行政制度培训课件.ppt

人力行政部,行政管理制度培训,为什么要学习公司的管理制度,了解管理规范的需要了解自己的权利和义务更好地融入团队,你无法改变人们的思想，你所做的只能是给他们以工具，然后用这种工具改变他们的思想。-掌握洛克菲勒的习惯,意义,完善的制度与流程体系是企业长期可持续发展的重要保障，是企业管理从“人治”向“法治”转变的基础，能有效地促进集团的管理规范化。,意义,管理制度是企业管理的重要组成部分，管理体系的优劣直接决定企业的组织效率和团队整体职业素养，进而对企业的经营绩效产生深远的影响。,目录,第一章办公室制度第二章公文管理制度第三章会议管理制度第四章印章使用管理规定第五章考勤管理规定第六章报销管理制度,办公室制度,公共办公区域禁止吸烟,在公共办公区域禁止吸烟，禁烟区域包括：开敞办公间、大厅、走廊等场所，员工可到消防通道内指定地点吸烟。如有违反者，罚款100元/次，罚款作为公司公共活动基金。,关于员工着装要求及午餐规定,一、着装要求：1、员工着装应体现整洁、大方、得体的职业风格，胸前应佩戴胸牌工卡；2、男士着装要求：衬衫、西装、西裤、皮鞋；3、女士着装要求：西装（长裤西装、衬衫和西套裙）；长裤或裙子配上衣；着跟皮鞋或平底单鞋。二、用餐规定时间：中午12:00至1:00（不允许超出规定时间就餐）三、用餐地点：各会议室或多功能厅（不允许在办公大厅就餐）,相应的处罚规定,1、公司员工于工作时间内未着工装者，每次罚款50元；2、上班时间未佩戴工卡者每次罚款10元；3、无故使用单位电话拨打私人通话，一经发现处50100元罚款；4、上班时间上网聊天、打游戏、看电影、吃东西，聚众聊天以及浏览与工作无关的网站，每次违反罚款50元，并在单位内通报批评；5、外出或不使用计算机达30分钟以上时须关闭计算机，没有依此要求执行的，每检查到一次罚款10元；6、妥善保管各种文件和资料，泄密或丢失者，视情节给予50500元处罚；情况特别严重的追究相关人员法律责任；7、代刷卡每代1次，对替代者罚款100元，被替代者50元；8、每迟到一次罚款100元，旷工者罚三倍工资。每月累计迟到5次或累计旷工3天以上者，视情节轻重处以500元以上罚款或予以辞退，单位不予补偿；,公文管理制度,公文制度实施的总则,一、目的：为进一步规范公司公文管理，提高行文质量和处理效率，特制定此管理制度。二、原则：行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。三、管理：总裁办公室是公司公文处理的管理机构，负责本公司的公文处理工作；公文统一由总裁办公室负责收发、登记、印制、传递、催办、立卷、归档或销毁。,公文的种类,一、按照公文的行文方向可分为上行文、下行文和平行文三类二、按照公文内容可分为以下9类：,公文的格式,公文一般由秘级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。,行文规则,内部行文以单位名义发文，编号为单位名称4位年度数（工作序号数）号，如：冀金峻2015第04号。以部门名义发文，编号为单位名称4位年度数（2位序号数部门名称，如冀金峻2015行字第01号（行政部）；部门文件由各部门拟稿、正式收发文前要保守秘密，修改的打印稿要及时销毁。统一由行政部组织传阅及存档；文件打印应按规范的格式打印。如以单位名义发文落款为单位名称的，写明单位全称并加盖公章。部门发文，落款为部门全称；正式文件须在文尾标明主题词，主题词的内容应是反映文件的主要内容的规范化词；行政部文件管理员收到文件后，要立即进行签章、登记、发送和传阅。文件传阅时，填写公文传阅单；行政部文件管理员应保存好原稿，并做好存档整理工作。外来文件管理一般性文件由行政部负责保管。各专业性质文件由各对应接收部门安排专人保管。,收文办理,收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、分送、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序（流程图见下一页）,收文办理流程,收文办理流程,发文办理,发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、登记、打印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。（流程图见附件6）,发文办理流程,发文办理流程,会议管理制度,实行会议制度目的：为规范公司会议管理，确保会议行政决策效率，同时提高会议质量，降低会议成本。,会议管理制度,会议种类,员工大会,公司例会,部门经理协调会,部门工作例会,季度工作会年度工作会单位管理协调会,（一）会议计划1.一周会议安排各会议组织者于每周五15:00前以书面或口头形式向总裁办公室行政事务部报下周会议计划，由行政事务部编排一周工作安排，统一安排会议室，报领导审核后下发至各职能中心。2.临时会议预订1）原则：会议室由总裁办公室负责管理。遵循“先重要、后一般、先预订、先使用”的原则，合理统筹会议室的使用，发生会议时间冲突时，未能预订到会议室的部门（单位）可选择延期或延时召开会议。,会议管理,（二）会前准备包括议题收集、组织分工、会议选址、会议通知和会务须知1.议题收集和材料整理2.会议通知3.明确分工5.物资准备6.会议材料,会议管理,（三）会议记录、纪要1.会议记录：包括手工记录和录音记录。必须有两名会议记录人员在场，认真仔细的记录会议事项和会议决议同时录音，记录人应具备相应能力，并能严格保密；可同时安排人员摄影、摄影以便存档会议资料。2.整理纪要：会议结束后，会议记录人员须根据会议记录和会议录音，总结归纳会议主旨和决议事项，于1个工作日内形成会议纪要（重大会议可延长至2个工作日内），提交部门内部审核，审核完成后报请会议召集和主持领导审阅，审阅无误后方可下发参会人员或相关指定人员。,会议管理,（四）会后事项1.归档资料：有关会议的文字、图片、视频资料根据公司档案管理规定定期归档保存，不得个人保管。2.决议反馈：会议结束后承办部门要督办和落实会议具体决议，并反馈意见。须将会议决议事项单独提炼整理，记录在会议督办单中，依据会议要求的时间节点，逐个落实会议决议，并将落实完成的会议督办单进行存档，对相关反馈问题和事项如实反馈管理层以供决策。,会议管理,（五）督办业务流程发文：会议组织单位/部门在会议结束后1-2个工作日内完成会议纪要，填写发文拟稿纸并手工流转，文别注明会议纪要，报部门负责人办文审核，经需会签部门负责人和分管领导会签后，上报会议召集领导审阅并签发；签发后，由会议组织部门下发会议纪要及会议督办单到与会人员或其他相关人员以指导工作，存档会议纪要的电子版、文字版、审签记录，填写发文登记、跟踪表；收文：受文单位/人员根据会议纪要决议指导工作，作收文流转，将会议纪要内容报相关人员传阅、执行，根据会议督办单要求明确具体时间节点协调各部门落实工作，填写会议督办回执并按时反馈会议督办单给会议承办单位。,会议管理,会议管理制度,会议纪律1、各类会议均执行签到制度；2、会议均执行会议纪要制度，由会议主持人指定专人对会议发言要点和决定进行记录，并形成会议纪要。重要结论或决定要由相关人员进行签署；3、出席或列席各类会议的人员，必须遵守会议时间和会场纪律，不准迟到、早退及中间离场。因故不能参加或需提前退会者，要经会议主持人同意；4、会议期间不允许办理与会议无关事项，特殊情况要经会议主持人同意；5、召开重要会议时，必须关闭一切通讯设备；6、与会人员要认真作好会议记录；7、严格执行会议保密制度，凡会议决定的重大事项，在未公布前或未要求传达的内容不许外泄，需传达的内容以会议纪要为准；8、会议处罚：手机每响一次，罚款50元；迟到一次包括中间休息迟到，罚款100元；9、会议纪律执行程度，由会议主持人在会议开始时宣布；10、会议原则：会速议、议速决、决速行、行速果；11、会议纪律的执行由会议主持人负责。,印章使用管理规定,1、为了规范单位的印章管理，确保单位印章的使用安全，防止出现印章使用失控现象，制定本办法；2、办法适用各个部门，包括公章、财务专用章、发票专用章、合同专用章，法人章、等一切有法律效力的印章；3、单位合同章、公章由行政部专人保管，财务专用章、发票专用章、法人章由财务部保管；4、因公使用印章，到印章保管人处填写公章使用登记单，经主管经理签字后使用。单位印章使用必须由总经理签字方可使用；5、因单位公务需要将印章带出单位使用的，使用人要填写公章使用登记单、主管经理签字，总经理批准方可带出，使用后及时交回；6、非因公务用章，需填写公章使用登记单，经总经理批准后方可使用；,7、单位公章的更换需向总经理提交公章更换申请，总经理批准后由行政部负责刻制并负责向各部门发送公章更换通知；8、印章使用管理由各部门印章管理人负责。9、所有启用的各式印章须到行政主管处备案后，方可启用，如启用一个季度后未按要求备案，则对印章保管部门主管处以10-50元罚款。10、各印章保管人员对印章的使用有审核的责任和权力，对不符合单位要求的使用申请应予以拒绝，对没有审批的使用申请应予以拒绝，印章使用应按单位统一要求做好使用记录。11、印章存放要注意安全妥善，需放置到可锁好的空间内，防止随意取放，否则予以视情节轻重予以20-50元处罚。12、使用印章时须填写所有信息，印章保管员与对应的合同保管员每月底进行核对，对签完合同没有及时交付财务保管的人员进行一定的处理。,1、考勤时间公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，需到行政部填写外出申请单并经本部门负责人签字同意（对特殊情况外出未填写者工作结束后应及时补填）；部门经理及以上人员外出时，需向行政办公室说明去向，特殊情况经总经理同意。作息时间：每周工作五天，周六、周日为正常公休时间，加班可于事后调休。冬令时：10月1日-4月30日9：0012:00及13:3017:30。夏令时：5月1日-9月308:3012:00及2:306:00。经理级及以上岗位为高级管理人员实行不定时工时制如有调整，以新公布的工作时间为准。,2、考勤管理规定员工考勤由行政部专人负责，按照自然月进行统计考勤计量以半天为最小单位，员工需每天4次执行考勤登记（上午上下班，下午上下班）上班后1小时内到岗视为迟到，1个小时以上视为半天事假，超过1小时未到岗须同时通知部门主管和考勤管理人员,如未及时通知，视为旷工；签到时间：上班前1个小时为有效签到时间，提前签到无效；未按时刷卡且未向主管经理和考勤管理人员说明正当理由或以虚假理由请假的，按旷工处理；每月第一天公布上月考勤汇总表，如有误，员工本人应自发布之日起二日内向行政部核实，核实无误后，报送财务部作为计发工资依据；行政主管负责对出勤情况进行不定期抽查，对于不按照单位规定执行的情况以及考勤作假行为，要对考勤管理员和当事人进行50-100元处罚，同时在单位内通报批评。上述所有违反规章制度产生的罚款，由行政部门开具违纪通知单两联，分别给财务和当事人各一联，财务凭借此单从工资中扣除罚款。一个月三次违反工作纪律且不按照要求改正或者拒不接受处罚的属于严重违反制度，依据相关法律规定进行处理。,3、休假管理规定员工在正常工作时间因个人或家庭原因有急事需要处理，须向部门主管请假，填写请假单并由所在部门主管签批后，提交考勤管理人员，超过2小时以上按事假（病假）或倒休处理；员工请假或者休假（产假，婚假）应首先征得部门主管同意，部门主管对三天（含倒休）以下的假有权批准，连续请假三天（含）以上的还须报总经理批准，按照流程填写请假单并逐级审批，所有出勤安排都要报行政部及人事部备案；各部门主管请假、休假（含正常休、倒休），不管时间长短，都要事先向部门经理申请批准;集体活动日一律不准请假，特殊情况需经部门经理批准，否则按旷工论；无论请任何假，不能以短信，邮件等间接沟通的方式请假。因周一为各个部门例会或者进行周计划时间，故周一不允许倒休。所有请假或者因私事外出等情况，须经上级主管批准后，并告知考勤管理员，否则视为旷工。假日（一般指国家法定节假日，或者3天或3天以上假日）放假前一天以及上班后第一天不允许倒休，特殊情况需请假者，报总经理批准后方可执行。,报销管理制度,费用签字权限：董事长及执行总裁：费用报销需互相签字。部门经理：已规定标准并在标准范围内的费用报销可以不经执行总裁签字（如手机费、公交IC卡费、燃油补助等，由行政签字），其他费用依据当期审批权限执行。员工：依据当期公布的签字权限规定执行。单位所有固定资产购置、工资、员工保险、员工福利、员工培训、出租车费、招待费、各种罚款及其他非日常支出都需经执行总裁签字。报账时间及用款计划：报账时