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数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究文摘 摘要 本文以数字档案馆建设中的档案信息资源组织为研究对象，从对相关基本概 念的诠释入手，结合当前具代表性的数字档案馆档案信息资源建设实例，探讨档 案信息资源建设应遵循的基本原则与主要策略，并分析了数字档案馆建设中档案 信息资源的组织方式及应解决的相关问题。文章以此思路逐层推进，由以下五大 章节组成： 第1 章，绪论部分概述了本文的选题背景、国内外对数字档案馆相关方面的 研究成果以及文中所采用的研究方法。 第2 章，在客观认识现阶段我国数字档案馆建设热潮中存在“轻”。重”不 均现象的基础上，对信息、资源、信息资源和档案信息资源等作了在数字化生存 视野下的概念解析，并阐述档案信息资源建设在档案信息化建设中的地位。进一 步明确了本文研究对象的内涵与外延，对传统档案资源组织与数字档案信息资源 组织的差异作了比较研究。 第3 章，论述了数字档案馆建设中的档案信息资源建设应遵循的基本原则与 主要策略。在策略上，尤为强调的是应树立宏观档案信息资源整体布局的理念， 结合“分散建库，集中联网合作建设、政府扶持与保障等策略，分阶段逐步 推进实现档案信息资源的整体格局。 第4 章，主要研究的是在原则与策略的宏观指导下，数字档案馆建设中档案 信息资源的组织方式，包括档案信息资源采集与技术运用、档案信息资源整序与 技术、档案信息资源的存储结构与格式等。进而侧重对深圳数字档案馆、青岛数 字档案馆、杭州网上档案馆、杭州萧山区数字档案馆的档案信息资源建设的实践 情况进行了举例分析，并对其资源组织过程作了简要评述。 第5 章，在前文系统论述的基础上，探讨了我国数字档案馆建设中存在的与 档案信息资源组织密切相关、急待解决的问题，主要涉及标准化问题、法律问题、 安全问题、人才队伍建设问题、效益问题等 通过以上五个章节的论述，旨在探索一条适合我国数字档案馆建设中档案信 息资源组织发展的科学道路，为其资源建设的原则、策略、资源组织方式及应解 决的相关问题提供一些兼具科学性、系统性和可操作性的建议。 关键词：数字档案馆档案信息资源组织研究 数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究 文摘 a b s t r a c t 1 m i sp a p e rs t u d i c st h eo l g a n i t _ 硝o l lo fa r c h i v e si n f o r m a t i o nf 鹤o u r o e si nt h ec o n s t r u c t i o no f d i g i t a la r c h i v e s b e g i n n i n gw i t hi n t e r l j r c t i n gr e l a t e db a s i cc o n c e p t sa n da s s o c i a t i n gw i t hc u r r e n t r e p r e s e n t a t i v ea 5 e so fe o n s m a e t i n ga r c h i v e si n f o r m a t i o ni e s o u r c 8f o rd i g i t a la r c h i v e s , t h ea r t i c l e p r o b e si n t ot l a eb a s l ei x i n e i p | e sa n dm a i ns 枉a 把2 晒i nt h ec o n s t i i 蜘0 1 3o f 砌i v c si n f o r m a t i o l a r e s o u r c e s , a n da n a l y z t h em e a n so f o r g a n i z i n ga r e l a i v e si n l o r m a d o n “镕r 瞄i nc r e a t i n gd i g i t a l a r e l a i v e sa n dr e l a t e dp r o b l 哪t h a ts h o u l db es o l v e 正ma r t i c l ec o n s t i t u t e sl i v ec h a p t e l x - c h a p t e ro n & i n t r o d u c t i o n , g i v e sab r i e fa c c o u n ta b o u tt h et h e m es e l e c t i o nb a c k g r o t m d , r e l a t e dr e s e a r c l a c s d i g i t a la r e l a i v e sh o m ea n da b r o a d 蜘dm e t h o d o l o g ya p p l i e di nt h i sp a p e r c h a p t e rt w o , w i t ht h ea c k n o w l e d g e m e n to ft h et m b a l a n e ei n o l l l rp f 酷e mc o n s t n l c t i o no f d i 垂t a la r c h i v e s ，i n t e r p r e t ss e v e r a le o r l e e p t s , s u c ha si n f o r m a t i o n , 他峨，i n f o r m a t i o n 鹏u r a n da r c h i v e si n f o r m a t i o n “塔。峨c t c , 矗鲫av i e wo fd i g i t a ll i v i n g , a n de x p l a i n st h er o l eo lt h e e o m t r u e t i o no fa r e l a i v e si n f o r m a t i o n 靠嚼o u “翳i nt l a ci n f o r m a t i o nc o n s t n i c t i o no f a r e l a i v e s a l s oi n t h i sc h a p t e r , t h ei n t e n s i o na n de x l e 璐i o no lt h er e s e a r c h i n go 巧e da 圮f u r t h e rd e f i n e da n da c o m p a r a t i v es t u d yi sm a d eb e “嘴nt h eo r g a o i f i o no fi r a d i t i o n a la n dd i g i t a la r e l a i v e si n f o r m a t i o n 脚u r o e s c h a p t e r t h r e ed i s e m s c s t h em a i np r i n c i p l e sa n ds t r a t e g i e st h a ts h o u l db ef o l l o w e dd u r i n gt h e o o n s t r , 删o no fa r e l a i v e si i f f o r m a t i o l x “箔讲o t a e t i c a t t 3 , i ts h o u l db ee m p h a s i z e dt od e v e l o p 丑 c o n c e p t i o no fo v e r a l la r r a n g e m e n to f1 1 a , ! c 1 oa r c h i v e si n f o r m a t i o nr e s o u r c e s , c o m b i n ew i t ho t h c l t a c t i c s s u c h 笛 b u i l dd a t a b a s es e p a r a t e l y , c o n n e c tt h e mb yn e t , co o p e r a t et oe o m t a u e t , s u p p o r t a n d 毋l a r 锄0 f r o mg o v e r n m e n t , e t e , a n dr e a l i z et h eo v e i a ua r r g c m e n tg r a d u a l l y c h a p t e rf o u r , u n d e rt h eg u i c l a n e eo ft h ep r i n c i p l e sa n dt a c t i c sm e n t i o n “la b o v e , s t u d i e st h e m e a n s o f o r g a n i z a t i o n o f a r e h i v o s i n f o r m a t i o n 职u r o e s i na i g i t a la r c h i v e s e o l 】s t l l i e t i o n , i n c l u d i n g i t sc o l l e e t i o na n dt e e l a n i e a la p p l i c a t i o n , i t st a x i sa n dt e e l m o l o g ya n di t ss a v i n gs l l u c t u r e 5a n df o r m s b a s e do nt h 沁翻珊c a s 穗a 聆a n a l y z e do nt h ep r a c t i c eo fa r e l a i v e si n f o r m a l i o n 脚i 豫 e o m t r u e t i o no fs h e n z h e nd i g i t a ta r e l a i v e s , q i n g d a od i g i t a ia r e l a i v e s , i - i a u g z h o uo n l i n l ：a r e l a i v c s , t h ed i t i g a la r c h i v e so f x i a o s l u md i s t r i c t , m n g z h o u , a n da na & 圮s 岛姗ti sm a d e t h e i rl e s o i o r g a n i z a t i o np r o c e s s c h a p t e rf i v ep r o b e si n t o s e v e r a l 咒l a 惦dp r o b l e m s , s u c ha st h es t a n d a r d i z a t i o n , l e g a l l y , s e c u r i t y , p c r s o m a e lt r a i n i n ga n db e n e f i t , w l a i e l ae x i s ti no u l p r e s e n td i g i t a i 抓烁惜c o n s l a u e t i o n s a n ds h o u l db es o l v e dm g c n t l y t h i sa r t i c l ei st os e e kas c i e n t i f i cw a yf o rt l a cd e v e l o p m e n t0 ft h eo r g a t l i z a t i o no fa r c h i v e s i n f o r m a t i o nl r c s o u l c l si no u rd i g i t a la r c l a i v e sc o m 山e t i o m , c o m i n gl | pw i t hs 咄s c i e n t i f i c , s y s t e m a t i ca n df e a s i b l es u g g e s t i o n sf o rp r i n e i l 】l e s ，s t 眦g i c s ，i n c a n sf o r 俺u i 倪o r g a n i z a t i o na n d r e l a t e dp r o b l e m s k e yw o r d s ：d i g i t a la r c h i v e s , t h eo r g a n i z a t i o no fa r c h i v e si n f o r m a t i o n r 曙如旧_ r 嘲r e s e a r c h 2 数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究第1 章 第1 章绪论 1 1 选题背景 本文选题为“数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究”，主要是基于以 下两方面的原因：一是近年来在国家相关部门制定的政策引导下，档案信息资源 组织的重要性日益突显；二是目前我国数字档案馆建设呈现一派欣欣向荣的景 象，但建设中仍存在许多冷热发展不均衡的问题。 1 1 1 国家政策引导下的档案信息资源组织 信息资源作为人类社会发展的重要资源之一，在现代社会经济活动中发挥着 无可比拟的重要作用。我国政府及时提出“以信息化带动工业化”的现代化战略 举措，必将有力提升我国的综合国力，同时也为档案信息化建设事业带来机遇和 发展空间。2 0 0 0 年国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务；2 0 0 2 年国家 档案局发布了全国档案信息化建设实施纲要；2 0 0 3 年初，中央办公厅明确提 出要“建设档案数据库”，并且作为信息资源体系建设的重要任务之一；2 0 0 3 年 7 月国家档案局又颁发了第6 号令电子公文归档管理暂行办法，为实现档案 信息化与国家信息化建设同步发展，档案信息化已成为档案部门的一项重要而紧 迫的任务，成为档案事业发展的总趋势，是国家信息化建设的一个重要组成部分。 国家档案局局长毛福民也指出；“信息技术和信息产业的高速发展，给档案工作 带来了挑战和压力，同时也为我们带来了新的机遇”一方面，档案信息将在信 息社会中受到进一步重视，档案信息的价值将不断放大，以存储并提供档案信息 为目的的档案馆、室将被重新定位；另一方面，社会信息需求的不断发展和信息 技术的更新，将对档案工作提出更高的要求，档案工作如何充分利用新的技术手 段，如何适应新的社会环境，成为档案工作者面临的巨大挑战。 2 0 0 4 年中共中央办公厅、国务院办公厅发布的关于加强信息资源开发利 用工作的若干意见( 中办发 2 0 0 4 1 3 4 号) 和2 0 0 5 年国家档案局、中央档案馆发 布的关于加强档案信息资源开发利用工作的意见 ( 国档发 2 0 0 5 1 1 号) ，明确 指出要切实做好新形势下档案信息资源开发利用工作，充分发挥信息资源在经济 社会发展中的重要作用。这又为数字档案馆建设中的档案信息资源组织提供了新 思路和新启示。 3 数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究第1 章 1 1 2 我国数字档案馆建设中的问题 数字档案馆是档案信息化的必然产物，被认为是2 1 世纪档案馆新的发展模 式，也是档案管理与电子文件管理的发展方向。与传统档案馆相比，数字档案馆 实际上是一个馆藏资源数字化、空间虚拟化、信息资源共享化、传输网络化。的 档案信息处理中心数字档案馆建设是全方位的现代化进程，包括技术运用、环 境建设与资源组织其中，资源组织就是如何进行信息资源数字化以及各类数字 化档案信息的集成化，它是数字档案馆的主体。技术运用与环境建设是为资源组 织服务的。 当前，对“数字档案馆”的建设实践与理论研究在我国档案界掀起了一股热 浪，仅期刊上可检索到的相关文章就有几百篇之多，这些研究成果对数字档案馆 的建设实践起到了一定程度上的理论指导作用。从总体看，我国数字档案馆的发 展，现处于在建立网站基础上向区域性信息网络方向发展的阶段，但建设中仍存 在许多冷热发展不均衡现象，包括重硬件轻软件、重环境构成而轻信息资源组织、 重投入轻产出、重建设轻应用、重物轻人等。尤其在档案资源数字化建设上出现 比较严重的问题，突出表现在缺乏规划、缺乏标准与不计代价。缺乏规划导致盲 目投资重复建设，缺乏标准的结果是各自为政，不计代价体现在不考虑档案信息 数字化的优先级，把数字化看成是一场“烧钱”运动。 基于以上两方面原因，笔者认为很有必要对数字档案馆建设中档案信息资源 组织进行深入研究，形成较系统的理论体系，为实践提供科学的理论指导。 1 2 研究现状 1 2 1 国外研究现状 从国外情况看，发达国家的数字档案馆和数字化档案信息资源建设起步比我 国要早，但多数国家把重心放在研究如何接收与管理电子文件信息上。美国的数 字化工作始于2 0 世纪8 0 年代中后期，主要研究光介质的保存以及如何使档案数 字化，2 0 0 1 年，美国国家档案文件署和美国科学基金会合作建立电子文件档案 馆。英国公共档案馆则在2 0 世纪9 0 年代初就实施了两项计划，一项是针对办公 中张晓霞、王宇晖，王萍；数字档案馆；2 1 世纪档案馆的新发展，兰台世界) 2 0 0 0 年第1 期1 1 2 4 数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究第1 章 网络的电子文件办公系统计划( e r o s ) ，另一项是针对结构数据集的联合王国数 字档案馆计划( i 啪a d ) ，后者主要是保存档案数字化信息和英国中央机构文 件并提供在线服务。澳大利亚则在电子文件信息的接收与管理标准建设上走在国 际前列，1 9 9 6 年2 月就发布了文件管理的国家标准a s 4 3 9 0 ，并确定了元数据类 型与标准。国际档案理事会也重在指导各国电子文件的管理，如出台了电子文 件管理指南、文件管理国际标准( i s 0 1 5 4 8 9 ) ，并发起。电子文件真实性的永 久保管”( i n t c r p a r e s ) 国际项目研究。因而，总体上看，国外发达国家在数字 档案馆的资源组织上，比较注重电子文件信息的管理，旨在解决当前与未来的数 字化信息问题。 1 2 2 国内研究现状 我国国内这方面的研究，从第十三届国际档案大会后逐步开展，1 9 9 9 年呈 现热点研究状态。目前，档案界在数字档案馆的定义、特性、结构模式和数字化 建设等方面都有一定的研究以下，笔者着重选取了目前国内研究较多的，且与 本论文写作有一定关联的部分专题，将主流的具有代表性文献的观点作简要陈 述。 ( 一) 数字档案馆定义、特征和结构模式专题 对“数字档案馆”的定义，我国档案界主要有以下三种具代表性的观点： 第一种，从纯技术的角度来认识数字档案馆，认为数字档案馆是指“用二进 制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术， 提供电子网络检索和服务的档案网络信息系统”o 第二种，从档案馆发展阶段的角度看，认为数字档案档案馆是“传统档案馆 的延伸，是传统档案馆利用现代信息技术获得自身发展的产物”o 第三种，从数字化资源与服务的角度来认识，浙江大学信息资源管理研究所 的傅荣校教授对“数字档案馆”的概念与特征做的基本概括是：所谓“数字化档 案馆”是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过 网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制 它是包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和分布集成一起，使 这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息数字档案馆还可以 。张晓霞、王宇晖、王萍：数字档案馆句1 世纪档案馆韵新发展 ，兰台世界 2 0 0 0 年第1 期，f 1 2 。刘永：数字档案馆若干问题) ，档案管理) 2 0 0 1 年第2 弼，p 1 8 s 数字档案馆建设中的楮案信息资源组织研究第1 章 利用多媒体数据库技术、超媒体技术。针对数字化档案馆各种媒体的特性，在图 象检索、视频点播和文献资料提供等方面提供有效的管理检索方案所以，一方 面，数字档案馆是一个存在于分布式网络中的总体，它既包括许多数字资源库， 也包含与其相关的创建、查找及利用这些数字信息的整个技术系统。它处理和连 接各种形式的数字化对象，使用户无论身在何地，任何时间都能存取它的信息。 在这个意义上说，数字档案馆是信息存储与检索系统的重大延伸。另一方面，数 字档案馆是超大规模的档案信息资源在多媒体状态下重组和再创造的新工程。医 而它是一个面向全球的虚拟机构，进入数字档案馆系统的每个机关、团体、组织 和个人都能与这个系统上的信息产生交互。在这个意义上，它是多种多样的物理 位置的档案机构的扩展、增强和集成。傅荣校教授将数字档案馆的特征归纳为档 案馆管理自动化、馆藏档案信息数字化、档案信息组织标准化、档案信息存储海 量化、档案信息传递网络化、生成空间虚拟化和档案信息社会化m 中国人民大学档案学院教师于丽娟在2 0 0 2 年“数字时代的信息库一数字档 案馆专题研讨会”的主报告数字档案馆及其技术框架中，第一部分详细论述 了数字档案馆的两层含义，即从单个档案馆概念主体上说一种实体档案馆，数字 档案馆的建设归根到底就是档案馆的信息化其二，从技术模式的角度去理解数 字档案馆，数字档案馆是数字档案馆建设所需的一整套技术框架、管理方法和解 决方案第二部分针对如何构建数字档案馆工程的整体框架展开了论述，提出： 数字档案馆是一个高度整合的概念，它应该包括档案信息的输入、处理和输出三 部分的数字化数字档案馆工程的技术框架包含测评体系、术语体系建设，并指 出数字档案馆工程与相关项目之间的关系是学习、合作和帮助的关系，数字档案 馆工程也绝不是完全脱离社会和法律环境之外的纯粹的技术体系蕾 国家档案局科研所自嘟晓威同志认为，数字档案馆的构成要素至少有以下五 方面；一是以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施；二是以 各个时期、各种类别的档案信息库及其他综合信息库为基础资源，这些信息库必 须是在严格的标准化和规范化的基础上由多个部门联合建立；三是以智能信息处 理技术为主，将原有的数据库转交为知识库，使用自然语言，提供高度有序化的 基本管理和应用；四是支持高层决策、司法凭证、大众教育等综合服务，形成立 。傅荣校；认识数字档案馆：一兼论教字档案馆与虚拟档案馆的区别，中国档案 2 f 1 0 1 年第5 期，p 2 7 。冯筑瑛；敦字档案馆专题研讨会综述 。拦i 寨学通讯2 0 0 2 年第4 期。p 7 2 6 数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究第1 章 体应用体系，数字档案馆应成为国家基础信息资源的出入口；五是以优质快速的 不间断服务满足社会需求毋 ( 二) 馆藏数字化专题 馆藏档案数字化建设，是信息化时代信息数字化发展的产物，是档案工作现 代化在网络时代的必由之路，也是深化档案社会化服务的必然要求。我国进行馆 藏档案信息资源数字化建设，以网络为依托、社会服务为中心，向创建具有数字 化资源、网络化存取和分布式管理特征的数字档案馆转变。国内近几年对馆藏数 字化策略也有一定的研究，摘录部分观点如下： l 、武汉大学信息管理学院的刘家真教授在馆藏文献优先数字化的策略思 考一文中，讨论了我国馆藏文献优先数字化的原则与宜于优先数字化的文献类 型。他认为馆藏文献优先数字化的原则是：具有较高价值的本国文献，使用频率 中、高的馆藏文献，不受版权约束的文献，以及馆藏文献的缩微胶片拷贝。考虑 到用户需求、技术支持以及经济成本，作者提出了优先数字化的文献类型有：图 形、图象文献、文字形体具有特殊价值的文字文献、o c r 识别率高的文字文献。 o 2 、浙江大学信息资源管理研究所的傅荣校教授认为，原始馆藏数字化是指 将传统档案馆的馆藏转化成计算机可以识别和处理的数字化信息，经过整理和组 织后，存储在计算机存储设备里，目的是为了快速检索、提高档案信息的利用率 和提供远程信息服务。建设数字档案馆时，选择传统档案馆的原始馆藏进行数字 化，理论上主要有五种方式；一是将全部原始馆藏数字化，但从保密和经济的角 度考虑是不切合实际的；二是重点选择其他档案馆没有或不同的档案信息数字 化，但前提是数字档案馆能为用户提供其他档案馆馆藏资源的入口，以相关链接 的方式检索到其他馆的数据，以满足用户对其它档案信息的需要；三是将有较高 价值的档案信息数字化，这里评价档案有较高价值的标准是：档案信息是否存在 潜在的长远使用价值，是否存在证据价值和情报价值，或是否具有历史价值或文 物价值；四是选择使用频率高的档案信息数字化，但容易产生重复建设现象，而 且不能挖掘出传统档案馆中许多有价值的馆藏档案信息资源，有必要与第三种方 法有机结合；五是用户需要时才数字化，但也不能排除存在用户偶然的、在极少 m 邱晓戚：数字档案馆及其建设模式，中嗣挡案 2 0 0 1 年第1 0 期，i 3 8 。刘家真：馆藏文献优先数字化韵簟咯思考 ，l 匝书馆学研究 2 0 年第5 期，p 1 5 7 数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究第1 章 情况下才会使用到的档案信息，将这些利用率低的档案信息数字化，无疑会提高 档案馆的成本，增加档案馆的负担。所以第四、五两种方法从用户需求考虑需要 数字化的档案信息资源都存在一定的片面性。o 3 、上海市档案局的马长林认为，馆藏档案数字化前的鉴定能否顺衬开展， 关系到档案数字化的进程，并最终影响档案信息社会化的实现。数字化鉴定应遵 循精练原则、存史原则和利用优先原则，只有对三项原则作通盘考虑和综合应用， 才能确保数字化鉴定具相当的质量，达到预期的效果。由于馆藏数字化鉴定是一 项新的业务，技术要求高，难度大，又缺乏实践经验，除了鉴定原则的切实贯彻， 其策划和组织十分重要，在某种程度上，科学策划和周全组织，是保证数字化鉴 定能够按照预定目标进行并取得成效的关键。o 4 、刘萌认为，要根据档案馆的功能类型、服务对象、服务特色等各种因素， 确定数字化建设的目标和任务，有选择地对档案信息进行数字化。要将有较高价 值的，包括具有经济、科技、文化价值和具有保存价值的珍贵档案数字化；要将 特色的档案信息数字化；要将利用率高、需求大的档案信息数字化；要将开放档 案数字化同时她提出了几条馆藏档案数字化建设的保证措施：一要加强数字化 的质量控制，二要加强档案数字化的安全性控制，三要做好档案数字化服务的指 导工作，四要保证数字档案的长期存取性，五要加强信息技术的应用。o 5 、张照余认为，库藏档案信息的数字化必须先于档案网络建设而行。档案 信息数字化处理系统由处理前准备子系统、数字化处理子系统、数据存储子系统 和数字化信息输出子系统四个部分组成。他指出，档案信息数字化，必须以目录 信息数字化为前提，其实质就是建立档案目录数据库做好该项工作的关键是严 格规范档案信息的著录标引及其机读目录数据的录入工作，科学选定档案目录数 据库结构档案信息数字化涉及的关键问题有：数字化档案的版权问题、如何提 高档案全文库的检索效率问题、自动标引问题、支持全文检索的汉字库容量问题 等。 。 6 、周毅认为，可以针对一些利用频率较高、社会利用面较大和急需得到抢 救性保护的纸质档案可以有选择地进行数字化处理。档案信息数字化是指利用数 。傅荣校：馆藏档案数字化簧略 ，中田档案 加年第3 期，p 2 1 - 2 2 。马长林：综合性档案馆馆藏档案教字化鉴定探讨 ，上海档案 2 0 0 3 年第3 期，p 2 9 o 刘萌：浊谈馆藏档案数字化建设 ，档案与建设 2 0 0 2 年第4 期，p i i 。张照余s 档案信息网络化建设研究 。档案学通讯 2 0 0 3 年第5 期，p 1 6 8 数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究第1 章 据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将传统介质的文件，系统 组织成具有有序结构的档案信息库。为了确保纸质档案信息数字化工作的质量， 档案信息数字化工作必须遵循标准化原则、完全性原则、科学性原则和选择性原 则。从当前来看，特别应注意的是选择性原则。现阶段，在我国各级档案机构的 馆藏档案中，除极少部分是在其形成过程和前期运动阶段中就采用了数字化记录 形成以外，绝大部分档案是纸质档案但这些纸质档案信息进行数字化转换时， 进行转换对象的科学选择就是关键，它决定着数字化转换的效益。在纸质档案数 字化工作中，可以根据信息化建设的基础条件和分步实施的具体步骤，选择在两 个不同层次上分别进行：一是档案目录信息的数字化，其目标是建立档案目录数 据库；二是档案全文信息的数字化，可以采用扫描录入方式将档案全文按原貌逐 页存贮为图像文件，并为其编制目录索引或是采用文本格式存储档案内容，辅之 以全文检索数据库两种不同方式。回 ( 三) 网络环境下的馆藏资源的特点和资源建设策略 网络环境下，馆藏资源与传统的馆藏资源必然有着明显的区别。如唐艳芳认 为，数字档案馆是2 1 世纪档案馆新的发展模式，数字档案馆馆藏资源的特点有： 从馆藏载体表现形式看，第一，只有数字化载体；第二，数字档案馆所拥有的完 整的馆藏含义是“物理馆藏+ 虚拟馆藏”；从馆藏的构成上看，数字档案馆的馆藏 不再是一个个独立的有明确界限的馆藏，而是本馆的数字化馆藏和馆外数字档案 信息资源相结合，这就已经超越了传统意义上的馆藏构成；从馆藏档案信息的组 织形式看，以各类数据库为主，包括档案目录数据库、文摘数据库、全文数据库、 光盘数据库、导航库、多媒体数据库等；从馆藏的所有权来看，传统档案馆基本 上采取一次性接收、购买、接受捐赠等途径获取档案文献，档案馆拥有该档案文 献的永久所有权和使用权。而数字档案馆除采用传统方法外，还可通过联机使用、 租用、交换、免费使用等方式获取档案文献信息资源，数字档案馆对数字信息的 拥有，有可能是所有权，也有可能仅仅是使用权：从对馆藏质量的评价来看，不 单单以本馆的实际收藏为评价对象，还要看其在网络上拥有档案信息资源的能 力，以及对网络档案信息资源的组织、整序、筛选和深加工能力，评价档案馆为 利用者提供的选择性档案信息存取能力口 。周毅：全面准确地认识档案信息化建设 档案学通讯 2 0 0 2 年第4 期，一 。唐艳芳：论数字挡案馆的资源建设 ，湖南档案2 0 0 2 年第4 期，p 1 8 9 数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究第1 章 唐艳芳认为，数字档案馆馆藏资源建设策略有以下几条：一要统一认识，确 定建设的方向；二要相互协作，提高整体化建设的意识；三要抓紧鉴定，加速传 统馆藏档案文献的数字化；四要综观全局，突出个性，建立特色馆藏档案信息资 源；五要实现网上搜索，建立本馆的虚拟馆藏。 ( 四) 档案信息资源宏观配置方式 档案信息资源宏观配置管理，主要有行政配置管理和市场配置管理两种方 式。行政配置管理是指有关档案行政主管部门通过行政权力、行政手段和行政机 制来实现对档案信息资源的配置管理。市场配置管理，则是指档案信息资源主要 是通过信息市场、技术市场的机制来实现配置管理。二者相比，前者更能体现我 国档案事业发展的战略意图和国家行政主管部门的总体管理思想；后者更能体现 档案信息的供求关系并促进档案信息资源的合理使用。应该说，围绕上述两类档 案信息资源配置管理的不同方式，近几年来档案界也有一定的研究，只是研究的 系统性以及研究成果所产生的实际指导效应还有待进一步加强。 1 、档案界一般认为，目前我国档案信息资源计划配置管理的主要形式是在 制定档案工作各项政策时体现档案信息资源共享思想，并在实际管理操作上用建 立档案馆网( 包括实体网、智能网、技术网等几个层次) 的做法来推动这一政策 思路的实现。应该说，这种做法是符合信息社会化对我国档案事业发展的要求的， 而且它已经在一定范围内产生了较为积极的影响在今后如何建设档案馆网，特 别是其中的档案信息目录中心这一智能网层次，以有效实现档案信息资源计划配 置管理，乃是跨世纪档案事业发展战略研究不可或缺的重要内容之一在档案信 息目录中心这一智能网层次的建设中，应重点采取有效措施突出其所具备的汇集 功能、检索功能和管理功能。o 2 、苏州大学社会学院周毅认为，对档案信息日录的理解有以下三层次：首 先，档案信息目录中心应汇集各档案馆( 室) 编制的档案信息目录，通过档案信 息目录的汇集，一方面可以是对全国档案信息资源的宏观组织，另一方面也可为 档案信息资源的共享提供充分的物质来源。这其中较为关键的环节就是建立各档 案馆( 室) 档案信息目录报送的制度和规范；其次，档案信息目录中心也应该是 对全国各地区、各专业系统和各部门的档案信息内容进行系统检索的中心；最后， 。唐艳芳：论数字档案馆的资源建设 ，湖南档案 2 0 0 2 年第4 期，p 1 8 吴宝康t 当代中国档案学论，中国档案出版社，p 抛 数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究 第1 章 档案信息且录中心在发挥档案信息资源中心作用的同时，又起到组织和管理中心 的作用它行使组织管理职能，保证档案信息目录中心的正常运作，并最终承担 档案信息资源行政配置管理的各种具体工作任务毋 3 、肖正德认为，档案馆宏观馆藏建设可采取的措施与方法是多种多样的，各 级各类不同档案馆应该根据具体情况采取不同的措施与方法，一般说来主要有以 下几种：一是建立档案目录中心，二是建立馆藏联合目录，三是加强馆际交流， 四是更新馆藏建设方法，如开展档案托管寄存业务等，五是数据资源共享。o 1 3 研究方法 1 3 1 案例调查法 调查法，是有目的、有计划、有系统地搜集有关研究对象的现实状况或历史 状况的材料，借以发现问题、探索规律的一种方法在本文撰写过程中，笔者对 杭州网上档案馆和杭州市萧山区数字档案馆进行了实地考察，收集其数字档案馆 建设的资金投入，建设目标、档案信息资源的来源情况、建设进度等相关材料； 同时对深圳数字档案馆、青岛数字档案馆、福建省档案馆、天津市档案馆作了网 络调查，通过相关网站，了解其数字档案馆的建设背景、档案信息资源的组成、 档案管理系统的基本构成、数据库建设等具体情况，汲取其中对本论题写作有参 考研究价值的部分素材。 1 3 2 分析归纳法 本文采用的第二种研究方法是分析归纳法。通过对具有代表性的数字档案馆 建设中的档案信息资源建设实践的分析，并结合国内外相关领域的信息资源组织 研究成果，试图概括归纳出关于数字档案馆建设中的档案信息资源建设原则和策 略，并为数字档案馆建设中的档案信息资源组织方式及需解决的相关问题提供兼 具科学性、系统性和可操作性的建议，旨在探索一条适合我国数字档案馆建设中 档案信息资源组织发展的科学道路。 。周毅、陈亦强：档案信息资源宏观配置管理研究 ，t 档案与建设) 1 9 9 7 年第5 期，p 1 3 肖正德：试论档案馆宏观馆藏建设 ，上海档案 2 0 0 1 年第6 期，p i o 1 1 数字档案馆建设中的档案信息资源组织研究 第2 章 第2 章数字化生存视野下的概念解析： 信息资源、档案信息资源及相关概念 在数字化生存的前言中，尼葛洛庞帝曾开宗明义地写道：“计算不再只 和计算机有关，它决定我们的生存。”o 随着计算机技术和网络技术的逐渐成熟， 信息方式经历着从“原子到比特”的演变过程，。信息的d n a ”正在迅速取代原 子而成为人类生活中的基本交换物。尼葛洛庞帝在书中向我们展示出这一变化的 巨大影响，信息技术的革命将把受制于键盘和显示器的计算机解放出来，使之成 为我们能够与之交谈，与之一道旅行，能够抚摸甚至能够穿戴的对象，这些发展 将彻底变革我们的生活方式。数字化生存视野下的档案工作目前正积极应对着网 络环境带来的巨大的机遇与挑战，其中又主要表现在数字档案馆的建设热潮中。 2 1 数字档案馆建设中的热与冷 各地档案部门纷纷开始融入数字档案馆的建设大潮中，部分数字档案馆建设 已取得了令人瞩目的阶段性成效。如福建省档案馆进行的“分布式档案基础数据 库建设项目”，重点建设分布式档案全文数据库、重要档案数据库、多媒体档案 数据库，建设了档案馆网络中心，在省档案馆管理系统基础上，研究开发了数据 库管理系统，建立了档案的数字化与信息共享的标准和规范，并配置了相配套的 网络与数据库及硬件设备；天津市档案馆进行的“档案信息资源库建设项目”， 并已列入天津市政府信息化“十五”规划，实现了与天津市政府政务网的无缝连 接，并开通了全市档案信息网站，实现了档案业务流程的全面数字化处理，建立 了档案目录数据库及档案全文数据库另外，深圳、北京、重庆、青岛、杭州都 已经开展数字档案馆项目的建设，并走在全国档案信息化建设的前列。 2 1 1 档案信息化推动数字档案馆建设 社会信息化带动了档案信息化进程，。十五”期间，档案信息化被纳入国家 信息化建设的总格局，要求以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心， 以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准 化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现 。【荚】尼葛洛庞帝著：数字化生存 ，海南出版社1 9 9 7 年版，胡泳、范海燕译，p 1 5 1 2 数字档案馆建设中韵档案信息资源组织研究第2 章 代化建设服务。全国档案信息化建设的同期目标和主要任务是：本着统筹规划、 统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电 子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在 部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网查询档案信息服务，加快推进 档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。到“十五”末，各省、自 治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管 理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务 的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息 网，建设立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。 作为国家档案信息化建设的重要组成部分的数字档案馆，以其自身的“魅力” 吸引了档案界诸多学者及档案部门工作人员的关注，纷纷开始进行数字档案馆建 设项目的研究。“在数字档案馆理论与实践发展方面，有三个值得注意的标志性 事项”o ：一是国家档案局出台了“档案信息化发展规划”，标志着国家档案事业 新的发展战略的确立；二是深圳市2 0 0 0 年开始建设我国第一个数字档案馆，2 0 0 2 年1 2 月国家档案局在深圳召开“档案信息化现场演示会”，给各地数字档案馆建 设起着一定的示范作用；三是我国第一本有关数字档案馆的专著数字档案馆概 论2 0 0 3 年出版，这是在深圳数字档案馆建设经验基础上写作而成，对于我国 档案界研究数字档案馆问题有着相当好的启示意义。 2 1 2 数字档案馆建设中的“重”与“轻” 从总体评价来看，我国数字档案馆建设中存在“重”“轻”失调的不均衡现 象； 第一、重硬件轻软件这是在我国信息化建设中普遍存在的阎题，数字档案 馆建设也不例外。如江苏某市2 0 0 3 年各类信息化建设项目的软硬件投入比例大 约为l ：l o ，管中窥豹，其他地方的情况也可见一斑。o 这种注重电脑硬件设备 的采购，而忽视软件系统的配备的情况在实际部门是非常具有代表性的存在这 种重硬轻软现象的主要原因有两方面：一是领导干部的信息化意识和科技素质不 够高，缺乏专业的技术知识背景；二是软件系统建设的耗费甚高，常常超过硬件 系统的建设费用，令人望而生畏。 。傅荣校、陈荣红：数字档案馆模式研究( 一) ，档案学通讯 , 7 0 0 5 年第4 期，b 4 4 。郑金月；信息陷阱，新华出版挂2 0 0 5 年6 月第一版，p 1 2 1 3 簸字栏寨馆建设中的档案信息资源组织研究第2 章 第二、重环境构成轻信息资源组织。大多数政府和档案部门比较热衷于新建 档案信息的应用系统，而对档案信息资源的整合不是缺乏意识，就是知难而退 其实档案信息资源组织与档案信息上网是互为条件的，有车无路不行，有路无车 同样也不行。 第三、重投入轻产出。在汹涌澎湃的档案信息化大潮推动下，许多档案部门 都“一哄而上”大搞数字档案馆项目建设。“于是乎，全然不管是否用得上，全 然不经严谨科学的论证，先花上几百万上千万的资金把信息化的面子撑起来再 说。”田如有相当一部分的档案目录数据库刚建立起来不久，却发现因为技术环境 的变化已无法使用。这就体现了某些档案部门为了信息化而信息化，为了信息化 而匆忙建数字档案馆，没有考虑到能够从信息化项目中得到什么“利”，带来多 大的效益。此类重投入轻产出的建设行为只可能是劳命伤财的形象工程 第四、重建设轻应用。有些档案部门认为档案信息应用系统一旦建成就万事 大吉了其实不然，系统的实际应用会产生各种各样的问题，系统本身又需要不 断升级。特别是各类档案信息数据对系统的适用性问题，如果系统本身不能及时 进行调整与完善，肯定是无法全部解决的。 第五、重物轻入很多档案部门在建设数字档案馆时，总是把硬件软件等物 质方面盼因素放在首位，却往往忽略了人的因素在其中发挥的作用。其实，无论 在软硬件方面投入多少资金，数字档案馆的最终效益还是要通过入来实现的。然 而档案部门中存在不少缺乏计算机知识、缺乏具有专业网络操作水平的工作人 员，这就有待于加强全员的信息化培训和教育工作的持续开展。 2 1 3 从信息资源开发利用看组织管理：关于。两个文件”的解读 中办发f 2 0 0 4 1 3 4 号文件中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强信息资 源开发利用工作的若干意见( 以下简称。中办发3 4 号文件”) 中指出“信息资 源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源、材料资源同等重要，在社会资 源结构中具有不可替代的地位。”加强信息资源开发利用工作“是落实科学发展 观，推动经济社会全面发展的重要途径，是增强我国综合国力和国际竞争力的必 然选择”为推动信息资源开发利用工作的健康发展，。中办发3