高效会议策划方案

学院高效会议管理策划方案几种主要类型会议管理流程和各环节细节规定【通知型】一、会议主题：通知型的会议一般是由上级传达命令、宣布任务等，如宣布人事命令；讲解十八大政策；修改教学计划的通知等。二、会议目的：重点在于传达信息并有效执行。例：学院修订教学计划会议 “本学期选修课必须在19周出成绩”参加人员：学院领导、全体老师。会议时间：尽量调开学院老师上课的时间。会议场所：学院会议室电话通知：通知要包括会议时间、地点、主题。会议流程：（1）会议主持人宣布会议开始、提出会议主题。（2）领导下达通知，并说明为什么决定“选修课必须在19周出成绩”。（3）所有老师针对这个通知，提出疑问或意见。（4）如果在场的老师有一半以上对该决定持有反对意见，学院领导需重新考虑，不可固执己见。（5）若没有意见，所有老师当场应该明确表示会在19周出成绩。（6）给每一位老师发一张反馈表，本反馈表要在19周上交，保证完成学院要求。如果到期上交不了，会有相应的惩罚。三、通知型会议召开的注意事项（1）是否必须开会通知型会议一定要确保有以会议形式通知的必要。（2）主题一定要明确。主持人一开始就应该向参与会者声明会议的议题，介绍背景及概况，与会议无关的话题应当避免。（3）会议要做好记录。对于发言人提出的意见想法，应该做一个简要的记录，并且要有所肯定和回应。（4）信息一定要传达到位，一定要让所有老师明白自己的任务及完成时间。（5）注意会后的实施与反馈。【决策型】会议主题：临时处理突发事件的会议会议目的：由于此类会议的主题是处理危机事件，故而此类会议的特点就是紧急、决策迅速，通常需要高效率的运作。1、 会议类型一：针对处理作弊行为召开的群众座谈会参加人员：学院书记、导员、座谈对象、班委、各个宿舍长（座谈群众）会议时间：事件发生后（当天下午或者第二天上午）会议地点：新闻传播学院大会议室会议流程：（1）导员以电话方式通知班长，班长以电话和飞信方式通知其他班委和宿舍长。（2）导员组织大家入座，主持会议开始。（3）座谈对象回避，班委、宿舍长描述其平时表现和对其看法，导员负责记录。（4）学院书记根据记录和了解到的情况，做出对座谈对象的处理办法。（5）会后总结：导员召集班委和宿舍长总结此次事件的影响，告诫学生。不得再出现此类作弊行为，并把处罚一并告知大家，谨记此次教训。2、 会议类型二：针对学生出勤率低下召开的教师交流会参加人员：学院书记、教学副院长、播音主持系主任、播音主持系教师会议时间：事件发生后（当天下午或者第二天上午）会议地点：新闻传播学院大会议室会议流程：(1)由学院教务处电话通知各位领导和老师，要求各位老师提前准备该事件 的解决方案。注意：务必确保每位老师接到电话，确定各位教师准时到达会场；确定各位老师把自己的解决该方案带过来。(2)播音主持系主任作为会议主持人，组织各位教师就座，明确各位教师到场。(3)系主任把发生的情况准确的传达给各位领导和教师，并让各位教师自己说出自己的解决方案。(4)让书记和院长总结此次事件，大家集体讨论出最佳解决办法。(5)制定出有效的反馈措施，比如班长课下向导员反馈上课的信息、班长自己或者派人每天拍照清点人数。(6)会后总结：反馈工作一定要做好，在以后的教学工作中得以实施。 3、会议类型三：针对学生逃课出去游历、兼职实习等情况召开的会议参加人员：系主任、导员、学生自己、“学生家长”、班长、所逃课的任课老师会议时间：事件发生后立即（当天或者第二天上午）会议地点：新闻传播学院大会议室会议流程：（1）导员通知系主任、学生自己、班长开会时间地点，并让学生自己通知家长（家长不能出席时，电话联系）。（2）导员组织会议开始。 （3）学生自己承认错误，改正自己的行为。 （4）和学生家长通话，讲出事件原委并让家长知情并监督。 （5）制定出有效的反馈措施，比如班长课下向导员反馈上课的人数和情况。（6）会后总结：学生自己理解自己的任务，班长和宿舍长劝说，家长监督共同努力确保学生安全。 3、该类型会议召开的注意细节（1）反应要迅速，第一时间找对与突发事件相关的人。（2）流程尽可能简单，不要说没用的话。（3）主持人要有遇事沉着冷静的能力，能够激发大家找准解决问题的方案。（4）会议首先讨论是怎么解决问题，而不是探究谁该负责任。（5）这类会议一定要处理好后期总结与反思，以避免再次发生。（6）各个监督人员（如家长、班长、导员）应该履行好自己的责任。【固定型】会议类型一：例会会议主题：总结教学经验和教训会议目的：改正以前暴露的某些问题，鼓励好的现象，促进会议的制度化、高效化，从而实现实施的及时化和效果化。参加人员：院长，书记，任课教师会议时间：每周四下午会议地点：学院会议室或办公室会议流程：1、会议准备 （1）提前通知加上督促，短信群发的形式提前一天通知（时间太久容易淡忘），收到后给予回复，若未及时回复打电话进行提醒督促，统计不能参加会议的人员名单及原因并登记在案。注意：短信内容要求清晰准确，不易使人产生误解 。尤其一些关键内容如时间、地点等。（2）准备资料，进行打印分发（在会议召开前一天）（3）提前半天进行会场的打扫清洁、桌椅布置。开会前进行会议所需设备多媒体设备（扩音器、录音机、录像机、放映机、幻灯片、投影机等）、桌椅板凳、记录员的设备（签字笔、笔记本）、暖壶若干等等。）检查，如有损害，进行及时修理。（4）领导班子提前一天进行会面，达成观点的大致一致。2、会议召开（1）所有与会人员必须在会议召开前10分钟到达，然后进行签到（以签字形式进行），无故缺席人员进行惩罚措施（比如扣奖金等）。（2）主持人要求口齿清晰、语言简练，能带动气氛，事前准备好流程表，将会议中的每项活动及大概所需时间记录下来，做到心中有数。（3）行政人员发言要切中主题，避免套话、空话、废话，贴近实际。（4）为了保证会议决策顺利实施，成立专门的实施监督小组，对于决策实施状况进行及时报告，以便及时修正错误。（5）记录总结:安排专人进行会议的记录整理，重大会议决策需要与会人员的签名，并进行封存。附加：记录格式如下：学院XX会议（会议主题）会议主持参见人员会议时间会议内容与会决策及参与人员签名每次例会学院老师都要填以下表，对于学院现状提出一些问题，并写出希望的成果，最后一定要把改进措施详细的列出来。现状希望达到的成果改进措施1.上一次会议的执行情况2.教学方法的不足3.下一次会议的计划1.每项活动根据计划进行的状况2.与会人员对于教学方法的期望3.提出对于下一次会议的主题的意见（如讨论学院硬件设施更新问题）（与会人员详细写）会议类型二：党委、团委会议会议主题：夯实基础、活跃基层，全面推进党、团工作。会议目的：是为了加强学院管理，调动学生自我服务、自我管理、自我教育意识与能力，在学院党委、团委领导和指导下，协调各部工作。会议时间：每月一次会议地点：学院大会议室参加人员：院党委书记，院团委老师，党员，预备党员，班级团支书。会议流程：1.会前要求（1）参加人员务必准时参加，会议将提前10分钟签到；（2）若请假请于会议开始前一天交请假申请；（3）鉴于会议重要性，需携带本子与笔做好会议记录。2.会议进行（1）主持人宣布会议开始。（2）主持人介绍与会的院团委领导、老师及相关人员。（3）院团委书记讲话。（4）各班级团支书汇报工作，总结经验。（5）与会人员自由提出问题，领导和老师进行解答。（6）由党委书记总结讲话，分配下一阶段工作任务。（7）主持人宣布会议结束。（8）团支书进行记录总结，保证实施，及时反馈。会议类型三：班级会议会议主题：班级学风建设会议目的：为了进一步加强学风建设，不断激发学生学习的积极性和主动性，班级结合实际，针对同学们在学习过程中可能会出现的学习懈怠等情况特此召开学风建设主题班会。会议时间：每月一次会议地点：教室 参加人员：导员、主持人、班委、班级同学会议流程：1.会前准备（1）统筹安排完成任务的议题、会议议程、会议方案等资料的准备。（2）会场布置，（如：位置的安排、音响准备、装饰品等）（3）各会议小组准备工作和资料。 （4）主持人发言稿，班委发言稿的提前准备。2.会议进行（1）8:10 班委致词5分钟 （2）8:15 主持人发言宣布会议开始，做一个简短的开场。 （3）8:18 以小组为单位专题研讨，派一名代表发言并展示PPT。（每组8分钟 ）（4）9:06 班委代表两名自由发言（5）9:16 导员就班级学风建设做一个总结并给出意见和建议（6）9:26 主持人宣布会议结束（7）9:28 会务小组进行整理会场 3、固定型会议的注意事项：（1）固定会议一定避免呆板，每次例会尽可能变换形式。（2）固定会议的目的是交流信息，发现问题，改进方案等，所以要求参与人员每次例会之前要有所准备，带着想法来。（3）与会人员大多是教职工或学生，尽可能照顾大家的时间，选用大家都易接受的时间作为例会时间。（4）主持人的话语不可太多，要让每一位与会人员充分发表自己的想法。（5）记录有建设性的想法，并加以讨论，并让提出该想法的人写出一套方案，之后再行修改实施。（6）每次例会留有总结时间，与会人员都要在例会中有所收获。 附加固定会议纪律要求会议纪律要求：（老师方面）（1）要求会前5分钟到达会场，有事不能准时参加或不能来者，提前一天向有关负责人说明情况和原因，不得无故缺席，缺席者与评优资格挂钩。（2）每次会议在不允许的情况下，不得找人代会。（3）开会期间不得随意走动，无允许的条件不要讲话或交头接耳。（4）考勤量化表上做记录，两次不来参加的无特殊原因，严重的要通报批评。会议纪律要求：（学生方面）（1）凡一学期入党积极分子无故旷会达2次以上者，报辅导员及系党支部处，并在其档案上面作好记录，且在评定奖学金时直接在其平均分上扣去1分，该学生所在寝室也不能评星级寝、文明寝室。（2）凡一学期内学生干部旷会达2次以上，不能参与院级 “优秀干部”的评选，该学生所在寝室也不能评星级、文明寝室，且在评定奖学金时直接在其平均分上扣去3分。（3）凡一学期内其他学生旷会达2次上者，在评定奖学金，助学金时直接在其平均分上扣去3分，该学生所在寝室也不能评星级、文明寝室。 （4）凡一学期内学院各个班级中有2次考勤率为最后者，不能参与“优秀班级体”的评选，该班班干部也不能参与系级或院级的“优秀干部”的评选。（5）凡一学期内完整参加学院所有会议并表现积极的学生上报辅导员并给予表扬，在同等情况下，优先考虑其入党、助学金、奖学金、文明个人、优秀学生干部等评优、评模的评定。院学生部将详细记录所有请假、旷会者，并会做成电子文档。【研讨型】会议主题：集思广益的会议会议目的：主要集思广益探讨一些管理与教学方面的问题(例如学院在学生培养和管理体制、老师在日常的教学管理),通过教育理念、教学资源、教学设施，倡导一种更合适学生的学习观念和教学方式，成为工作的核心。参加人员：分为院领导与教职工人员、院领导与教职工、学生、教师职工之间、教职工与学生会议时间：时间恰当，不耽误大家时间会议地点：干净，舒适会议室或教室会议流程：1、会前准备（1）道具器材（水、笔、纸张，多媒体设备等）（2）明确会议的主题（例如怎样的教学方法适合新传学生）准备稿件，文案等主持人讲稿，会议流程表。（3）设定主持人、会议记录者。（4）通知与会人员的方式：电话、飞信、短信的方式联系（通知的信息必须明确，简洁，无歧义。）2、会议进行（1）会议开始前10分进行参会人员的签到。（2）主持人发言，阐明此次会议目的，并介绍时间安排、流程安排以及相关规章制度。（3）交流会议议程涉及到教学目的和内容（学生之间，教师与学生之间，教师与教师之间），探讨可实施性和现实条件的欠缺。（4）进行会议讨论，具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意；做决定；确认行动。（5）达成协议与解决问题，主持人或院领导总结会议。（6）结束会议，具体包括：总结保存好会议过程及内容的记录；安排下次会议。3.会后安排实施组织实施会议结果，将边实践、边完善，逐步提高教学能力与管理水平，逐渐摸索出适合学生发展需要的教学模式。4、集思广益型会议的注意事项：（1）该类会议尽可能选择圆形会议桌，布置的颜色不宜太沉闷，可以在每个与会人员的桌上放置一个果盘，营造轻松的气氛。（2）研讨型会议以交流讨论为主，会场不宜冷场，气氛太过沉闷，所以主持人必须能够活跃气氛，同时主持人要有丰富的阅历，具有影响力、说服力，可以启发与会人员的思维。（3）准备好充足的纸和笔，以便大家把自己的每个想法都写下来。（例如按照思维导图需要纸张比较多）（4）该类会议不准批评，让每个人的想法都充分的表达。（5）该类会议不能超过1个小时，因为时间过长思维效率会下降。（6）保存好会议过程及内容的记录，尤其是会议上提出的一些新想法、新思路都要加以整合。附录一、会议的意义1、会议是一个集思广益的渠道。会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。2、会议显示一个组织或一个部门的存在。会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。3、会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。二、会议的目的1、实现有效的沟通。会议是一种多项交流，可以集思广益。2、传达资讯。通过会议可以向教职工或学生通报一些决定及新决策，也就是说向他们传达来自上级或其他部门的相关资讯。3、监督工作情况。许多常规会议其主要目的是为了监督、检查教职工对工作任务的执行情况，了解工作进度。 4、达成协议与解决问题。三、会议的种类会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。1、按人数分类（1）团体会议（2）一对一会议 2、按开会方式分类（1） 面对面会议（2）电话会议（3）视频会议3、按开会目的分类（1） 宣布人事安排、讲解政策的会议（2）当众表扬或批评别人的会议（3）临时处理突发事件的会议（4）固定的团队会议（5）集思广益的会议四、会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。1、固定的部门会议：至少每月一次。不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的习惯；将会议的时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。2、全体会议：至少每两月一次。利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会造成沉重负担。3、处理突发事件的会议：随时。切忌太频繁，否则会使教职工或学生感觉日日有危机，会让学院陷入做事无条理的可怕境地。4、一对一会议：按需要。可以按需要天天发生，但是最好不要超过一小时。五、召开会议必须要考虑的一些要素1、会议的必要性。会议不是万能的，有的问题不一定只有开会才能解决，可以的话考虑用文件传达或电子邮件的形式来代替一些会议，有的问题靠开一次会议也解决不了，所以我们就必须去考虑其它的方法。2、会议要会而有议，议而有决。这是会议的基本原则，没有主题或没有目的的会议就不必召开，开会仅是开会而已，没有任何有建设性的意义和决定或构思，这个会议等于没开，是在浪费时间、浪费金钱。3、会议的内容形式既然决定召开会议了，就应该明确几个事项：,为什么要开这个会，会议的目的。，会议的内容，讨论决定什么内容。，会议的形式，用什么方法来检查。，参加的人选。，会议的时间。会议的时间一般尽可能在两小时之内，因为长时间的会议会让人感觉到疲惫。，会议的地点，要明确会议的地点，并提前预订确认。七、会议效率不高的原因及预防性管理1、会议的通病效率不高会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低。2、会议效率不高的原因主要原因：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。次要原因：（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心