出差管理及费用报销细则.doc

1.0目的为了提高外出办事工作效率，本着勤俭节约、反对浪费的原则，公司现对差旅费标准、差旅费报销行为进行规范化、统一化管理，结合公司实际条件制定本细则。2.0适用范围 遵义市大地和电气有限公司各部门。3.0定义 出差：是指员工因工作需要，受公司派遣前往异地洽谈业务、开发市场，协调关系或处理公司事务，或因工作需要，受公司派遣外出开会、学习。4.0作业内容 4.1出差标准说明4.1.1差旅标准一经选定不得随意变更，如果业务情况变化确需更换本标准，需报总经理审批、公司财务部备案。如对本标准项目有所增减，或所列标准有所变动，需报总经理审批、公司财务部审批。4.1.2员工出差前需填写事前费用申请单（附件2）、需要借款的请同时提供借款申请单，明确出差的目的、地点、行程规划等，按照如下权限进行审批。项目名称事前费用申请单审批流程及权限经办人部门负责人财务部部门分管领导总经理预算内费用制单预算外费用经总经理审批后，按照预算内费用申请流程执行 说明：经理及以上人员的申请需知会总经理和董事长4.1.3 员工完成出差任务，进行费用报销时，按照如下权限进行审批；项目名称金额范围经办人审批流程及权限部门负责人部门分管领导人资部财务部总经理董事长费用项目0-3000元（含）制单3000元以上制单6说明：3000元以上的费用报销请附上OA流程审批文件（事前费用申请）4.1.4 出差员工完成出差任务，需编写出差总结报告（附件3）（董事长、总经理除外），按照如下权限进行审批。经办人审批流程及权限部门负责人部门分管领导编写报告4.2国内外出差标准费用报销标准参照本制度的附件1国内出差费用报销标准4.3规定4.3.1 出差人员在出差期间，出差人员要求做到办事高效，出差活动进行严格控制，不得擅自改变预定的任务、时间、地点，应选择经济合理的路线，不得随意更改路线，增加停留地点或绕道旅行，出差人员因不按预定路线而增加的一切费用自理，出差途中若遇周末，自行安排活动的，所有费用自理。4.3.2出差人员趁出差之便，事先经单位分管领导批准就近回家探亲办事的，不计发绕道和在家期间的出差伙食补助、市内交通费、住宿费和车费。4.3.3出差人员出差期间，因游览或非因工作需要的参观而开支的一切费用，均由个人自理。4.3.4出差住宿费按实际住宿天数在规定的标准内使用，必须取得正规住宿发票和住宿清单（如对方酒店无清单，可自行填写我公司指定的住宿清单交对方盖章确认），发票或住宿清单上注明的住宿时间、天数、人数及与报销凭单上填列一致，无住宿发票和住宿清单的一律不予报销住宿费。4.3.5 出差人员可自行到交通部门售票窗口或通过网络购买车、船、机票，如委托中间机构购买的，订票手续费最高限额为20元；因出差任务临时变化而发生的退票手续费由出差人员写出书面原因，经部门负责人和分管领导以上签字方可报销。车船票或机票的折扣如果高于规定标准的，需书面说明并由总经理以上人员批准后方可预订及报销。4.3.6 出差人员出差期间的伙食费的有关标准见附表。4.3.7 外出考察、学习或服务，统一报销伙食费的，个人不再享受伙食补助。4.3.8参加上级或行业会议的，根据会议通知（报销时须附会议通知），住宿费用、会议费用等按通知规定据实报销，会议安排伙食的，不再享受伙食补助。4.3.9出差人员出差间，由于接待外宾及其它特殊工作需要，经总经理批准，可报销招待费，不再享受伙食补助。4.3.10自驾车报销标准为防止出现安全隐患，公司不鼓励驾驶汽车出差，在行政部批准许可的情况下，员工出差可以选择自驾，自驾车出差需填写出差私车公用记录登记表并经部门领导及和管领导签字方可执行。自驾车报销标准：1.2/km。4.3.11出差人员应及时认真、据实填写差旅费报销单，出差路线、天数、人数、住宿天数、人数、地点等要素，要与车船票住宿票等有关票据相符，不得弄虚作假。报销单据需粘贴整齐，保证原始单据整洁、清楚，报销单据项目填写齐全，印章清晰，无涂改痕迹。4.3.12出差人员返回公司后，应于五个工作日之内填写出差总结报告单报部门领导批示，并于十五日内到财务报销，逾期不报。4.3.13出差人员报销差旅费时，需附上审批后的出差总结报告单，经部门负责人、分管领导审核签字后方可报销。4.3.14公司员工出差乘坐火车（高铁，动车），公司所有人员出差在1500公里（含）以内的，按照动车二等座或高铁二等座标准的实际票价予以报销，如果员工换成其他交通工具均按此标准执行，超出标准以外的金额部分自已承担。普通火车在1500公里以上按照硬卧级别票价予以报销，换成其他交通工具按此标准执行，超出标准以外的金额部分自已承担；汽车全额报销。如果是特殊原因，在非常紧急的情况下，选择其他交通工具：例如飞机，做情况说明提请总经理特批后，可以报销。4.3.15 所有报销的费用都必须用与出差地点和日期相一致的正规发票，因特殊情况未在出差地点取得发票或是发票遗失需要做发票代用，请必须写出书面说明并呈部门经理及分管领导审核通过后，经总经理签字核准后方可报销。如财务审核过程中发现虚假发票、过期的发票、票据对应的项目不符、票据日期与出差日期不相符、票据签发地点与出差行程地点不一致等，一律不予报销。4.3.16 出差对方、如深圳总部等，特殊情况，如对方有安排食宿费情况，不得报销食宿费。4.3.17本细则由公司财务部负责修订和解释。4.3.18本细则从2016年6月6日开始执行，以业务发生时间为准。5 相关记录出差总结报告单出差申请单OA系统单事前费用申请单OA系统单借款申请单OA系统单出差私车公用记录登记表酒店住宿费用清单5 文件发行修订履历序号版本编订内容编订者日期1A/0新规作成盛中良2016.01.012A/1修订内容盛中良2016.06.13编制/日期盛中良审核/日期批准/日期附表：国内出差标准国内出差费用报销标准项目标准董事长班子成员副总监级及总监部门副经理及以上、业务员部门主管备注总经理及以下出差交通工具飞机实报实销机票8折以内机票7折以内机票5折以内机票4折以内在时间允许的情况下，优先选择费用低的交通工具高铁二等座（实报实销）普通火车硬席卧铺（实报实销）汽车实报实销出差住宿费北京/上海实报实销350RMB/天300RMB/天180RMB/天180RMB/天班子成员及以下人员按标准报销，超出标准的部分个人承担省会城市/计划单列市300RMB/天250RMB/天180RMB/天180RMB/天其他地区250RMB/天200RMB/天150RMB/天150RMB/天出差换乘费、市内交通费往返机场、火车站、汽车站、市内交通实报实销按当地