内部管理体系审核培训(第二部分).doc

第二部分内部管理体系审核一、有关审核术语二、有关审核的类型三、内部审核的目的、对象、准则、范围、特点和频次四、内部审核的程序1、内部审核准备2、现场审核3、跟踪改进五、内部审核员有关审核的术语1、审核为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。注1：内部审核，有时称第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织自我合格声明的基础，在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由与受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。注2：外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。第二方审核由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核组织进行。如那些对与GB/T19001或GB/T24001要求的符合性提供认证或注册的机构。注3：当质量管理体系和环境管理体系被一起审核时，称为“结合审核”。注4：当两个或两个以上审核组织合作，共同审核同一个受审核方时，这种情况称为“联合审核”。2、审核准则一组方针、程序或要求。注：审核准则是用作与审核证据进行比较的依据。3、审核证据与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。注：审核证据可以是定性或定量的。4、审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。注：审核发现能表明符合或不符合审核准则，或指出改进的机会。5、审核结论审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的审核结果。6、审核委托方要求审核的组织或人员注：审核委托方可以是受审核方，也可以是依据法律法规或合同有权要求审核的任何其他组织。7、受审核方被审核的组织8、审核员有能力实施审核的人员9、审核组实施审核的一名或多名审核员，需要时，由技术专家提供支持。注1：指定审核组中的一名审核员为审核组长。注2：审核组可包括实习审核员。10、技术专家向审核组提供特定知识或技术的人员。注1：特定知识或技术是指与受审核的组织、过程或活动，评议或文化有关的知识或技术。注2：在审核组中，技术专家不作为审核员。11、审核方案针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核。注：审核方案包括策划、组织和实施审核所必要的所有活动。12、审核计划对一次审核活动和安排的描述。13、审核范围审核的内容和界限注：审核范围通常包括对实际位置、组织单元、活动和过程以及所覆盖的时期的描述。 14、能力经证实的个人素质以及经证实的应用知识和技能的本领。审核的分类管理体系审核 内部审核 第一方审核 第二方审核审核 产品（服务）审核 外部审核 第三方审核 内部审核 第一方审核 过程审核 外部审核 第二方审核l 审核的频次管理体系审核：每年至少一次两次审核间隔不超过计划12个月产品审核：以产品批为单位进行过程审核：一般每季度审核一次，一年不少于两次。审核准则标准管理体系文件适用的法律、法规合同审核范围产品/服务范围场所/部门过程审核对象管理体系、过程、产品（服务） 审核特点审核是一个评价过程，是对活动和过程进行检查；审核是确定满足准则的程度；审核是一项正式的活动；客观性、系统性、独立性是审核的核心原则内部审核目的（第一方审核）标准的要求维持、完善、改进管理体系需要满足顾客、相关方要求和法律、法规要求第二方和（或）第三方审核前纠正不足作为一种管理手段第二方审核目的选择评价合格供方，确认合格供方的过程能力促进合格供方的改进活动与关键合格供方共享技术和资源第三方审核目的认证注册减少第二方重复检查审核质量管理体系 环境管理体系 标准条款表职业健康安全管理体系 序号Q（质量）E（环境）O (职健安)体系要求(要素)对应条款体系要求(要素)对应条款体系要求(要素)对应条款1总要求4.1总要求4.1总要求4.12文件要求4.2.1环境方针4.2职业健康安全方针4.23质量手册4.2.2环境因素4.3.1对危险源辨识、风险评价和风险控制的策划4.3.14文件控制4.2.3法律法规和其他要求4.3.2法规和其它要求4.3.25记录控制4.2.4目标、指标和方案4.3.3目标/职业健康安全管理方案4.3.3/4.3.46管理承诺5.1资源、作用、职责和权限4.4.1结构和职责4.4.17以顾客为关注焦点5.2能力、培训和意识4.4.2培训、意识和能力4.4.28质量方针5.3信息交流4.4.3协商与沟通4.4.39质量目标5.4.1文件4.4.4文件4.4.410质量管理体系策划5.4.2文件控制4.4.5文件和资料控制4.4.511职责和权限5.5.1运行控制4.4.6运行控制4.4.612管理者代表5.5.2应急准备和响应4.4.7应急准备和响应4.4.713内部沟通5.5.3监视和测量4.5.1绩效测量和监视4.5.114管理评审5.6合规性评价4.5.215资源提供6.1不符合、纠正和预防措施、4.5.3事故、事件、不符合纠正和预防措施、4.5.216人力资源6.2记录控制4.5.4记录和记录管理4.5.317基础设施6.3内部审核4.5.5审核4.5.418工作环境6.4管理评审4.6管理评审4.619产品实现的策划7.120与顾客有关的过程7.221设计和开发7.322采购7.423生产和服务提供过程的控制7.5.124生产和服务提供过程的确认7.5,225标识和可追溯性7.5.326顾客财产7.5.427产品防护7.5.528监视和测量装置的控制7.629测量、分析和改进(策划)8.130顾客满意8.2.131内部审核8.2.232过程的监视和测量8.2.333产品的监视和测量8.2.434不合格品控制8.335数据分析8.436持续改进8.5.137纠正措施8.5.238预防措施8.5.3质量管理体系 环境管理体系 QEO管理体系共性要求对照表职业健康安全管理体系 体系的要求（要素）对应的标准条款Q(质量)E（环境）O（职健安）体系总要求4.14.14.1方针5.34.24.2目标指标5.4.14.3.34.3.3机构职责5.5.14.4.14.4.1培训、意识和能力（人力资源管理）6.24.4.24.4.2体系文件4.2.14.4.44.4.4文件控制4.2.34.4.54.4.5不符合、纠正各预防措施8.5.2/8.5.34.5.34.5.2记录控制4.2.44.5.44.5.3内审8.2.24.5.54.5.4管理评审5.64.64.6质量管理体系 环境管理体系 QEO管理体系相关要求对照表职业健康安全管理体系 体系的要求（要素）对应的标准条款Q(质量)E（环境）O（职健安）法律法规和其他要求4.2.34.3.24.3.2信息交流、内外部沟通协商5.5.3/7.2.34.4.34.4.3运行控制（产品实现）7.1/7.2/7.3/7.47.5/7.6/6.3/6.44.4.64.4.6监视和测量8.2.34.5.14.5.1质量管理体系 环境管理体系 QEO管理体系专业性职业健康安全管理体系 (不同)要求表Q（质量）E（环境）O (职健安)标准要求对应条款标准要求对应条款标准要求对应条款产品实现的策划7.1环境因素识别评价和控制4.3.1危险源辨识评价风险控制4.3.1产品设计与开发7.3管理方案4.3.3管理方案4.3.4生产提供过程的控制7.5.1运行控制4.4.6运行控制4.4.6过程确认7.5.2应急准备和响应4.4.7应急准备和响应4.4.7产品监视和测量8.2.4监视和测量4.5.1绩效测量和监视4.5.1审核程序 工作程序 工作量比例1、审核准备 20%2、审核实施 45%3、跟踪改进 25%4、有效措施形成文件 10%审核准备工作工作内容 执行人/部门1、组成审核组，通知审核组长 管代或内审管理部门2、收集、准备有关文件和资料 审核组长3、编制审核计划，召集审核组会议 审核组长4、编制检查表 审核员5、通知受审部门 审核组长/内审管理部门管理体系内审计划1、审核的目的：检查管理体系的符合性、有效性。2、审核范围：产品（服务）+过程+场所/岗位+设施3、审核准则1) 体系标准2) 组织的管理体系文件3) 适用的法律、法规4) 合同（必要时）4、审核日期5、审核组成员及分工组长：组员：6、审核日程安排：日期时间受审部门审核内容审核小组或人员10/7至11/78：309：00首次会议A.B.C.D9：0010：00公司领导4.1、4.2、5.1-56、6.1、8.5A10：0012:00质量部7.6、8.2.48.2.3、8.3、8.4B.C12/714：0016：00审核组会议A.B.C.D16：0017：00与领导交换意见A.B.C.D17：0018：00末次会议A.B.C.D注：1、首末次会议主要参加人员：组织领导、管理者代表、受审部门主管、内审员。2、各受审部门或人员的审核内容由组织职能分配而定（一般参照管理手册中的职能分配表）6、审核日程安排：日期时间受审部门审核内容审核小组或人员10/7至11/78：309：00首次会议A.B.C.D9：0010：00公司领导4.1、4.2、4.3.3、4.1.1、4.6A10：0012:00安环部4.3、4.4.6、4.4.7、4.5.1/2、4.5.4/5B.C12/714：0016：00审核组会议A.B.C.D16：0017：00与领导交换意见A.B.C.D17：0018：00末次会议A.B.C.D注：1、首末次会议主要参加人员：组织领导、管理者代表、受审部门主管、内审员。2、各受审部门或人员的审核内容由组织职能分配而定（一般参照管理手册中的职能分配表）一般情况下，组织各部门的职能涉及的标准条款及相应的审核条：管理层、管理者代表：1.2，4.1，4.2.1，4.2.2，5.1，5.2，5.3，5.4，5.5，5.6，6.1，8.1，8.5.1综合管理部门: 4.2.3，4.2.4，6.2，6.3，6.4，8.2.2，8.2.3，8.4，8.5.2，8.5.3经营部门: 5.2，7.2，7.5.1（f），7.5.4，8.2.1技术（业务）部门：7.1，7.3，7.5.2生产（服务）部门：6.3，6.4，7.5.1，7.5.2，7.5.3，7.5.4综合生产服务现场： 7.5.5，7.6，8.2.3，8.2.4，8.3采购部门：7.4仓库：7.5.3，7.5.5质检部门：7.4.3，7.6，8.2.4，8.3设备部门：6.3，7.6各部门涉及的通用条款：4.2.3，4.2.4,5.3，5.4.1，5.5.1，5.5.3，8.2.3，8.4，8.5.2，8.5.3一般情况下，组织各部门的职能涉及的标准条款及相应的审核条款如下：管理层 、管理者代表 : 4.1，4.2，4.3.3，4.3.4，4.4.1，4.4.4，4.6，综合管理部门: 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4，4.4.5，4.5.2/3，4.5.3/4, 4.5.4/5,经营部门: 4.3.1, 4.4.6,技术（业务）部门：4.3.1, 4.4.6,安环部门:4.3.1, 4.3.2, 4.3.3/4, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1,4.5.2生产（服务）部门：4.3.1, 4.3.3/4, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1务生产(服)现场: 4.5.2/3,采购部门：4.3.1, 4.3.3/4, 4.4.6,仓库：4.3.1, 4.3.3/4, 4.4.6, 4.4.7,质检部门：4.3.1，4.4.6，设备部门：4.3.1，4.4.6QEO体系标准条款的分配（参考）领导层: Q 1.2,4.1,4.2.1,4.2.2,5.1,5.2,5.3,5.4,5.5,5.6, 6.1,8.1,8.5.1 E/O 4.1,4.2,4.3.3,4.4.1,4.6劳资企管处 : Q(协作) 4.1,4.2.1,4.2.2,5.1,5.2,5.3,5.4,5.5,5.6,E/O(协作) 4.1,4.2，4.3.3，4.4.1,4.6Q 4.2.3,6.2,6.4,7.5.1,8.2.1,8.2.2,8.2.3,8.5E/O 4.4.2,4.4.3,4.4.6,4.4.6,4.5.1,4.5.2/3,4.5.5/4财务处: E/O 4.4.1供应处: Q 7.4,8.2.4 E 4.4.6,4.5.1材料处: Q 7.4,8.2.4 E/O 4.4.6,4.5.1销售处: Q 7.2,7.5.1,8.2.1 E/O 4.4.6,4.4.3运输处: Q 7.2,7.5.1,8.2.1 E/O 4.4.6,4.4.3生产安全处:Q 7.1,7.5 O 4.3.1,4.3.2,4.4.6,4.4.7,4.5.1,4.5.2,4.5.3机动环保处: Q 6.3 E 4.3.1,4.3.2,4.4.6,4.4.7,4.5.1,4.5.2,4.5.3，4.5.4技术处:Q 4.2.4,7.1,7.5.1,7.5.2,7.5.3,7.6,8.2.3,8.2.4,8.3,8.4E/O 4.4.6,4.5.1,4.5.2,4.5.3基建技改处: Q 6.3E/O 4.3.3,4.3.4保卫处: Q 6.4 E/O 4.4.6,4.4.7,4.5.3/2生产厂：Q 6.3,6.4,7.1,7.2,7.3,7.4,7.5,7.6,8.2.3,8.2.4,8.3 E/O 4.3.1,4.4.6,4.4.7,4.5.1,4.5.3,4.5.2各部门均涉及的条款： Q 4.2.3,4.2.4,5.3,5.4.1,5.5.1,5.5.3,8.2.3,8.4,8.5.2,8.5.3 E 4.2,4.3.3,4.4.1,4.4.3,4.4.5,4.5.3,4.5.4 O 4.2,4.3.3/4,4.4.1,4.4.3,4.4.5,4.5.2,4.5.3检查表检查表的作用1. 确保审核完整的覆盖面2. 保持预定的审核进度3. 保证审核的客观、公正性4. 作为审核文件保存检查表的格式与内容1. 按部审核的检查表2. 按过程审核的检查表检 查 表（按部门审核）受审部门： 审核员： 审核日期：标准条款检查内容检查方法检查记录评价ISO9001标准中的条款编码，例如4.1,4.2按标准的要求（标准条款条文内容）采用以下方式描述1. 叙述式2. 提问式谈（询问）查（查文件、记录）看（观察现场）谈、查、看收集到的信息如实记录1符合（合格）2不符合（不合格）a.一般b严重编制： 审核：检 查 表（按过程审核）检查条款： 审核员： 审核日期：检查内容涉及部门检查方法检查记录评价相关部门与检查标准条款相关要求的描述a.叙述式b.提问式与检查条款有相关职责的部门或岗位谈（询问）查（查文件、记录）看（观察现场）谈、查、看收集到的信息如实记录1符合（合格）2不符合（不合格）a.一般b严重编制： 审核：审核实施1、召开首次会议2、实施现场审核3、确定不合格项及编写不合格报告4、体系评价5、召开末次会议6、编写审核报告及发放主持：审核组长召开首次会议 参加人员：领导，管代，受审部 门领导,审核组成员时间：30分钟 内容：宣布首次会议开始 确定审核计划 介绍审核的程序，方法和要求 确定末次会议的时间 领导提出要求 实施现场审核 -审核的原则 -审核控制 计划控制进度控制气氛控制 -收集客观证据和评价按审核计划、检查表进行。采用全面检查和抽样检查相结合方式，运用谈（问）、查、看方法调查取证。将审核证据和审核准则比较得出审核发现。-审核路线和方法自上而下审核（顺纵向）1、自下而上审核（逆纵向）顺向审核（顺向追踪）2、逆向审核（逆向追溯） -审核的基本技巧审核主要是谈（提问和聆听），查（查阅验证），看，观察和记录的组合。审核的基本技巧是指在有限的时间，空间和资源下，如何通过谈、查、看获得并确定所需的审核信息。时间分配对提高审核的有效性和效率很重要。经验认为谈、查、看、记较为适宜的时间分配如下：谈（提问和聆听）占20%查（查阅和验证）占50%看（观察）占10%记（记录）占20%1.提问(沟通)现场审核过程实际上是一个正式的双向沟通过程,通常采用面谈方式,所以需关注以下几点: 适当的提问 说要少,听要多 保持融洽的关系 选择适当的面谈对象 保持礼貌,友善的态度 关注谈话的内容,又关注谈话者的感情变化2.聆听 专心聆听 相信别人说的话 不能选择性聆听 不能插话或打断别人的说话 把事实与想法分开 听出“话外之音”3.查阅 确定受审核方在职能范围内应提供的文件和记录 按审核的项目，过程，顺序要求受审核方提供文件和记录 识别文件和记录的合法性、适用性和真伪 提供对所查阅的文件记录的内容 边查阅边提问 边查阅边记录 沿着问题的线索，顺藤摸瓜地查文件和记录，直至清楚、核实为止。 抓住重点，查阅文件和记录4.验证(思路) 有没有规定 执行没执行 执行得怎样 有否执行记录5.观察下列情况需通过现场观察才能完成审核: 基础设施和使用 工作环境和条件 员工行为和精神状态 文件记录的受控状况 储存、包装、搬运 产品防护 监视和测量设置状态和使用 人的不安全行为和物的不安全状态 水、气、声、渣的排放及影响，资源能源的使用等 设备、场所、操作等危险源辨识和风险评价 文件、标准执行情况现场审核观察的要点 理解身体语言 带着问题观察 根据规定观察 针对验证要求观察 选择关键设备、场所、过程观察 站在系统角度观察 熟悉工作环境观察6.记录 边查阅、边聆听、边记录 重点记录 采用速记 使用心智图 合格项略记、不合格项详记 记录与审核目的、范围、准则有关的经验证有价值的信息审核中遇到的一些典型情况和应对技巧1“没问题”型2“抵触”型3“掩盖”型4“一问三不知”型5“高谈阔论”型6“办不到”型7“辩解”型8“主动暴露”型9“求饶”型10“故意拖延”型11“热情过度”型 不合格类型不合格报告的确定和编写 不合格程度（性质）不合格内容 必须有确切的客观证据判定 必须有充分的依据（准则） 经审核组讨论、确定，组长核准 由受审方确认事实体系性不合格指管理体系文件与标准、有关法律法规和合同不符。类型 实施性不合格未按文件规定实施 效果性不合格按文件实施了，但未达到 规定要求。严重不合格 性质 一般不合格（轻微不合格）不合格报告内容l 受审部门及责任部门l 审核日期l 审核员姓名l 不合格事实的描述l 不符合准则l 不合格类型l 不合格性质l 不合格原因分析l 采取的纠正措施及计划完成日期l 纠正措施完成情况及有效性验证不合格项报告受审核部门责任部门审核日期审核员不合格事实描述：不符合标准：手册：不合格类型（程度）：A（体系性）B（实施性）C（效果性） 严重 一般审核员： 年 月 日 责任部门负责人： 年 月 日原因分析：建议采取的纠正措施：管理者代表审批：责任部门负责人： 审核员： 年 月 日 年 月 日签名： 年 月 日纠正措施验证：审核员： 年 月 日案 例1、某建筑施工单位，审核员在市场部看到一份与甲方（顾客）签定的合同，其中一条要求水泥采购必须从某水泥厂采购。审核员来到项目经理部，问对某水泥厂进货是否要委托试验站做配比试验和强度试验等，项目经理说：“该厂的水泥是甲方指定的，质量问题由甲方负责，我们对水泥厂从不过问。”2、在销售部，审核员抽查7份顾客调查表，发现其中2份写有顾客意见：“不知道应找哪个部门询问产品信息？”，有2份是顾客抱怨：“购买产品后发现质量有问题，找不到联系的部门和人员。”销售部经理解释：“因为销售人员经常外出，顾客找不到人是难免的。”3、在质检部，审核员问：“公司是否有文件具体规定成品检验的抽样数？”质检部经理递过一份编号为WI0302的成品检验规程，审核员注意到该检验规程4.2.2条规定“各种零件的车铣成品按表4.1中规定的批量大小随机抽样”。审核员又查到表4.1中的“产品批量范围”只规定了“50110000”的抽样数，就问：“产品批量500和10000时，检验员如何抽样？”质检部经理说：“检验员会根据经验减少或加大成品检验的抽样数，我们的检验员都很有经验，还从未出现过顾客退货的情况。”4、审核员到质管科查交付产品的（出厂）检验，从两个月的检验记录中抽查6份，看到检验项目和方法均符合检验规范。审核员问该类产品是否有国家和行业标准？科长说：有。审核员把检验规范与GB3906-91标准核对后，发现检验规范中缺少标准要求的出厂试验必做的“操作试验5次”和“绝缘电阻”项目，检验记录表中也无此两项栏目，科长说：“操作试验我们都做的，只是没做记录，至于绝缘电阻，我们一直就没什么问题，所以就免检了”。管理体系总体评价l 由审核组进行l 将审核发现和审核目标比较得出审核结论l 从两方面评价：a.对不合格项目的分析b.综合评价文件与标准的符合性，删减（若有时）合理性方针、目标指标实现情况体系过程绩效（尤其是主要和关键过程的绩效）顾客和相关方满意与反馈法规及其他要求执行情况人员意识自我改进机制QMS审核报告一、审核基本概况审核目的、准则和范围审核日期审核组成员、受审核方主要人员二、审核过程综述管理体系总体评价内容三、审核结论四、纠正措施及验证要求五、审核报告分发召开末次会议主持：审核组长参加人员：领导，管代，受审部门主管，可扩大到班组长,审核组成员,时间：60分钟内容：宣布末次会议召开 宣读审核报告（草稿） 确认不合格报告 领导讲话纠正措施程序评审所采取纠正措施（效果评价）实施纠正措施确定所需纠正措施评价纠正措施的需求提出纠正措施确定不合格原因不合格评价不合格（不合格原因分析） NO YE形成标准式文件内审员具备的素质要求一、职责1、审核员的职责a) 遵守审核要求b) 传达和阐明审核要求c) 有效地策划和实施审核活动d) 报告审核结果，并形成文件e) 验证纠正措施的有效性f) 收集和保管与审核有关文件g) 配合支持审核组长工作2、审核组长职责a) 全权负责审核阶段的工作b) 制订审核计划c) 对审核工作有效开展和审核结论作决定d) 编制和提交审核报告二、审核员个人素质审核员应当：a) 有道德，即公正、可