员工日常费用报销单据要求及罚则.doc

员工日常费用报销单据要求及罚则要求1 员工费用报销应正确填写员工费用报销单，内容不得涂改；如确需修改，应重新填写新的员工费用报销单。2 费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等。报销人按要求自行粘贴票据，并连同员工费用报销单一起经相应审批人签字、审核无误后交至行政财务。3 对报销人员原始票据及原始票据粘贴要求：1 所有票据必须是合法的正式发票（机打票、手撕票），收据及白条不予报销。2 假发票不予报销。3 报销内容和发票贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。不一致不予报销。4 原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和左界；覆盖粘的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。5 原始票据须分类粘贴，交通票据、住宿票、餐票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴，除个别金额外。6 原始票据须按照模板折叠整齐,每张票据背面需用黑色签字笔书写报销人姓名、发票产生时间及产生事由。7 不符合上述规定要求的报销单据，行政财务有权退回，要求报销人重新整理。4 经办人填写费用报销单据时，应当遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用发生的原因、金额、时间等要素填写齐全，字迹清晰。报销申请单上一律不允许涂改，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。5 交通费用、业务招待费以每月为单位，不允许一月内分开多次报销。罚则1.违反费用报销管理制度的一般行为包括：1 未按照规定取得合法有效业务票据的；2 未按照规定提供相关证明文件的；3 未按照规定履行审批程序的；4 未按照规定填写员工费用报销单的（有涂改痕迹、出现错别字、大小写不符、金额填写错误等）；5 未按照规定、粘贴报销单据的。对有上述行为的报销人，由财务部不予办理报销，退回报销单据并处以罚款5元/次2.严重违反费用报销管理制度，并存在欺诈、舞弊的行为包括：1 虚构业务进行报销；2 私自涂改原始票据或报销审批单金额；3 为规避审批限额，将一次业务分多次报销； 对存在上述行为的报销人，财务部不予办理报销，报告相关公司总经理、区域总裁或授权终审人，并视情节严重提出取消本次报销资格、通报批评、罚款等处罚建议。最终处罚方式，待相关公司总经理、区域总裁或授权终审人批准后执行。员工借支要求及罚则要求1 圈层活动费用、后勤费用可申请个人借支。2 员工个人借支应正确填写个人借支申请单，内容不得涂改；如确需修改，应重新填写新的个人借支申请单。3 申请单上应清楚填写申请人员姓名、工作部门、职务、申请日期、申请金额、借款原因、预计还款日期。4 借支申请单后须附有证明相关文件。如：个人圈层活动借支须符有活动审批流程表、活动建议书5 圈层活动预算费用超过800才可申请个人借支。发票需在活动结束后三天内返纳，所用活动费用走员工费用报销流程（需附有发票、活动审批流程、活动建议书、活动验收报告、员工费用报销汇总审核单等）。6 申请人按要求自行粘贴单据，经相应审批人签、审核无误后交至行政财务。罚则1 未按规定填写申请单的；2 未按照规定提供相关证明文件的；3 未按要求返还剩余借支金额的；4 未按要求返纳发票的； 对有上述行为的申请人，财务不予办理借支，退回申请单据并处以罚款5元/次预付款/付款申请要求及罚则要求1 公司所有对外付款全部走付款/预付款流程，付款方式为电汇（外地）或者转账支票（本地），不允许以现金支付。2 付款/预付款申请单不得涂改，若需修改请重新填写。3 申请单上需清晰填写单位名称、申请日期、申请人员姓名、工作部门、职务、付款金额、付款金额、收款单位名称、银行账号、开户行、要求付出日期，若是预付款还需填写预计返纳日期。4 发票付款需符合法票据、审批流程、建议书、合同等证明文件 （如：采购流程需符发票、收据、审批流程、建议书、采购报价单等）。5 发票付款申请人按要求自行粘贴票据，并连同付款/预付款申请单一起经相应审批人签字、审核无误后交至行政财务。6 预付款申请需在所预计的返纳日期之前走票据返纳流程，按要求自行粘贴、填写票据返纳单，经相应审批人签字、审核无误后交至行政财务。罚则1 未按照规定取得合法有效业务票据的；2 未按照规定提供相关证明文件的；3 未按照规定履行审批程序的；4 未按照规定填写付款/预付款申请单的（有涂改痕迹、出现错别字、大小写不符、金额填写错误等）；5 未按照规定、粘贴付款申请单据的。 对有上述行为的申请人，财务不予办理出款，退回申请单据并处以罚款5元/次6 申