稿完成时间、讨论时间、讨论地点、参加人员。4.5、选择最恰当的决策方式 在议题准备环节，召集人还必须为需要表决的议题选择最恰当的讨论和表决方式，选择的原则是基于议题的重要程度、紧急程度、议题涉及范围、决策的影响层面。通常根据对提案的支持程度，可分为权威决策、少数服从多数决策、共识决策和无异议决策四种。召集人可根据议题选择最小目标，即最小支持率必须达到多少才通过。 4.5.1、权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面做出决定时。适宜使用：当组织授权团队领导人做最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。优点：决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权力界限明显的地方最有效。缺点：虽然可迅速做出决策，但实际支持和执行建议也不易；当复杂性增高时，权威决策的质量会因为考虑面不宽而受到影响。4.5.2、少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意议案时，它以民主原则为基础。适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。 优点：允许绝大多数人对问题发表自己的意见。决议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。缺点：投票一向促成人们分派。这种竞争会影响一项决议的质量和执行。投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。4.5.3、共识决策 共识决策出现于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决方法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。但如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧时，决策就难以形成。优点：保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员有机会发表意见。复杂的决议经过深思熟虑，从而产生高质量的决议。缺点：达成一致需要相对长的时间，并具有挑战性。而且需要大量的沟通、耐心的聆听并理解他人观点；为确保所有团队成员有机会发表意见和分享其见解，会议上，必须进行有效的推动。4.5.4、无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项提议完全赞同时。当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应做出无异议决策。然而，因为没有哪两个人的思想完全合拍，达成无异议决策也许会花费很长的时间。而且无论团队具备什么样的经验，达成无异议决策都很高。4.6、会议主持人的准备工作会议支持人可能是会议召集人，也可能是会议指定的主持人，主持人必须在会前对会议的议题、议程、希望达成目标、表决方式、主要参会者可能的态度都心中有数。会议主持4.6.1、主持人的四个准备工作：设定沟通目标、制定行动计划、预备可能的争执、进行SWOT分析。4.6.2、SWOT分析 自身Strengh优势Weakness劣势 环境Opportunity机会