采购制度.docx

精选资料文件名称采购制度版本状态A0执行时间文件编号A、修改记录序号修改内容/摘要版本版次修订人修订日期123456B、发放记录本文件分发部门：直销部渠道部运维部研发部产品部财务部人力资源部总经办C、审批记录编写部门编写人员文件审核文件批准 年 月 日 年 月 日 年 月 日采购管理制度1、目的为加强采购计划管理，规范采购工作流程，保障公司经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。2、适用范围本制度所采购的对象包含但不限于以下几类（统称为采购物品）：固定资产：包括扫描仪、电脑、打印机等经营性、非经营性固定资产耗材：包括条码纸、A4纸等经营性、非经营性耗材低值易耗品：包括清洁用具、电水壶、水瓶、茶叶等办公用品：包括办公家具、笔记本、广告宣传材料等服务：包括招聘、培训、审计、咨询等服务类劳保福利：包括保险、员工节日福利品等3、管理职责总经办负责采购的审批、监督；财务部负责采购的审核、监督、审计；行政部负责制度的制定、非经营性物资的执行采购；运维部负责经营性物资的执行采购；各级管理人员负责部门采购申请的审核及权限内审批工作。4、采购原则询价比价原则物品物资的采购必须有2家及以上供应商提供报价，在综合评估其质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素，并与供应商进一步议定最终价格。对于单次采购价格在1000元以上的必须填写采购询价意见表，临时性应急购买的物品除外。品量一致原则采购经办人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场情况不能满足请购部门要求或成本过高时，或确因特定条件数量不能完全与请购单一致，及时反馈信息与申请部门沟通进行更改请购单。低价搜索原则采购责任部门要随时搜集常用物品市场价格信息，建立常用供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，以实现最优化采购。书面合同原则对于一次性采购金额超过1500元或半年度累计超过8000元、交货或服务周期超过6个月的物资采购，为避免风险，必须与供应商签订采购合同，并经过财务部及相关部门合同评审后执行。议价采购原则对于大宗或经常使用的物资，如扫描仪、条码机等，应通过询议价或招标形式，由财务部、总经办等协同采购责任部门共同参与，签订供货战略合作协议，以简化采购程序，提高工作效率，并定期（一年或半年）进行谈判议价，确定价格。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短议价间隔时间外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。廉洁自律原则经办人员要自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本，廉洁自律，不收礼不受贿，严格按采购程序办事，自觉接受监督。审计监督原则采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询，并有义务进行解释及配合调查。5、采购流程采购申请物资需求部门根据部门经营需要，填写采购申请单，要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经授权范围内审批人批准后交采购执行部门采购。审核环节中如有异议，需在2个工作日内反馈给申请部门。采购执行部门每月进行统一采购，特殊急需品除外。采购执行部门因故不能及时进行采购的，可授权物资需求部门自行采购，需做好审核和监督工作，并承担相应责任。询价比价议价每一种物品（物资）的采购原则上需两家及以上的供应商进行报价。采购经办人员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写采购询价意见表，按低价原则进行采购。如因属独家代理、专卖品、无代用品的，无须进行比价、议价，但仍需留下报价记录。样品的确认若须进行样品提供和确认的，须确定送样时间，由采购经办人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同公司其他相关部门人员予以确认。供应商选择采购相关部门须建立供应商信息台帐，供应商必须为合法经营主体（特殊物资需提供对应的营业许可证件保存），优先选择品质、交货期、价格、服务等条件良好，信誉良好的供应商。合同签订产品经需求部门认定合格后，采购执行部门与选定的供应商确认合同内容，并交相关部门评审后签订。执行过程中发生争议，依据合同条款进行处理。进度跟踪为确保及时交货，采购经办人员应随时与供应商保持联系，了解合同进展状况。若采购的物资无法在预定时间内交货，须及时通知需求部门，寻求解决办法，并重新与供应商确定新的交货期，并告知需求部门，做好准备。收货验收采购物资到货后，经采购经办部门及需求部门验收，合格后在采购物品验收确认表上签字确认。如验收不合格的，由采购部门联系供应商，沟通退换货事宜。对帐付款：采购物品到货验收无误后，由采购经办人员凭合同复印件、采购申请单、采购物品验收确认表、采购询价意见表、发票按合同或约定的付款方式办理付款及冲销手续。对于需预付款的，需提供采购合同、采购申请单，经财务部审核无误后方可付款。6、审批权限单次采购合同金额在2000元以内的，需求部门申请，部门负责人进行审批，报采购执行部门进行采购；单次采购合同金额在2000元以上5000元以下的，部门负责人进行申请，财务部核准审批，报采购执行部门进行采购；单次采购合同金额在5000元以上的，部门负责人申请，财务部审核，公司总经理审批，报采购执行部门进行采购。7、管理规定：凡违反本制度，造成公司损失的，由公司认定责任性质及损失大小，损失的30-100%由责任人承担，并视情节按照公司员工奖惩制度等进行处罚直至追究其法律责任；对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司员工奖惩制度等进行处罚直至追究其法律责任；其他违反本制度的，依照公司相关管理制度给予相应处罚。8、本制度解释权归行政部，自签发之日起执行。9、相关附件及表格 采购流程采购申请单物品验收确认表采购询价意见表采购流程编号：QTJY-AD-WF01工作流程流程说明责任部门支撑文件备注付款/冲销到货验收跟踪签订合同询价议价审批审核提出申请1、需求部门根据经营需要提出采购申请2、相关部门对采购申请进行审核3、相关部门对采购申请进行审批，同意购买4、采购执行人员根据要求进行市场询价、议价5、与供应商签订采购合同6、对货品物资的到货进程进行跟踪7、物资到货后采购协同相关部门进行验收8、验收合格后按照合同进行付款或冲销需求部门相关部门相关部门采购执行部门采购执行部门采购执行部门采购及相关部门采购执行部门采购申请单采购申请单采购申请单采购申请单采购询价意见表采购合同物品验收确认表采购申请单采购合同物品验收确认表1、采购申请单要注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求等2、审核审批要按照授权范围进行操作，如有异议，需在2个工作日内反馈3、原则上需两家及以上的供应商进行报价，根据金额大小填写采购询价意见表4、若提供样品的，需第一时间交由需求部门确认5、根据合同金额及采购频次，可签订战略合作协议，定期进行议价。合同需相关部门进行评审后方可签订6、若采购的物资无法在预定时间内交货，须及时通知需求部门，寻求解决办法，并重新与供应商确定新的交货期，并告知需求部门，做好准备7、采购经办人员凭合同复印件、采购申请单、采购物品验收确认表、采购询价意见表、发票按合同或约定的付款方式办理付款及冲销手续。对于需预付款的，需提供采购合同、采购申请单，经财务部审核无误后方可付款采购申请单编号：QTJY-AD-RF01申请部门： 申请时间：序号物品名称品名规格单位数量要求到货时间备注其他要求：申请人： 审核人： 审批人：七天教育：为每个人创建个性化的学习空间 采购申请单编号：QTJY-AD-RF01申请部门： 申请时间：序号物品名称品名规格单位数量要求到货时间备注其他要求：申请人： 审核人： 审批人：物品验收确认表编号：QTJY-AD-RF02序号物品名称品名规格单位实际到货数量确认人备注采购人： 日期： 七天教育：为每个人创建个性化的学习空间 物品验收确认表编号：