鸿源紫荆酒店公文管理制度.doc

鸿源紫荆酒店文件 鸿源紫荆 2013 1号 关于印发鸿源紫荆酒店公文管理制度的通知各部门：为提高酒店公文处理工作的效率和质量，促使公文管理规范化、制度化，现将鸿源紫荆酒店公文管理制度印发给你们，请遵照执行。 附件：鸿源紫荆酒店公文管理制度 二0一三年一月十八日抄送：董事长、执行董事、总经理目 录第一章 总则2第二章 公文种类2第三章 公文格式3第四章 行文规则7第五章 发文办理8第六章 内部邮件11第七章 收文处理12第八章 公文归档13第九章 附则13第一章 总则第一条 为使鸿源紫荆酒店（以下简称“酒店”）的公文处理规范化、制度化，提高公文处理工作效率和质量，根据酒店实际，特制定本制度。第二条 本规定适用于酒店总办及各部门。第三条 公文（包括电子文书，下同）是指酒店在实施管理过程中各部门之间以及和其它组织之间为处理内外事务而形成的各种来往文书和记录文本。第四条 总经理办公室是酒店公文事务的归口管理职能部门，配备专职人员负责酒店的公文的上传下达工作；各部门暂不设专门文员,而由兼职文员代理文员工作。第二章 公文种类第五条 酒店公文有以下几种文体：（一）决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。（二）通告：适用于公布各有关方面需要周知的事项。（三）通知：发布规章制度，转发政府机构、行业机构以及批转下属部门的公文，要求下属部门办理和需要周知的共同执行事项，用“通知”。（四）通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。（五）章程、制度、规定、条例：酒店董事长、总经理办公室制定的，载明机构的设立、职责以及运作程序等内容的文本用“章程”；对各部门工作事务进行原则性的规范和约束用“制度” 、“规定”或“条例”，一般而言，原则性的规范用“制度”，实施细则和具体管理措施用“规定”或“条例”。（六）报告、请示：向董事长及总经理汇报工作，反映情况，提出建议，不需要明确答复的，用“报告”；向董事长及总经理请求指示、批准，需要明确答复的，用“请示”。（七）批复：答复请示事项，用“批复”。（八）函：与不相隶属部门、供应商、施工单位之间相互商洽工作，询问或答复问题，以及向政府机构和行业机构请求批准等，用“函”。（九）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求相关部门共同遵守、执行的，用“会议纪要”。（十）工作简报：记录并传播、公布阶段性工作情况用“工作简报”。第六条 根据发文字号的不同，酒店公文又分为3类，即酒店红头文件、酒店普通文件、其它公文。（一）红头文件适用于印发酒店重要规章、公告、通报、通知、请示、报告、批复、决定、决议等。一般情况下，制度、规定、重要工作计划、部门和人事异动、对外发布酒店信息、转发国家和行业主管机构的有关政策和规定以及有关酒店权益的投资、资产重组等事项的决定，用红头文件（机构和人事异动具体指酒店各部门的设立、撤消、合并，酒店中层及以上人员的人事调整）。（二）普通文件适用于以酒店各部门字号发出的文件。一般情况下，酒店各部门已得到批准的工作计划、财务预算和审批权限范围内部署相关工作的，应使用普通文件格式发文。（三）其它公文1、公函：适用于以酒店或酒店各部门名义向酒店以外单位发出的，商洽有关事项、通报有关信息的文本。2、会议纪要适用于酒店经营或重要工作会议记录。3、传真件适用于酒店公务往来传真件。第三章 公文格式第七条 公文由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页反线以上的各要素统称眉首；置于反线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词及以下的各要素统称版记。 （一）眉首依需要由秘密等级、紧急程序、发文部门标识、发文字号、签发人组成。 1、发文部门标识由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成，酒店红头文件、普通文件和各类公函的发文标识均为“鸿源紫荆酒店文件”。 2、发文字号由发文部门代字、年份和序号组成。联合发文，只标明主办单位发文字号。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“”括入，序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字，正确标识如“鸿源紫荆20*X号”。发文序号由总办统一编制。3、公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急公文分为“特急”、“急件”。秘密等级和紧急程度由拟稿人提出，核稿人和签发人审定。秘密等级和紧急程度标识在版心的右上角。（1）公文的具体密级由总办审核确定或酒店领导直接确定。直接影响酒店权益的重要决策文件、资料为绝密级。酒店的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、合同、协议为机密级。酒店的人事档案、员工工资收入及尚未公开的各类信息为秘密级。（2）公文紧急程度由总办审核确定。因工作需要，要求有关部门或人员自公文送达之时起半个工作日内处理或知晓的公文标“急件”；在1个小时内处理或知晓的标“特急”。 （二）主体一般由公文标题、主送部门、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识和附注组成。 1、公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，年份使用阿拉伯数字。标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2、主送部门指公文的主要受理部门（或个人），应当使用全称或规范化简称、统称。为规范行文，对酒店主送部门等名词的使用和其它事项约定如下。在酒店制度和其它公文中可直接使用以下名词简称和约定，不必另作解释。酒店：是鸿源紫荆酒店有限公司的简称。各部门：指酒店各营业及后勤部门。董事会领导：分别指鸿源集团董事会成员。集团领导：一般指鸿源集团董事长、董事、总会计师等。酒店中层干部：是指经酒店红头文件任命的本酒店各部门的总监、正副经理。各部门负责人：是指酒店各部门正职或持全面工作的副职。基层管理人员：包含酒店各部门主管、部长。各员工：包含与酒店各部门签订劳动合同的合同制员工和临时工。各相关部门：指涉及或与事务处理范围相关的部门。（2）其它简称：集团内其他行业：如简称“鸿源电力”，简称“长兴房产”。 （3）酒店下属部门简称： 称呼酒店下属部门，统一用其名称作简称，如“酒店工程部”简称“工程部”。 3、公文正文在主送部门下一行，每自然段左空2字，回行顶格。正文中的年份、数字一律使用阿拉伯数，不得回行。 4、附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。公文如有附件，应当使用阿拉伯数字注明顺序和名称。在正文下空一行左空2字标识（如：“附件：1、XXXXXX”）。附件应当与公文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号的要标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。 5、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。 6、公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文部门签署人姓名。 （1）以电子文档形式签发的公文，在落款处不署发文部门名称，只标识成文时间。其他纸质公文需加盖印章，印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 （2）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标示“此页无正文”的方法解决。 （3）联合上报的呈文，由主办部门正职或负责部门工作的副职签名；联合发布的公文，所有发文部门的正职(或负责部门工作的副职)都应签名。联合发文的签名顺序（从左至右），应与发文部门的排列顺序相同。 7、附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，不是对公文的内容作出解释或注释。公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。“请示”公文必须在附注标明联系人及电话。 （三）版记由抄送部门组成 1、抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或规范化简称、统称。 2、抄送部门不能在版心出现时，应设单独一页放在最后。 第八条 公文用纸采用A4型纸，文字从左至右横写、横排，标题用2号加粗宋体字，正文用13号仿宋体字，公文中图文的颜色为黑色。第九条 各类公文特定的书写格式。（一）红头文件1、格式见附件一。2、发文字号：鸿源紫荆酒店 XXXXX号，总经理办公室发文字号，以总经理办公室名义行文；鸿源董 XXXXX号，集团董事会发文字号，以集团董事会名义行文。（二）酒店普通公文1、格式见附件二。2、发文字号：鸿源紫荆人 XXXXX号，人力资源部发文字号，以酒店人事行政部名义行文；鸿源紫荆工 XXXXX号，工程部发文字号，以酒店工程部名义行文；鸿源紫荆财 XXXXX号，财务部发文字号，以酒店财务部名义行文。（三）其它公文1、公函：（1）格式见附件三。（2）发文字号：鸿源紫荆函 XXXXX号，以酒店名义行文。2、会议纪要：（1） 格式见附件四。（2）发文字号：酒店领导班子会议或其他重要会议，使用酒店发文字号；一般性的经营会议，使用会议主办部门发文字号。3、传真件：格式见附件五。第十条 处理公文的表格（一）发文稿纸酒店各类通知性公文正式送审前均应填写发文稿纸，并随正式文件一起送董事长及总经理签发。格式见附件六。（二）公文审批表各部门向董事长及总经理报送的请示或请示性公文（如需报批的方案、计划等）应在前面附上公文审批表，格式见附件七。（三）文件传阅笺酒店各部门收到公文（除拟发文件和请示性公文外）需进行处理，在收件前附上文件传阅笺。格式见附件八。第四章 行文规则第十一条 各类文件应遵循以下行文规则： （一）酒店可以向海珠区政府及直属机关、部门行文；可以对下属部门行文；可以与合作伙伴联合行文，但上级和下级不得联合行文；一般不得越级行文。（二）酒店各部门可以以部门名义向其他部门发布一般性通知，但不得以部门的名义对外行文，更不能对外报送请示性公文。因业务需要对外行文时，可以用酒店名义拟稿，经总经理办公室核稿和董事长及总经理签发后，以酒店名义行文。 （三）酒店各部门之间对有关问题未经协调一致，不得各自行文。 （四）请示公文要坚持一文一事制度，只写一个主送部门，不得同时抄送其他部门。“报告”不得夹带请示事项。 （五）凡是通过口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题，不要再行文。 （六）某项工作方针已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，只是一般性号召或重申已有的规定、要求，不要再行文。 （七）印发规章制度的公文，必须注意与已印发的同类规章制度相衔接，内容不得抵触。若有新的规定，必须在行文时说明原印发的规章制度同时废止；已有的规章制度未废止前，不要重复印发同类规章制度。（八）只有原则性意见，尚未有切实可行的执行措施或办法前，不要仓促行文。第五章 发文办理 第十二条 酒店公文的发文处理程序一般分为拟稿、审核、会签、签发、登记、分送等阶段。相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务。 （一）拟稿 1、起草公文是在领导决策过程中的一项重要的参谋工作。公文起草人员要在充分调查研究的基础上认真撰写，反复修改。起草以酒店名义发文的文件，应在认真研究和取得酒店董事总经理意见的基础上，由业务主办部门领导亲自动手或亲自指导、主持进行。 2、公文起草的基本要求： （1）全面、准确地反映客观实际情况，符合国家的法律、法规和其他有关规定，符合酒店领导的有关指示精神。 （2）完整、准确地体现工作意图。 （3）要求重点突出，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （4）正确使用文种，符合公文格式要求。 （5）人名、地名、数字、引文正确。引用公文先注明印发机关，再引标题，后引字号。结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。 （6）应当使用国家法定计量单位。（7）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉语外，应当使用阿拉伯数码。（二）核稿 1、各部门负责人要对发文草稿进行全面审核，严格把关。 2、使用“鸿源紫荆酒店文件”标识印发的公文需经总经理办公室核稿。总经理办公室有权将不符合要求或规范的发文草稿退回拟稿人修改或重办。 3、公文核稿的重点 （1）是否确需行文。 （2）内容是否符合国家的路线、方针、政策以及有关的法律、法令和规定，是否完整、准确地体现了发文单位的意图，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接，意见是否一致。 （3）篇章结构是否合理，层次是否清楚，文句是否简明通顺、符合语法规范。 （4）公文格式如标题、主送单位、发文单位、成文日期等的拟写是否合乎要求，文种的选择是否适当等。 （5）是否符合规定的会签、审批手续，附件是否齐全。 4、公文校核的程序 （1）使用“鸿源紫荆大酒店文件”标识印发的公文，应先送总经理办公室审核，一般不能直接送董事长审批。 （2）起草完毕的公文在送总经理办公室核稿前，要由拟稿部门负责人严格把关并同意。 （3）总经理办公室进行核稿时，如认为无需行文，提出意见后与文稿一起报董事长，按董事长批示办理；如需对文稿作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改；修改后的文稿经总经理办公室复核后送呈董事长会签、签发。 （4）文稿送审后，总经理办公室要及时催办，以防压误。董事长审批、签发后的文稿成为定稿，作为印制公文正本的标准依据。（5）定稿后由总经理办公室统一编发文号，重要的公文要复校，由总经理办公室人员复校。 （三）会签 使用“鸿源紫荆酒店文件”标识印发的公文且发文内容涉及酒店多个部门的，由主办部门负责组织有关部门负责人会签。主办部门与会签部门取得一致意见后方可发文。如会签意见有分歧，主办部门应予协调，仍不能取得一致时，需列明理据，由酒店董事长或总经理协调或裁定。 （四）签发酒店公文必须由总经理签发方能生效。酒店公文依审批权限按照下列规定签发： 1、发文先送主管领导审核后，再送总经理签发。发文内容如涉及两位以上领导分管的业务，由主管领导审核后送其他领导会签。 2、经会议授权或经签发人授权的公文，可由被授权人签发。 3、酒店的一般例行公事、会议通知、贺电等，可授权相关部门签发。 4、以部门名义发布的一般业务或事务性通知，由部门负责人签发，重要的须经总经理、董事长同意。（五）分发1、酒店文件主要采用签收、传真、电子邮件等分送方式。一般情况下，分送公文利用办公自动化系统采取电子邮件方式，对酒店秘密级及以上公文、人事资料等重要公文则采用签收方式。采用各种方式分送公文，分送人都应做好跟踪、记录工作。2、收件工作人员应对公文进行文件、文号、秘字等的核定。如其中一项不对，应立即通知发文单位，并登记出错文件。秘密级文件，应封好再发送,如封口被撕，应拒绝签收。3、各部门不得直接向集团领导越级递交公文。第六章 内部邮件第十三条 内部邮件是指各部门以部门的名义，在日常工作中向董事总经理或酒店内其他相关部门利用办公自动化系统印发的一般事务性、知照性的工作往来文书（一般指不使用“鸿源紫荆酒店文件”标识，属各部门审批权限内且不需经过总经理办公室核稿和董事长、总经理签发程序的各类公文）。主要包括：（一）工程维修通知类；（二）杀虫（清洗地毯）通知类；（三）办理健康证、培训的通知类；（四）在本部门业务范围内向有关部门征询、回复、提醒的各种事务邮件；（五）在本部门业务范围内要求有关部门填报各种一次性数字、表格和资料的邮件；（六）在本部门业务范围内向有关部门发放（领用）各种资料、刊物、书籍和物品的邮件；（七）各部门公布的消息、信息、简报、通讯等邮件；（八）各部门的其他文件。第十四条 内部文件发文工作流程：由各部门相关主管人员起草文稿，呈报本部门正职或负责全面工作的副职审批后，在本部门登记、编号、制作和打印清稿，经拟稿人校对无误后，由本部门进行分发（其他人员不准印发）和立卷、归档。第十五条 各部门印发的内部文件，要严格控制数量和范围，坚持少而精的原则，不得滥发。第十六条 内部文件的拟稿、审核及签发要按本规定的有关要求做好印发的把关工作，确保文件的质量。第十七条 凡以个人名义印发资料或联系业务的邮件（不受格式限制），只限于同事之间的小范围使用，不得向各部门或酒店全体员工普发。第七章 收文处理第十八条 收文处理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批示、分发、承办、催办等程序。收文处理要按照“谁归口谁办理”的原则进行处理。（一）登记各部门接到外部门来文，特别是纸张类的原件，都必须先在收文登记薄上进行登记（可建立WORD文档或EXCEL表格，分日期、来文单位、字号、标题、序号、处理结果栏目便于查询），再送交部门负责人。（二）拟办1、公文拟办分“阅示”、“阅处（办）”、“阅（知）”三个层级。“阅示”指需要董事长和总经理明确批示，进行工作部署或提出处理意见；“阅处（办）”指需要承办部门、承办人根据酒店业务归口管理部门的拟办意见或酒店领导批示的意见对所涉及工作进行处理；“阅（知）”指只需要承办单位、承办人知道或了解，不需要具体办理。2、对于既需要董事长和总经理“阅示”，又需酒店其他领导“阅（知）”的公文，必须先送总经理“阅示”，待批示后再送其他领导“阅（知）”，不能同时送达。3、对于涉及多个部门协调的工作，需要酒店多个部门办理的重要公文，应先送总经理“阅示”，再送相关部门。（三）批示总经理收到公文后，根据鸿源紫荆酒店发文稿纸、鸿源紫荆酒店公文审批表或鸿源紫荆酒店文件传阅笺的提示作出处理意见（一般每人用时不宜超过2个工作日，如确需延迟处理，应及时知会相关部门。对“急件”和“特急”公文，一般应按规定期限处理）。（四）承办1、各部门收到交办的公文，要先经部门负责人阅批，再交承办人办理或传阅。凡涉其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商办理。2、各部门在收到承办文件后，必须在“限办时间”内办理完毕。一般文件在5个工作日内办完；紧急或有时限要求的文件，按规定时限办理。3、对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应迅速退回文件并说明理由。（五）催办 1、对重要的和有时限要求的文电，酒店总经理办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。2、各承办部门的领导要协助做好及时催办跟踪，并将办理情况向总经理办公室反馈。第十九条 酒店发文和收文处理流程详见附件九、附件十。第八章 公文归档第二十条 公文办理完毕后，各相关部门应及时整理电子文件、纸质载体和有关材料（包括音像），按照酒店档案管理制度送酒店档案室归档。个人不得保管应归档的公文。（一）公文归档要遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌，保证归档文件材料的齐全、完整。 （二）联合办理的公文，原稿由主办部门归档。 （三）具有保存价值的电子文档，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件。进行归档时必须将电子文件和相应的纸质文件一并归档。发文必须归档底稿和有董事长或总经理签字(或部门负责人签字)的纸质正文合为一件，收文必须打印传阅笺与处理文本合为一件。（四）归档文件应当确定保管期限、分类号，填写档案属性，各部门应对收发的公文每周进行一次整理，对各部门公文存档价值的确定由本部门正职或负责全面工作的副职按规定确认。第九章 附则第二十一条 罚则（一）对不按规定程序传递公文，或超出规定时限传递公文，又不能作出合理解释者，罚款50元100元。（二）对处理公文不注意保密，致使酒店及下属各部门秘密泄露者，罚款100元500元，并作相应的行政处分。（三）对违反本制度其它规定，而使酒店管理工作受到影响者，罚款100元200元。（四）对上述违规行为责任人的责任领导（指本部门正职）和其他相关责任领导（指本部门分管副职或责任人直接上级）可视具体情况按责任人受罚标准的50%100%给予罚款。第二十二条 本制度由鸿源紫荆酒店总经理办公室负责解释和修改。第二十三条 本制度自颁布之日起执行。原同性质同名称的公文管理制度同时废止。附件一：酒店红头文件格式 急 件（红色小初加粗长宋体，字符间距为加宽）鸿源紫荆酒店文件 鸿源紫荆 号 （4号宋体） 标题：2号加粗宋体主送单位：13号加粗仿宋体正文：13号仿宋体 关于XXX的通知各部门：正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容。一、XXXX。（一）XXXX。1、XXXX。（1）XXXX。附件：1、XXXX 2、XXXX二O一 X年X月X日（3号仿宋体）_抄送：董事长、执行董事、总经理 （4号宋体） _附件二：酒店普通公文格式（黑色小初加粗长宋体，字符间距为加宽）鸿源紫荆酒店文件 鸿源紫荆人 号 （4号宋体） 签发时间：（4号宋体） 签发人：（4号宋体）_标题：2号加粗宋体主送单位：13号加粗仿宋体正文：13号仿宋体说明：如是直接签发，签发人用其签名手写体，封面底部则不落时间。 关于XXX的通知各单位：正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容。一、XXXX。（一）XXXX。1、XXXX。（1）XXXX。附件：1、XXXX 2、XXXX抄送：集团领导 （4号宋体） 附件三：公函格式 （红色小初加粗长宋体，中间间隔1个字符并居中）鸿源紫荆酒店（空一行） 鸿源紫荆函 号 （4号宋体）标题：2号加粗宋体主送单位：3号加粗仿宋体正文：3号仿宋体 关于XXX的函XX单位：正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容正文内容。一、XXXX。（一）XXXX。1、XXXX。（1）XXXX。附件：1、XXXX 2、XXXX 单位（3号仿宋体）（公章） 二O一 X年X月X日 （3号仿宋体）附件四：会议纪要格式 （黑色小初加粗长宋体，字符间距为标准）鸿源紫荆酒店会议纪要 会议名称主 题