素材(设好格式)——第一章Word 2007.docx

目录第一章Word 20072第一部分常规应用制作“同学会邀请函”21、Word 2007的操作界面22、文本的编辑3操作练习1-133、格式的设置4一、字符格式的设置4二、段落格式的设置4三、页面格式的设置6四、打印设置6操作练习1-274、表格的制作7一、创建规则表格7二、创建不规则的表格8操作练习1-385、使用图形对象9一、插入形状9二、插入图片9三、插入Smartart图形10四、插入艺术字10五、插入文本框11六、插入符号11操作练习1-4126、邮件合并13操作练习1-5147、综合练习14第一章Word 2007Word 2007是Office 2007 的一个重要组成部分，是Microsoft公司的一款优秀的文字处理软件。它主要用于日常办公、文字处理，如会议通知、会议纪要、工作报告等的写作。第一部分常规应用制作“同学会邀请函”1、Word 2007的操作界面图1- 1word 2007 工作界面Word 2007界面主要有以下元素组成：1） office 按钮 通过它可以创建、打开、保存、打印文档等，相当于word 早期版本中的“文件”菜单。2） 快速访问工具栏 放置频繁使用的工具，单击右侧的下拉按钮，可以常用的工具添加到快速访问工具栏中，也可以选择“其他命令”添加其他所需的命令到快速访问工具栏。3） 功能区 由选项卡、组、命令组成。开始设置文档的基本格式插入插入表格、图片等各种对象页面布局选用主题、进行页面和打印设置。引用用于设置长文档的目录、脚注、题注等。邮件进行邮件合并。审阅审阅文档时校对、添加批注、修订等。视图选择文档的视图显示、控制界面元素是否显示（如标尺、文档结构图等）和显示比例、窗口的排列和拆分等。加载项也称为“应用程序扩展”，通过添加自定义命令和指定的功能来扩展。4） 文档编辑区 利用功能区的各项命令对文档进行编辑。5） 状态栏 显示文档当前的状态信息，切换视图方式，调整文档的显示比例。2、文本的编辑文本录入后通常要对文本进行编辑修改。文本的编辑修改主要包括文本的复制、剪切、移动、删除等操作。一、文本的选择：1、拖动鼠标左键选择；2、鼠标移动到行的左侧，成形状时，单击选中一行，双击选中一列，三击选中整篇文档。3、“ctrl+A”选中整篇文档。二、文本的修改：1、在“插入”状态下，选中文本然后修改；2、“改写”状态下，光标移动到要修改的文本前输入新的修改内容就可以把光标后面的内容覆盖。三、文本的复制与移动：选中要复制或移动的文本，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“复制”或“剪贴”命令（或者使用快捷键：Ctrl+C复制，Ctrl+X剪切）。四、粘贴：“开始”选项卡“剪贴板”组粘贴；Ctrl+V。 选择性粘贴：“开始”选项卡“剪贴板”组粘贴选择性粘贴。通过使用“选择性粘贴”功能，可以帮助用户在Word2007中自定义粘贴格式。例如可以将word中的文字或表格粘贴为图片格式（图片（windows图元文件、图片（增强型图元文件），也可以将带格式的数据粘贴为不带格式的数据（无格式文本）。图1- 2“选择性粘贴”对话框五、撤销与恢复：操作练习1-11、 新建word文档，命名为“同学会邀请函”。提示：1）office按钮中的新建；2）快速访问工具栏中的新建按钮；3）Ctrl+N。2、 把素材中的文字复制到新建的文档中，并把“参会须知”及后面的内容删除。3、格式的设置对文档进行处理时，还需要通过对文档进行格式的设置来实现文档的美化。格式设置主要包括字符格式、段落格式和页面格式等内容的设置。一、字符格式的设置 主要用来设置字符的字体、字形、字号，为字符添加下划线、边框、底纹，为文字添加圆形、矩形外框，改变字符颜色、缩放比例等。设置方法：1）选中要设置格式的字符；2）单击“开始”选项卡“字体”组对应格式的工具按钮或者单击“字体”组按钮进行格式的设置。图1- 3 字体组二、段落格式的设置 主要用来设置段落的格式，比如段落缩进、段落间距、段落边框和底纹等。设置方法：1）选中要设置格式的段落；2）单击“开始”选项卡“段落”组对应格式的工具按钮或者单击“段落”组按钮进行格式的设置。图1- 4 段落组注意“边框和底纹”和“中文版式”的设置。1、 边框和底纹 选中要设置边框或底纹的字符或段落。 单击“段落”组中按钮右边的下拉箭头，选择边框和底纹，跳出“边框和底纹”对话框。 在“边框和底纹”对话框中设置文字或段落的边框和底纹。1）在“边框”选项卡中设置边框，如果是设置文字的边框，右下角的“应用于”下拉列表中选择“文字”；如果是设置段落的边框，右下角的“应用于”下拉列表中选择“段落”。2）单击“底纹选项卡，在此设置文字或段落的底纹，和1）相同注意右下角的“应用于”。设置好后单击“确定”。图1- 5 “边框和底纹”对话框2、 中文版式的应用使用中文版式可以制作出许多具有中文特色的文档。1、 纵横混排：在同一段落中，既有横排的文字又有竖排的文字。选中要设置的文字“800” 新生报到800人，然后单击“中文版式”中的“纵横混排”。在跳出的对话框中单击“确定”新生报到800人。如果要删除字符的纵横混排，在选中字符，然后单击“中文版式”中的“纵横混排”，然后单击对话框左下角的“删除”按钮，“确定”即可。2、 合并字符：将一行文字叠放成两行来显示（不能超过6个字符）。选中要合并字符的文字，然后单击“中文版式”中的“合并字符”，在对话框中设置好字体字号，单击“确定”。职业技术学院今年新生报到800人。删除合并字符的方法：选中要删除的合并字符，然后单击“中文版式”中的“合并字符”，单击对话框左下角的“删除”按钮，“确定”即可。3、 双行合一：与合并字符相似，将选中的文字放在两行中显示，对文字的个数没有限制。选中要双行合一的文字，然后单击“中文版式”中的“双行合一”，单击“确定”即可。删除的方法：选中字符，打开“双行合一”对话框，点击左下角的“删除”。4、 调整宽度：调整字符之间的宽度。选中要调整宽度的字符，然后单击“中文版式”中的“调整宽度”，然后在“调整宽度”对话框中输入“新文字宽度”，单击“确定”。图1- 6 “调整宽度”对话框5、 字符缩放：提供对字符缩放的功能。选中要缩放的字符，选择“中文版式”中的“字符缩放”中的缩放比例。三、页面格式的设置 主要用来设置文档的纸张、页边距、添加页面背景等。图1- 7 页面设置和页面背景组1、“页面布局”选项卡“页面设置”组“文字方向”、“页边距”、“纸张方向”、“纸张大小”；“页面设置”组按钮；3、 “页面布局”选项卡“页面背景”。四、打印设置文档的格式设置好后，就可以根据需要将文档打印出来了。1、 打印预览为了准确、顺利地打印文档，在打印之前可以先预览一下打印结果，避免打印错误发生。打印预览步骤如下： 单击office按钮，选择“打印”命令中的“打印预览”，将对文档进行预览。 使用“预览”组中的命令按钮可以帮助我们预览文档。 “显示比例”组按钮中的工具可以调整显示比例，“双页”按钮可以一次显示两页。 若发现页面设置不合要求，可以使用“页面设置”组中的工具调整页面格式。 若不需要预览，单击“关闭”按钮退出打印预览。2、打印文档 使用“打印预览”窗口中的“打印”命令或者单击office按钮，选择“打印”命令中的“打印”，打开“打印”对话框。图1- 8 “打印”对话框 在“页面范围”选项中选择打印范围。选择“全部”择打印整个文档；选择“当前页”则只打印光标所在的页；选择“页码范围”，需要指定打印的页码，可以是文档中的任意页，单页用“，”分开、连续页用“-”连接。 在“份数”框中输入要打印的份数。若选中“逐份打印”复选框，表示打印完文档的所有页后，再打印第二份。 若设置的纸张大小与实际打印的纸张大小不相符，可单击“按纸张大小缩放”右侧的下拉按钮，在打开的缩放列表中单击用作打印的纸张大小。 单击“确定”按钮即可开始打印。操作练习1-21、 把“同学会邀请函”文档中的文字设置为楷体四号，并把第一段加粗。提示：“开始”选项卡字体组。2、 最后两段右对齐，其他段落左对齐；第一段段后空0.5行；其他段落段前段后都0行，行距为固定值20磅，首行缩进两个字符。提示：“开始”选项卡段落组3、 为文档添加图片水印，图片为素材中的“同学录图片”，冲蚀。提示：“页面布局”选项卡“页面背景”组水印。4、 A4纸，纵向，上下2厘米，左右3厘米，“一别十五载”所在的段落等分为两栏。提示：“页面布局”选项卡“页面设置”组。4、表格的制作一、创建规则表格 表格的每一行、每一列的布局完全相同1、插入表格 单击“插入”选项卡“表格”组表格，在下拉列表中选中具体的插入表格的方式。2、编辑表格 方法如下： 单击表格的任意位置，然后单击“表格工具” “布局”选项卡。图1- 9 表格工具布局选项卡 在“布局”选项卡的各个组中选中对应的工具进行编辑：设置表属性、选择表格对象、删除和插入表格对象、设置单元格大小、设置对齐方式等。提示：“布局”选项卡“数据”组中各命令的使用方法。1) 排序：可以对表格中的数据进行简单的排序。2) 重复标题行：如果一张表格需要在多页中跨页显示，则设置标题行重复显示很有必要，因为这样会在每一页都明确显示表格中的每一列所代表的内容。方法1：选中标题行(必须是表格的第一行)，然后单击该按钮即可；图1- 10 “表格转换为文本”对话框方法2：选中标题行，单击该选项卡的“表”组中的 “属性”按钮，打开“表格属性”对话框，切换到“行”选项卡，选中“在各页顶端以标题行形式重复出现”复选框，并单击“确定”按钮即可。3) 转换为文本：可以将表格转换为文本，方法如下： 选中要转换为文本的表格 单击“转换为文本”命令，打开图8所示对话框，选择文字分隔符，单击“确定”即可。4) Fx公式：可以对表格中的数据进行简单的公式运算。3、美化表格 为了使表格美观，需要对表格做一些修饰操作，如应用表格样式、设置表格的边框和底纹等。单击表格的任意位置，然后单击“表格工具” “设计”选项卡图1- 11 “设计”选项卡二、创建不规则的表格 表格中各行和列的布局不完全相同 创建一个规则表格 合并或拆分单元格，“布局”选项卡“合并”组。 修改表格为需要的不规则表格。操作练习1-31、 新建“同学录”文档，并在文档中创建25行4列的表格，把素材中的表格记录复制到同学录中来。提示：1）“新建”按钮新建文档；2）“插入”选项卡“表格”组表格插入表格，设置25行4列，“确定”。3）复制：Ctrl+C，粘贴 Ctrl+V。2、 设置表样式为“浅色网格，强调文字颜色1”提示：选中表格，单击“设计”选项卡，在“表样式”组中进行设计。3、 表格单元格的大小为：高1厘米，宽4厘米；表中的文字为“水平居中”对齐。提示：选中表格，单击“布局”选项卡，在“单元格大小”和“对齐方式”组中进行设计。4、 设置“重复标题行”，使得该表格的每一页的第一行都显示为标题；对表格数据进行排序，按照“邮编”的升序排列。提示：1）选中第一行标题行，然后单击“布局”选项卡“数据”组重复标题行或者单击“布局”选项卡“表”组属性进行设置；2）选中表格，然后单击“布局”选项卡“数据”组排序，然后设为按“邮编”升序排列。5、 新建文档“员工信息卡”，制作入下图所示的与员工信息卡。员工信息卡职工编号姓名照片 性别出生日期 婚否学历特长爱好职称工作部门表格 1 员工信息卡5、使用图形对象一、插入形状1、 绘制形状 “插入”选项卡“插图”“形状”，单击选中所需的形状。 这时光标变成形状，在文档中按住鼠标左键拖动即可绘制出合适的形状。2、 设置形状 绘制形状。 单击该形状，出现“绘图工具”功能区，在“格式”选项卡中设置形状。图1- 12 绘图工具“格式”对话框二、插入图片 “插入”选项卡“插图”“图片” 在“插入图片”对话框中找到图片，然后单击“插入”。 单击插入的图片，出现“图片工具”功能区，在“格式”选项卡中对插入的图片进行设置。图1- 13 图片工具“格式”选项卡三、插入Smartart图形SmartArt是一个已经组合好的文本框与图形组成的图案，包括图形列表、组织结构图和更复杂的图形。 “插入”选项卡“插图”“Smartart” 图1- 14 “选择SmartArt图形”对话框 在“选择SmartArt图形”对话框中选择图形形状，然后单击“确定”，出现“SmartArt工具”功能区，多了“格式”和“设计”选项卡。图1- 15 SmartArt工具“设计”选项卡图1- 16 SmartArt工具“格式”选项卡 单击对应的图形对象添加文字 使用“设计”和“格式”选项卡中的工具编辑图形。四、插入艺术字 “插入”选项卡“文本”“艺术字”，选择艺术字样式。 在“编辑艺术字文字”对话框中输入艺术字文字，并设置字体、字号等，单击“确定”。 图1- 17 艺术字工具“格式”选项卡 单击艺术字，出现“艺术字工具”功能区，单击“格式”选项卡，使用里面的工具来设置艺术字。五、插入文本框 “插入”选项卡“文本”组文本框，选择文本框的格式。 这时光标变成形状，在文档中按住鼠标左键拖动即可绘制出合适的文本框。 在文本框中输入文字。图1- 18 文本框工具“格式”选项卡 单击文本框，出现“文本框工具”功能区，单击“格式”选项卡，使用里面的工具来编辑文本框。六、插入符号单击“插入”选项卡“符号”组中几个命令工具可以插入所需的公式、符号和编号。一、 插入时间： 光标移动到文档中需要插入日期和时间的位置。 单击“插入”选项卡“文本”组日期和时间。图1- 19 “日期和时间”对话框 在“日期和时间”对话框中选择格式，如果保持时间的自动更新的话勾选对话框右下角的“自动更新”复选框，然后单击“确定”。注意：word 2007中不同的图形对象不能组合，可以使用画布功能来避免修改文档时以调好格式的图形对象相对位置发生变化，把需要组合在一起的对象放在同一张画布中调整位置，新建画布的方法如下：“插入”选项卡“插入”组形状新建绘图画布操作练习1-41、 打开“同学会邀请函”文档，在文章最后右下角插入当前的日期，格式如样张，并把时间设置为自动更新。提示：“插入”选项卡“文本”组日期和时间，并在对话框中选择“自动更新”复选框。2、 插入艺术字“同学聚会”，艺术字样式23；字体：宋体，字号：80，加粗；填充颜色和线条颜色：橄榄色，强调文字3，单色80；形状：左远右近。环绕方式：衬于文字下方。提示：1）“插入”选项卡“文本”组艺术字艺术字样式23；2）在“编辑艺术字文字”对话框中设置宋体，80，加粗，并输入文字“同学聚会”；3）单击选中艺术字，然后单击“设计”选项卡“艺术字样式”组形状填充或形状轮廓，颜色都设置为“橄榄色，强调文字3，单色80”；4）单击“设计”选项卡“排列”组文字环绕衬于文字下方。5）移动艺术字到合适的位置。3、 插入素材图片，图片样式为“柔滑边缘椭圆”，紧密环绕。提示：1）“插入”选项卡“插图”组图片，找到素材图片插入；2）单击选中图片，拖动四周的控制块调整图片大小，并移动到合适的位置；3）单击选中图片，到“设计”选项卡中设置图片样式和环绕方式。4、 创建组织结构图，并添加如样张所示的文字。提示：1）“插入”选项卡“插图”组SmartArt；2）在“选择SmartArt图形”对话框中单击“垂直框列表”然后单击“确定”。3）单击图形，单击“设计”选项卡“创建图形”组添加形状从后面添加形状。4）单击图形中的文本框，输入样张所示的文字。5）单击图形，单击“设计”选项卡“SmartArt样式”组更改颜色“彩色轮廓强调文字颜色3”；然后选择“三维金属场景”的样式；6）单击图形，单击“格式”选项卡“艺术字样式”组，设置艺术字样式以及文本的填充颜色和文本轮廓等。7）调整到合适大小。5、 新建画布，把创建的SmartArt图形剪切到画布中，然后绘制形状，并添加文字，如样张所示，调整画布大小，把画布的版式设置为“紧密环绕”，移动到合适的位置。提示：1）单击“插入”选项卡“插图”组形状创建绘图画布，创建一张画布；2）单击选中刚才创建的SmartArt图形，使用快捷键“Ctrl+X”剪切，然后单击刚才创建的画布，“Ctrl+V”粘贴，然后调整到合适的位置；3）在画布中绘制样张所示形状：单击“插入”选项卡“插图”组形状流程图：资料带，然后在画布上绘制合适大小的形状，旋转合适角度；4）单击绘制的形状，在“格式”选项卡“文本框样式”组形状填充和形状轮廓中设置形状的填充色和轮廓色，颜色都设置为“橄榄色，强调文字3，单色80”；5）绘制图样章所示的形状下面的斜线，然后调整画布中各对象的位置；6）调整画布的大小，设置画布的环绕方式为“紧密环绕”，拖动到文档的合适位置。6、邮件合并我们在工作中可能遇到过这样的情况：要向一群人发送内容相同的文档，但每份文档的称谓等各不相同。例如，要打印请贴、邀请函或信封之类。这类文档的特点是文档中的主要内容相同，只有个别部分不同。传统做法则是每打印一张进行一次修改。虽然这样也可以完成任务，但却非常麻烦，如果使用邮件合并功能，则可以非常轻松的做好这项工作。邮件合并的原理是将发送的文档中相同的重复部分保存为一个文档，称为主文档；将不同的部分，如很多收件人的姓名、地址等保存成另一个文档，称为数据源；然后将主文档与数据源合并起来，形成用户需要的文档。数据源可看成是一张简单的二维表格。表格中的每一列对应一个信息类别，如姓名、性别、职务、住址等。各个数据域的名称由表格的第一行来表示，这一行称为域名行，随后的每一行为一条数据记录。数据记录是一组完整的相关信息，如某个收件人的姓名、性别、职务、住址等。邮件合并的基本过程包括三个步骤：1、 准备数据源可以是word文档、excel工作簿、access数据库文件，但必须注意数据源表格的第一行必须为字段名，并且数据行中间不能有空行等。2、 新建主文档3、将数据源合并到主文档 单击“邮件”选项卡，在此你就可以看到所有帮助你完成邮件合并的功能，它将引导我们一步一步、轻松地完成邮件合并。 单击“开始邮件合并” 开始邮件合并，需要选择文档的类型。 单击“选择收件人“，即找到数据源。可以使用现成的数据表，选择“使用现有列表”，选择数据表所在位置并将其打开。 单击“编辑收件人列表“，在弹出的“邮件合并收件人”对话框中，我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序，具体操作方法与Excel表格类似。我们也可以在准备数据源的过程中直接完成这一步，将多余的记录删除。相应地，筛选之后得到的信函的份数将是筛选结果的记录条数，而不再是整个表的记录条数。图1- 20 “规则”中的命令图1- 21 “插入word域”对话框的设置 把光标移动到要需要插入字段的位置，单击“插入合并域”，单击所需的字段，如有多出需要插入字段，重复这些步骤，将所需的字段填入。还可以使用“规则”命令选项来改变插入的域，如：要把“性别”字段中的文字“男”和“女”修改为“先生”和“女士”，则可以单击“规则”中的“如果那么否则”（如图1-20），然后在跳出的对话框中按照图1-21进行设置。 单击“完成并合并”。有多个选项，第一个就是能够让你编辑单个文档。如果你选择这项，它就会为收件人列表中的每个条口创建独立的页面。如果需要的话，你就可以进行任何编辑。第二个选项能够将文档打印出来。最后一个选项就能够让你将每个页面作为一封电子邮件发送出去。提