档案管理制度78627.doc

关于规范公司档案管理工作的实施方案为规范我公司档案管理，避免档案遗失，提升档案管理水平，现结合我公司实际，对规范公司档案管理工作提出如下实施方案。一、规范档案管理的重要意义企业档案是企业各项管理工作综合效益的反映，广泛渗透于企业活动的各个环节。企业在做出科学判断决策之前所参考的情况和数据，离不开真实完整的档案信息。当前，随着公司的不断发展壮大，公司档案的门类越来越多、数量越来越大，但是公司档案管理工作滞后于公司的快速发展，很多重要文件资料来之不易，如果因为保管不善造成丢失或损坏，后果非常严重，因此，建立规范的企业档案管理体系意义重大。二、具体措施（一）建立公司档案管理制度。建立和完善档案建设的各类制度及簿册，明确归档内容、种类及归档范围，明确管理机构和主要职责，规范建立各类档案的借阅、管理和登记工作。（二）做好资料收集工作。各类档案的收集、归档工作由董事长办公室牵头，其它部门负责配合。即：行政综合类由董事长办公室负责；组织人事类由人资源部负责；会计统计类由财务部负责；生产技术类由车间部门负责；基建、规划、土地资料由相关经办部门负责。（三）加强硬件设施。设置档案室一间；安排培训专职或兼职档案室管理人员1名；配备档案柜若干，配备计算机一台，照像机一部，小型录像机一台，专业扫描仪一台，彩色打印机一台及档案管理软件、灭火器等。（四）做好各类档案归档入库工作。在做好资料收集工作后，严格按文书档案、声像档案、会计档案、机器设备工程管理档案等各大类进行收集、归类、整理入库。（五）搞好档案软件录入工作。将历年文书档案目录逐一录入电脑，以便于查阅。同时把历年声像资料刻录成光盘保存。三、工作要求档案管理是企业发展中必不可缺少的一项重要工作，各部门要引起足够的重视，大力支持，密切配合，把本部门的归档立卷的工作分类做好，需要上交档案室的经董事长签字后进行移交，以确保各类档案资料的完整保存，为企业的快速发展服务。二一八年四月七日档案管理办法为了加强档案资料的科学管理，逐步实现档案工作规范化，确保档案的完整和安全，更好地为公司各项工作服务，根据档案工作特点和要求，结合企业实际，制定本管理办法。一、档案管理的主要内容及归档范围、归档种类（一）主要内容1、凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。2、档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。3、负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。（二）归档范围凡是反映本公司经营管理活动和历史面貌的具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、照片、底片、录音带、录像带等均属归档范围。（三）归档种类1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、总经理办公会及相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示等。6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同文书、协议书等的原始记录和文本。7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、环评、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。9、人力资源资料。包括企业及下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。10、声像制品资料。包括各级领导视察、企业及下属各部门在其经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。12、技术性资料。包括各类设备、产品的工程图纸、说明书、及生产方面技术文档、 竣工资料等。13、生产管理类。包括各种生产计划、统计报表、生产管理、统计分析活动及质量管理方面的制度、认证等各种文件材料。14、其它需归档的资料。二、归档文件的整理原则及质量要求（一）归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管和利用。（二）归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合要求。（三）己破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。（四）归档的文件材料应完整、系统、准确，一般为原件，特殊情况时可以是复印件。（五）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。 （六）案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。（七）文件材料的归档必须办理移交手续。（八）归档时间1、各归档单位每年六月三十日和十二月底前向档案室移交半年的文书资料档案，声像档案可根据实际情况提前归档。2、财会档案在本部门保存一年后，于第二年六月三十日以前归档。3、基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档。4、如果有些案卷需要继续留在部门使用，应先办理档案交接手续，再办借阅手续，使用完毕，及时归还。5、各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。三、归档文件的整理方法重视平时积累，建立机关的搜集、整理制度，加强指导监督，确保文件材料齐全完整。（一）严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。（二）及时收集: 对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各部门完成任务后按工作任务跟踪单上的内容，必须向档案工作人员交纳相应的全部文件资料。（三）严格检查: 同一事由的文件是否齐全，各内部机构文件种类、是否齐全，正本、底稿、附件是否齐全，应逐一进行检查。并逐件检查是否处理完毕为生效文件，文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等。（四）随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。 （五）妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等，进行分门别类，登记在册，做到有目可查，运转有序，保管安全。（六）建立制度：建立保障文件材料齐全完整、安全保管等有关制度，把文件材料的归档工作纳入各部门及全体管理人员的职责范围。四、资料档案保管 （一）档案库房应做到防火、防霉、防虫、防盗等工作。（二）档案排列上架时，应按照类别排列。（三）资料档案保管需要每年定期进行库藏档案的清理核对和质量检查，做到帐物相符。（四）档案的接收、移出必须履行登记手续。五、档案管理和档案利用 （一）本公司各部门和所有工作人员都有保护档案的义务和借阅档案的权利。（二）在档案资料室查阅档案，应办理查阅登记手续。查阅密件必须报经董事长批准。（三）不得随意折叠或拆散档案。严禁对档案随意涂改、挖补。（四）外单位人员查阅档案必须持有所在单位介绍信和本人工作证，经董事长办公室审批。（五）借出和归还档案时，必须办理登记、清点手续，并按期归还，不得丢失、损毁。严禁擅自抄录、复制、公布档案。借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。（六）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案后方可办理调动手续。六、档案员职责 （一）对本公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。 （二）负责本公司档案案卷的加工整理、案卷的排列和保管，编制档案检索工具。 （三）负责档案室管理，定期对档案室进行安全检查，做好档案保护工作。 （四）做好档案借阅利用工作，为公司各项工作服务。档案管理工作流程一、立卷归档流程将文件材料收集整理分类整理装订档案制作检索入库上架登记档案记录本二、档案的分类整理代 码一级类目名称代 字一级类目名称W文书档案类K会计档案类J基本建设类S声像档案类S实物档案类Z专题档案类代 码二级类目名称代 字二级类目名称D党群工作X行政工作J经营管理S生产技术管理二级类目三级类目代码基 本 内 容党群工作类党团工作D党委综合性工作、党代会和党委会议、党组织建设、宣传教育、党员和党员干部任免、党费管理、党风治理、机要保密、统战工作、党务大事记、纪检工作；团组织建设、团代会、团员管理、团费管理、青少年工作工会工作G职工代表大会、职工民主管理、劳动竞赛、“双先”表彰、群众募捐、扶贫；文体活动；女工工作、婚姻管理、计划生育、妇幼保健协会工作X协会、学会活动、章程、任职、会费管理、会议材料行政工作类行政事务X综合性行政事务工作、行政会议、协调周边关系、保卫、交通管理、征兵、“三防”工作、监察工作、保密工作、民主建议文秘工作W材料起草，来文登记、传阅，文件管理，简报管理企业文化Q企业文化网络建设及文化艺术、文体活动策划组织、对外传播、企业报刊公关接待G接待国内外来宾视察、考察、采访；企业出境人员管理法律事务F法律咨询、经济纠纷处理、起诉应诉事务审计工作S监事会工作、审计管理体制（审计项目资料归专题档案)人事管理R职工招聘、录用、职称评聘、大中专生录用、人才储备、职工教育培训、薪酬管理、职工保险、奖励处分、定额定员、人事任免、离退休人事管理物业管理W职工生活福利、食堂、商店、幼托所、招待所、水电、绿化、保安、职工住房、土地征购和房产购置（另设土地房产专题类）经营管理类企业管理Q企业登记、营业执照、商标和品牌管理；企业改革、重大经营战略性决策，方针目标管理、经营模式、资源配置、经济责任制管理；综合性企业分析，企业普查、企业升级、企业管理现代化；多种经营、横向联合、协作合资计划统计J企业中长期计划、年（季）度计划、各项专业发展计划、全面计划管理工作、各种统计报表、财务管理C财务计划、资金管理、价格管理、会计管理、资金流通、投资效益分析、财务预测、财务监督、税务管理、审价招标薪酬管理X薪金、奖金、保险、养老金、福利补贴、离退休待遇物资管理W物资供应、能源管理、仓库管理、物资购销计划、废旧物资回收与修旧利废产品销售C市场分析、用户调查、产品销售各种记录、协议、合同、广告宣传、售后服务工作、信息收集；电子商务股份制事务G股份制建立，股东大会、董事会日常事务，业绩公布、本企业股票价格走势，信息收集，信息披露信息管理X电子计算机系统、各类信息数据管理；通讯管理；档案管理、情报工作、图书管理；对外宣传、报导，综合新闻发布（股分制新闻发布除外）；对外发言和经验介绍；外界对 的报导；收集同行的资料生产技术管理生产管理S生产组织、生产准备、生产运作、调度指挥工作计质量管理J企业全面质量管理、产品质量检测和质量控制、质量认证、计量检测设备管理S购进设备计划、大修计划安排、报表、设备报废、能源消耗定额管理、节能降耗安全环保A职工安全教育、安全防范技术、工伤事故处理、劳动保护；环境保护检测、控制、调查、污染治理；卫生监督与管理、职业病防治科技管理K科研规划、科技综合管理、专利管理、技术开发推广、产品开发工程管理G基建工程、装修改造工程管理标准化管理B企业各种标准化管理工作、各种标准、规范三、编写1、文件标题：单份文件成件的件标题，按文件原标题为准，原标题不能反映文件内容和无标题的，应补充拟写标题；对多份文件成件的，应概括所有文件内容拟写标题。2、编写件页号：文件本身带有页编号的，采用文件本身编号；文件本身编号不连贯的，重新编页号；无页号的应编写页号。页号编写于右上角（正面页）和左上角（背面页）。3、档案排列：按年度分开，年度内按党群工作、行政工作、经营管理、生产技术管理四类分开，四类中按小类分开，小类中按文件分开。4、档案编号：年度代码流水号。其中，年度以四位数表示；代码指Q、Z、G、S；流水号，每年编一个流水号，按0001、0002、0003的顺序编号。5、档号章：每件文件上方空白处加盖档案章，并填写其内容。档案章的格式如下：请爱护档案件号2000Q0001期限15年盒号1006、装盒：同一小类的档案装入一盒或多盒，不同小类的不得装入一盒。每年编一个盒流水号，按001、002、003的顺序编号。7、盒内档案目录：每盒编制盒内档案目录，其格式如下：（“备注”栏填写“密级”和“销毁”）年度： 盒内档案目录 盒号：件号责任者文号题名日期页数备注档案盒脊背标注：格式如下文书档案年度盒号类别起止件号四、借阅1、本单位人员借阅档案由本人提出书面申请主管领导签字批准档案负责查找有关档案借阅人填写借阅档案登记薄借阅人填写档案利用效果登记表档案室填写归还日期。2、收集、交接、整理、统计工作1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好