浅谈基层农发行档案管理.doc

浅谈如何做好基层农发行档案管理工作梁宏斌 张克清 随着国家金融体制改革的不断深化和日秦完善，农业发展银行的业务发展领域也在不断纵深推进，档案管理工作无论是在记录银行发展历史，还是在银行经营与管理中，所发挥的重要作用是不容忽视的。面对农发行的改革与发展，经营业务的科学决策都离不开原始档案作参考，对此，基层农发行的档案管理工作至关重要。在新的历史时期、新的工作需要，新的条件下如何更科学，更规范，更全面系统地做好档案管理工作，是农发行系统亟待探讨的课题。笔者结合基层农发行工实际和档案管理工作的特点，谈谈一些浅见，以供参考。一、树立档案管理意识，从日常工作做起。 基层农发行的现状是人少事多，业务工作主要有三大类，会计，信贷和办公室的综合工作。各部室档案的收集与管理重在平时，但目前各基层行的档案管理意识还比较薄弱，不同工作岗位的原始资料很难规范序时地收集整理归档，甚至收集到的档案资料也不完整，分类存放还比较凌乱，很难体现出档案资料的真实价值，并且在调阅档案资料时也比较困难。对此，全行员工务必引起高度重视，强化档案管理意识，必须从三个环节着手。 1、基层行领导必须高度重视档案管理工作。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，明确分工，责任到人，定期检查验收归档。领导对档案价值的认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入议事日程，纳入考核目标，是全行增强档案管理意识和规范档案管理的重要保证，要使基层农发行的档案工作达标，领导起决定因素。 2、全行员工要积极参入档案管理，从日常业务工作做起，严格按照档案管理的要求，注重平时档案资料的积累和分类存放。要经常参加档案管理法规和相关的政策，制度的学习培训，不断增强规范档案管理意识，各工作岗位必须从日常业务工作做起，注重档案资料的日常收集和整理，分类存放。每个部室要指定专人负责资料收集，分类整理并编码登记，定期移交给支行专职档案管理员归档保管，在全行形成档案管理工作齐抓共管的态势，确保基层行的档案管理工作有新的起色。 3、专职档案管理人员要充分发挥其主观能动性，充分运用专业知识对各类档案资料协作整理验收，科学登记归档。专职档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，要勤汇报，档案管理人员要经常向领导汇报档案工作进展情况，引起领导重视，及时查漏补缺，力求使基础档案管理更完整，更规范。二、加强教育培训，提升综合素质档案管理人员的综合素质和专业水平直接影响档案管理的整体工作质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的业务工作和社会发展的需要，所以必须对档案人员进行专业培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，使基层行的档案管理逐步进入专业化，现代化轨道，要从以下几方面努力：1、提高综合素质，强化专业培训。首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员专业知识培训在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。其次，教育培训不容忽视，将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程，制定培训计划，有针对性地分期培训，力求人人参入，共同提高。要使档案管理人员能够清晰地认识到档案管理工作的重要意义，要激发潜力，充分发挥正能量，使档案管理与业务发展，与时代发展同步。2、加强制度建设，建立良性运行机制。首先，要建章立制，使档案管理工作可持续发展，档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。农发行档案工作是一项系统工程，持续性，连接性和完整性较强，本着对历史负责，对业务发展负责，必须建立一套完整的管理体系，规范档案管理。其次，要建立完善的教育体系，制定约束和激励机制，使档案管理人员不断增强使命感和工作责任心。3、开展综合培训，提高业务水平。从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训，要创造条件，多组织一些培训教育活动，使全行员工都有全面系统学习档案专业知识的机会，不断增强现代科技知识。尤其是要加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中，尽快提高其专业水平和实际操作技能。要通过各种形式对档案管理员进行档案法和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件，同时还要鼓励档案管理人员积极参加档案管理资格考试，不断提升档案管理队伍的综合素质和工作技能。4、建立奖惩机制，细化考核监管。合理的奖惩措施是做好档案管理工作的重要保证，制定奖惩措施必须结合基层农发行的工作实际，细化考核内容，加大监管力度，定期检查验收。要进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，把档案材料的收集整理工作纳入档案管理人员的责任目标考核，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。三、运用现代管理手段，科学管理档案。 实现档案现代化管理，随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如电子档案和纸质文本档案的数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法的落后将直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。首先要增强责任感，提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。其次要掌握管理技能，提高综合素质。传统的档案管理方法已不再适应新时期的发展要求，正确运用现代化科技手段和先进操作管理技术是做好档案管理工作的重要保证。档案管理人员必须牢固掌握和运用先进的管理手段，以适应档案管理数字化、信息化的发展要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。再次是利用现有资源，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。因此，要发挥计算机的管理优势，提高工作效率。将纸质文本档案录入到计算机上，按权限设密，确保档案材料的安全性，实行档案资料网络化管理，使档案资源共享，既方便日常业务操作，同时也方便档案材料的调阅查询。充分地发挥档案材料的重要作用，也体现出档案材料的应有价值。四、提升现代管理水平，增强档案资源利用。随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备服务意识，又要掌握现代化管理技能，充分运用电子网络健全和完善档案材料。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词时再点查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。档案保管的目的是为了利用，因此，档案管理工作者，在处理好利用和保密的前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具。1、加强编研工作，要对档案资料进行分析研究，按照一定的主题对档案资料进行筛选，归纳，综合，摘编等编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确，更系统，更精练。因此，要从实际出发有针对性地编制必要的检索工具，使检索多样化，从而提高查找利用档案的效率。2、积极主动提供服务，改变以往被动的服务局面。档案人员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势实现档案信息资源共享。3、档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务当