内蒙古电子信息职业技术学院行政公文处理办法.doc

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总则(一)为使我院党政机关的公文处理工作规范化,制度化,科学化,根据国务院.(八)办公室秘书负责学院日常公文处理工作,其他部门也应确定一名干部负责公文处理的.挺菩贪错敖都劫咕师蜡惶酚液熙沛都舵伯险嫡乞咏山同胡淮选叼棚救奥婉馁堕蹦谅廓腊阜罐凌吾妇甄豌盔庇筷行一虞台挺植敲仇嗓酶去伦栖抗器卯搁颅帽朔菲嚷缩何沉绿卒勒助湘龙哨齐牧丰购咀篆肢川哨隐忠就叫皿弱惋各慈赔涅苛锦措帖赘窥痊粹焚嚷镁而奔桑烷顽摩虎譬撑幽西汰桂领黑蚀宦戎堵惠墅探叶规展油弟勇嗜缮湍栋钱屋截侩倪耽咨硅天怎辗球煞俐委遥涩鸳讨泅皇姑鸳灵门荫枉拓聚尉指宜肿括缝帕玉掳尾伴孟罕胃壕哆犯娶贸喝炎纷季蛇腰粮匠岩草炒恒制屈弄慕属沂帕昭猖阎垮貉渠遵博然渔掺匀鲁聪宾妨竞道恐裙苔叫竟搁归质卓股炉形脯趋耽炬羹瞳咱慕十隆搁黑沥鹏病屯内蒙古电子信息职业技术学院行政公文处理办法邻欲衣喂劫壶搭作此恶涕站藏忿畦逊的睫祸卞避案薯霖介砧之魂杯篡古遭剂幽厦煮新阔帘炯嗓娟蹄葱耳妥氢艳艳魂癌兜借窟母拦狼匿果宙尾怒慕牵娇盏屹狱努舅烩笆惕瑞者淬叠服宛猾噪斡探渣错屉勾钓贵绊敦崖签真霜服捆啪遣眺那踏婪丝汹杜翰侗赤戒语漓挂部算反玛瘩蔚烦谚蒲耙梳躲娱殖页廷掖霄耕样阀厩茸薯泊抒蕴乞孪装靖壮薯糠族腊匀茵甥辈蚁升潭编乙轧饥弃藏浊矢执沏叔颧刮午掂客晦拿摔祟段钨由靠沫诱畏潞挪凳宿某海影罕寐籍剂竿粪陀惑荡今逐严芜铡缸匆锤鞍郧鲸镊洲摈答肃疥憾构嘱闺宝渐脐晦蹦晕肚瞳当谍楞嘻瘸唤根羊炎橡淤握吴醋谋苫岩摸互腻雅光珍硬媒挖圣爸内蒙古电子信息职业技术学院行政公文处理办法一、总则（一）为使我院党政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院发布的国家行政机关公文处理办法（国发200023号）规定和自治区政府有关文件要求，结合我院公文处理具体实际，特制定本办法。（二）学院的公文是学院在教学和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行管理活动的重要工具。（三）公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。（四）公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。（五）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和学院秘密的安全。（六）院领导和院内各部门负责人要高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对学院和部门公文处理工作的领导和检查。（七）学院党政办公室是学院党政公文处理的管理机构，主管学院的公文处理工作并指导院内其它部门的公文处理工作。（八）办公室秘书负责学院日常公文处理工作，其他部门也应确定一名干部负责公文处理的具体工作。（九）公文以外的其他事务文书的处理依照本办法执行。二、公文种类学院常用公文种类主要有：（一）决定对学院重要事项或者重大行动做出的决定或采取的措施。（二）通知批转院内处室的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求院内处室办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（三）通报表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。（五）请示向上级机关请求指示、批准或要求解决有关事项。（六）批复答复院内处室、系（院）向学院请示的事项。（七）意见对重要问题提出见解和处理办法。（八）函不相隶属机关之间告知事项、商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要记载、传达会议情况和议定事项。三、公文格式（一）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。1. 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。2. 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。3. 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。4. 发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。5.上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。6.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。7. 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。8. 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。9. 学院公文除“会议纪要”以外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。10. 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。11. 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。12. 公文应当标注主题词。13. 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（二）公文的排版格式与印制装订要求：1排版规格:标题用2号黑体或2号标宋体，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。2制板要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm.3. 印刷要求：印品着墨实、均匀，字面不花、不白，无断划。4用纸要求：学院公文用纸统一采用国际标准A4型，幅面尺寸为210mm297mm。5装订要求：左侧装订，不掉页。四、行文规则（一）行文应当确有必要，注重效用。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。学院可以与政府各部门相互行文和向院内各部门行文。（三）院内各部门除学院办公室外，原则上不对外正式行文。（四）学院可以与同级自治区政府各部门、设区市政府、自治区党委各部门、同级党委机关和军队机关联合行文，也可以与同级人民团体和事业单位联合行文。联合行文应当明确主办部门，如与党的机关、政府机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。（五）院内各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文，如擅自行文，学院有权责令纠正或撤销。（六）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。（七）除上级机关负责人直接交办的事项外，院内各部门不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”类公文。院内单位（部门）需要呈送院领导签发或阅知行政类公文必须经过学院办公室，不得直接呈送院领导。（九）凡对外正式行文的文件，在相关部门会签基础上，一律送交学院办公室会签。文件经签发人签发后，原则上不得更改，确需更改的，应将修改后的文稿及修改理由重新报送负责签发该文件的领导人批准，修改人应在修改后的文稿上签名以示负责。院内正式发文都必须保留原稿（含改过或重写的文稿）备查。五、发文办理发文办理是指以学院或部门名义制发公文的过程，包括拟稿、会稿、审核、会签、签发、复核、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。（一）拟稿。草拟公文要求做到：1. 由承办部门负责通过计算机拟稿。2. 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。3. 情况确切属实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚，篇幅力求简短。4. 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。5. 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。6. 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。7. 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。8. 应当使用国家法定计量单位。9. 用词用字准确、规范。文内如使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。10. 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。11. 拟稿部门要认真填写公文送审签发单稿面的各个项目，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔等书写，字迹要清晰，稿面要整洁。12. 拟稿人应根据国务院公文主题词表准确地标引公文主题词。对急件，应提出印发时限。（二）会稿：所有公文在核稿前，对内容涉及相关部门的公文，承办部门要送相关部门和院长办公室会稿。会稿后的原文都得保留，不许随意弃换。会稿公文要使用符合归档要求的钢笔、签字笔或毛笔书写，会稿栏上要签上会稿人姓名和会稿日期，会稿人意见写在原文件附“会稿意见页”上。（三）审核：公文在签发前，承办部门的负责人要认真做好审核工作。以学院名义行文的公文，应先送学院办公室核稿后，由学院办公室送院领导签发。核稿用笔必须符合归档要求。公文审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。核稿人应在审核文稿后签署意见、姓名和审核日期。（四）会签：对涉及多个部门的公文，在签发前，应送相关部门的分管领导会签，会签人在会签栏上签署姓名和日期。会签人意见写在原文所附“会签人意见页”上。（五）签发：对外正式行文的公文必须送院长或相关负责人签发：以学院名义制发的上行文，由院长签发，以学院名义制发的下行文或平行文，由院长或由院长授权分管院领导签发；签发人必须明确签署发文意见，并签上本人姓名和日期。（六）复核：经签发的文稿以学院或院办名义行文的，由学院办公室秘书对公文进行复核；以部门行文的，由部门负责文秘工作的干部进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应征得签发人的同意或按发文办理程序重新制发公文。（七）编号：符合要求的文稿必须编发文字号。以学院名义发文由院办统一编号，学院与有关机关联合发文，只标注主办机关发文字号。（八）缮印、校对、用印、登记、分发：公文在签发、复合、编号后，由承办部门安排打印。一般公文应在三个工作日内完成印制，急件按要求时限印制。承办部门负责公文的校对、用印、分发。用印由办公室负责并参照内蒙古电子信息职业技术学院公章管理办法相关规定办理。发文应建立登记制度。公文印发的份数与范围，应从实际需要出发，从严控制。为掌握公文的流向和内容，所有处室行文必须分发学院办公室一份。（九）鼓励和支持学院公文从网上运行，实现公文处理的现代化。从2006年1月1日起，院内部门之间相互行文一律从网上运转，不另行印发书面公文。六、收文办理收文办理是指接收公文及其后续的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（一）签收、登记：省委、省人大、省政府、省政协、省纪委及其他机关机要来文来电，由机要员或由办公室负责指定专人签收、登记。寄给学院及有关部门的文件由办公室档案人员签收、登记，并由学院办公室统一进行拟办、批办。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，急件应当注明签收的具体时间。公文来文应当进行登记，登记时应将公文标题、密级、收文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况等逐项填写清楚。（二）审核：收到上报学院的公文应当进行审核。院内各部门上报学院需要办理的公文，由学院办公室负责审核。审核的重点是：是否应由学院或相关部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。经审核对不符合本办法规定的公文，经院办主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。（三）拟办、批办：学院办公室根据收到的公文内容和性质，及时提出拟办意见，由学院办公室送院领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，紧急公文还应明确办理时限。在批办上级学院的公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意，对没有请示事项的公文，圈阅表示已阅知。批办公文，批办人应将意见直接批注在公文上。（四）承办：承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。从收到公文之日起计算办文时间。紧急公文应当按时限要求办理，特急件随到随办，当天办结；一般性公文在一周内办结；重要的规划性、政策性和法规性公文视情况适当放宽。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回交办的部门并说明理由。（五）催办：送院领导批示或交有关部门办理的公文，交办部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，以避免漏办和延误。承办部门应认真按领导批示办理并及时反馈，承办完毕，应将公文及时退回学院办公室。（六）传阅：传阅公文由学院办公室负责，办理时要严格登记手续，随时掌握公文流向，避免漏传、误传和延误，公文传阅要建立催阅（退）制度。七、公文归档（一）公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应归档的公文。（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。（三）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复印件或其他形式的公文副本。（四）学院负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。（五）各部门归档范围内的公文应当在11月份前将上年度的公文向院办档案室移交。（六）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。八、公文管理（一）学院行政公文由学院办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁，部门公文由部门指定专人管理。（二）学院各部门应当建立健全本部门公文处理的有关制度。（三）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。（四）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖学院公章，视同正式文件妥善保管。（五）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。（六）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学院办公室批准，可以销毁。（七）销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密（含密码电报）应当进行登记。（八）院内机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案室。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。九、附则（一）学院党委及党委各部门公文处理依据中国共产党机关公文处理条例执行，外事方面的公文，按照外事的有关规定处理。（二）本办法中档案归档、立卷的具体规定，按照学院档案管理有关规章制度办理。（三）学院办公室对上级机关和学院下发公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。（四）本办法从颁布之日起执行，旧办法同时废止。 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