汽车零件贸易企业的员工手册

员工手册 (暂行 ) 目 录 第一部分 我们的企业 一、 企业 精神 二、 企业简介 三、 组织结构 第二部分 人力资源 四、 劳动合同 五、 职工薪酬与福利 六、 考勤与请假 七、 日常行为守则 第三部分 业务管理 八、 市场开发与 客户关系 九、 订单评审与接收 十、 产品交付 十一、 售后服务 第四部分 后勤与财务 十二、 综合 管理 十三、 库存管理 十四、 财务管理 十五、 费用 核销 第 六 部分 附则 十六、 本手册涉及到的记录、台帐、报表 十七、 相关制度文件 十八、 附件 附件一、业务流程图 附件二、表单格式 第一部分 我们的企业 一、 企业 精神 1.1 公司宗旨：谦诚共处、合作共赢 “谦”即谦虚、谨慎、低姿态； “诚”即真、实、持之以恒。无论公司内部同事之间，还是对外往来，都应秉持“谦”“诚”的态度与人相处。“谦诚共处”是基础，“合作共赢”是结果。 1.2 经营理念：品质、沟通、超越 “品质”是企业成功的基础，它不仅是优质产品带给客户的使用体验，还包括我们每位员工一言一行给顾客带来的良好的感受。 “沟通”是企业的润滑剂和粘接剂，保证我们整个团队凝聚在一起，发挥高效和强大的战斗力。 “超越”即是个人的超越，通过学习不断提高自己的能力和素养，更是是企业的超越，持续的改进，更高的目标，做到更好、更强。 1.3 企业目标： 二、 公 司简介 三、 组织结构 股东会 总经理 业务主管 财务主管 业务经理 物流经理 出纳 计划员 库管 第二部分 人力资源 四、工作关系 4.1 劳动合同 。 劳动合同的订立遵循“平等自愿，协商一致”的原则。员工经公司正式聘用后，订立劳动合同。合同订立期限一般是 一至三年， 不超过 五 年 。 4.2 试用期 ， 新进员工的试用期一般为 一 个月至 三个月，特殊情况例外。 4.3 下列情况，公司可以解除劳动合同： a.泄露公司商业秘密或者散布谣言，给公司造成经济损失和社会声誉损失。 b.盗窃公司资产。 c.违反国家法律，被判刑法，无法履行工作义务。 d.严重 失职或怠工，影响公司工作开展，给公司造成经济损失和社会声誉损失。 e.到同业竞争对手或上下游业务单位兼职。 f.连续两个月，月累计请事假时间超过 7 天。或者月累计旷工超过 3 天。 4.4 下列情况，员工可以解除劳动合同。 a.未按合同履行给付薪酬义务。 b.未按国家规定缴纳社会保险。 c.未按标准提供相应的工作环境，提供相应劳动保护的。 d.要求从事违法犯罪活动的。 五 、薪酬福利 5.1 薪酬结构 ：基本工资绩效工资 5.2 基本工资与绩效工资 ：由员工与公司协商工资总额。基本工资每月固定发放，绩效工资与岗位绩效指标 挂钩。 5.3 社会保险 ：员工满试用期后，公司按照国家规定缴纳员工五项社会保险金。 5.4 奖金 ：公司根据经营情况发放年终奖，根据项目执行情况发放项目奖。 5.5 薪酬发放 ：公司每月 20 日将上月工资打入个人银行卡。 六 、考勤与请假 6.1 工作日 。公司实行 6 7 工作制，即每周六天，每天七小时。夏季作息时间为 8： 00-11：30/2： 00-5；30,冬季作息时间为 8： 30-12： 00/1： 30-5： 00。从 10 月 1 日起执行冬季作息时间， 5 月 1 日起执行夏季作息时间。 6.2 考勤管理 。 计划员 负责记录全部员工出勤情况。迟 到早退两次记旷工半天，迟到早退超过 30 分钟一次记旷工半天，迟到早退 3 小时记旷工一天，迟到、早退、旷工按日工资的 2倍扣发工资。 6.3 请假 。员工请假需由总经理批准，请假必须遵循事先原则，办理请假手续。事假月累计不 得 超过两天，超出部分扣发工资。 七 、日常行为守则 7.1 公司员工应自觉维护公司利益，包括公司的经济利益和公司的社会声誉。 7.2 保护公司的秘密，不传播自己知道的，不打听不该知道的，对公司内部资料未经允许不得随意复制。 7.3 及时圆满完成安排的工作任务，不拖拖拉拉。 7.4 服从分配和善于与同事沟通合作 。 7.5 有好学的精神，有不断进取的决心，在工作岗位上精益求精。 7.6 工作时间，尽量不要接听私人电话，在急事情况下要长话短说，以免影响工作，严禁用公司电话私聊；工作时间内禁止做工作以外的私人事情，不能在工作场所吃零食 7.7 严禁在公司内造谣或引起同事不团结的现象。 7.8 认真对待来客和来电，包括到访的客人和来找工作的人。热情接听电话，做好来电记录，及时通知有关人员。 第三部分 业务管理 八 、 市场开发与客户关系 8.1 商务政策 。 每年年初由业务主管拟定公司销售商务政策，总经理审核后提交股东会批准。 销售商务政策主要包括以下内容： 新 区域、 新 客户开发计划 销售增长计划客户走访计划顾客资信评估及对策业务人员激励等 8.2 新客户调查与评审 。 由业务经理或经销商提出申请。进行实地走访后， 提交客户 基本情况调查表 ，经业务主管、财务主管和总经理评审。调查表包括下列内容： 公司基本情况：公司全称、地址、注册资本、企业类型、经营产品、主要联系人、联系方式等。 客户的财务状况， 包括年销售额等 客户的“营业执照”、“税务登记证”、“机构代码证”等复印件。 8.3 客户档案 。 搜集 现有客户和 潜在客户信息，建 立客户档案。 客户档案由计划员负责管理，各岗位负责 收集各方面资料，客户档案包括以下内容： 客户 基本情况调查表， 客户信息有变更，应及时向公司书面反馈 ； 客户每年的销售 情况 、退货情况 ，客户发货清单、退货清单及统计表按季度归入档案； 客户每年的对账情况 ， 半年和年终对账各一次 ； 为客户发生的各种费用统计情况等 ； 每季度书面调查经销商经营情况 ； 客户回访情况 ； 其他与客户相关资料。 8.4 客户回访 8.4.1 每年年初，由业务主管根据上年销售情况及本年销售计划，制定本年度客户回访计划 ，报总经理批准 。 8.4.2 对于现有客户应定期 回访 ，包括电话回访和走访。回访频次见下表： 经销商年销售额 业务经理电话回访 业务主管或经理走访 总经理走访 20-50 万 一月一次 一年一次 50-100 万 一月一次 半年一次 一年一次 100 万以上 一月一次 三月一次 半年一次 8.4.3 电话回访须做好电话回访记录 ， 走访后须要 走访报告 （出差报告） 。 8.5 客户 市场调查 。 公司每季度组织一次 “客户市场情况”的书面调查，由业务主管负责。调查的内容包括： 客户代理我公司产品的销售与库存情况 客户对我公司产品的价格、质量 、交货期等的满意度调查 客户对该区域市场的想法及对公司的意见。 8.5 资信评估 8.5.1 根据 新客户调查、 客户回访、客户市场调查及销售回款情况， 公司至少每半年对客户资信进行评估 。 8.5.2 对不同信用 类别 的客户 分别采用以下四种 结算方式 ： 按需发货 按需发货， 周期结算货到付款款到发货。 8.5.3 公司根据代理商规模、信誉，经协商可以给予 客户 一定的铺底资金 占压 ， 但 不得超过 其12 个月内销售额的 10%。 对于关联企业可以适当放宽。 九、客户订单接收与 评审 9.1 年度销售合同评审 。 对于 经客户评审合格， 建立长期业 务关系的客户 ，按年度 签订一次销售合同 和售后协议，明确双方的权利和义务。合同评审由业务员、业务主管、 财务主管 、总经理进行评审。 9.2 月销售计划 。 每月月底 28 日前，业务经理就所负责客户的下月要货计划以书面形式报计划员，以指导公司库存备货，保证产品交付。 9.3 客户订单接收 。 客户提出订单后，由计划员填写订单评审表，列明产品名称、图号、计量单位、价格、及运费、税款等事项，以传真方式回传客户确认。 9.4 客户订单评审 。 计划员 根据客户确认的订单评审表 编制 销售 清单 ， 由 业务员、总经理（或业务主管）、 往来会计 、 库管签字评审后发货。 十 、产品交付 10.1 供方评审 。 公司建立潜在供应商的档案，由海奥车桥公司技术、质量协助对潜在供应进行评审，以确定产品质量、交货期的保证能力，并由公司签订供货协议 。 10.2 库存限额与采购批量 。 对于常规产品，公司应制定库存限额和采购批量，该存量按经济原则可以存放在供应商或物流公司内。 10.3 常规产品的 采购订单 。当发现产品少于最低库存时，库管应实地确认，并编制采购订单，由总经理（或业务主管）、会计签字。无库存的产品，业务经理应协调好交货期。 10.4 物流经理负责对采购订单的 跟单 ， 及时了 解采购订单执行情况 ，对不能及时出货的产品，应及时向业务主管和总经理反映。 10.5 产品 提货与发交 本着及时和经济原则 进行选择，可以有以下方式，但不论何种方式，应保证收发手续及时、完整、合规。 所谓及时是指当日发货当日办理手续， 我方自提，运回公司仓库库存。 发货时，从公司仓库发货。 我方自提，不运回仓库，直接送往客户或物流商。 出入库手续必须当日同时办理。 委托供方直接发往客户或物流商。 除海奥车桥外，其他单位不能按此方式执行。 10.6 业务经理应及时对客户进行 收货确认 ， 取得客户签收的收货单据，并传递财务。 10.7 与海奥车桥公司收发业务的接洽。按照双方协议执行，每月就收发往来账务对账一次。 10.8 建立产品序列号台账。产品入库时，必须检查产品序列号 (或出厂标号、配对号 )标签是否清晰；产品发货时，记录产品序列号对应的客户。 十 一 、售后服务 11.1 对 客户抱怨 ，业务经理应及时向相关部门和单位反馈，业务人员能够处理的，自行处理。不能处理的请供方协助处理。对客户抱怨和处理应做好售后服务台帐，并保存好相关原始资料。 11.2 对需 现场服务 的，业务经理向总经理请示批准后，确定好人员和时间，履行出差登记手续。处理完毕后 填写售后现场服务报告并由顾客签字确认。 11.3 对 三包 退 换件 ，需确认 a.是否本公司产品， b.是否质量问题，由售后人员开具产品质量保修鉴定单，报总经理批准后，按照客户要求换货或冲账。非本公司产品和非质量问题的产品应与顾客沟通后退回顾客处。超出退货价值之外的相关赔偿及损失报总经理审批。 11.4 二次索赔， 对于三包退换件损失和现场服务发生的费用，售后人员应及时分析鉴定，明确责任单位，向供方二次索赔。 第四部分 后勤 与财务 十二 、 综合 管理 12.1 安全管理 12.1.1 防盗。 不放现金及贵重物品在办 公室，有必要者亦要分散存放 外出时，尽量不带现金外出；如携公款数额大者，需安排专车 公司文档要及时备份 下班前锁好门窗及柜内部岗位与业务流程保持牵制，避免监守自盗 及时办理出入库手续，保证账务实物一致 12.1.2 防火。 包装等易燃物存放点不得使用明火 ， 不得使用超负荷大功率电器 。 12.1.3 公司 车辆行驶过程中注意行车安全，驾驶员不得酒后驾车，不得将车辆交给 他人驾驶。 12.1.4 公司员工在产品装卸过程中不得违章操作，外请装卸工，要时时叮嘱操作安全，对违章危险操作及时制止。 12.1.5 一旦发生被盗失火事件 ， 如 因 保管不善或违反制度而导致损失者，按损失金额及情节予以处罚，情节严重的送 司法机关 处理 ； 私人财物 损失 自理 。 12.2 卫生 要求。 办公室及营业厅物品按类别 摆放 整齐，桌面不摆放与办公无关的物品，桌面无灰尘 ，垃圾及时清理，地面无纸屑、污迹，窗台无积尘、杂物，玻璃无明显污迹积尘 。柜子内资料分类整理，摆放整齐。 每周检查一次，分卫生区、责任人。 12.3 办公用品 由 公司 出纳 统一 采购、保管和发放， 建立办公用品领用台帐 ，采购办公用品时，填写申购单并报总经理签字批准 。 12.5 电脑管理 12.5.1 所有电脑应设置开机密码，密码交由 财务主管 留底备查。 12.5.2 未经同意，不得随便使用他人电脑，不得复制和删除他人电脑内资料。 12.5.3 上班时间不得利用电脑从事娱乐活动。 12.6 电话管理 12.6.1 公司固定电话严禁打信息台或联系私人业务，禁止经常性使用公司电话私聊。在接听内部和外部电话时，如当事人不在，应做好电话记录并及时转告。 12.6.2 凡报销通讯费的人员必须至少保证所使用手机在每天 7： 30-23： 00 期间处于开机状态，且不得交由他人使用 。 一次关机扣电话费 20 元。 十 三 、库存管理 13.1 保管员应分清业务类型，及时准确办理 出入库手续 ，并要求相关业务人员签字，并及时登帐。 13.2 库存现场管理 。分类码放，标识清楚。对需配对的产品，保证配对号一致；对有码放高度要求的产品，必须严格按要求码放；对有包装要求的产品，必须按标准要求的数量、材料进行包装。 13.3 日动碰，即 日常清点 ，对当日有收发业务的产品应当日清点，以便及时发现错发错收。 13.4 盘点 ， 财务每 季度末 对 库存产品进行实物盘点 ，编制盘点报表，对盘亏盘盈分析查找原因，报总经理后进行后续处理。 13.5 库管每月就产品收发存情况编制物流报表。 报财务和总经理。 十四 、 财务 管理 14.1 公司财务每月就公司销售资金回笼情况、供方账务情况、成本费用明细情况、公司资产变动情况和经营情况编制财务报表，报公司总经理和董事长。 14.2 公司财务至少每季度作一次财务分析报告，报公司总经理和董事长。 14.3 公司 指定 专门的 银行存款账户，所有客户银行转账和现款需从专门账户出入 。 十五 、费用核销 15.1 经办人将有效的单据按照费用类别整理粘贴，简要说明费用开支情况 ，本人签字后，交会计审核，经总经理签字后交出纳报销，未经签批的开支一律不能入账。 15.2.通讯费 报销 标准：总经理按实际发生额的 90%报销；业务主管、业务经理按 80%报销，最高报销额度不超过 500 元；其他人员按 60%报销，最高不超过 100 元。出纳负责编制通讯费补助明细表。 15.3 交通费 报销标准：住址离公司 10 公里以内的，按 60 元 /月报销，住址离公司 10 公里以上的按 100 元 /月报销，在本市无住宅，租房居住者，按 60 元 /月报销。出纳 负责编制交通费补助明细表。 15.4 差旅费 报销标准： 15.4.1 路途交通费。员工出差原则上只允许乘坐火车和汽车；乘坐火车时间在 8 小时以内的，按硬座票价报销；连续超过 8 小时或夜间 10 点之后乘车的，可以按硬卧票价报销。确需乘坐飞机的，经总经理同意后，可乘坐经济舱。 15.4.2 住宿费。员工出差沿海城市 120 元 /天，内地省会城市 80 元 /天，其他 60 元 /天，总经理不得超过上述标准的 2 倍。 15.4.3 出差补助。外地出差生活补助为 35 元 /天，出差所在地市内交通补助 10 元 /天。补助天数按实际出差天数计算。 15.5 员工 市内办事 应乘坐公交；特殊情况（包括：临时接到较为紧急的任务，乘公交不能按时到达；夜间公交停开因公事需出门；所去的地方无公交；其他特殊情况）需要乘坐出租车的，由当事人写明 原因，报总经理批准后报销。 15.6 员工需 招待业务 往来单位有关人员的，须事先向总经理请示，在总经理批准的额度内节约办事。报销招待费须正规的餐饮发票，说明招待人数和情况。购买烟酒、 礼品 送人的，视同招待费办理。 第 五 部分 附则 十 六 、本手册涉及到的记录、台帐、报表 16.1 单据、记录 涉及章节 单据名称 用途 填制 人 审核人 备注 销售清单、退货清单 销售订单的评审手续，发货的依据 计划员 业务经理、会计、库管、总经理 月底按单据号装订 ， 库管、 计划员、 财务各一份 采购清单 采购物资收货依据 计划员 库管、财务 采购订单 向供方要货的简单协议 库管 业务经理、财务、总经理 与采购清单配对， 月底按单据号装订 销售订单评审表 客户向公司购货的简单协议 客户 与销售清单配对， 月底按单据号装订 年度销售合同及评审表 公司内部对长期合同进行评审的手续，包括销售合同、采购合同、物流合同及其他合同，不包括劳务合同。 业务经办人 会计、业务主管、总经理 财务 留存原件，业务人可保存复印件备查，年度合同执行完毕后业务人员将复印件交财务。 现场售后服务报告 出现场服务情况书面说明 售后服务人 业务主管、 总经理 业务报告由业务主管统一保管，并登记售后服务台帐 产品质量鉴定单 产品退换货及二次索赔的鉴定依据 售后服务人 业务主管、总经理、财务 业务主管保管一份备查，并登记售后台帐，财务两份，一份作为退换货账务处理依据，一份作为向供方二次索赔依据。 客户档案 收集客户基本信息及相关市场、销售信息 业务经理 业务主管 计划员 统一保管 供应商档案 收集供方基本信息及相关市场、采购信息 业务经理 业务主管 计划员 统一保管 客户回访 计划 业务主管 总经理 归入客户档案 统一保管 客户市场调查表 客 户 归入客户档案统一保管 客户回访报告 、出差报告 回访人 、出差人 业务经理、总经理 归入客户档案统一保管 安全卫生检查记录 财务主管 至少每月一次，随盘点一起 员工考勤表 计划员 财务、总经理 岗位绩效考核单 各岗位工作开展情况，绩效工资计算依据 财务主管 总经理 需公示 往来对账单 会计 客户 财务留存一份，客户档案归档一份 库存限额、采购批量标准 仓库库存上下限，及采购批量 业务主管 总经理、财务 库管一份、财务一份 客户 资信明细 结算方式及赊欠额度、期限 业务 主管 总经理、财务 财务一份、业务主管一份 16.2 台帐 涉及章节 台帐名称 依据 责任人 监督人 备注 电话记录台帐 客户电话要货 计划员 业务主管 售后服务记录台帐 现场服务报告、质量鉴定单、客户电话传真质量信息反馈及处理 业务主管 总经理 增值税发票台帐 开票及签收情况 出纳 会计 产品序列号台账 产品序列号 产品交付 台帐 销售清单，记录发货运输、签收情况 发货员 会计 办公用品领用台帐 出纳 财务主管 往来对账台帐 对账单 会计 总经理 公司 资产台帐 会计 总经理 包括固定资产和低耗品 客户回访记录台帐 回访报告 业务主管 总经理 16.3 报表 涉及章节 报表名称 说明 编制人 报送 备注 盘点表 产品库存、及盘亏盘盈情况 库管 财务 每月 产品收发 存 汇总表 收货、发货、退货情况 库管 财务 每月 应收账款明细表 向客户发货及回款情况 会计 总经理 应付账款明细 表 从供方采购及付款请款 会计 总经理 成本费用明细表 各种费用的明细情况 出纳 总经理 资产负债表 会计 总经理 利润表 会计 总经 理 资金收支平衡表 出纳 总经理 十 七 、 本手册作为公司管理的基础性文件，对 所涉及的业务仅作简要的阐述，对于实际业务中未明确之处，由总经理 负责解释。公司将进一步制定相关制度文件，完善细化管理制度。这些文件包括： 年度商务政策 岗位职责与绩效考核办法 物流管理制度 财务管理制度 十八 、 本制度附件： 表单格式 业务流程图 十九 、 本手册从即日起执行，暂运行三个月，请各位员工多提宝贵意见和建议。 有限公司 二九年九月二十五日 附件：业务流程图 1. 客户档案 建立 业务经理 会计 库管 计划员 基本情况调查表 对账单 客户走访报告