Access数据库概述应用学习102P.ppt

第13单元 主讲：刘志强,计算机教学实验中心,第 3 页,认识并掌握 Access RDBS的一般操作,第 4 页,基本概念 什么是Access？ Access操作环境 建立数据库操作 创建并操作数据表,第 5 页,数据项（字段、域） 数据记录（元组） 数据库 数据访问页,第 6 页,具有独立含义的数据单位(可以引用的最小命名数据单位)。 例如，在一个教学管理系统中，描述一个学生的基本信息有：学号、姓名、出生日期、性别、班级等。其中的每一项都是数据项。,数据项,第 7 页,一组相关的数据项被称为记录。 例如，教学管理系统中一个学生的基本信息组成一个记录；每个记录中的数据项是相关的（张三的记录记载的是张三的有关信息，与李四的信息无关）。,记录,第 8 页,同类记录的集合被称为数据库文件。例如，教学管理数据库“教学管理.mdb”。存放的是有关教学管理的数据信息。 关系数据库是一种将数据汇集到一个或多个独特的表中的DB，表通过相关表的联系字段彼此关联。 索引是包含表中的一个字段或一组字段中的有顺序的数据列表，利用索引可以迅速地定位所找寻的记录。,第 9 页,Access 2000增加了一种新的对象类型：“数据访问页”，它是一个网页，通过它可以对DB中的数据进行查询和更新。 数据访问页是一种交互式的Web页，它保持同主数据库的动态链接并允许在浏览窗口中查看、编辑、提供信息。 页可以象其它对象一样，便捷地进行创建、设计、修改等操作。 建立新的Web页后，可以通过属性表中的设定网址，将其连接到相应的Web节点上。,第 10 页,能唯一标识表中每一条记录的字段或字段组称为主关键字。例如，学生表中的“学号ID”，因为，学号可以唯一地标识每个学生。,第 11 页,Access是Microsoft Office套装软件中专用于信息管理的、功能强大的、桌面关系型数据管理系统。 简单地说，Access就是RDB开发工具。 使用Access可以很轻松地组织和管理数据，方便地查询和共享信息。,第 12 页,Access具备全面的应用程序开发环境。为便于数据库操作，每个Access数据库文件由表、查询、窗体、报表、宏和模块等对象组成。,第 13 页,表是Access DB最主要的组成部分。表是存储数据的地方。查询 、窗体和报表等对象都是通过表来显示和编辑信息的。 一个DB文件可以包含多个表对象。一个表对象实际上就是由行、列数据组成的一张二维表格。,第 14 页,查询是按预先设定的规则有选择地显示一个表或多个表中的数据信息。 查询是按规则建立起一个动态数据集合。当运行查询对象时，Access自动动态建立规则所选中的表中的数据集合，再进行相应的操作。 设计、建立查询对象，并不是重新建立数据集合，而是建立选择数据所依据的规则。,第 15 页,窗体对象是用户和AccessDB之间的主要接口（交互界面），用户可通过窗体对象更方便地对DB的表、查询及其他对象进行操作。窗体主要有编辑数据、接受数据、显示信息和控制应用程序的流程等几个功能。,第 16 页,以特定格式打印显示数据的最有效的方法。,第 17 页,宏对象是一个或多个操作的集合，其中每个操作实现一个特定的功能。使用宏可以使一些操作任务自动完成。,第 18 页,模块对象是将VBA（Visual Basic For Application ）中声明和过程作为一个单元进行保存的集合。模块对象由声明节、语句和过程组成。 VBA作为一种语言是标准VB语言的子集。,第 19 页,方便的操作手段 丰富的数据对象 强大的数据共享 精美的窗体和报表 友好的Office助手 全新的Web功能（2000）,第 20 页,ACCESS使得用户可以很容易的实现各种操作。 ACCESS提供有许多向导，通过对话框，询问有关问题（内容、格式等），引导用户去完成指定的操作。 ACCESS 2000还增强不同版本的软件用户之间数据共享的能力，同时也简化了用户完成数据共享的操作。,第 21 页,根据数据库操作的不同特点，ACCESS为用户提供了七种对象类型；表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。这些对象可以实现不同的功能。,第 22 页,Access和Word、Excel之间可以很容易的实现数据共享。 用户可以很方便地将Word、Excel中的数据导入Access，从而避免了许多重复的数据输入工作。 也可以将Access中的数据导出到Word、Excel中，一方面可以利用Word的编辑、排版功能保存大量的原始数据，另一方面又可以充分地利用Excel提供的数据分析功能来分析AccessDB中的数据，生成各种需要的图表，增强数据的表现力。,第 23 页,Access具有功能强大的图形应用功能，在报表和窗体中，可以使用这些功能建立许多不同类型的商业图形（二维、三维的条形图、柱形图、饼图等）。 它允许用户根据需要，设计这些图形的显示方式，以满足自己的需要。例如，改变网络线、调整条形图的颜色和样式、显示一个图形上的数据值等。,第 24 页,Office助手是一个人性化、智能化的帮助工具，它随时等待为用户提供服务，当用户进行某项操作遇到问题时，它会及时出现在用户面前，引导用户一步步完成相应的操作。,第 25 页,Access 2000提供了全新的Web工具以及超级链接支持，使得世界上所有的Access用户之间可以全方位的交流数据。例如，用户可以： 在DB文件中插入超级链接，浏览Web页； 可以通过Web页发布DB中的数据； 可以通过数据访问页，简单轻松地创建绑定数据的HTML页，将DB应用程序扩展到企业Intranet中； 可以通过分组的数据访问页查看和管理相关信息等。,第 26 页,组织数据 建立查询 生成窗体 打印报表 共享数据 支持超级链接 建立应用系统,第 27 页,DBMS最重要的作用就是组织、管理各种各样的数据。 Access中的表对象是用于组织数据的基本模块，用户可以将每一种类型的数据放在一个表中，可以定义各个表之间的关系，从而可以将各个表中相关的数据有机地联系在一起。,第 28 页,查询是操控DB的一种主要目的。查询对象是用于建立查询的基本模块， 通过创建查询可以用来查找符合指定条件的数据，也可以利用查询来更新或删除记录，并可对数据执行各种计算。,第 29 页,窗体是用户和DB应用之间的主要接口，窗体在DBS中的应用可以极大地提高数据操作的安全性、可以丰富用户操作界面。 Access中的窗体对象是用于生成窗体的基本模块，利用窗体可以创建一个窗体来直接查看、输入和更改表中的数据。,第 30 页,Access中的报表对象是用于生成报表和打印报表的基本模块。报表可用来分析数据或将数据以特定的方式打印出来。,第 31 页,Access提供了与其他应用程序的接口，即数据的导入和导出。通过这些功能： 用户可以将其他系统的数据库数据导入到AccessDB中； 也可以将Access的数据导出到其他系统的DB中。,第 32 页,超级链接是浏览器（Internet Explorer或Netscape Navigator）中一段比较醒目的文本或一个图标，用鼠标单击超级链接，浏览器中的页面就会跳转到该链接所指向的网络对象。 用户可以将某个字段的数据类型定义成超级链接，并且将Internet网络或局域网中的某个对象赋予这个超级链接，当用户在数据表或窗体中双击超级链接字段时就可以启动浏览器，并进入该链接所指向的对象。,第 33 页,Access2000提供了宏和VBA，利用它们可以将各种DB和对象连接在一起，从而形成一个DB应用系统。 用户可以使用DB应用系统来完成不同的操作，提高工作效率。 它还提供了“切换面板管理器”，可以将已经建立的各种DB对象连接在一起，形成所需要的应用系统。,第 34 页,没有内置的备份程序（SQL Server有），但可以利用Access做为一个前端工具接驳SQL Server后端DB。 最大存储容量是每个DB12亿字节； 默认的接入用户总数为255个。,第 35 页,为保证Access稳定成功地运行，需要下列系统资源： Pentium 100 以上的CPU 32MB （或更高）的内存 至少250MB的硬盘空间（存放所有应用程序和所创建的DB） VGA、SVGA（或高速视频卡） Windows 95、98 或Windows NT IE 5.0 或其它浏览器,第 36 页,为简化操作步骤的描述，使用下述约定： “/开始/程序/Microsoft Access” 此描述表示： 操作顺序为： 开始 程序 Microsoft Access 含义为： 单击“开始”按钮， 在弹出的下拉菜单中选择“程序”菜单项， 在程序菜单的级联菜单中选择（单击）Microsoft Access,第 37 页,启动/退出Access Access窗口 Access菜单 Access工具栏,第 38 页,/开始/程序/Microsoft Access 弹出Access对话框,单击此单选框 将建立新数据库,单击此单选框将按Access向导建立DB,单击此单选框将打 开已存在的DB,当前路径下的DB列表框,第 39 页,执行“/文件/退出” 或 单击关闭窗口按钮,第 40 页,“空数据库”窗口 “数据库向导”窗口 “打开已有数据库”窗口,第 41 页,选择“空数据库 ”单选项后弹出的Access窗口,该Access对象列表框中没有任何对象，等待用户去“新建”。,第 42 页,按数据库向导引导一步步建立数据库,第 43 页,罗斯文商贸数据库窗口（窗体对象列表）,窗体标签,第 44 页,文件 有关文件的操作；创建、打开、关闭、保存等 编辑 文本的编辑操作 视图 选择显示对象；包括：表、查询、报表等 插入 选择插入对象；包括：表、查询、报表等 工具 选择Access提供的工具 窗口 选择窗口排列方式 帮助 选择提供联机帮助,第 45 页,文件操作按钮,编辑操 作按钮,Office链接，引导你将数据链接到Word文档中,分析,不同方式的列表；大图标、小图标,详细信息列表,代码,属性,关系,新对象,显示表,显示直接关系,显示所有关系,第 46 页,打开数据库后，执行： /工具/关系 ，可显示下列关系示意图 路径: Program FilesMicrosoft Office OfficeSamplesNorthwind,第 47 页,创建新数据库 打开已有数据库 关闭数据库,第 48 页,数据库设计的步骤 创建空数据库 使用“向导”创建数据库,第 49 页,分析建立数据库的目的 确定数据库中的表 确定表中的字段 确定主关键字 确定表之间的关系 优化设计 输入数据并新建其他DB对象,第 50 页,首先考虑“为什么要建立DB及建立DB要完成的任务”。 这是DB设计的第一步，也是DB设计的基础。 与DB的最终用户进行交流，了解现行工作的处理过程，讨论应保存及怎样保存要处理的数据。 要尽量收集与当前处理有关的各种数据表格。,第 51 页,建立数据库的目的： 例如,实现“教学管理”数据库应用。 功能要求： 实现“教师、学生、课程、学习成绩”四个方面的综合管理 教师可以查看学生的简况、成绩、课程 学生可以选择教师、课程和查看成绩,第 52 页,从确定的DB所要解决的问题和收集的各种表格中，不一定能够找出生成这些表格结构的线索。 因此，不要急于建立表，而应先在纸上进行设计。为了能更合理地确定出DB中应包含的表，应按下列原则对信息进行分类： 表中不应包含重复信息，并且信息不应在表之间复制 每个表应该只包含关于一个主题的信息 可以独立于其他主题来维护每个主题的信息。例如，将教师和学生的信息分开，这样当删除一个学生信息是不会影响教师信息。,第 53 页,为使DB的信息满足规范化要求，信息应按不同主题分开，单独立表。这样应建立“教师、学生、课程和成绩”四个表。 建立下列数据表： 学生简况表 教师授课表 课程名称表 学生成绩表,第 54 页,表确定后，就要确定表应该包含哪些字段。在确定所需字段时，要注意每个字段包含的内容应该与表的主题相关，而且应包含相关主题所需的全部信息。 还要注意不要包含需要推导或计算的数据，一定要以最小逻辑部分作为字段来保存信息。,第 55 页,分析： 基本特征信息应包括： 姓名、性别、职称、学历、专业特长 其它特征信息： 工作时间、政治面貌、联系电话、课程编号、所属院系 综合分析： 为满足管理目标基本要求，选取下列字段： 教师序号、姓名、性别、职称、课程编号、电话,第 56 页,分析： 基本特征信息应包括： 学号、姓名、性别、班级、出生日期 其它特征信息： 籍贯、政治面貌、宿舍、所属专业、特长 综合分析： 为满足管理目标基本要求，选取下列字段： 学号、姓名、性别、班级、出生日期、简历,第 57 页,分析： 基本特征信息应包括： 课程编号、教师序号、课程名称 其它特征信息： 学分、课时、课程先决条件、课时 综合分析： 为满足管理目标基本要求，选取下列字段： 课程编号、课程名称、课时,第 58 页,分析： 基本特征信息应包括： 学号、课程编号、成绩 其它特征信息： 学分、教师序号、课程名称 综合分析： 为满足管理目标基本要求，选取下列字段： 学号、课程编号、成绩,第 59 页,为保证在不同表中的信息发生联系，每个表都有一个能够唯一确定每条记录的字段或字段组，该字段或字段组被称为主关键字。 如果表中没有可作为主关键字的字段，可在表中增加一个字段，该字段的值为序列号，以此来标识不同记录。,第 60 页,根据上述确定表的字段分析： 学生简况表的主关键字为 “SNO” 教师授课表的主关键字为 “TID” “TID”是人为加入的主关键字 课程名称表的主关键字为 “CNO” 学生成绩表的主关键字为 “SNO”和“CNO”,第 61 页,在确定了DB的表、表中的字段以及主关键字之后，还需要确定表之间的关系。 在DB中，可以存在一个以上的表，且表与表之间存在着一定的关系。只有分析并建立起表之间的关系，才能将表中的相关信息联系在一起。 注：用工具栏中“关系”和“显示表”按钮实现关系的确定。,第 62 页,在设计完所需要的表、字段和关系之后，用户还应该检查一下所做的设计，找出设计中的不足加以改进。 实际上，现在改变DB设计中的不足比表中填满了数据以后再修改要容易得多。,第 63 页,从以上设计中不难看出，教师库存在数据冗余。如果某教师讲授课程多于一门，他的相关信息就要重复多次，这是在表设计中要尽量避免的。,做如下分解： 将课程信息分离出来，形成“教师授课表”，为了形成联系，在该表中增加“课程编号” 字段。,教师授课表,教师简况表,教师授课表,第 64 页,学生情况表,教师简况表,课程名称表,学生成绩表,CNO,返回,SNO,CNO,教师授课表,TID,第 65 页,最后得到的数据表共5个： 教师简况表 教师序号、姓名、性别、职称、电话 学生简况表 学号、姓名、性别、班级、出生日期、简历 课程名称表 课程编号、课程名称、课时 学生成绩表 学号、课程编号、分数 教师授课表 课程编号、教师序号,第 66 页,如果认为确定的表结构已经达到了设计的要求，就可以向表中添加数据了，并且可以新建所需要的查询、窗体、报表、宏和模块等其他DB对象。,第 67 页,创建新数据库有两种方法： 一种是建立一个没有表、查询、报表、窗体等对象内容的DB，称之为空DB； 另一种是通过创建DB向导来完成创建任务；它可以有选择地建立相应的表、窗体、查询、报表等对象，从而建立一个完整的DB应用程序。,第 68 页,以创建“教学管理”数据库为例： /文件/新建数据库，弹出下列对话框 单击“确定”命令按钮 弹出“保存”操作对话框 在“文件名”文本框中 输入“教学管理” 单击“创建”按钮，即可完成创建操作。,第 69 页,启动Access“数据库向导” 选择新建数据库中的信息 在“保存”对话框中输入文件名 选择窗体和报表的模板、样式 指定数据库标题 完成和查看新建数据库,返回,第 70 页,以打开Northwind示例数据库为例： /文件/打开数据库 在对话框中选择文件路径和文件: Program FilesMicrosoft officeOfficeSamples 单击“打开”按钮，即可弹出下列对话框 选择对话 框中的标 签，即可 打开指定 的对象。,第 71 页,关闭数据库有几种方式： 单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮 执行“/文件/关闭”命令,第 72 页,数据库是由表、查询等对象组成；而查询等对象又是通过表来显示的。因此，表是数据库的基础。只有创建了表，才能存储数据库记录信息。 创建数据表有两种方式： 在数据表视图中创建 在设计视图中创建 前者便于浏览表中信息 后者便于设计、修改表的结构。,第 73 页,下面的操作都以“教学管理”数据库为例。 先建立“教学管理”空数据库，然后创建下列数据表：学生成绩表、教师授课表、课程名称表、成绩表。,第 74 页,在空“教学管理”对话框中，先选择“表”标签，然后单击“新建”按钮，弹出“新建表”对话框。 选择一种创建方式 （ 以“设计视图” 为例），选择设计 视图，单击“确定”。 在弹出的“设计视 图 “ 窗口中先进行 表结构设计，然后 再输入表数据。,第 75 页,表设计视图窗口中包含4个主要部分：字段名称、字段类型、说明和字段属性。 数据表中的记录是 由字段及数据组成的。 字段名称是字段的 标识符。 字段类型用于限定数 据的存储格式和操 作规则。 字段说明用于字段的 描述及补充说明。 字段属性用于定义字段的特性（例如，大小）及特征行为（例如是否隐藏显示）等。,字段属性操作框,第 76 页,必须符合Microsoft Access97的 对象命名规则: 最多可达64个字符长度 可以包括字母、数字和空格，以及除句点（.)、惊叹号（！）、重音号（）和方括号（）之外的所有特殊字符。 不能使用前导空格或控制字符（ASCII值从0到31的字符）。,第 77 页,文本类型 最大长度255个字符，用于存放文本数据 备注类型 最大长度65535个字符，用于存放不同于文本数据的文本信息（可以是特殊字符）。 数值类型 长度可以是1、2、4、8、16个字节，分别用来存放不同精度要求的数值数据。 日期/时间 长度是8个字节，用来存放日期和时间类型 日期形式为：yy/mm/dd ; 时间形式为：hh:mm:ss 货币类型 8个字节，最多包含4位小数。 自动编号 4个字节 是/否 1位；存放“真”（True）和“假”（False） OLE对象 最大长度1GB；用于存放超级链接地址。 查阅向导 4个字节，允许使用另一个表中某字段的值来定义当前字段的值。,第 78 页,在数据库创建窗口中，选择“表”标签，再单击“新建”命令按钮，弹出“新建表”对话框 选择“设计视图”选项，单击“确定”按钮 将光标移到字段名称列的第一个空格处，输入“SNO”，按Tab或Enter键移至数据类型列，在选择输入数据类型。单击数据类型下拉列表按钮，弹出类型列表框，可供选择。 可在字段属性框中修改字段属性。例如，字段大小。 可在说明栏中填写描述说明。 /文件/保存/填写“表名” 单击“确定”,第 79 页,为使表中记录能唯一地识别，Access将自动为表建立一个“ID”字段，作为主关键字，该字段采用“自动标号”的数据类型。 用户可以建立自己的主关键字，操作步骤为： 选择表 单击“设计”按钮 单击要作为主关键字的行左侧的行选定器 /编辑/关键字（主关键字图标 将出现在行左侧） /文件/保存,第 80 页,字段属性,数据类型列表,字段说明,字段名称,第 81 页,查看数据表 在数据表中输入数据 保存数据表中的数据 删除数据表中的记录 操作数据表的列和行 改变字体 保存数据表中的全部改动,第 82 页,查看数据表前必须先打开指定的数据库和数据表。 然后用Access提供的各种工具对数据表中的记录进行操作。可选用的工具有： 记录选定器 定位按钮 滚动条、滚动块,第 83 页,首先打开指定的数据库 单击 表 标签 双击要选择的数据表图标，即可显示相应的数据表窗口,第 84 页,新记录 指针,第一个 记录,前一个 记录,下一个记录,当前记录,最后一个记录,新记录,滚动块,正在编 辑记录,第 85 页,数据表由记录组成。输入数据分两种情况： 向新插入的空记录中输入数据； 编辑已有记录的数据 在输入数据记录的过程中涉及到指针和光标的移动(即如何快速地选择操作对象)。,第 86 页,单击窗口左下方的新记录按钮，或选择“/插入/新记录”，光标就自动定位在新记录的第一个字段中，这时即可输入数据。 按Tab或Enter，即可选中整个字段；这时输入数据，则自动取代当前字段内容。 若想编辑整个字段中的部分内容，双击插入点位置或选择（光标拖动）指定对象，再输入数据。,第 87 页,在字段间移动： Tab |Enter| 向右移动一个字段 Shift+Tab | 向左移动一个字段 在记录间移动 PaUp 向上移动一页 PaDn 向下移动一页 移到上一个记录 移到下一个记录 Home 移到字段开头或第一个字段 End 移到字段末尾或最后一个字段,第 88 页,Access有以下几种保存数据的方法： 每移到一个新记录，原记录中的数据即被保存 按“Shift+Enter”可以保存当前记录内容 在记录字段的编辑过程中，单击记录选定器上的铅笔图标，可以保存正在编辑的字段。,第 89 页,删除操作可以针对： 一个记录 多个记录 全部记录 删除操作步骤： 先选择被删除的记录 按Del键,第 90 页,删除一个记录 单击要删除记录的 记录选定器, 按Del键 删除多个记录 按下鼠标左键不放， 向下拖动鼠标选择要 删除的记录, 按Del键 删除全部记录 单击数据表左上角的方块 或按Ctrl+A键 或执行/编辑/选择所有记录 按Del键,第 91 页,对数据表的行、列操作包括： 改变列宽 移动数据表中的列 保留屏幕上的列 暂时隐藏列 永久删除列 在数据表视图中增加列 改变行的高度,第 92 页,改变列宽有几种方法： 使用最佳匹配改变列宽 将鼠标放至两列间的分割处，双击鼠标即可 手工改变列宽 将鼠标放至两列间的分割处，拖动鼠标至合适位置 改变多个列的宽度 将鼠标指针放在要 改动的第一个列的 标题上，按下鼠标 左键不放，拖动至 其它列。 执行“/格式/列宽”选择一种 单击“确定”,第 93 页,在数据表中允许永久或暂时