大型医药学术会议.ppt

大型医药学术会标准操作规程,策划人：Carter,6/7/2019,目录,开展大型学术会的条件,1,大型学术会会前准备,2,大型学术会会中要求,3,会议议程,4,会后评估,5,会后跟进,6,一、开展大型学术会的条件,1、明确的会议主题 2、权威的主讲专家,二、大型学术会会前准备,1、总负责人确认会议主题、时间、地点、议程、规模、讲课专家、大会主席以及合作的学会（是否学会提供学分）等，确认费用分配原则及支付、核销方式。 2、总负责人分工，由专人分别落实以下项目 （1）会议资料 A、会议资料汇编收集：讲稿及相关会议资料，编辑整理成册。若有两位以 上主讲专家，应提前沟通讲课内容，避免重复和冲突。 B、设计并制作：邀请函、主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝、导 向牌、工作人员胸牌、水牌及会议资料封皮；会议资料汇编内容。 C、配合供给部、市场促进部确认印刷邀请函、会议资料汇编等。 D、配合市场促进部准备邀请函、会议所需企业品牌宣传物、产品品牌宣传品、 会议资料汇编、礼品、饮用水及资料袋、笔记本、笔等辅助物品（尤其需 注意确认运输到会场时间）。 E、会前1天将相关会议资料分装到资料袋中，并整齐堆放、点清数目。讲台电脑 中拷贝讲课幻灯片、公司宣传片、主题背景图片等。,（2）会场 A、会场选择在交通便利，著名的宾馆。会场大小与拟邀请听课人数匹配。了解 周围交通情况，以便通知参会人员时告知。 B、确认会场时间、地点、座位数、灯光、音响、投影仪及展示仪（展示仪根据 讲课专家要求与否准备）、投影幕布、无线话筒等。 C、会场布置：摆放主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝，准备导向 牌、工作人员胸牌、水牌。讲台布置鲜花、电脑、激光笔等，连接好并试用 。分负责人还应注意会后各物料的收回，设备的归还等工作。 D、准备会场休息厅。 E、如果是视频会，需要确认会场网络设备是否满足要求（必须有备份网络）及 试运行。 F、如果会议中间有茶休，准备茶水、咖啡、点心、水果及桌布、座椅等。,（3）录像、照相相关人员及器材的准备。 （4）专家接待：按行程安排专家食、宿、行、游等招待事项。 （5）参会人员 A、确认参会公司领导名单，按行程安排食、宿、行等事项。提前沟通讲话内容。 B、确认参会学会领导名单，及其邀请、接送、接待及礼品（礼包）的准备。并 沟通讲话内容。 C、邀请讲课专家，确定大会主席，提前沟通会议流程及资料。 D、邀请各地参会专家：明确各位的食、宿、行等的费用，可由会务组预定酒店， 并明确告知是否自费。3-4次邀请（告知性邀请，正式送邀请函，会前2-3天 提醒，会前当天短信、电话确认）。,（6）服务人员岗位 A、引导参会专家人员 B、引导公司领导、学会领导、讲课专家人员 C、签到处工作人员 D、茶歇处、发放礼品、发放午餐等工作人员 E、休息厅工作人员 F、投影仪等设备协调人员（会前确认会议中使用的电脑上已准备好讲稿等） （7）检查督导 A、总负责人、各分负责人以多次会前会形式进行 B、会前一天总负责人必须再次确认各项工作落实情况，并查看会场准备情况。 （8）预算： 以上各部分负责人做出所负责内容预算，由总负责人统一汇总整理后按流程申请。,三、大型学术会会中要求,1、会议当天总负责人再次会场检查投影仪等仪器、会议资料、会场布置及讲稿，确认礼品或学分发放方式及工作人员。 2、各岗位工作人员 A、着正装、带工作牌，各就各位、各司其职。 B、各组之间相互配合，共同做好工作。服务人员注重礼仪、热情服务、主动协 调，不得相互推诿、到处走动、打闹嬉笑、先行食用茶歇物品。 C、会议开始后关闭会场大门，会场留2-3人协调解决紧急事件，其余人员可到会 场外休息或者协助其它工作人员。在会场有空座位情况下，可到场内听课，但 要遵守会场纪律。,3、会议介绍人注意一定要宣布会场纪律，提醒参会专家会议进行中不走动、将手机调至震动状态。 4、准备安排3个以上有关公司产品的问题，并分配到人，在讨论环节无人提问时提出，问题要从临床、学术角度出发，不能太过商业化。 5、确保现场的录像、照相工作保质保量完成。 6、餐券、礼品券发放到参会医生手中，礼品在会后凭券发放。,1、会议开始前播放产品或公司宣传片。 2、会议开始，主持人介绍药政部门领导和学会专家、大会主席。 3、当地药政部门或者学会领导讲话。 4、主持人介绍大会主席主持学术会议。 5、大会主席介绍会议嘉宾及会议主题。 6、讲课专家（国家级、省级专家，当地专家的用药体会与讨论）分别发言、讨论。 7、大会主席总结。 8、公司领导致答谢词，会议结束。,四、会议议程,总负责人会同各分负责人以会议形式进行会后评估，内容包括： 1、专家讲课内容是否条理清晰、重点突出，是否吸引听众。 2、参会专家人数、级别，对会议主题、讲课专家的评价。 3、会议时间、议程、会场布置及会议资料是否合理、需要改进的地方。 4、工作人员工作情况评估。,五、会后评估,会后完成八次跟进，分别是： 1、第一次跟进（会后当天至会后1天）：会议当天晚上对熟悉客户电话回访，一般客户发送手机短信致谢。短信由经理或学术经理/助理统一编写，相互转发。 2、第二次跟进（会后2-4天）：答谢客户感谢参加会议和对我们工作的支持，就会议内容进行交谈。探询客户对会议的反应，以及客户对会议内容的需求。同时告知客户有会议资料，包括照片、专家讲稿等，预约下次拜访时间，并送到家里。 3、第三次跟进、第二次拜访（会后5-7天）： 让客户填写学术会反馈卡（反馈卡内容包括客户对会议的建议、对产品的认知、对企业的认知；以选择题为主），并增送小礼品（电影票等）。预约下次拜访时间，送讲稿，形成家访。,六、会后跟进,4、第四次跟进(会后8-10天)： 送讲课专家幻灯片电子版，介绍讲课专家本人情况及讲稿内容，并带出相关产品的部分，增强产品学术支持。 5、第五次跟进（11-14天）： 送学分，就继续教育切入会议内容，插入公司及产品信息。 6、第六次跟进（15-18天）：送会议照片等，再次讨论有关会议的内容，提起客户对会议的记忆。 7、第七次跟进（19-22天）：送医师报或其他有宣传本次会议的媒体发行物，利用媒体的影响力，使客户对此次会议产生共鸣，认可公司品牌。 8、第八次跟进（23-25天）：与重点客户达成中药产品治疗本次会议推广的疾病的共识，宣传介绍产品，带动其他客户用药。,Here adds your Title,60%,75%,35%,WPS演示助您快速创建极具感染力的演示文稿，打造令人震撼的影院效果。,WPS演示助您快速创建极具感染力的演示文稿，打造令人震撼的影院效果。,WPS演示助您快速创建极具感染力的演示文稿，打造令人震撼的影院效果。,Here adds yo