档案管理暂行办法(定稿).doc

学校档案管理暂行办法第一章 总则第一条 为加强学校的档案工作，提高学校档案管理水平，更好地为学校教育教学工作服务，根据中华人民共和国档案法和国家档案局颁发的机关档案工作业务建设规范等有关法规精神，特制订本办法。第二条 档案工作是一项专业性工作，是学校工作的重要组成部分，是提高单位工作效率和质量的必要条件，是维护学校工作历史真实面貌的一项重要工作。第三条 档案室集中统一管理学校各项工作中形成的全部档案，其构成是以文书档案为主体，包括党政、人事、教研教改、会计、基建、设备、实物、声像等方面的档案。第四条 本制度适用于学校各种类档案资料的收集、整理、保管、利用等基础管理工作。第二章 档案管理体制第五条 档案管理体制（一）学校的档案管理按分级管理的方法进行，在学校领导下，由分管领导、档案室、各部门组成档案管理网络。（二）档案室是在分管领导、教导处主任领导下，具体负责档案管理的日常机构，集中统一管理学校的全部档案。（三）档案室管理人员应努力学习档案管理专业知识，不断提高学识水平和工作能力。（四）建立科学的档案管理网络，各部门须确定相对稳定的兼职档案资料员。业务上接受档案室的指导，定期参加档案网络的各项活动。第六条 职责范围（一）档案室是学校内负责档案管理的专门机构，职责与权限按照学校制订的档案工作岗位责任制执行。（二）由分管教学工作的领导具体分管档案工作，档案室管理员必须定期向分管领导汇报工作。（三）各部门要做好文件资料的形成、积累、归档工作，确保归档文件的完整、准确、及时。第三章 档案的归档第七条 归档范围及保管期限（一）各部门办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，包括党、政以及人事、总务等工作中形成的各种门类和载体的文件资料以及与本学校业务工作有关的资料，均属归档范围。（二）档案的保管期限和种类分为永久和定期，定期分为长期（十六年至五十年）和短期（十五年以下）两种；会计档案保管期限和种类也分为永久和定期。 （三）凡对学校有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期或短期。（四）凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第八条 归档时间（一）阶段归档：凡专题项目、基建工程或业务活动中形成的文件资料，在任务完成告一段落时，在三个月内要将应归档的文件资料组成保管单位，由部门负责人审定后，由兼职档案资料员向档案室归档。（二）随时归档：专题会议、重要设备仪器和文件资料，在活动结束后三个月内须将应归档的文件资料组成案卷，由兼职档案资料员向综合档案室归档。（三）学年年度归档：各项管理中形成的文件资料一律在次学年的第一季度内组成保管单位，经本部门负责人审定后，由兼职档案资料员向档案室移交。第九条 归档要求（一）各部门档案是我学校的宝贵财富，任何人不得以任何理由占为己有，必须按时向档案室移交。（二）归档的文件必须系统、齐全、完整。（三）归档的文件必须准确地反映各部门各项活动的真实情况和历史过程。（四）归档的文件资料必须层次分明，符合形成规律，并签署完备。（五）归档的文件资料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。（六）文件资料形成、积累、整理和归档工作，列入各部门的工作计划、职责范围和有关人员的岗位责任制。 （七）代表学校外出参观学习、考察和参加各种会议的工作人员带回的文件材料必须交学校档案室先做收文登记编号后，再借出使用；经档案室证明，财务部门方可报销资料费。（八）各部门要归档的文件资料，经整理后档案室移交。（九）文件资料立卷的程序一般为：分类-组合-编目，即在文件收集齐全的基础上，将文件按有关特征分开，然后按一定的规律进行组合，最后将经过组合的文件，进行系统排列和编目。（十）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的则放在相对的第一年立卷；跨年度的总结放在相对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立案；其它文件资料的立卷应按有关规定执行。 （十一）组合的基本要求是：组合应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，做到问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。（十二）卷内文件要去掉金属物，对破损的文件资料应按裱糊技术要求托裱，文件纸张过小的要用a4空白纸衬托上，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，即复制件在前，原件在后，文件没有留出装订线的要加补贴边，案卷应采用三孔一线的方法装订。（十三）卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列一起，即批复在前，请示在后；文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后，转发件在前，原件在后。 （十四）卷内文件应按排列顺序，依次编写页号。成卷装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。（十五）永久、长期和短期的案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽然有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者（作者）、年、月、日的文件资料要考查清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容，填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。 （十六）有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可以说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表应置卷尾。（十七）声像资料应用文字标出摄像、照片或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者（作者）。（十八）文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按文书档案案卷格式执行。其它门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。（十九）案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者（作者）、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应规范、通俗易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第十条 归档手续（一）各部门向档案室移交档案时，必须办好交接手续。（二）档案的整理必须遵循文件资料自然形成规律，保持文件之间的历史联系，便于档案的保管和利用。（三）档案室接收档案后要及时分类登记入册，确定保管期限，并编制案卷目录。（四）档案的保管期限应符合第七条的规定。（五）按照档案内容和载体的不同，档案室制定统一的分类方案。1. 学校的档案按其门类分为文书档案、基建档案、设备档案、实物档案、声像档案等。2.基建档案按“基建-项目；设备-型号”等原则进行分类。3.按照案卷排列顺序编制卷号，以固定案卷位置，在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。3.案卷目录应区别不同保管期限，分年度或混年度编制目录号，案卷目录号不得重复。4.案卷装订整齐美观，案卷接收（移交）登记簿、档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿、档案销毁册、档案工作情况、统计年报等格式均按机关档案业务建设规范执行。第四章 档案的保管 第十一条 存放档案必须有专用柜、架、箱等装具，并做到排列有序，统一编号。不同规格、不同式样的档案装具应该分开排列，尽量做到整齐划一。第十二条 照片保管：存放照片、影集，应按编号顺序排列。第十三条 要定期对收藏档案的保管状况进行全面检查清理核对工作，做到帐物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修裱和复制。第十四条 保存档案必须有专门房屋，并具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防有害生物和污染等安全措施。第十五条 档案应保持适宜温湿度，声像档案温湿度应当控制在1424，相对湿度4565%。管理人员要及时观察、记录温湿度的变化，采取措施及时进行调节。第十六条 档案室实行专人管理，严禁无关人员进入。第十七条 档案室内严禁烟火和存放与档案无关的物品。第五章 档案的保密第十八条 严格执行保密法，严格执行上级印发的一系列有关国家秘密及其范围的规定，增强保密意识，严守党和国家机密，做好保密工作，确保局档案绝对安全。第十九条 建立健全档案保密组织，做到“三落实”，即领导落实，组织落实，人员落实。第二十条 学校的保密范围规定另行制定。第二十一条 属机密、秘密的档案应有明显标志。第二十二条 非档案形成人员和部门借阅须经主管领导批准，并在规定的地点阅读。第二十三条 借出、利用有密级的档案，必须妥善保管，不准转借，不准带回家。第二十四条 档案工作人员不准利用工作之便，擅自抄录、复制档案传递他人，不准与无关人员谈论档案秘密。第二十五条 学校领导小组每隔一定时间，应对档案保密工作进行检查，及时发现并整改存在的问题，凡违反保密规定造成损失的，根据情节轻重给予处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第六章 档案的鉴定和移交第二十六条 档案的鉴定（一）学校档案的保管期限，执行本办法第三章第七节有关条款，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。（二）学校档案的鉴定工作，应在分管领导的领导下，由档案室管理员和各部门有关业务人员共同组成鉴定小组负责。（三）鉴定采用直接鉴定法。每次鉴定要写出鉴定报告，对档案的鉴定情况应在保管单位备考表中注明意见，由鉴定小组负责人签名，并说明鉴定日期。（四）鉴定工作一般一年一次，也可临时组织。（五）档案通过鉴定，要求达到确定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确，不完整，鉴定小组应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。（六）销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，由鉴定小组提出销毁申请，经领导审批，并报县教育局和镇教育办备案，情况特殊的专门档案按有关规定执行。（七）销毁档案时要严格执行保密规定，指派两人以上负责监销，监销人员在销毁清册上签名。第七章 档案的统计第二十七条 档案统计的内容（一）档案管理基本情况统计，主要有档案管理人员及素质状况，房屋设备状况，档案保管情况等。（二）档案数量统计，主要有档案库存数、入库数、出库数及收藏结构等。第二十八条 档案的统计要求（一）档案的统计应严格遵守上级的统计标准。（二）平时要做好档案的登记工作，统计数均以原始记录为依据，做到准确、科学。（三）档案统计应指定专人负责。各项统计项目定期汇总，认真进行统计分析。（四）按时按规定向上级报送统计报表。第八章 档案的利用第二十九条 档案信息开发工作重点服务于学校的各项工作。第三十条 档案利用方式有阅览服务、制发复制件、制发档案证明和咨询服务等多种形式。第三十一条 根据需要编制有效的检索工具。第三十二条 档案室要对档案开展加工整理工作，编撰大事记、统计资料汇编等专题资料，主动地为局领导和各部门服务。第三十三条 对积极主动开发与提供利用档案，为局机关工作服务做出贡献的人员，应给予表彰和奖励。第三十四条 凡学校教师因工作需要查阅档案的，可凭部门领导签署的阅档申批表可到档案室查阅，一般不能查阅与本人工作不对口或带保密内容的档案。第三十五条 查阅档案必须办理登记手续，并在阅览室查阅；确因工作需要外借的，需经学校分管领导同意，时间一般不超过十天，到期仍需要者，可办续借手续。