浅谈管理信息系统对管理者决策和作用.doc

目目 录录 一 一 前言前言 1 1 管理信息系统的应用领域及其功能 2 2 当前管理信息系统的决策支持水平 2 二 管理者的决策二 管理者的决策 3 1 决策的含义 3 2 实际管理工作中的决策类型 3 3 管理者决策的方式方法 4 三 管理信息系统在决策类型上的体现三 管理信息系统在决策类型上的体现 5 1 管理信息系统对程序化决策的作用 5 2 管理信息系统对非程序化决策的作用 6 四 管理信息系统在决策方法上的体现四 管理信息系统在决策方法上的体现 7 1 边际分析法和费用效果分析法 7 2 概率方法和期望值方法 8 3 线性规划方法 8 五 总结五 总结 9 参考文献 参考文献 9 浅谈管理信息系统对管理者决策的影响和作用浅谈管理信息系统对管理者决策的影响和作用 内容摘要 基于科技的进步和社会的发展 随着信息量的急剧增加 在组织工作中 管理者迫切需要准确 可靠 及时 有效的信息 来为正确的决策提供支持和依据 利 用现代信息处理技术 建立和维持一个高效的管理信息系统 成为当今的组织工作中一 个不可或缺的组成部分 本文从管理者决策的类型和方式出发 论述管理信息系统所提供的信息如何在管理 者正确决策过程中起到的作用 从而提高组织活动的效率 推动组织业务流程再造与管 理方式的变革 为组织发展提供巨大的动力 关键词 管理信息系统 组织工作 管理者 决策 计划与控制 一 一 前言前言 以计算机为核心的信息处理技术和通信技术 特别是互联网 Internet 的飞速发展 为组织管理信息化的发展提供了十分 强大的技术基础 形成了各种类型的管理信息系统 发展至今 信息系统从简单的数据计算到数据信息处理 到决策支持和知识 运用 强有力地推动了组织的发展 在组织中的管理者 通过实 施计划 组织 人员 配备 领导 控制等职能来协调他人的活 动 使他人同自己一起实现既定目标的活动过程 即所谓的管理 管理者在实施各个职能过程中都需要对事物做出决策 即为了实 现组织的目标 从两个以上的可行方案中选择一个合理方案的分 析判断过程 管理信息系统 MIS Management Information System 就是服务于管理领域的用于获取 组织 存储 处理和 传输信息的系统 是一种由管理者计划和设计的 用来为他们提 供所需专门信息 以有效地履行管理职能的信息系统 对管理者 而言 履行管理职能的过程 就是对事物做出决策的过程 1 管理信息系统的应用领域及其功能 按发展历史 管理信息系统从管理过程控制或运营管理开始 逐步扩展和深化 并且有 无所不在 的趋势 目前 在市场领 域 主要有价值管理 财务管理 客户关系管理 供应链管理 知识管理 在运营管理领域主要有企业资源计划管理 物流管理 人力资源管理等 如财务管理系统 支持财务管理功能 管理会 计功能 协同结算等 人力资源 HR 和知识管理系统 KMS 面 向知识市场 支持文档管理 办公自动化 员工自助服务 业绩 管理以及将来的企业知识生产和传播管理 物流管理支持采购管 理 仓储管理 销售管理 分销管理等 企业资源计划系统 ERP 支持运营计划管理 作业现场管理 质量管理 设备管理 供应链管理系统 SCM 面向供应市场 支持产品和服务的协同设 计 协同供应 供方与组织的协同计划等 客户关系管理系统 CRM 面向消费市场 支持与消费者协同销售 协同市场 协同 服务 如今 类似的系统在政府管理 教育卫生 社团组织等领 域也得到了广泛的应用 2 当前管理信息系统的决策支持水平 自 20 世纪 60 年代大型计算机开始应用于各个领域 便发挥出 它多样的功用 运营信息 管理信息 结合最初的事物数据处理 将收集到的信息处理成有用的信息并用管理者能够理解的形式组 织起来 从处理常规事物到支持专项管理控制和一定程度上的非 常规决策 决策支持是人与计算机交互的过程 能提供模型来帮 助管理者更好的进行非程序化决策 赋予管理者建立模型的能力 比如通过管理信息系统决定是否在下一季度继续执行高强度的节 能措施 甚至对如何执行节能措施并进行量化控制 从而帮助管 理者做出决策 高级经理支持 是决策支持的高级版本 满足高 层管理者的需求 通过友好的用户界面 采用简单的下拉式菜单 引导 结合很好的图形及其他可视化特点来吸引管理者的使用 能较好的体现在高层管理者的团队工作 专家系统 ES Expert System 是最高级的决策支持 是一种人工智能 能认识 形成 和解决问题 能解释解决问题的办法 能从经验中学习 如美国 通用电气公司开发的专家系统 能帮助诊断和解决柴油动力引擎 的故障问题 二二 管理者的决策 管理者的决策 1 决策的含义 决策有狭义和广义之分 狭义地说 进行决策是在几种方案中 做出选择 广义地说 决策还包括在做出最后选择之前必须进行 的一切活动 换言之 就是决策者经过各种考虑和比较之后 对 应当做什么和应当怎么做所作的决定 正确的决策需要有明确而具体的目标 是以充分了解和掌握各 种信息为前提 有两个以上的备选方案 对控制的方案进行综合 分析和评估 追求最可能的优化效应 有效的决策不仅需要根据决策实施的效果来判断 还需要在方 案的抉择阶段来判断管理者的决策是否是最优 理性 的决策 满意 有限理性 的决策或者是合理的决策 实际的管理工作中 不可能具备所有完成最优决策效果的条件 这就需要管理信息系 统的辅助 尽量为管理者提供准确 及时 可靠和有效的信息 使决策效果最优化 2 实际管理工作中的决策类型 当实际管理工作中出现问题时 管理者首先要自问一下 是 不是需要一项决策 出发点是正确判明问题的性质 是属于例 行问题还是例外问题 例行问题 一般指那些经常重复出现的日常问题 如设备故障 文件下发 合同履行等 这些需要管理者在工作中建立规章制度 在问题出现时 不必做出决策 只需根据已有制度规则 按例行 程序处理即可 而例外问题 如偶然发生的 具有重大影响的组 织结构变革 重大投资 招收重要工作岗位员工等问题 才是管 理者需要逐项逐个认真研究 慎重考虑的问题 当然 实际工作 中 出现的问题也并非绝对 例外问题中也包含一些例行性成分 因此需要管理者能准确判明问题的性质 从而做出正确的决策 有效地解决问题 根据遇到问题的性质 决策可以是程序化和非程序化的 按决 策的范围 可以是战略的和战术的 按决策的依据 可以是经验 的和科学的 可以是肯定的 非肯定的和风险型的 另外按决策 者人数 可以是个人的和群体的 显然 在组织中 越是高层的管理者所做的决策就越倾向于非 程序化的 战略的 科学的 非肯定型的决策 越是组织下层的 管理者所做的决策越倾向于程序化的 战术的 经验的 肯定型 的决策 3 管理者决策的方式方法 决策的方式方法随着时代的进步已产生多种可行的方法 但没 有一种方法是万能的 关键在于管理者如何根据实际情况灵活运 用各种方法 一般决策分为两类 即主观决策法和计量决策法 主观决策法 是直接利用管理者自身的管理知识和管理经验 根据已掌握的情 况和资料 确定决策目标和实现目标的方法 并做出评价和选择 这需要管理者较高的管理能力 个人倾向性相对严重 计量决策 法则是一种硬技术 是建立在数学模型的基础上 对变量进行一 定的计算求得答案 适用于决策的任何过程 利于方案间比较 当情况复杂 变量繁多时 通过管理信息系统就可大幅缩减管理 者的分析判断过程 具体将在以下内容展开 三 三 管理信息系统在决策类型上的体现管理信息系统在决策类型上的体现 管理信息系统和信息技术增强了管理者协调和控制组织行为的 能力 帮助和支持管理者更为有效地做出决策 强调 帮助 和 支持 这两个字眼十分重要 在决策分析中 管理信息系统并 不能为管理者做出决定 而是向管理者提供有价值的信息 提高 决策的质量 1 管理信息系统对程序化决策的作用 程序化决策是指决策可以程序化到呈现重复和例行的状态 可 以制定出一套处理这些决策的固定程序 以致当问题出现是 不 需要重复处理 在管理信息系统中 可以将一些惯例 事务性常 规工作建立一定的流程 状态信息从基层工作者流向高层管理者 减少不必要的状况 在实际工作中 如组织内各种工作程序 技术操作流程等 都 是很程序化的决策过程 举个例子 在规模相对比较大的组织中 办公用品和设备故障是经常发生的事情 无管理信息系统的情况 员工通过口头通知维修部门维修 维修人员按描述情况准备相关 用品并在纸质表格上进行记录 或无记录 然后上门维修 通过 建立一套完备的报修系统的情况 员工在系统中填写报修单 写 明报修物品和地点 提交维修主管指派维修人员 同时登记维修 所需的材料用品等 修理完成以后确认维修结束 整个过程并不复杂 对比有无管理信息系统两种模式 首先是 信息传递方式的不同 前者是通过口头 后者是通过网络系统 口头传递是有利于人际交流 比较感性化 比较直接 但一旦修 理项目过多容易造成混淆或遗忘 而且传递时间可长可短 不便 于纪律管理 通过网络系统则相对不够人性化 减少了员工之间 的交流 但可以减少很多不必要的交流 提高工作效率 其次是 信息记录方式的不同 前者是记录在纸上 有时并无记录 后者 是记录在系统数据库中 区别自然显而易见 纸质不易保存 而 数据库记录则可以按要求记录地非常详细 通过系统还可以对任 何时间段的工作进行同比环比等统计分析 如某个维修人员的维 修次数 某种材料的使用数量等 做到真正有据可查 方便快捷 但需要投入相对高的技术力量 从管理者角度出发 前者更多需 要管理者的参与 对维修问题何时处理 如何处理做相关的决策 而后者在相关制度的约束下可以直接处理 简化了管理者的决策 从而可以将管理重点放在对工作项目的分析评价 对员工的绩效 考评等方面 由此可以看出 管理信息系统不仅可以减少管理者原本重复而 简单的决策 从中解脱出来 还能扩大管理者的管理范围 为组 织精简机构做出一定的保障 对组织变革起到一定的推动作用 2 管理信息系统对非程序化决策的作用 非程序化决策表现在决策的新颖 无结构 具有不寻常的影响 处理这类问题没有灵丹妙药 是一种例外 重大或者复杂的问题 需要 特事特办 现裁现做 摸着石头过河 的方式处 理 进行非程序化决策的技术与人们解决问题的心理过程有关 而 影响人们心理过程的因素则是多方面的 如组织内外环境因素 组织具备资源 人才 财务因素 管理者的人际因素 个人喜好 因素等 人们有一般的解决问题的能力 虽然不一定解决得并不 令人满意 但也并非在接触到复杂陌生的例外问题时变得束手无 策 管理者在决策之前必定会寻求各方面资料 学习以往类似问 题的解决方法等 而如今的管理信息系统几乎可以将除个人因素 以外的大部分的影响因素进行归纳整理 形成一套尽量全面的知 识系统 仔细分析大量的数据来揭示有意义的新的关系 模式和 趋势 为管理者的决策提供依据 也就是说 程序化和非程序化之间并没有完全的界限 非程序 化决策中包含很多程序化的因素 通过对这部分因素采用一定方 法的综合分析 最终做出正确的决策 四 四 管理信息系统在决策方法上的体现管理信息系统在决策方法上的体现 在主观决策时 管理者往往利用个人在某些专业方面积累的丰 富知识经验和能力 根据已掌握的资料和情况来做决策 缺乏严 格论证 容易受个人倾向的影响 因此在很多情况下需要计量决 策方法的辅助 尽量将决策的条件和影响决策的因素变量化 通 过不同的数学模型进行分析判断 而变量与变量之间 变量与目 标之间的关系通过计算机来计算则大大提高了效率 管理信息系 统正是将不同的数学模型直观化 管理者无须掌握复杂的计算过 程 只需简单的操作使用管理信息系统即可 1 边际分析法和费用效果分析法 边际分析法 是把追加的支出与追加的收入相比较 二者相等 时为临界点 如果组织的目标是取得最大利润 那么当二者相等 时即达到目标 将这一方法进一步完善 把注意力放在最终效果 上 比较每个方案的费用 即费用效果分析法 用来解决综合性 非常规决策问题的效益成本分析 这两种方法多体现在财务管理 系统中 根据组织目标 通过对投入支出和效益收入之间的差值 比较来对过去工作的分析总结和对下一步工作的调整决策 2 概率方法和期望值方法 概率方法在科学 工商业和许多日常生活问题中起重要作用 即对某一事件在同类事件中出现几率的分析 能帮助我们对未来 发生事件做出科学的估计 而期望值就是分别估计方案的得失数 值 以其可能实现的概率加权 求得两项乘积的正或者负的差额 通过各个方案的差额加以比较而做出决定 从而减少决策结果的 不可靠性 期望值期望值 成功的概率成功的概率 成功所产生的利润成功所产生的利润 失败的概率失败的概率 失败所失败所 产生的亏损产生的亏损 目前期望值已成为风险评估的重要依据 这一公示被运用在很 多模拟投资系统中 通过试验或以前投资项目的经验知识 估算 出公示中的变量 求得期望值 对多个项目的期望值进行比较 期望值越高 项目投资的价值就越大 3 线性规划方法 线性规划是解决多变量最优决策的方法 是以影响决