印鉴管理制度.doc

.印鉴管理制度一、 总则（一）印鉴是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，为了规范公司公章及专用章、各类印鉴的使用行为，确保公司各类印鉴得到有效、正确、合理的应用，特制定本管理制度。（二）公司印鉴主要指：公章、法人章、财务章、合同章、业务专用章（职能部门或业务部门）等。（三）印鉴的管理涉及范畴：制发、使用、废止、更换。二、 印鉴的制发、使用、废止及更换（一）印鉴的制发：1、印鉴的刻制先由需求部门提出刻章申请，公司内部印鉴总经理批准即可刻制，公司公章、财务章、合同章需报董事长批准后方可刻制，统一由行政部办理。2、刻制好的印鉴按照惯例权限由相关人员向行政部领取，在印鉴制发申请单上留下印鉴样本。（二）印鉴的使用：1、公章：公司的公章由专人保管，专人需见到印鉴使用申请单上的审批签字方可盖章，盖章后经办人在印鉴使用登记薄签字。2、公章审批权限:（1）凡是以公司名义发出的正式文件、签署的合同书、协议书、标书以及对外重要的报表，均由使用部门主管、分管领导审批签字后方可用印鉴。（2）凡是出具个人在职证明、工资证明，等个人证明时，由使用部门主管，人事主管审批签字后方可用印鉴。（3）凡是在公司已有资质证书等需要确认真实性而加盖公章时；因业务需要，需开具介绍信由部门负责人审批签字后方可用印鉴。（4）凡是涉及对外担保、借款、战略合作、法律文书等文件，除第（1）审批之后，必须有总经理和董事长的签字方可用印鉴。（5）其他上述审批分类没涉及到的文件盖章，同第（1）权限，由分管领导确定是否再由上一级领导签字确认。（6）因工作事项紧急需要盖公章而相关审批领导外出未能签批的，电话领导说明原因，征得同意后方可用印，经办人要进行补签手续。3、法人章：法人章由财务部门负责人（或专人）保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。用于其他业务文件上时，同第（1）权限。4、财务章：由财务部门负责人（或专人）保管，用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章用于发票盖章。5、合同章：主要用于销售合同，由销售管理部负责人（或专人）保管，用于公司销售合同的盖章。6、职能部门或业务部门等业务专用章：主要适用于各部门或项目部内部使用，需由部门负责人进行保管并严格该章的使用。（二）印鉴的废止、更换：1、废止或缴销的印鉴应由保管人员填写废止申请单，并呈公司总经理核准后交由行政部统一废止或缴销。2、遗失印鉴时应由印鉴保管人员填写废止申请单，并呈公司总经理签批遗失处理及处罚办法再核准后，交由行政部按批示处理，同时必须登报申明。3、更换印鉴时应由印鉴保管人员依公司文件填写废止申请单，并呈公司总经理核准后，交由行政部按批示处理。三、 保管人（一）印鉴保管人的责权范畴：对于公司主要印鉴管理，采用的是分散管理相互监督的办法。具体划分如下：1、职能部门或业务部门印鉴保管人对印鉴具有独立使用权力，同时负全部使用责任。2、公章的保管人无独立使用权力，但具有监督权力。经办审核中董事长、分管领导、部门负责人、经手人则负相应责任。对未经由分管领导或者董事长签批的公章使用，保管人、经手人负主要责任。3、财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人（财务负责人）签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。4、法人私章的保管者，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。四、 其他（一）公司严禁各类印鉴独立带离公司使用，确因盖章需要，按要求需填写印鉴使用申请单并注明外带时间，地点，由领导审批后方可带出。（二）盖印要标准规范，端正、清晰、美观、便于识别。印鉴文字不能盖歪或颠倒。（三）所有印鉴的使用，必须严格执行公司的印鉴使用管理制度，做好申请和使用登记。公司印鉴只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。（四）各部门要妥善保管印鉴，公章、法人私章、财务章必须入保险柜存放。（五）印鉴使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印鉴，如出现问题，后果自负。给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。附件1：印鉴使用申请单申请部门申请人申请日期用印事由拟用印鉴公章 法人章 合同章 其他 批准人部门主管分管领导总经理董事长附件2：印鉴使用登记薄序号加盖印鉴资料名称份数印鉴类型经办人日期备注附件3：印鉴废止申请单