深圳市铭晨社工服务中心行政管理制度.doc

深圳市铭晨社工服务中心行政管理制度1.0总则1.1目的：为让各位员工更好在铭晨社工展现自我的风采，尽快地适应铭晨，顺利的展开工作，结合机构实际情况，制订本制度。1.2管理部门：人力资源部负责日常行政事务的管理。1.3适应范围：本制度适用于机构全体员工。2.0办公纪律2.1机构办公布局、办公设施及座位由人力资源部负责规划和布置。2.2办公区及桌面具体要求 2.2.1未经人力资源部许可，员工不得擅自挪动办公设备或设施；2.2.2文件柜上不得摆放杂物，由人力资源部统一规定摆放位置；2.2.3废纸篓要求摆放在桌下的走道内侧或不显眼处，不得放在走道旁；2.2.4雨伞不得摆放在办公区；2.2.5办公桌面要求简单整齐，统一美观。2.2.6员工下班或外出离开公司时，要求桌面整洁，将重要资料锁入抽屉,座椅推进办公桌。2.3工作纪律2.3.1每天提前几分钟到岗，做好工作前的准备；2.3.2员工上班必须配戴工作牌，洽谈工作时，也须配戴工作牌。2.3.3工作牌应正面朝外戴于胸前，保持干净、完整，不得放置于衬衣口袋内或用外衣遮挡。发现破损或遗失，应及时申请更换和补发。工作牌遗失，每次收取工本费5（待定）元。2.3.4员工因公外出，须填写公出单，由部门负责人签字审批后交考勤负责人（前台综合文员统一管理），如果部门负责人不在可由人力资源部负责人代签；总干事、副干事外出请知会人力资源部。2.3.5员工因私外出，须提供请假卡，具体详见公司相关考勤规定。员工因公外出返回公司后，由人力资源部前台综合文员在公出单上登记返回时间。2.3.6员工着装要求整洁，有重要会议或会见客户及对外相关活动，要求员工着机构统一服装。2.3.7员工着装要求大方得体、正式庄重，与办公环境协调2.3.8工作语言要求：同事见面问候：“你好！”“早上好！”“下午好！”“晚上好！”请求同事帮助：“xxx请求你给与支持！”“能请你帮个忙吗！”回报同事支持：“谢谢！有你的支持真好！”接听电话（三声之内）：“您好！铭晨社工，请问有什么可以帮到您？”同事不在场：“抱歉他不在，方便我帮您转达吗？”客户咨询电话：“您说的事情很关键，我将马上与同事协商，XX分钟后回复您”同事之间产生不同观点的冲突：“我有一个想法，你可以参考一下”“我倒是这么想，你看有没有参考意义”提倡鼓励同事，赞美同事如：“你一定行！”“你太棒了！只有你才能做到”“有你做同事是我的荣幸！”提倡交流与个人技能提升和机构经营改善有关的信息0不给自己设置框框，勇于挑战自己。2.3.9内部沟通：机构提倡各个部门、岗位之间建立和谐、顺畅的工作关系。员工可以通过以下公开的渠道开展同事间、部门间的沟通协作。例会：部门内部工作信息交流、业绩辅导、任务分配、建议提供、机构信息通告。总干事信箱（）：个人建议、疑惑咨询、投诉、征求意见。公告栏：发布机构动态、机构新闻、制度规章、人事任命、操作规定等。真情园地：鼓励同事、感谢同事、生日祝贺、新婚祝贺、员工活动等情感表白园地。（待建）铭晨社工简报：每月1期，反映社工专业活动，典型个案，社工知识，双工联动模式等。员工大会：每年一次，机构高层的开放日直接面对全员的一次交流会。3.0电话及传真管理3.1分类及配置3.1.1机构电话为市内电话。3.2基本要求3.2.1公务电话应长话短说、言简意赅，私人电话不得超过3分钟。3.2.2电话用语“您好！铭晨社工”“正在电话中，有什么可以帮到您，请您留下您的联系方式，我们将尽快为您服务。”“不在座位上，。同上句”，同事不在请代为留言及转告；3.3费用管理3.3.1进行总额控制,加强月度费用监督管理。4.0办公及劳保用品4.1办公用品4.1.1办公用品分个人办公用品和公用办公用品个人办公用品分易耗性个人办公用品（笔类/胶水/涂改液/纸类/回形针/订书针/橡皮擦等）和耐耗性个人办公用品（文件夹/文件栏/剪刀/介刀/计算器/订书机/打孔器/起钉器/直尺）；公用办公用品分易耗性公用办公用品（纸类/打印墨水/炭粉）和耐耗性公用办公用品（文件夹/办公设施等）。易耗性办公用品：使用周期短或一次性消耗的办公用品；耐久性办公用品：长期使用的办公用品；4.1.2易耗性个人办公用品实行岗位定额使用制， 12元/月（待定），特殊岗位例外，如文控等可按工作需要适当增加。4.1.3易耗性公用办公用品按月度计划申购领用。4.1.4耐耗性办公用品实行限量使用制。原领用的未核销收缴时，不发放同类用品。员工离职，须退还所领用的耐耗性办公用品，如有损坏，由人力资源部视具体情况要求给予赔偿。公用耐耗性办公用品由部门负责人指定专人领用及保管。4.1.5个人办公用品实行月度计划申购制。由人力资源部综合文员每月度30日前进行次月办公用品需求分部门统计，人力资源部负责人审核，总干事审批，然后购买。特殊情况视情况而定。4.2劳保用品:指用于公司清洁、环境维护等需要的日常用品，劳保用品不得用于私人用途。4.3员工领用办公及劳保用品时须按申请计划领用，在指定日期以部门为单位领用，领用时填写办公用品登记表。4.4 办公用品管理人员（综合文员负责）详细填写物品出入库登记表，定期进行盘点。5.0员工制服管理：5.1发放对象：社工人员。机构办公室人员不发放工作服。5.2制服标准： （待定）5.3.1新员工入职之日起，由人力资源部根据岗位不同发放制服。5.3.2制服费用：每人 元，财务部分两期从员工工资中扣除，从入职后的第2个月开始扣，并由财务部出据收据给员工。工作满3年后（不含3年），全部退还制服费。5.3.3制服破损或磨损后，可向人力资源部申请更换，以旧换新，如未到相应的退还制服年限，需按照成本价支付款项。如丢失及人为损坏，由个人负责赔偿成本价后，方可领用新的制服。5.3.4制服退还：员工离职时，工作服需清洗干净退还给公司，财务部会根据相应折旧标准予以扣除折旧额，退还员工制服费。5.4制服折旧: （待讨论）5.5制服采购及管理5.5.1由人力资源部提出采购申请计划，总干事审批后执行。5.5.2前台负责员工制服的入库及保管，凭入库明细单及发票办理报销手续。6.0 名片管理6.1名片印制资格6.1.1部门负责人以上员工；6.1.2对外联系较多的部门主管以上员工；6.1.3公关人员、社工、外勤行政人员；6.1.4对有业务需要联络，但频率不是很多的，可使用公司名片，由人力资源部根据工作需要统一印制、分配。6.2员工填写名片印制申请单，由部门负责人及人力资源部负责人审核。特殊情况，报人力资源部负责人审批。由相关部门于三个工作日内印制完毕并交付使用。6.3 名片版本的设计和更换（待定）。6.4员工离职，其名片由人力资源部负责收回、销毁。7.0 邮寄管理7.1 公务邮寄分包裹、速递等。7.1.1包裹：名片等一般物品类；7.1.2速递：合同（协议）、委托书、重要文件、凭证及其它等资料，可用速递处理；7.2人力资源部（前台）应做好速递的登记工作。8.0 安全管理8.1树立安全防范意识，共同做好保卫工作，是每一位员工的义务和责任。一旦发现异常情况，应及时查问并报人力资源部。8.2严禁精神病人，酗酒人员等情绪不正常人员进入办公与经营区域；严禁携带枪支、弹药、刀械、危险品人员进入公办公与经营区域。8.3出入办公区域的来客实行登记制度，严禁闲杂人员进入办公场所。8.4 员工下班时要求关闭空调、电脑、电源等，锁好文件柜、保险柜和各办公室的门，关好窗户。财务人员要严格遵守现金保管制度。8.5员工须妥善保管机构专用钥匙，不得擅自转交他人。使用机构的贵重物品，如有损坏或遗失，须照价赔偿。私人贵重物品不得存放在机构，如丢失，机构不负责任。8.6 注意防火、防盗。不能擅接电线。除楼梯口外，公司内禁止吸烟。吸烟区严禁乱扔烟头。如发现事故苗头或闻到异味，必须立即查找处理并及时报告人力资源部。8.7 员工必须熟记火警电话、讯号，熟悉走火通道及出口位置，掌握灭火器具的使用方法。在救火过程中听从消防中心的指挥。如发生火警，无论程度大小，必须采取以下措施：8.7.1保持镇静，不可惊慌失措；8.7.2呼唤附近的同事援助并报机构领导；8.7.3直拨火警电话：119，清楚说出火警地点、燃烧物质、火势情况及公司名称、本人姓名；8.8 在不影响人员安全疏散的情况下，把火警现场的所有门窗关闭，将电源切断，采取有效措施进行补救。切记不可使