BW财务会计岗位用户手册doc.doc

智慧天下 项目经理:TechSonic 项目经理: 更改记录日期作者版本说明2007-12-26戴佐鹏1.0财务会计员岗位操作手册一 财务部门会计员岗位职责1. 会计科目的维护；2. 物料组的建立；3. 业务会计科目的确认；4. 会计报表的编制；5. 添加日记帐分录；6. 业务流程生成的日记账分录的监督与控制；7. 根据销售预警，根据销售交货单生成应收发票； 8. 维护成本中心；9. 维护成本中心层次；10. 应付发票接收后，根据采购收货单填制应付发票，并对帐;11. 根据办公用品采购，依据采购订单添加采购应付发票；12. 月末处理；13. 库存查询；二系统操作流程1 工具栏说明 科目初始化1.1 操作流程路径：主菜单 财务 编辑科目表；操作步骤：1 选择需要编辑的会计科目分类，点击确定，进入“编辑科目表”窗口。2 根据需要进行具体的编辑操作： 修改科目名称、级别、位置：选中需要修改的科目，在总帐科目明细中科目名称栏中修改名称，在级别的下拉菜单中选中级别；在总帐科目位置中的抽屉、上级商品、抽屉中位置的下拉菜单中分别选中科目所属的位置，最后点击“更新”，修改完成。 添加科目：根据需要增加的科目位置选择某个级别的科目，利用“添加同级科目” 、“添加下级科目”添加，添加之后再进行修改，点击“更新”，添加完成。 删除科目：右击科目，选择高级中的删除科目，点击“更新”，删除完成。注意事项:1) 已经使用的会计科目不可以删除；2) 如果某科目下具有明细科目则认为是标题。如果要取消标题，则必须先删除明细科目，然后再删除标题；3) 与销售或采购连接的科目不可以删除。4) 科目类型：蓝色为标题科目；黑色为未链接的明细科目；绿色为在科目设置中被调用的明细科目（在“管理-定义-财务-总账科目确认”或其他系统定义功能中被设置的科目）。物料组的建立2.1 操作流程路径：主菜单 管理 设置库存物料组；操作步骤：1 确认物料组设置窗口在添加状态，在物料组名称栏中输入添加的物料组名称，点击“添加”完成。会计报表的编制3.1 操作流程路径：主菜单 财务 财务报表模板；操作步骤：1、 在模板选择栏选择“定义新的”来定义新的模板。然后在模板栏选择该模板。2、 在该模板的财务科目中根据需要修改科目，方法同编辑科目表。3、 确认模板的科目表无误后，点击“生成科目表模板”完成。业务处理在SAP Business One 中,财务凭证有两个来源。一、来源于业务单据自动生成；二、在财务模块手工填写。在手工填写财务凭证的模式下，又区分为两种情况：一、手工填写日记账凭证，经审核后形成日记账分录；二、直接填写日记账分录。1、增加日记账凭证路径：菜单-财务-日记账凭单操作步骤：单击“添加分录到新凭证”按钮，进入新的日记账凭证录入窗口。填写过帐日期、明细、科目、金额等内容。点击“加入凭证”按钮。如果需要填写其他凭证，则继续录入新分录的内容；如果不再添加凭证，则点击关闭窗口。在日记账凭证清单界面，点击“更新”按钮，将日记账凭证保存。注意：系统中有起息日、过帐日期、计税日期三种日期。过帐日期就是业务发生的日期，起息日主要时在计算账龄时要用到的日期，例如给客户一个月付款日期，起息日将比过帐日期晚一个月。计税日期主要对计税和税务报表有影响。2、为尚未审核的日记账凭证增加新的分录：操作步骤：选择要增加分录的日记账凭证；点击“添加分录到现存凭证”，进入日记账凭证录入窗口；录入相应信息；点击“加入凭证”按钮；如果需要填写其他凭证，则继续录入新分录的内容；如果不再添加凭证，则点击关闭窗口。在日记账凭证清单界面，点击“更新”按钮，将日记账凭证保存。3、凭证添加到日记帐分录操作步骤：选择欲进行添加的日记账凭证；在窗口下部，查看凭证内容；凭证无误，返回到日记账凭证清单，点击“添加到日记帐分录”按钮执行审核，生成日记账分录。注意：由凭证添加日记帐分录是以日记账凭证为单位，而不是以事务（分录）为单位，所以一定要保证当前日记账凭证下的所有事务（分录）都正确之后，才能执行保存功能，生成日记账分录。4、日记账分录日记账凭证经过审核后，自动生成日记账分录。当然用户也可以直接制作日记帐分录，相当与直接制作经过审核的日记帐分录。1. 在日记账凭证清单窗口的上半部分列示日记账凭证，下半部列示选定的日记账凭证所中包含的事务（分录）。一个日记账凭证可以包括一条分录或多条分录。2. 状态为打开的日记账凭证，可以通过系统菜单下的数据-删除 功能，删除日记账凭证。3. 状态为打开的日记账凭证，可以通过系统菜单下的数据-删除行 功能，删除日记账凭证中的分录。4. 状态为已清 的日记账凭证不可以删除。5. 日记账分录不允许删除，只能进行红字反冲处理，系统提供了两种模式。5、定义过帐模板路径：菜 单 - 财务-过账模板进入过账模板，按说明填制模版，点击添加。6、使用过账模板操作步骤：进入日记账凭证窗口；选择模板类型为“百分比”；选择模板为“00012”；修改任意一个科目的金额，其他科目金额自动计算；录入其他所需数据及信息；点击“加入凭证”按钮。说明： 模板类型：点击下拉箭头选择。百分比：过账模板。 模板：使用TAB 键进行模板清单，选择需要调用的模板。 借方/贷方：录入任意一个科目的金额，其他科目的金额根据模板设定的百分比自动计算7、周期性过帐路径：菜 单 - 财务-周期性性过账71 添加模板进入经常性过账，按说明填制模版，点击添加。72 使用周期性过账使用周期性过帐有两种方式。一、系统自动提醒用户，用户确认后将自动过帐。但用户需要在管理系统初始化一般设置中设定。选择该选项，系统将在用户登录时自动提示需要执行的周期性过帐。二、用户直接在周期性过帐的视图中选择需要执行的记录。成本中心1、定义利润中心路径：菜 单-财务-成本会计-利润中心进入定义利润中心，定义新的利润中心，点击确定 。11 定义分配规则进入定义分配规则，定义新的分配规则，点击添加。12 在核算中使用利润中心由于系统中有两类财务凭证，手工和自动凭证，这两类凭证利润中心的指定略有不同。13 为手工凭证指定利润中心在制作手工财务凭证时，可以为每条会计分录指定利润中心或分配规则。2.维护成本中心层次路径：菜 单-财务-成本会计-成本中心层次步骤：1、 在层次明细里选择维和模板。可以定义新的模板。2、 在右边选择的模板中编辑层次，利用“添加同级科目”和“添加下级”选项。3、 双击最下级的科目，在弹出的“层次项目明细”窗口中输入对应的利润中心。填制应付发票、对帐 1、填制应付发票路径：菜 单 采购应付帐款 应付发票步骤：1、选择供应商。2、点击复制从收货采购订单，从弹出的收货采购订单中选择一个或多个生成应付发票。3、点击“添加”完成应付发票。2、付款给供应商路径：菜 单 收付款 付款 付款选定需要付款的的供应商；选定需要付款的发票。选择付款方式；主菜单付款给供应商付款方式然后选择菜单窗口的图标。进入付款方式，选中 现金 页签，将光标移向总计CTRL+B键入付款金额，点击确定。返回付款给供应商点击添加，系统添加付款单据和付款财务凭证。该付款单据编号为16，如想查看相关的财务凭证，点击付款单据上的交易编号，即可调出相关财务凭证。2、供应商往来帐款核销路径：菜 单 收付款 银行对账单与对账 自动对账操作步骤：步骤一：进入选银行对帐,选定需要核销的供应商,点击对帐，进入核销界面。注意：在处理付款给供应商业务时，如果不是基于应付发票来做付款（选中付款单据中的不基于发票付款 选项），必须在使用银行对帐对其往来业务进行核销。如果是根据供应商开据的发票付款，系统会自动核销。如果需将系统自动核对的记录显示出来，则在如下界面，选择【按系统显示调整交易】的选项。步骤二：在核销界面中，上方表的左侧为付款记录，右侧为付款发票。双击需要核销的交易，使需要核销的业务至于下方的表中，点击银行对帐。步骤二：在核销界面中，上方表的左侧为付款记录，右侧为付款发票。双击需要核销的交易，使需要核销的业务至于下方的表中，点击银行对帐。期末处理结转汇率差异如果用户存在外币业务，则在会计期末需要进行汇率差异的结转，根据期末汇率调整有外币核算业务的会计科目的本币余额。路径：菜 单 财务 汇率差异执行后，系统会自动弹出如下窗口，将需要调整的科目以及调整数额列示出来。如要查看有关该科目的详细调整信息，双击该会计科目所在的行。用户查看后决定如何是否将此凭证添加为正式日记帐分录。点击添加，系统结转汇率差异中设置的汇兑损失科目（总帐）与计算出的差异自动生成日记账分录。1、期末结账路径：菜 单 - 管理-实用程序 - 期末结账操作步骤： 会计期末进入选择期末清算，选择执行结帐的期间，选择相关的会计科目。点击执行，系统会自动弹出如下窗口，将需要调整的科目以及调整数额列示出来。用户查看后决定如何是否将此凭