办公用品管理制度.doc

办公用品管理制度第一节总则第一条为保证办公用品的有效使用和妥善保管，加强制度建设，厉行节约，制止奢侈浪费，规范采购行为，强化现金支出管理，加强支出的准确性和可控性，特制定本制度；第二条本制度适用于员工办公用品的申请、领用及管理；第三条办公用品包括：公司为员工个人配置的通讯工具（手机）、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。公司为部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。公司配置的公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机、碎纸机、饮水机等。 公司统一购置的书籍、杂志和报刊。按使用情况可分为耐用办公用品和易耗办公用品。第二节办公用品采购管理制度 第一条采购范围具体包括办公用文化用品、办公设备、办公用劳保用品等消耗性支出和会议支出，凡需列入财务的所有办公经费支出项目都属于本制度规定的采购范围。第二条公司行政部部门指定专人负责采购管理和使用监督，不定期对需要办公用品的部门进行抽检，避免铺张浪费的发生；各部门经理监督第三条日常消耗性办公用品采购的方法和程序：（一）各公司部门经理根据业务工作需要，提出办公用品需求计划，并以书面形式报办公室汇总；（二）办公室根据办公用品需求汇总情况制定出采购申请总单报总经理、批准签字后，办公室连同各部门需采购申请单采购；第四条固定资产采购办法，本制度所指固定资产是指使用年限在1年以上或单项价值超过1000元的固定资产。一律报总经理批准 采购办法：（一）单项价值在1000元（不含）以内的大单办公用品，各部门因工作需要购置的，须先写出采购申报，注明用品名称、规格、型号、用途等具体要求，报部门经理签署意见，到行政部登记， 由行政部和财务部负责统一采购结算；第五条计算机及其配套设备、软件和其它办公电子设备的采购。该项设备采购由公司例会以办公必需为原则研究确定采购目录，凡目录以外的电子设备及其配套设备一律不能采购。因工作需要增加或减少采购目录项目，需行政部上报决定，是否更新采购；第六条对于用量大的易耗品如A4纸、拖布、扫把、洗衣粉等物品，应按季度采购。避免单一采购照成的价格损失。同时也避免了物品突然没有而照成脱节现象，影响办公或卫生的打扫；第七条特殊急需物品的采购，也应先上报主管经理审批，经同意后方可购买。凭发票到财务报销；第八条办公用品应实行定点采购。避免营私舞弊及价格过高。 第三节办公用品管理制度 第一条公司各部门领用日常办公用品和备品的基本程序是：各部门要填写申领计划单，部门经理签批，行政部责任人签批，由经手人到专职保管员处签字、登记后领取，特殊情况,各部门经理或副总口头或批条同意后,方可出库,并及时补签出库手续；第二条负责管理办公用品的部门应对日常办公用品的备品定期检查分类，及时添补欠缺的备品，尤其是常用或是应急用的必需品；第三条行政部每月对各单位办公用品费用进行考核，对超标单位进行扣奖，并次月减发；第四条行政部每半年对各部门进行一次核定，对应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数，给予核实，并存档备查；第五条要加强办公用品和备品的管理，坚持勤俭节约，反对奢侈浪费，实行严细管理的原则，以不浪费每一分硬币为尺度，以合理计划、紧缩开支、不影响公司正常办公秩序为目的；第六条公司办公用品和备品的采购，由行政部统一制定计划，统一由专职人员采购、保管、登记、发放，并建立个人台帐备查；第七条公司各部门临时急需购置的办公用品或低值易耗品要填写申请报告单，详细注明商品名称、质量标准、数量、参考价格，由部门经理签批，行政部负责人签批，副总批准后，由行政部采购，财务部门审核，费用列入部门列支；第八条公司总经办负责办公用品及备品的管理情况的监督，并对发现的违章、浪费等现象，按规定执行处罚；第九条对所采购的商品应由财务部门审核后，方可登记发放。建立电子的办公用品档案,办公用品由行政文员管理,建立健全的购领存制度。 第十条财务部门有权利对专属部门、的所有办公用品及用品的使用情况予以监督，发现情况应及时上报解决或处理；第11条财务办公用品必须由专人保管，如有休息必须详细填写交接单，并由双方本人确认签字认可。第五节易耗办公用品管理制度第一条易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品；第二条部门所需用品包括：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、装订夹、白板笔等；第三条个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、信笺纸；第四条办公用品严禁带回家私用，部门常用易耗办公用品月用量依据每月平均用量进行合理调整；第五条每月25日前，由各部门将次月易耗办公用品需求计划表填好（常用易耗办公用品不得超过每月用量标准），经部门经理初核，行政部或副总复核，批准后统一采购；第六条发放时间：每月5-10号（如遇假期，顺延）。其余时间一般不予办理办公用品的领用手续；第七条领用方法：由各部门人员按发放日期统一到行政部申领，填写领料单，经部门经理签字后交行政文员按易耗办公用品需求计划表发放，若部门领用超出需求计划的，须经总经理批准后方可发放；第八条部分办公用品（油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、各种电脑墨盒）实行以旧换新原则，传真纸领用时须以中间纸交换；第九条电脑耗材品（鼠标、键盘、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等）行政部审核，申领时须依旧换新；第十条本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。公司对于节俭成效突出的员工，公司将予以表扬。第六节办公用品使用及维护制度 第一条公司所有员工应当爱护公共办公用品，公司员工应本着节约的原则使用办公用品。打印复印避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡使用纸张二次用纸。第二条对办公用品设立监管制度，办公用品规定最低使用时间，对频繁损坏办公用品的部门，查实后给予严肃处理；第三条员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部报修。办公设施在保管过程中发现设备附件或设施丢失,必须立即通知主管组织追查，公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任；第四条公司员工领用办公用品须部门经理签字“办公用品领用登记”。 公司员工应当自觉爱护公司财产，节约使用办公用品； 第五条办公用品管理安全规定。办公用品的安全按照“谁使用、谁保管、谁丢失、谁负责”的原则实行；第六条行政部对经已采购的办公所用固定资产进行登记，并明确相应的责任人。因工作关系进行移交需将移交清单送一份给行政部备案，办理责任人变更登记；第七条责任人对所负责的办公用品必须正确使用，精心爱护，保证完整性。不准用办公所用固定资产办私事。未经许可，不得将办公所用固定资产借给外公司或非本公司工作人员使用。办公所用固定资产出借，应由借用人写出书面借条，明确使用期限，由批准人签字同意，方能出借。借用人到期归还后，责任人应对所借资产的完整性进行检查；第八条因不正当操作使用，、或因个人过失，、或因故意损坏，对办公所用固定资产造成损坏，责任人或过失人应予赔偿损失，承担全部责任。故意损坏的还应责令写出书面检查，给予严厉批评。第九条因保管不善造成办公用品丢失，责任人应予赔偿，承担全部责任。固定资产出借后造成损坏或丢失的，由借用人或批准人赔偿；第十条经妥善保管后，办公用品发生被盗的，责任人应当写出情况说明，由公司例会研究认定责任；第十一条对于可再利用的办公用品和生活必需品，指派专门人员跟踪负责；第十三条员工离开本单位，应退回领用的办公用品；第十六条营业员所使用的销售小票不得用于其他用途，只供销售时开票时使用，不得浪费，否则一经发现，对当事人及主管领导进行扣奖处理；第十七条营业用办公用品每季度清点一次，如有丢失、损坏按价赔偿；第十八条 可持续使用的办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新；第十九条所有财产均由行政部指定专人负责和管理，任何人不得随意侵占、挪用公共财产；第二十条行政文员须及时做好各类办公用品的入库及出库手续，出库时由领用人签字，不得由他人代签、代领；第二十一条各部门办公人员除领用普通办公用品外，只限领用本部门专用的办公用品，不得领用与本部门无关的特殊办公用