后勤行政管理.doc

战略交通运输行业组织结构设计咨询投资策略报告公司发展战略咨询报告人力资源项目管理公司战略及运营体系项目后勤行政管理目录第一篇 文件管理151.1文件印制申请单151.2公司文件处理标准151.3公司文书管理办法181.4公司文书管理规定201.5公文处理实施细则221.6公文管理规定271.7企业文件管理制度281.8文件调阅单331.9文件督办事项回告单341.10文件督办通知单351.11文件收发规定361.12文件保管期限表37第二篇 车辆管理392.1用车记录单392.2车 辆 费 用 支 出 月 报 表392.3车辆管理办法范例402.4车辆管理办法422.5车辆使用和管理办法442.6车 辆 使 用 申 请 书462.7车 辆 使 用 申 请 书462.8车 辆 使 用 状 况 月 报 表472.9车辆肇事处理办法482.10车 辆 作 业 检 点 表502.11公司用车使用日报表512.12公务车辆每日检查基准表522.13公务车使用纪录表542.14驾 驶 日 报 表542.15驾驶员岗位职责552.16借车审批单562.17派车单（一）562.18派车单（二）572.19汽 车 驾 驶 日 报 表582.10汽车维修合同592.21汽 车 行 驶 记 录 表622.22请 车 单622.23司机管理规定 632.24行 车 纪 录 表652.25行程及驾驶日后表662.26车 辆 登 记 表67第三篇 公章管理683.1印信使用和保管办法683.2印章使用用途713.3印章种类及管理办法713.4制发印信申请表723.5销毁印信申请表733.6印章种类及管理办法743.7用印申请单753.8公司印章处理要领753.9公章使用登记簿773.10印信使用和保管办法773.11用印登记簿803.12员工缴存印鉴卡规定80第四篇 会务管理824.1主席的会议准备表824.2各单位召集会议报核（通知）单834.3会议管理要领834.4会议成效分析844.5会议程序854.6会议程序表864.7会议发言要点表864.8会议功能分析874.9会议管理办法874.10会议活动细节审核表904.11会议及协商报告书924.12会 议 记 录924.13会 议 记 录 本934.14会议进行检查表944.15会议决定事项确认表954.16会议决定事项实施管理表964.17会议提案改善方案964.18会议通知974.19会议议案检查表984.20会议主持人注意事项994.21经营会议表格（各部门）1004.22经营会议表格（公司年度）1024.23经营会议表格（月份）1044.24开会通知1064.25开会通知表1074.26例行会议一览表1074.27年度会议计划表1084.28年度会议实施计划表1094.29年度行事历决定会议表格1104.30企业会议管理制度1104.31提高会议效率的会议记录1144.32有效的散会检查表1154.33出席会议情形报告表116第五篇 环境与卫生管理1175.1卫生管理办法1175.2清洁卫生评分表1205.3绿化管理办法1205.4卫生管理准则1215.5清洁工作安排表1225.6卫生区域计划表124第六篇 安全保卫1256.1最后离开公司的安全自测检查表1256.2安全管理会议表格1276.3安全管理实施计划表1296.4安全日报表1316.5安全守则1316.6安全卫生检查表1346.7安全消防管理办法1356.8保密工作条例1386.9保密制度1406.10保险库管理办法1436.11车辆人员出入证1436.12出入厂管理规则1456.13出入凭单1526.14从业人员出入门证1536.15电器设备安全检查项目1546.16放 行 条1546.17工人外出登记本1566.18工业安全管理准则1566.19工作安全检查报告书1606.20公伤报告单1616.21公司安全卫生训练及检查项目1626.22公司保安员岗位职责1636.23公司警卫人员值勤准则1636.24公司内事故发生报告书1666.25公司人员进厂登记簿1676.26公司值班制度1676.27故障事故调查报告表1706.28火灾保险契约物品受害报告书1706.29技术保密合同书1716.30交通事故报告表1726.31交通事故报告书1736.32门卫管理制度1746.33赔偿处理调查报告表1766.34枪支弹药管理规定176635识别证使用细则1776.36事故报告单1806.37守卫日报表1816.38守卫日志1826.39违 规 事 故 报 告 单1826.40物品出厂放行条1836.41消防设备检查项目1846.42消防员岗位职责1856.43行驶事故处理报告书1866.44业务上灾害报告表1876.45意外事故报告表1886.46意外灾变事故报告表1886.47员工识别证使用准则1896.48钥匙管理规定 1906.49灾害报告书1916.50值班安排表1936.51值班餐费申请单1936.52值班管理制度1946.53值班日夜记录簿1966.54值班室管理制度1966.55值 班 替 换 申 请 书1976.56值勤细则1976.57值 日 记 录 簿1996.58值日值夜及餐费给付办法1996.59安保部职责范围200第七篇 办公室事务2027.1中小型企业行政事务管理制度2027.2B 类 请 示 报 告2067.3案件各承办任务检查表2077.4案件实施流程表2097.5办公室布置要点2097.6办公室礼仪2107.7办公室主任工作责任制度2117.8备忘录（一）2137.9备忘录（二）2147.10表 单 填 写 说 明 书2147.11表格登记表2167.12表 格 管 理 登 记 单2177.13表 格 请 印 申 请 单2177.14表 格 申 请 表2197.15表 格 使 用 状 况 调 查 表2207.16表格重覆资料分析表2217.17查核作业检讨表2217.18成效检查表2237.19打卡申请单2247.20发文呈批单2247.21访问表答复函表格2257.22个人指示命令确认表2267.23各事件的指示命令确认表2277.24工作成果周报表2287.25工作催办单2297.26工作调配单2297.27工作记录表2297.28公司内部签条2307.29公文处理办法2317.30公文传送清单2357.31沟通查核表2367.32管理业务的查核表2377.33稽核通知单2377.34间接部门活性化检讨表2387.35交办事项追踪表2397.36经营数字的认识2407.37每周工作计划2407.38名片印制申请单2417.39目标管理表2427.40内部联络单2427.41内务岗位职责2437.42年月行动预定表2447.43签呈表格2457.44情况记录分析表2457.45请示报告书样式2477.46请示改进单2477.47日程表2487.48日程检查表2497.49上司、部属休假掌握表2497.50申报书表格2507.51时间管理2517.52书面请示表格2537.53提高收款率的查核表2547.54通讯管理检查表2567.55外出单2567.56外出留言单2567.57文书催办单2577.58文书管理规则2587.59信息管理办法2817.60行程表拟定法检查表2857.61行政部职责范围2857.62演讲、研习会摘要录2867.63业务处理表2877.64业务处理表使用例范2887.65业务改善计划表2887.66业务改善检讨表2897.67直行专案记录2907.68职员报告书2917.69指示确认表2927.70制度维护多项给办单2927.71公文会签单2937.72情报对策表294第八篇 财产管理2968.1租车合同2968.2办公用具管理检查表2978.3办公用品库存统计表2978.4办公用品领用簿2988.5财产登记表2998.6财产登记卡3018.7财产请修单3018.8财产投保明细表3038.9财产移转单3048.10财产增加单3048.11财产增减金额表3058.12财产租赁合同3068.13仓储保管合同3088.14出入电子计算机室申请单3118.15低值易耗品管理办法3118.16电脑室管理规定3138.17房屋及场地租赁协议3138.18房屋租赁合同3158.19工矿产品购销合同3178.20公司计算机房使用和管理规定3198.21公司通讯事务处理规定3198.22公司图书管理办法3228.23公司资料室管理规定3238.24柜台租赁合同3268.25基建与维修工程管理办法3298.26计算机安全管理制度3328.27计算机工程师岗位职责3348.28计算机管理制度3358.29买卖合同3398.30企业计算机管理制度3428.31器具保管登记卡3458.32融资租赁合同书3468.33商品房产租赁合同3508.34设备备案卡3528.35事务用品领用单3538.36图书资料管理办法3538.37物品出门条3558.38物品收到记录单3568.39运费申请明细表3568.40中外定期租船合同(期租约)3578.41资料员岗位职责3678.42办公楼管理规定368第九篇 档案管理3709.1资料保存检查表3709.2档案立卷程序3709.3档案目录卡3719.4调卷单3729.5收（发）文登记单3729.6文件保管场所标准表3749.7文件归档表3759.8文件归档记录表3769.9档案管理办法3769.10文书档案立卷归档制度3799.11声像档案管理办法382第十篇 董事会事务387第十一篇 对外活动39111.1重要公共关系活动39111.2公共关系管理要旨39611.3公关部部长岗位职责39711.4公关管理办法39811.5公关员岗位职责40011.6公司发言人制度40111.7公司客户信息管理办法40211.8危机管理办法40311.9对外信息披露办法40511.10员工姓名牌管理办法40611.11提案企划（消费者心声）检查表40611.12客户投诉处理日报表40711.13员工着装管理规定408第十二篇 法律事务41012.1协作型联营协议书41012.2法律顾问岗位职责41212.3法律事务管理办法41312.4法人型联营协议书41412.5广告发布业务合同41612.6技术服务合同41812.7技术转让合同42212.8技术咨询合同42612.9加工定作合同42912.10居间合同43112.11企业承包经营合同43212.12申请登记注册事务43412.13承揽合同43612.14外商投资企业注册程序43712.15私营独资或合伙企业登记程序44012.16协作型联营协议书44212.17有限责任公司登记程序44412.18组建企业集团程序449第十三篇 接待管理45413.1总台值班管理规定45413.2长途电话使用记录表45513.3长途电话管理办法45513.4长途电话使用办法45613.5电话登记簿45713.6电话管理规定45813.7电话留言记录单45913.8对外接待办法45913.9公司电话总机工作守则46313.10公司来宾参观接待办法46513.11公司使用国内、国际直拨电话规定46613.12接待来访工作程序46613.13来宾出入登记表46713.14来客登记簿46713.15企业电话机线管理制度46813.16企业总机管理制度46913.17前台岗位职责47113.18招待申请单47113.19电话留言便条472第十四篇 考勤管理47314.1缺勤累计表47314.2出勤及奖惩薪办法47414.3考勤管理规定47414.4请假休假管理规定47514.5商业企业加班管理办法47914.6员工出勤管理办法48014.7员工打卡管理规定48214.8员工加班细则48314.9员工考勤工作注意事项48614.10员工考勤和休假的规定49014.11员工上下班遵守细则49614.12缺勤报告表49814.13加班记录表49814.14职员签到簿50014.15月度考勤统计表50014.16员工出勤日报表50114.17员工出勤记录表50114.18员工考勤记录表（一）50414.19员工请假单（二）50414.20员工请假单（一）50514.21工人请假卡50614.22公司职员签到簿50714.23加班费申请单50814.24加班申请单（一）50814.25加班申请单（二）50814.26加班申请单（三）50914.27人员出勤表51014.28员工工时记录簿51214.29加班管理规则51214.30员工考勤记录表（二）513第十五篇 劳资关系51615.1专业技术人员职位任用办法51615.2服务自愿书51715.3改善案结案报告表51815.4改善案评价申请用纸52015.5改善建议52115.6工会主席岗位职责52115.7公司职工会规章52215.8公司职工会会则52515.9合理化改善建议方案采用通知单52915.10合理化建议53015.11合理化建议管理条例53015.12劳动合同53315.13劳动合同书53715.14离（辞）职申请表54215.15临时工使用管理办法54315.16临时人员管理办法54515.17聘任书54715.18聘约人员管理办法54815.19人事信息一览表54915.20提案案件收发表54915.21提案表55015.22提案单（一）55215.23提案单（二）55315.24提案改善成果报告表55315.25提案改善提案表55415.26提案管理办法55515.27提案建议效益奖的管理条例55815.28提案评定表56115.29提案评分表56315.30提案之实力检查表56415.31消除不良原因ECE提案表56515.32新进人员任用办法56515.33新进人员任用细则56815.34应聘人员登记表57015.35员工报到通知书57015.36员工登记表57115.37员工定期轮调办法57215.38员工短期聘用合同书57315.39员工互助办法57615.40员工建议改善办法57715.41员工离职处理原则58015.42员工聘用规定58115.43员工身份保证金处理办法(A)58415.44员工身份保证金处理办法(B)58515.45员工守则(A)58615.46员工守则(B)58915.47员工守则(C)59115.48员工引荐担保书59215.49员工正式聘用合同书59315.50员工资遣办法59515.51员工建议表59715.52提案记录表59715.53创意提案改善制度598第十六篇 企划60216.1撰写商业计划书60216.2产品企划之调查分析表61116.3促销企划表61216.4干部企划分类检查表61216.5工作计划6分析表61416.6工作计划表61616.7构想启发表61716.8好企划之固定观念突破表61716.9活动企划实施表61816.10检讨缺失查核表（管理者自我设计）61916.11目标卡61916.12企划书表格62116.13企划书表格62216.14企划书表格62316.15企划完成的5阶段62416.16完成企划之战略检查表62516.17问题点修正表62616.18行销战略检讨表62716.19有力的企划书检查表62816.20专案申请单62916.21管理职务之企划彻底分析表63016.22公司稳定系数判断标准表631第十七篇 收发63217.1送件单63217.2发文清单63217.3收发文办法63317.4收发文登记簿63417.5企业报刊、邮件、函电收发制度63417.6收件登记簿63617.7邮票、明信片收支日报表637第十八篇 文秘63818.1宴请礼仪63818.2传真使用办法64118.3打字、复印管理办法64218.4公文拟稿用纸64318.5接待礼仪64418.6礼品赠送礼仪64618.7秘书日常工作程序64818.8名片管理办法64918.9传真发送记录单650第十九篇 员工福利65119.1住宿申请单65119.2从业人员退职酬劳金营运小组办事细则65219.3从业人员退职酬劳金运用及支配办法65319.4福利委员会奖金学金办法（二）65719.5福利委员会奖金学金办法65819.6公司福利委员会同仁福利存款借款办法65919.7公司食堂委托经营合同66019.8公司宿舍管理办法66219.9公司员工医疗、婴幼儿补贴等费用的规定66519.10公司职工购车处理规定66619.11关于公司制服、工作服和其它劳保用品发放的规定66819.12企业职工患病或非因工负伤医疗期规定66819.13膳食管理办法66919.14伤病、重大灾害及丧葬补助办法67119.15宿舍登记表67219.16宿舍管理办法67319.17宿舍物品借用卡67619.18抚恤金申请表（一）67719.19抚恤金申请表（二）67919.20抚恤金（丧葬费）申请表68019.21员工抚恤办法68019.22员工抚恤细则68219.23员工给假实施细则68319.24员工工作服装制发及穿着办法、使用年限68619.25员工婚丧喜庆应酬办法68719.26员工轮休办法68819.27员工食堂管理规定68919.28员工宿舍管理办法69019.29月度用餐统计表69219.30职工食堂主管岗位职责69219.31职工宿舍文明守则69319.32职员退职金给付规则69419.33住宿登记表69719.34春节放假细则69719.35员工给假细则70019.36宿舍分配申请表702第二十篇 差旅管理70320.1员工出国办法70320.2出差报告（短期）70520.3出差报告一览表70520.4出差费用计算表70620.5出差管理办法70620.6出差管理规定70920.7出差旅费报销单71020.8出差旅费清单71020.9出差申请单（一）71120.10出差申请单（二）71120.11出差申请单71220.12出差申请单71320.13出差用品检查重点71420.14国外出差费用明细报告书71420.15国外出差旅费计算书71620.16年度出差计划表71620.17年度出差日数及拜访次数报告表71720.18派赴国内关联公司人员管理办法71820.19一周出差预定报告表72020.20员工出差旅费支给办法72020.21员工出差实施细则72320.22长期出差报告724第二十一篇 管理者自我设计管理72521.1自我报告书72521.2部属行为意识分析表72621.3当天最重要的重点72621.4读书报告表72721.5观摩报告书72921.6检讨缺失查核表73021.7例会主题检查表73121.8每日行动管理表73121.9目标值掌握检查表73221.10四季日程表73221.11提高能力的对策表73321.12一年重点实施日程表73321.13一日一周一个月一年的自我评价表73421.14一日反省主题检查表73521.15一天的业务管理检查表73521.16一周日程表73621.17以周为单位的业务报告书73821.18有关制品的数字知识73821.19月份式日程表74021.2024小时行动计划表74121.21相互评价表74221.22提高能力方法表743第一篇 文件管理1.1文件印制申请单单位：年月日承印部门主管：经办：-摘自哈佛管理表格全集 企业管理出版社1.2公司文件处理标准第一，文件的定义此处所批的文件，包括名种规定、来往文件、信件、调查书、报告、契约、凭证类文件、决议、参考文件、帐簿、统计表及其传票等一切业务用文件。第二，文件处理的原则公司的文件处理必须保持收收发之间的联系，分清责任所在。第三，保存期限的分类帐簿从其封闭之日，其他文件从组卷时算起，其保存期限分为如下五种。1永久保存的。2保存10年的。3保存5年的。4保存3年的。5保存1年的。第四，不同保管期限的文件内容文件的保管期限依照以下标准制定，但还需要有为每一个具体文件划定保管期限的保管期限一览表。1永久保存的文件。（1）公司法规及公司代表大会文件。（2）.董事会及其他重要会议的文件。（3）有关经营方针及事业规划。（4）预、决算材料。（5）各项规章的制定及修改和废止情况。（6）发至公司内部乘务员机构的指示及命令。（7）.重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况。（8）.重要契约、合同的缔结、解除及其他变更。（9）有关公司职员的升降、赏罚及授予的重要内容。（10）.向官方提请的文件及官方批复文件中的重要内容。（11）.重要的诉讼文件。（12）.重要的统计及调查。（13）.除上述内容之外被认为重要的文件。2需要保存10年的文件（1）上述各种文件中不需要永久保存的。（2）与永久保存文件有关的手续、通牒、照会及报告等。（3）事业规划及经营方针的实施细则。（4）预算的统制及实施细则。（5）权利和财产的得失、保全及其变更。（6）诉讼及登记。（7）与各规定相关的指示事项。（8）职员的升降、赏罚及授予。（9）有关职员的卫生保健和福利设施。（10）递交官方的文件及官方下达的命令。（11）有关调查的内容。（12）业务上的差错及事故。（13）现金出纳簿、核对帐目及各种会计票据。（14）除以上内容之外，不属于永久保存的，具有意义的文件。3需保存5年的文件（1）以上两项所列务业务中产生的报告、调查及参考资料。（2）各种简便帐目。（3）参照前记各项相关的文件。4需保存3年的文件（1）与经营无关的一般往来文书，但过于简单的除外。（2）比较一般的通知书、报告书、调查书及参考文件，特别简单的除外。（3）比照其他各项相关文件。5需保存一年的文件（1）简单的来往文件。（2）特别简单的通知、报告、调查及参考文件。（3）仅供一时之用的和用途单一的文件。第五，文件的整理、装订办结完毕的文件需进行适当的整理、装订，此项工作由文件收发部门逐年进行，会计文件依会计年度进行整理装订，然后分别保管。若没有逐会计年度整理必要之文件，可另选适宜的时间段装订，这种情况需注明装订年度及文件年限。第六，保存文件目录的制作依第五条整理过的文件，应在某一组文件的首页或袋皮，附页上注明文件号码、名称、保管期限、单位名称及起止年月日、并将其记入同样内容文件清单，分门别类地保管。第七，文件保存中应注意的方面保存的文件应分门别类地进行整理，并达到即使文件的整理者不在也能很容易地了解查找方法的程度。第八，文件向保管科的移交各科需保存的文件在保管科移交时，依照另行规定执行。移交时间一般定在帐目封存和其他文件归类完成时。第九，保存文件的阅览需要查阅已被保存的文件时，需要履行另外规定的有关手续并明确授权。查阅时不得将需查阅的文件从装订的文件集合中取下。需要保密的文件，要特别注意其内容不得外泄。需经适当的责任者认可方可提出文件查阅。第十，保管期限的缩短文件在保管期限中，如果失去了最初认定的保管意义时，可通过有关部门合议，缩短其保管期限。第十一，机构的取消、合并与分设当机构取消或合并、分设时，应及时进行文件的移交，明确其保管单位。第十二，非常情况处理办法重要文件应选择安全的场所进行保管，如遇紧急情况，需要提前转移文件时，需持特别许可证方可办理。第十三，文件的销毁1已过保管期限的文件，在经各有关部门商定后，予以销毁。2销毁原则上采用焚烧，而一般性的报纸、杂志，及其他无价值资料，可采取卖掉的方式。销毁所保存的文件时，需依照有关规定履行必要的手续。-摘自现代管理制度、程序、方法范例全集1.3公司文书管理办法一、文书管理包含收取文件及制发文件两种。二、外来文件包含公文、电报、传真资料等项。内部制发文件包含本公司内部文件和对外业务文件。三、收文：1、外来文件收文由公司总务部收发室承办（直接寄到各部厂的文件由各部厂管理单位收文）。2、外来文件收文时，由收发室登记入“收发文登记簿”3、内部制发文件收文时，由各部厂编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文稿登记簿”。四、制发：填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。五、分文：1、收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部厂处理。2、内部发文呈批单做收文登记后，根据文件内容性质分送有关单位会签处理。六、会签：1、各单位收到需参与会签的呈批件时，须本着本单位的职责认真表达对本件草案的意见，并尽量提供相关资料供企划单位参考。2、公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签顺序，转送其他会签单位，若本单位为最后一个会签单位，则处理后将本呈批件转送秘书室处理。七、审核：秘书室根据各单位签办理意见，汇总整理出一个结论（若各部厂意见不一致，需由秘书室居间协调送叫经理核定）。八、批示：总经理或其他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示，并签字。九、执行：1、秘书室根据总经理批示内容将公文影印1份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。2、需对外发文时，应由收发室打印、盖章、封装、寄发、，呈批件原件和打印件二份紧档存查。寄发文件前须填写“收发文登记簿。”十、归档：1、任何签呈正本需交由总务部（科）归档存查。2、若执行单位必需使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必需寄出且无法取回，可存档复印件。3、存档文件普通件保存三年，机密保存十年，届时列表报准监销。十一、公文机密等级及处理规定：1、普通件：公关方式处理。2、密件：须子公司部门领导人以上人员核阅处理。3、机密件：须公司部门或子公司领导人总经理级以上人员核阅处理。4、极机密件：须部经理级以上人员核阅处理。5、各级人员处理密件资料，须严守秘密。泄密而造成损害，由泄密人员负责并接受处分。6、密件文件递送时，应以信封袋加密封装，寄件人及收件人拆阅时均须在登记簿上签名。十二、公文处理时限：1、特急件：随到随办。2、争件：一天内处理完毕。3、普通件：三天内处理完毕。4、超过处理时限的文件，由秘书室催办。5、各级审核人员及会签人员均需在公文签呈上签名，并标示日期，以明确责任。-摘自现代管理制度、程序、方法范例全集办公、总务、后勤管理卷 中国人民大学出版社1.4公司文书管理规定一、为使文书管理制度化，以提高行政效率，制定本办法。二、本公司与外界往来的文书收发，总公司由管理部统一办理，营业所由营业会计办理。三、主办及办部门文书内容所涉及业务部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门为该项文书的办部门。四、行文类别1、函：用于本公司对外机关、团体、公司行文。2、公告：用地业务主管向公司员工或特定对象发布规章、奖惩、命令、调动及各项规定。3、签呈：用于下级对上级的请示工报告。4、电报：用于业务处理需急速送抵远地收件人时。5、联系函：用于公司内各部门业务接治。五、行文名义、署名1、对外行文以公司的名义，由总经理署名或签章，以营业单位行文由经理署名或签章。2、公司内部联系函，由经办部门办人及主管签章。六、收（发）文1、收文：限时专送及挂号信由收发人员依序填入收文字号、日期、寄件人、收文者。2、发文：一律由收发人中依件填入发文字号、日期、寄件人、收文者。3、电报统由国我部管理收发文，并登记。七、发文字号制定1、对外行文字号：例总公司：（年）字第OOO号营业所：（年）营字第OOO号2、对内行文字号：管理部：（年）管字第OOO号营业所：（年）营字第OOO号八、分文1、（1）挂号、限时信、国外信函、FAX于收文登记并汇总呈总经理后，送部门经理转交经办人处理。（2）营业所由营业会计收文登记后呈所长阅，再转交经办人办理。2、私人信函，经本人拆信后发现系公务文书，应交收发人中依本规则处理。3、平信及印刷品可不需登记，收文后，由管理部转交收件人，无法收件人者，由管理部处理。4、文件涉及二部或部门不明确者，以关系较密的部门为主办单位，再会商其他部门协办。无法判定部门，呈总经理裁示。九、发文1、对外发文：涉及公司整体或重要的业务行文以及对机关行文由部总经理签署。道德由经办人拟妥文稿部门主管，后转呈总经理签署，交经办人打印，连同原稿送管理部编号，并填写“发文登记簿”2、对内联系函：由经办人拟稿后呈部门主管签署，经指定人编号后发出。涉及重要业务工作的文件需由部门主转呈总经理。十、文书结构1、公告：一般由“主旨”、“依据”、“公告事项”三部分组成。2、函、签呈：一般由“主旨”、“说明”、“办法、拟办、建议”三部分组成。十一、承办人员须于收到文件二日内办妥，最迟不得超过三日。有特殊情况，可呈报主管延期。但紧急文件不得延误。十二、文书以迅速、简洁、明确为基础要求。十三、文书递送文书呈阅、呈签、会办时，如为普通文件，以普通卷宗传递，如系机密或紧急文件则以红色卷宗传递。十四、档案管理1、文书经呈总经理签署后，国外部份应由秘书留存影印件，国内及内部文件由管理部按部门归档，原稿由经办部门留存。2各部门的发文统一由专人归档、保管。-摘自现代管理制度、程序、方法范例全集办公、总务、后勤管理卷 中国人民大学出版社1.5公文处理实施细则总则第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。第二条各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。第三条各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。第五条各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。公文种类第六条公文种类主要有：(一)请示请上级指示和批准，用请示。(二)报告向上级机关汇报工作，反映情况，用报告。(三)指示对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用指示。(四)布告、公告、通告对公众公布应当遵守或周知的事项，用布告。向国内外宣布重大事件，用公告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用通告。(五)批复答复请示事项，用批复。(六)通知传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用通知。(七)通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用通报。(八)决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排，用决定。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用决议。(九)函平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用函。(十)会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用会议纪要。公文格式第七条公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。(一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。(二)向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。(三)发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。(四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。(五)公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。(七)文字一律从左至右横写横排。第八条公文纸一般用16开，在左侧装订。通告等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。第九条对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。第十条对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。第十一条内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。第十二条各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。第十三条向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。第十四条按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。第十五条发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。公文处理程序第十六条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。(一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。(二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。(三)凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。(四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。(五)领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。第十七条发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。(一)草拟公文的要求：1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。2.情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。4.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。5.数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。6.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：一，第二层为(一)，第三层为1，第四为(1)。7.不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。(二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。审核的重点：1.是否需要行文。2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。4.处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。5.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。(三)公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。(四)公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。(五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。(六)公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明此页无正文字样。(七)公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。第十八条公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。文件的管理第十九条各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。第二十条各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。第二十一条没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销售。本细则从年月日起施行，过去有关公文处理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。1.6公文管理规定第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。第二条本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。第四条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数