办公自动化系统设计中电子公文设计与实现.doc

电子公文系统设计一、设计原则在不改变使用单位原有公文运转程序的基础上，实现公文的收文处理、发文处理和档案管理工作的自动化，加快公文运转速度，提高公文质量和办文速度。二、组织结构分析在党政机关中，办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作，文秘部门或专人负责公文的承办，因此，办公室是整个公文处理的核心机构，对公文的收、发、归档进行监督、审核和控制；办公室收发室负责接收来文、分发公文和公文归档；公文的具体承办人负责公文在机关内部的全程运转。三、业务流程分析公文处理工作共分为收文处理、发文处理和档案管理，下面具体分析各个工作的业务流程。（一）、收文处理业务流程一、 在收发室作来文签收时是否可以把一些短小的公文利用“公文生成器”录入数据库中，一些大型的公文利用“公文生成器”只将发文字号、标题等关键资料录入数据库，然后配合手工分发进入收文流转程序。二、分办的分解：1、 下级来文（请示、报告）：一式三份，由收发室留存一份备查，另两份附“请示报告处理笺”送秘书科科长签注意见后分别送办公室主任或副主任批示。2、 上级来文：由收发室送分管文秘工作的副主任签批意见后分送领导阅示。3、 上级批示给领导的公文：直接送领导本人。4、 各类阅件：有署名报送的直接送本人，未署名由秘书科科长负责分送。三、拟办的分解（一）承办秘书按办公室主任或副主任批示意见，分别处理：1、 送领导阅示的，直接送领导批示，然后按领导批示办理。2、 需征求其他部门意见的，先转有关部门研究，同时在文件中注明“已转研究提出处理意见”，然后送分管领导预知，此时该公文进入等待状态，当意见反馈后，送办公室主任或副主任审核，再送市政府分管领导审批，然后按领导批示办理（进入发文阶段）3、 属于有关部门职能范围内的事项，直接转请有关部门，同时，在文件上注明“已转研究办理”，然后送分管领导阅知，此时该公文进入等待状态。（进入发文阶段）（二）催办问题：需征求意见的公文认真催办，一般件每3天催办一次，急件及时催办。（三）对无需正式成文的办件，由秘书科答复报文单位，同时将答复意见记载入公文处理签。（四）一般公文10个工作日内办结。（二）、发文处理业务流程（三）、档案管理业务流程四、数据流程五、功能模块电子公文系统包括收文系统、发文系统、档案管理系统、系统工具、系统设置和公文检索系统。收文系统和发文系统中每一篇公文由专人负责，该承办人监视公文办理的全过程，在流转过程中的用户办理完成后自动向该承办人发送信息同时公文流转向下一位用户，在发文处理中，流转过程中的用户可修改公文的流转路径。（一） 收文系统1、 公文录入：公文录入人员利用公文录入器将公文内容录入数据库，如果某些公文数据量大，可只录入关键信息用于收文处理中的公文流转。2、 收文登记：填写收文登记表。3、 退文处理：根据职能的不同，承办秘书的退文处理是填写退文通知单，待审核同意后进入收发室进入处理；收发室的退文处理是收到承办秘书的退文通知单后作销号处理。4、 公文分发：为收发室收到的公文赋予流转路径。5、 公文拟办：承办秘书按办公室主任或副主任批示意见分别处理。6、 公文催办：对交有关部门征求意见的公文需作催办，一般件每3天催办一次，紧急公文及时催办。7、 公文办结：8、 公文传阅：9、 收文办理监控：根据用户权限查看所有收文办理情况，包括已办理公文和正在办理的公文，默认查看今日已办结和所有未完成的公文，其他公文按日查看，列表显示内容包括发文字号、标题、流转路径（到达时间、办理人、完成时间、签署意见）等信息，显示公文办理所花时限与标准时限的对照图，可向未完成公文的流转停止用户发送催办信息，可修改流转过程中的用户和用户顺序。（二） 发文系统1、 草拟公文（公文生成器）：生成一份草拟文稿。2、 公文审核：3、 公文签发：4、 公文复核：5、 公文印制：6、 公文用印：7、 公文分发：8、 发文办理监控：根据用户权限查看所有收文办理情况，包括已办理公文和正在办理的公文，默认查看今日已办结和所有未完成的公文，其他公文按日查看，列表显示内容包括发文字号、标题、流转路径（到达时间、办理人、完成时间、签署意见）等信息，显示公文办理所花时限与标准时限的对照图，可向未完成公文的流转停止用户发送催办信息，可修改流转过程中的用户和用户顺序。（三）档案管理1、 录入公文：录入在收文时未录入的公文进行归档。2、 公文归档：公文归档条件是外收文或发文办结完成后进入归档。3、 已归档公文4、 公文借阅审核5、 公文借阅记录6、 公文翻印7、 公文翻印记录8、 公文阅读权限（四）系统工具1、 打印收文登记表2、 打印退文通知单3、 打印公文附印单4、 打印发文登记表5、 打印发文稿纸6、 打印公文送阅单（五）公文检索1、 按公文类别查找2、 自定义查找（六）系统设置1、 公文类别定义2、 公文路径定义（收文和发文）3、 用户权限设置4、 系统初始设置六、数据库结构定义用SQL Server2000作为后台数据库，设计如下用户表：1、 用户权限表（UserTable）2、 公文类别表（DocTypeTable）3、 公文路径表（DocPathTable）4、 公文收文登记表（DocGetRegTable）5、 公文发文登记表（DocSendRegTable）6、 公文部门分发份数表（DocSendDeptDispenseSums）7、 公文用印登记表（DocUseealRegTable）8、 公文退文通知单表（DocUntreadTable）9、 请示报告处理笺表（DocDisposeTable）10、 公文打印附印单表（DocPrintTable）11、 发文公文内容表（SendDocContentTable）12、 收文公文内容表（GetDocContentTable）13、 公文附件表（DocSlaveTable）14、 公文阅读权限表（DocReadPopedomTable）15、 收文处理意见表（GetDocIdeaTable）16、 发文处理意见表（SendDocIdeaTable）17、 公文路径修改记录表（DocPathChangeTable）18、 公文翻印记录表（DocPrintRecordTable）19、 即时信息表（MessageInfoTable）20、 公文借阅登记表（DocBorrowRecordTable）21、 公文传阅记录表（DocPassRecordTable）22、 公文归档记录表（DocPigeonholeTable）23、 公文流转路径表（DocMovePathTable）（一）用户权限表数据结构（UserTable）字段名字段类型字段长度说明AutoId1自动编号Doc_UserIDBigInt用户ID号Doc_UserName字符型20用户名Doc_Name字符型20用户真实姓名Doc_UserDept字符型40用户所在部门Doc_UserLevel字符型40用户职务GetDoc_Input_Popedom字符型3收文录入权限GetDoc_Regster_Popedom字符型3收文登记权限GetDoc_Back_Popedom字符型3退文权限GetDoc_Dispense_Popedom字符型3公文分发权限GetDoc_Dispose_Popedom字符型3公文拟办权限GetDoc_Dress_Popedom字符型3公文催办权限GetDoc_Finish_Popedom字符型3公文办理权限GetDoc_Read_Popedom字符型3公文传阅权限GetDoc_FlowCortrol_Popedom字符型流程控制权限SendDoc_Write_Popedom字符型3草拟公文权限SendDoc_Check_Popedom字符型3公文审核权限SendDoc_Send_Popedom字符型3公文签发权限SendDoc_ReCheck_Popedom字符型3公文复核权限SendDoc_Print_Popedom字符型3公文印制权限SendDoc_UseSeal_Popedom字符型3公文用印权限SendDoc_SendGo_Popedom字符型3公文分发权限SendDoc_FlowCortrol_Popedom字符型流程控制权限Doc_Pigeonhole_Popedom字符型3公文归档权限Doc_LendManage_Popedom字符型3公文借阅管理权限Doc_LendCheck_Popedom字符型3公文借阅审核权限Doc_RePrint_Popedom字符型3公文翻印管理权限Doc_RePrintCheck_Popedom字符型3公文翻印审核权限Doc_ReadPopedom_Option字符型3公文阅读权限设置System_Option_Popedom字符型3系统设置权限Print_GetDocTable_Popedom字符型3打印收文登记表权限Print_BackDocTable_Popedom字符型3打印退文通知单权限Print_DocPrintTable_Popedom字符型3打印公文附印单权限Print_SendDocTable_Popedom字符型3打印发文登记表权限Print_SendDocDraft_Popedom字符型3打印公文发文稿子权限Print_DocReadTable_Popedom字符型3打印公文送阅单权限（二）公文类别表（DocTypeTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID2自动编号IsBound字符型8公文适用范围，包括“党机关”和“行政机关”DocTypeName字符型20公文类型名（三）公文路径表（DocPathTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID3自动编号DocPathName字符型50公文路径名称DocTypeName字符型20公文类型名UserIDBigInt用户编号UserDept字符型20用户所在部门UserDoWork字符型10用户所做工作WorkOrderInt用户执行该工作在流转路径中的顺序（四）公文收文登记表（DocGetRegTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID4自动编号GetDoc_Type字符型20公文类别GetDoc_Unit字符型50来文单位GetDoc_OldUnitWord字符型20原文号中的发文机关代字GetDoc_OldYearNumberInt原文号中的年号GetDoc_OldSerialNumberBigInt原文号中的顺序号GetDoc_Title字符型200来文标题GetDoc_NewUnitWord字符型20收文号中的机关代字GetDoc_NewYearNumberInt收文号中的年号GetDoc_NewSerialNumberBigInt收文号中的顺序号GetDoc_Date日期型收文日期GetDoc_SecretGrade字符型4秘级GetDoc_ExigenceGrade字符型4紧急程度GetDoc_PrintSumsInt印发份数GetDoc_CountsInt份数GetDoc_ SubscribeMan字符型50签发人GetDoc_SlaveSumsInt来文附件数GetDoc_Explain备注型收文说明GetDoc_RecordTime日期型登记时间RecordUserName字符型20登记人GetDoc_ChangeMan字符型20修改人GetDoc_ChangeDate日期型修改日期（五）公文退文通知单表（BackDocInfoTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID5自动编号DocAutoIDBigInt对应公文ID号BackDoc_WordNumber字符型100公文发文字号BackDoc_Title字符型200公文标题BackDoc_UnitName字符型200被退回公文单位名称BackDoc_WriteMan字符型20退文通知单填写人BackDoc_Idea备注型退文原因BackDoc_CheckIdea字符型3退文审核意见Yes和NoBackDoc_CheckIdeaExplain字符型200退文审核意见说明BackDoc_WriteDate日期型退文通知单填写日期BackDoc_CheckDate日期型退文通知单审核日期BackDoc_CheckMan字符型20退文审核人BackDoc_DoMan字符型20退文办理人BackDoc_DoFlag字符型3退文办理标志Yes和NoBackDoc_DoDate日期型退文办理日期BackDoc_ChangeMan字符型20修改人BackDoc_ChangeDate日期型修改日期（六）发文登记表（DocSendRegTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID6自动编号DocAutoIDBigInt对应公文自动编号SendDoc_SendGoUnit字符型200发往部门SendDoc_PrintSumsBigInt印发份数SendDoc_DocSumsBigInt发文份数SendDoc_DispenseDate日期型分发日期SendDoc_RecordMan字符型20登记人SendDoc_RecordDate日期型登记日期SendDoc_Explain备注（七）公文部门分发份数表（DocSendDeptDispenseSums）字段名字段类型字段长度说明AutoID7自动编号DocSend_AutoIDBigInt对应公文的ID号DocSend_GetDocUnit字符型50收文单位DocSend_DispenseNumberInt分发份数（八）用印登记表（DocUseSealRegTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID8自动编号DocAutoIDBigInt对应公文编号DocSumsBigInt用印份数UseSealMan字符型20经办人UseSealDate日期型盖章日期RecordMan字符型20登记人RecordDate日期型登记日期（九）发文公文内容表（SendDocContentTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID9自动编号Doc_DocType字符型20文件类型Doc_UnitConnection字符型10行文方向，包括向上级行文、向下级行文、平级行文Doc_Bound字符型8发文单位类型Doc_ UnitWord字符型20发文机关代字Doc_YearNumberInt年号Doc_SerialNumberBigInt发文顺序号Doc_SecretGrade字符型4秘级Doc_SecretTime字符型4保存期限Doc_ExigenceGrade字符型4紧急程度Doc_SumsInt份数Doc_NumberInt序号Doc_UnitSymbol字符型50发文机关标识Doc_ SubscribeMan字符型50签发人，多个签发人用“|”隔开Doc_Title字符型200标题Doc_GetDocUnit字符型100主送机关Doc_Content备注型公文正文Doc_SendUnit字符型50发文机关Doc_MakeDate日期型成文日期Doc_Annotations字符型200附注Doc_MotifWord字符型50主题词Doc_CopyToMainUnit字符型200主送机关Doc_CopyToUnit字符型200抄送机关Doc_PrintUnit字符型40印发机关Doc_PrintDate日期型印发日期Doc_PrintSumsInt印数Doc_StatusFlag字符型4状态标志Doc_InputMan字符型10公文录入人Doc_InputDate日期型公文录入日期Doc_ChangeMan字符型20修改人Doc_ChangeDate日期型修改日期Doc_WriteUnit字符型50拟稿单位（十）公文附件表（DocSlaveTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID10自动编号DocAutoIDBigInt附件对应的公文ID号Doc_SlaveTitle字符型200附件标题Doc_GetOrSendDoc字符型4是来文的附件还是发文附件，包括“收文”和“发文”两值Doc_SlaveFileName字符型100附件文件名Doc_SlaveDocAutoIDBigint公文附件对应于收文或发文公文内容表中的ID号Doc_IsSendDocAdduction字符型4公文附件位于收文表还是发文表中，其值为“收文”和“发文”(十一) 收文公文内容表（GetDocContentTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID11自动编号GetDoc_DocDoType字符型4公文办理类型GetDoc_DocTypeName字符型20文件类型GetDoc_UnitConnection字符型8来文的行文方向，包括上级单位来文、下级单位来文、平行单位来文GetDoc_ UnitWord字符型20来文机关代字GetDoc_YearNumberInt来文年号GetDoc_SerialNumberBigInt来文顺序号GetDoc_SecretGrade字符型4秘级GetDoc_SecretTime字符型4保密期限GetDoc_ ExigenceGrade字符型4紧急程度GetDoc_SumsInt份数GetDoc_NumberInt序号GetDoc_UnitSymbol字符型50发文机关标识GetDoc_Bound字符型8来文单位类型GetDoc_ SubscribeMan字符型50签发人，多个签发人用“|”隔开GetDoc_Title字符型200标题GetDoc_GetDocUnit字符型100主送机关，用“,”号隔开GetDoc_Content备注型公文正文GetDoc_SendUnit字符型50发文机关GetDoc_MakeDate日期型成文日期GetDoc_Annotations字符型200附注，用“|”隔开GetDoc_MotifWord字符型50主题词，用空格隔开GetDoc_CopyToMainUnit字符型200主送机关，用“,”号隔开GetDoc_CopyToUnit字符型200抄送机关，用“,”号隔开GetDoc_PrintUnit字符型50印发机关GetDoc_PrintDate日期型印发日期GetDoc_PrintSumsBigInt印数GetDoc_GoFlowFlag字符型3该公文是否进入流程标志，包括yes和no两值GetDoc_InputUserName字符型20录入公文用户名GetDoc_InputMan字符型200公文录入人GetDoc_InputDate日期型公文录入日期GetDoc_ChangeMan字符型20修改人GetDoc_ChangeDate日期型修改日期（十二）公文阅读权限表（DocReadPopedomTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID12自动编号DocType字符型20公文类型（十三）收文处理意见表（GetDocIdeaTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID13自动编号GetDoc_AutoIDBigInt对应收文自动编号GetDoc_UserName字符型20拟办用户名GetDoc_Name字符型20拟办真实用户名GetDoc_StartDoFlag字符型是否进入实际办理标志GetDoc_DoUserName字符型20实际办理用户名GetDoc_DoName字符型20实际办理用户真实用户名GetDoc_DocFinishDate日期型公文办理完成日期Getdoc_DocFinishFlag字符型3公文办理完成标志公文办理过程表（GetDocDoProcTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID30自动编号DoProc_AutoIDBigInt对应公文自动编号DoProc_DoUserName字符型20办理用户名DoProc_DoName字符型20办理用户真实名称DoProc_IdeaContent备注型办理意见内容DoProc_WriteDate1日期型意见写入日期DoProc_FinishFlag字符型3完成标志DoProc_SendUserName字符型20分配人用户名DoProc_SendName字符型20分配人真实用户名DoProc_SendUserIdea备注型分配人意见DoProc_Writedate日期型分配人写意见日期阅件阅读标志表（GetDocReadFlagTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID31自动编号ReadDoc_AutoIDBigInt对应公文自动编号ReadDoc_UserName字符型20读公文用户名ReadDoc_Name字符型20读公文用户真实姓名ReadDoc_WriteUserName字符型20分配用户用户名ReadDoc_WriteName字符型20分配用户真实姓名ReadDoc_WriteDate日期型写入日期ReadDoc_Date日期型阅读时间ReadDoc_FinishFlag字符型3是否阅读标志ReadDoc_Idea备注型签注意见（十四）发文处理意见表（SendDocIdeaTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID13自动编号SendDoc_AutoIDBigInt公文路径自动编号SendDoc_IsAgree字符型4是否同意，包括两个值“yes”和“no”SendDoc_IdeaContent备注型意见内容SendDoc_WriteDate日期型发表日期（十五）公文路径修改记录表（DocPathChangeTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID15自动编号DocAutoIDBigInt对应公文的自动编号OldDocPath备注型原始公文路径NowPath备注型现在的公文路径DocPathChangeMan字符型20修改人DocPathChangeDate日期型修改日期（十六）公文翻印记录表（DocPrintRecordTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID16自动编号DocPrintDocIDBigInt翻印公文ID号DocPrintDept字符型20翻印部门DocPrintDate日期型翻印日期DocPrintSumsInt翻印份数DocPrintSendPlace备注型印发范围RecordMan字符型20经办人RecordDate日期登记时间（十七）即时信息表（MessageInfoTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID17自动编号GetInfoMan字符型20信息接收者SendInfoMan字符型20发送信息者MessageContent字符型200信息内容ActionFlagStr字符型执行动作LookFlag字符型3查看标志，包括“yes”和“no”两个值（十八）公文借阅登记表（DocBorrowRecordTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID18自动编号BorrowDocIDBigInt借阅公文的ID号BorrowDocMan字符型20借阅公文人GetOrSendDoc字符型4收文还是发文BorrowDateDatetime8填写公文借阅单时间CheckIdeaInfo备注型借阅单审核意见CheckIdeaMan字符型20借阅单审核人CheckIdeaDateDatetime8借阅单审核日期ReturnDateDatetime8公文归还日期CheckFlag字符型3借阅单审核标志ReturnFlag字符型3公文归还标志（十九）公文传阅记录表（DocPassRecordTable）（二十）公文流转路径表（DocMovePathTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID20自动编号DocAutoIDBigInt对应公文的ID号WorkUser字符型20操作用户名WorkUserName字符型20操作用户真实姓名WorkUserDept字符型20操作用户所在部门WorkUserLevel字符型20操作用户职位WorkExplain字符型4工作说明WorkOrderInt工作顺序号WorkFinishFlag字符型3工作完成标志NowDoFlag字符型3是否现在完成WorkDate日期型记录日期（二十一）公文处理驳回意见记录表（DocReturnInfoTable）字段名字段类型字段长度说明AutoID21自动编号ReturnInfoText驳回意见内容ReturnToWorkPathAutoIDBigInt返回到的流转路径自动编号WriteReturnInfoMan字符型10填写返回信息人WriteReturnInfoDate日期型填写日期ReturnWorkPathFlag字符型3被驳回工作路径类型（二十二）机关代字名称表（DeptDzTable）字段名字段类型字段长度备注AutoID33自动编号DzName字符型40机关代字名称（二十三）发文单位名称（RedTitleTable）字段名称字段类型字段长度备注AutoID34自动编号RedTitleName字符型50发文单位名称（二十四）单位使用程序表（UseProgramTable）字段名字段类型字段长度备注AutoID35自动编号ProgramUseDept字符型40使用该程序的部门ProgramName字符型50程序名称ProgramPath字符型100程序运行路径（二十五）收文单位名称表（OutSideInfoTable）字段名字段类型字段长度备注AutoID35自动编号IpAddress字符型20IP地址UnitName字符型100收文单位名称（二十六）外收文信息表（GetOutSideDocInfoTable）字段名字段类型字段长度备注AutoID35自动编号DocTitlechar200来文标题IpAddresschar20来文单位服务器IPUnitNamechar100来文部门名称GetInfoTimedatetime8得到该信息时间SendDocUserNamechar20发文用户名SendDocNamechar20发文人姓名SendDocNameDeptchar40发文人所在部门SendDocNameLevelchar40发文人职务GetDocTimedatetime8得到公文时间CheckTimedatetime8审核时间CheckFlagchar3审核标志GetDocAutoIDbigint8远程服务器接收公文的ID号ExpiresInfotext16发文附加信息（二十七）外收文信息表（SendToDocInfoTable）字段名字段类型字长度说明AutoID36自动编号8SendToDocAutoIDBigInt8对应公文ID号SendToDocUnitNamechar100收文单位名称SendToDocIpAddresschar20收文单位服务器IPSendToDocTimedatetime8发出发文信息时间GetToDocUserNamechar20接收公文用户名GetToDocNamechar20接收公文人姓名GetToDocNameDeptchar40接收公文人所在部门GetToDocNameLevelchar40接收公文人职务SendToDocFinishFlagchar3远程发文完成标志SendToDocExpiresInfotext16远程发文附加信息（二十八）公文处理常用意见表（DocIdeaInfoTable）字段名称字段类型字段长度说明AutoID37自动增加IdeaContentchar50意见内容IdeaLevelint4意见级别（二十九）公文收发文字号维护表（DocWordNumberTable）字段名称字段类型字段长度说明AutoID38自动编号GetDocWordNumberBigint8收文字号SendDocWordNumberBigint8发文字号（三十）公文阅读权限表（DocReadPopedomTable）字段名称字段类型字段长度说明AutoID39自动编号DocTypevarchar20公文类型ReadLevel备注公文阅读职务七、远程发文（一）、远程发文工作流程（二）、收文工作流程图（三）、远程发文登记表结构(LongDistanceSendDocTable)字段名字段类型字段长度说明AutoID40自动编号SendDocAutoIDBigInt8所发公文ID号GetDocUnitNameVarChar200收文单位名称GetDocServerIpVarChar20收文单位服务器IPSendDocUnitNameVarChar200发文单位名称SendDocServerIpVarChar20发文单位服务器IPSendDocUserNameVarChar20分发公文人用户名SendDocNameVarChar20分发公文人姓名SendDocDate日期型发文日期SendDocFlagInt4发文标志(0：未发送、1：发送中、2：已发送3：发送出错)SendDocErrorInfo备注型发文错误信息（四）、目录结构（五）、文件格式1、 发文信息文件（DocInfo+ID.INI）InfoSendDocUnitName=发文单位名称SendDocServerIp=发文单位服务器IP地址SendDocDate=发文日期GetDocUnitName=收文单位名称GetDocServerIp=发文单位服务器IP地址2、 公文内容信息（DocContent+ID.TXT）GetDoc_DocDoType公文办理类型GetDoc_DocTypeName文件类型GetDoc_UnitConnection行文方向GetDoc_UnitWord机关代字GetDoc_YearNumber来文年号GetDoc_SerialNumber来文顺序号GetDoc_SecretGrade秘级GetDoc_SecretTime保密期限GetDoc_ExigenceGrade紧急程度GetDoc_Sums份数GetDoc_Number序号GetDoc_UnitSymbol发文机关标识GetDoc_Bound来文单位类型GetDoc_SubscribeMa