餐饮公司行政办公管理规范

xxx行政办公管理规范XXX餐饮公司行政办公管理规范目 录1. 总则12. 员工行为规范12.1. 工作纪律12.2. 语言规范12.3. 仪容仪表13. 办公用品管理制度14. 印鉴管理制度25. 档案管理制度25.1. 归档范围25.2. 档案的借阅与索取25.3. 档案的销毁36. 证照管理制度36.1. 证照保管及使用36.2. 证照遗失处理37. 文件收发管理制度38. 例会管理制度48.1. 各部门日工作例会48.2. 每周工作协调例会48.3. 月度工作例会58.4. 例会纪律要求59. 公司管理层管理制度59.1. 董事长工作制度59.2. 总经理工作制度69.3. 财务部管理制度69.4. 品控中心管理制度8A.配送管理制度8B.采购管理制度8C.食品研发管理制度9D.食品安全管理制度99.5. 营运中心管理制度9A.区域经理管理制度9B.市场部管理制度10C.工程部管理制度109.6. 总裁办管理制度101. 总则为营造规范的办公环境，促进XXX餐饮服务有限公司（以下简称“XXX公司”）行政办公的规范化，制度化，从而最大限度地提高XXX公司的行政办公效率，特制订XXX行政办公管理规范。XXX行政办公管理规范包括员工行为规范、办公用品管理制度、印鉴管理制度、档案管理制度、证照管理制度、文件收发管理制度、例会制度、以及公司管理层管理制度。2. 员工行为规范2.1. 工作纪律1. 严格遵守公司作息时间，按时上下班、不迟到、早退、溜岗、串岗、睡岗。2. 上班时精神饱满，工作积极。工作期间不聚众聊天，不嘻笑打闹，不吃零食，不干私活，不看与工作无关的书籍报刊，不占用电话聊天。3. 按时参加公司组织的会议，不迟到，不早退，会议期间关闭手机铃声，不得接打手机。4. 保守公司机密，不向外单位人员谈论或泄露XXX公司有关业务和技术等方面的情况。5. 办公场所要保持安静、整洁，不得大声喧哗，接打电话时语气柔和，音量适中，不影响他人。2.2. 语言规范1. 交往语言：您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请你、劳驾您、关照、谢谢。2. 电话语言：您好、请问、谢谢、再见。3. 接待语言：您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我立即去联系、打扰您一下、好的、行（切勿说“不”）。2.3. 仪容仪表1. 员工在工作期间，如配有工作服的，一律着工作服，禁止穿背心、短裤、拖鞋上班。2. 员工着装应保持干净、整洁，树立良好的个人精神风貌和公司形象。3. 除因社交活动的女员工本着大方、庄重、高雅的原则，可以佩戴珠宝首饰外，上班期间一律不准浓妆艳抹，宜保持清雅淡妆。4. 男员工头发以不盖过耳部及后衣领为适度，不准留胡须，鼻毛不得露出鼻孔。所有员工不得梳烫怪异发型，应勤剪头发、指甲，保持整洁。3. 办公用品管理制度1. 每月月底前，公司各部门、各门店负责人将该所需要的办公用品申领计划提交至采购部。2. 采购部将各部门以及门店提交上来的申领计划进行汇总，报总经理审核，经总经理批准后，由采购部进行采购，再根据实际工作需要由计划地分发给各部门、门店。3. 公司新聘工作人员的办公用品，采购部根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。 4. 负责购发办公用品的人员（采购专员）要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。5. 负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。6. 办公室用品管理一定要做到文明、清洁，注意安全、防火、防盗，严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。4. 印鉴管理制度1. 公司的印鉴由公司财务部门负责保管。2. 公司印鉴的使用一律由总裁办签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。3. 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。4. 原则上不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总裁办主任签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。5. 盖章后出现的意外情况由批准人负责。5. 档案管理制度5.1. 归档范围1. XXX公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。2. 档案管理由总裁办行政助理负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。5.2. 档案的借阅与索取1. 董事长、总经理借阅非密级档案可通过行政助理办理解阅手续，直接提档。2. 公司其他人员需借阅档案时，要经总裁部主任批准，并办理借阅手续。3. 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻阅、抄录、转借、遗失、如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内容档案经总经理批准方可摘录和复制。5.3. 档案的销毁1. 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。2. 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经总裁办主任批准后方可销毁。3. 经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。6. 证照管理制度6.1. 证照保管及使用1. 公司所有证照原件由总裁办行政助理负责保管，登记、备案并保留复印件。2. 公司行政中心统一管理证照复印件，如因业务需要使用证照复印件的，由行政中心统一提供，并做好登记，注明用途及有效期。3. 如因业务需要借用证照原件的，需填写证照借用申请表，由主管领导批准后，到保管员处借出，并在证照借用登记表上做好登记。4. 证照使用完毕后，必须立刻归还，并在登记表上注销。6.2. 证照遗失处理1. 证照遗失必须马上告知总裁办，由总裁办登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。2. 遗失证照的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担，并处以500元/次罚款。7. 文件收发管理制度1. 公文处理一般包括登记、分办、批办、承办、核稿、打印、签发（印章）、传递、归档、销毁等程序。2. 公司所有收发文管理工作均由总裁办统一负责管理。总裁办指定专职人员负责收文和发文工作。收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收件登记表、发文登记表。未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。3. 公文登记后，由办公室根据相关领导的批示，下发或转交各部门负责人传阅，如需转交有关部门阅办，应由相关人员登记、签字后方可送交。属领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。4. 阅读文件应规定范围，秘密级以上文件须到办公室阅读，因工作需要借阅文件应办理借阅手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得带离办公室。5. 各部门或个人对承办的公文必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。6. 各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。7. 公文办完后，应根据文书立卷、归档。8. 各级员工调动时，应将文件（含工作记录本）清理移交，凡外出参加会议带回的文件，应及时送办公室登记保管。9. 没有存查必要的公文，经主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，不准作废品出售，一律用碎纸机打碎或其它方法销毁。8. 例会管理制度8.1. 各部门日工作例会会议主持人：各部门负责人参会人员：本部门全体人员会议方式：以部门为单位开会会议时间：每天早上8：309：00会议地点：部门办公室会议内容：1. 本部门人员简要汇报昨日各项工作的进展、工作难点及心得体会，当日的工作安排等。2. 各部门负责人对所辖部门的工作做指导性工作安排。3. 需要协调解决的问题及建议。4. 如果在会议上能够解决的，负责人就通过讨论后即时解决。8.2. 每周工作协调例会会议主持人：公司总经理参会人员：各部门负责人。其它与会人员根据会议要求另行通知。会议时间：每周一上午9：3010：30会议地点：公司会议室会议内容：1. 各部门负责人汇报上一周工作情况，下周工作总体安排。2. 各部门需要上级协调解决的问题及建议3. 由部门负责人对本周本部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。4. 其他需要解决的问题及建议。8.3. 月度工作例会会议主持人：公司总经理参会人员：各部门负责人。其它与会人员根据会议要求另行通知。会议时间：每月1-3日择日召开，上午9：0012：00（如遇周末则推迟一日）会议地点：公司会议室会议内容：1. 各部门负责人汇报本月工作进展情况，下月工作总体安排。2. 各部门需要上级协调解决的问题及建议。3. 由部门负责人对本部门本月的工作进行讲评，提出下月工作的要点，进行布置和安排。4. 其他需要解决的问题及建议。8.4. 例会纪律要求1. 此纪律适用于上述每一种例会。2. 与会人员应提前5分钟到位，不得无故缺席，并认真做好会议记录，确因有事不能到会的，应提前向上一级负责人请假批准。3. 与会人员在会议前做好会议准备工作：汇报材料、报表的印发。4. 会场应保持安静不得随意进出会场，不准交头接耳，手机必须处于振动或关机状态，确需拔打、接听电话时必须得到会议主持人同意后，到会场外进行。5. 除正常日工作例会外，周、月例会，各部门、行政助理应在会后当天整理形成会议纪要，发文传达学习、存档。6. 会上允许持有不同观点和保留意见，但一旦在会上形成决议，无论个人同意与否，都应该认真贯彻执行。7. 对于会议做出的重要决策，各部门负责人、行政助理应做到及时跟进督促工作，严格按照会议精神监督工作进展及执行情况。8. 会议时长尽量控制在会议要求的时间内，不得任意拖长会议时间。9. 与会人员每迟到缺席一次罚款50元，罚款当场交付行政助理统一保管，如拒缴罚款，财务部门将从个人工资中以双倍罚金扣除。9. 公司管理层管理制度9.1. 董事长工作制度1. 负责召集股东会。执行股东会决议并向股东会报告工作。2. 决定XXX公司的生产经营计划和投资方案。3. 决定公司内部管理机构的设置。4. 批准公司的基本管理制度。5. 听取总经理的工作报告并作出决议。6. 制订XXX公司年度财务预、决算方案和利润分配方案、弥补亏损方案。7. 对XXX公司增加或减少注册资本、分立、合并、终止和清算等重大事项提出方案。8. 聘任或解聘公司总经理、财务部门、品控中心、运营中心、总裁办负责人，并决定其奖惩。9.2. 总经理工作制度1. 总经理对董事会负责，主持XXX公司生产经营和行政管理工作。2. 总经理根据董事会的授权行使职权，具体职权范围由XXX公司章程相关条款规范。3. 总经理根据董事会或者监事会的要求向董事会、监事会报告XXX公司生产经营情况、重大合同的签订与执行情况、资金运用情况和盈亏情况等，并及时组织落实股东大会、董事会的各项决议。4. 总经理会议及办公会议是XXX公司经理层听取有关公司生产经营汇报、讨论研究实施董事会决议和决策公司日常业务活动中重大问题的工作会议。5. 总经理会议原则上每月召开一次，并可根据需要随时召开。办公会议每月召开一次。其他专题会根据需要召开。9.3. 财务部管理制度1. 会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。2. 财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记账凭证。会计、出纳员记账，都必须在记账凭证上签字。3. 财务工作人员应当会同总经理办公室专人定期进行财务清查，保证账簿记录与实物、款项相符。4. 财务工作人员应根据账簿记录编制会计报表上报总经理，并报送有关部门。会计报表每月由会计编制并上报一次。会计报表须会计签名或盖章。5. 财务工作人员对XXX公司实行会计监督。6. 财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理。对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。7. 财务工作人员发现账簿记录与实物、款项不符时，应及时向总经理或主管副总经理书面报告，并请求查明原因，作出处理。8. 财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。9. 财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计。10. 出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务账目的登记工作。11. 财务审计每季一次。审计人员根据审计事项实行审计，并做出审计报告，报送总经理。12. 财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续，财务工作人员办理交接手续，由总经理监交。13. 支票由出纳员或总经理指定专人保管。支票使用时须有支票领用单，经总经理批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字备查。14. 支票付款后凭支票存根，发票由经手人签字、会计核对（购置物品由保管员签字）、总经理审批。填写金额要无误，完成后交出纳人员。出纳员统一编制凭证号，按规定登记银行账号，原支票领用人在“支票领用单”及登记簿上注销。15. 财务人员月底清账时凭“支票领用单”转应收款，发工资时从领用工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月延扣以后的工资，领用人完善报账手续后再作补发工资处理。16. 对于报销时短缺的金额，财务人员要及时催办，到月底按第二十一条规定处理。凡一周内收入款项累计超过10000元或现金收入超过5000元时，会计或出纳人员应文字性报告总经理。凡与XXX公司业务无关款项，不分金额大小由承办人文字性报告总经理。17. 凡1000元以上的款项进入银行账户两日内，会计或出纳人员应文字性报告总经理。18. XXX公司财务人员支付（包括公私借用）每一笔款项，不论金额大小均须总经理签字。总经理外出应由财务人员设法通知，同意后可先付款后补签。19. 除本规定第二十五条外，财务人员支付个人款项，超过使用现金限额的部分，应当以支票支付。确需全额支付现金的，经会计审核，总经理批准后支付现金。20. 司固定资产、办公用品、劳保、福利及其他工作用品必须采取转账结算方式，不得使用现金。21. 日常零星开支所需库存现金限额为2000元。超额部分应存入银行。22. 财务人员支付现金，可以从XXX公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付（即坐支）。23. 因特殊情况确需坐支的，应事先报经总经理批准。24. 财务人员从银行提取现金，应当填写现金领用单，并写明用途和金额，由总经理批准后提取。25. XXX公司职员因工作需要借用现金，需填写借款单，经会计审核。交总经理批准签字后方可借用。超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。26. 发票及报销单经总经理批准后，由会计审核，经手人签字，金额数量无误，填制记账凭证。27. 工资由财务人员依据总经理办公室及各部门每月提供的核发工资资料代理编制职员工资表，交主管副总经理审核，总经理签字，财务人员按时提款，当月发放工资，填制记账凭证，进行账务处理。28. 差旅费及各种补助单（包括领款单），由副总经理签字，会计审核时间、天数无误并报主管副总经理复核后，送总经理签字，填制凭证，交出纳员付款，办理会计核算手续。29. 无论何种汇款，财务人员都须审核汇款通知单，分别由经手人、部主任、总经理签字。会计审核有关凭证。30. 出纳人员应当建立健全现金账目，逐笔记载现金支付。账目应当日清月结，每日结算，账款相符。31. 凡是XXX公司的会计凭证、会记账簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。32. 会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章（包括制单、审核、记账、主管），由总经理指定专人归档保存，归档前应加以装订。33. 会计报表应分月、季、年报、按时归档，由总经理指定专人保管，并分类填制目录。9.4. 品控中心管理制度A. 配送管理制度1. 配送速度要迅速及时。2. 配送过程中要保持食品的卫生安全。3. 配送部门要认真接受卫生、防疫、质检对配送环节的检查，凡有不合要求之处立即整改，并实行责任追究制度。4. 配送车辆要保持干净整洁，定时清洁，严禁运送不洁净物品以及有毒物品。5. 配送中心的车辆以及其他工具必须保持每天一清洗，每天一次消毒。6. 配送人员的衣服、鞋帽、手套等物品必须保持整洁，每天进行一次消毒。B. 采购管理制度1. 采购食品，应当查验供货者的许可证和食品合格的证明文件。应当建立食品进货查验记录制度，如实记录食品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。食品进货查验记录应当真实，保存期限不得少于二年。2. 实行统一配送经营方式的食品经营企业，可以由企业总部统一查验供货者的许可证和食品合格的证明文件，进行食品进货查验记录。3. 采购各类食品应注意生产日期或保存期等食品标识，不得采购快到期或超期食品。4. 采购时应向销售方索取该批产品有效许可证和食品合格的证明文件。5. 禁止采购腐败、霉变、生虫、污秽不洁、混有异物或其他感官性状异常、可能对人体健康造成危害的食品。6. 禁止采购病死、毒死、死因不明或有明显致病寄生虫的禽、畜、水产品及其制品、酸败油脂、变质乳及乳制品、包装严重污秽不洁、严重破损或者运输工具不洁而造成污染的食品。7. 禁止采购掺假、掺杂、伪造、冒牌、超期或用非食原料加工的食品。8. 采购人员应记录采购食品的来源及保管好相关的资料，注意个人卫生并随时接受管理人员检查。C. 食品研发管理制度1. 研发部资料未经研发部部长同意不得借阅。2. 研发部人员不得向外界泄露研发项目和研发技术和成果。3. 有上述情节的，视情节严重性，XXX公司将依据国家相关法规要求泄密人员承担相关法律责任。4. 向外界泄密和以XXX公司研发项目成果向外界提供技术支持的，公司将依据国家相关法规要求泄密人员承担相关法律责任。D. 食品安全管理制度1. 配备专职或者兼职食品安全管理人员，负责日常食品安全监督检查。2. 食品安全管理人员坚持落实每天检查各部门、各岗位的卫生状况和岗位责任制的执行情况，并作好登记。3. 每日组织一次卫生检查，单位负责人每月组织考核食品安全管理人员工作。4. 每次检查，都必须有记录。5. 发现问题，应有人跟踪改正。6. 检查内容应包括食品储存、销售过程。陈列的防护设施设备，冷藏、冷冻设施卫生和周围环境卫生。7. 对损坏的卫生设施、设备、工具应有维修记录，确保正常运转。8. 各类检查记录必须完整、齐全，并存档。9.5. 营运中心管理制度A. 区域经理管理制度1. 必须坚持上班考勤工作制度，非因公外出，必须办理请假手续，获假后方可外出，否则按旷工处理。2. 对于XXX公司各项销售计划、行销策略等应严守商业秘密，不得泄漏予他人。3. 不得无故接受客户的招待。不得于工作时间内酗酒。4. 严格履行产品销售合同。产品的发放必须按照产品销售合同发放，不得将合同产品发往非合同用户，控制产品流向。也不得违反合同私自发放产品，由此造成的后果自己负责，对用户在执行合同过程中存在的问题应及时向领导汇报。5. 认真收集、整理用户建议和市场信息，并及时向领导汇报。B. 市场部管理制度1. 市场部人员必须严守公司商业机密，严格遵守公司各项规